丹陽市公共資源交易檔案電子化工作新探

章寧康

丹陽市公共資源交易中心（以下簡稱“中心”）自2016年實施改革以來，依托全省“一張網(wǎng)”（一個網(wǎng)站入口，一個運轉(zhuǎn)平臺）扎實推進“互聯(lián)網(wǎng)+公共資源”服務(wù)，建成了公開、高效、透明的公共資源交易市場。隨著交易數(shù)據(jù)量急劇增加，收集、管理、保存這些數(shù)據(jù)都需要借助電子化手段，因此公共資源交易檔案電子化成為必然趨勢。公共資源交易檔案管理電子化不僅可以有效緩解交易中心長期存在的檔案庫房不足的壓力，破解紙質(zhì)檔案占用空間、不易長時間保存、調(diào)閱不便等諸多難題，還能為市場主體提供更加公開、透明、快捷的信息服務(wù)，為政府監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支撐。

一、丹陽市公共資源交易中心檔案管理現(xiàn)狀

作為蘇南地區(qū)縣級市基層事業(yè)單位，中心承接當?shù)厮泄操Y源項目交易，其在公共資源交易領(lǐng)域檔案管理存在的突出問題具有代表性和典型性，值得關(guān)注和研究。

1.檔案管理理念落后，對現(xiàn)代化認識不足

信息化是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。傳統(tǒng)檔案管理重收藏輕利用，已不能滿足公共資源交易事業(yè)的發(fā)展需求。然而，中心檔案工作者當前依然花費大量的時間在紙質(zhì)檔案管理上，電子文件存儲、檢索和利用能力非常薄弱；檔案工作者僅僅停留在計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的簡單使用，對信息技術(shù)下檔案管理的系統(tǒng)性了解不夠；部分檔案干部囿于傳統(tǒng)檔案管理觀念，對檔案電子化缺乏重視，認為數(shù)字檔案離自己很遠，或者認為檔案電子化是技術(shù)部門的責(zé)任，檔案管理者不需要過度參與。這些均制約著檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.紙質(zhì)檔案數(shù)量激增，檔案庫房緊張并存在安全隱患

中心于2012年搬遷至新大樓辦公，由于當時對檔案室規(guī)劃不合理，考慮不充分，預(yù)留的檔案室面積不足100平方米。隨著當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展，公共資源交易數(shù)量增多，交易檔案數(shù)量激增，導(dǎo)致檔案庫房嚴重不足。同時，庫房承重也存在較大的安全隱患。加快推進檔案電子化建設(shè)，建設(shè)數(shù)字檔案室迫在眉睫。

3.信息化體系不完善，難以滿足檔案利用需求

雖然中心從市檔案局統(tǒng)一購置了硬件和軟件設(shè)備，但軟件利用率較低，更新緩慢，檔案資源仍以實體檔案為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工和電子文件歸檔工作進展緩慢。當前電子化檔案查詢系統(tǒng)正在推進中，但基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案信息發(fā)布平臺等信息化體系建設(shè)滯后，檔案利用效率低，功能單一，遠遠不能滿足社會對檔案資源的利用需求。中心對周邊已經(jīng)推行檔案電子化的先進市、縣考察調(diào)研不夠，學(xué)習(xí)和借鑒能力有待提升。

4.檔案管理人員多為兼職，檔案建設(shè)重復(fù)，資金投入量大

中心檔案管理人員往往身兼數(shù)職，缺少專職管理人員，兼職檔案管理員面對繁冗陳雜的檔案工作壓力巨大。不僅如此，由于部分紙質(zhì)檔案存儲時間較長，為了改善檔案存儲環(huán)境，避免安全威脅，中心每年都必須投入大量人力和資金來保存和整理備份檔案，以防文件損壞或丟失。據(jù)統(tǒng)計，2018年至2020年，中心兼職檔案管理員由原來的1人增加到6人，幾乎每個業(yè)務(wù)科室都承擔(dān)起部分檔案管理的職能；同時，在擴充和完善檔案庫房、增加檔案密集架及其他保障設(shè)備、保存和整理備份檔案支出上增幅明顯，2020年資金投入達到前兩年的3倍以上。

二、檔案電子化在基層公共資源交易領(lǐng)域應(yīng)用的顯著優(yōu)勢

1.歸檔方式更加便捷，庫房緊張局面極大緩解。公共資源領(lǐng)域辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用，建設(shè)工程招投標和政府采購已實現(xiàn)統(tǒng)一線上平臺操作，農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易在全省率先實現(xiàn)“e融支付”，保證金收退也逐步完成由電子包涵代替銀行包涵。這些“線上”交易數(shù)據(jù)和痕跡，產(chǎn)生了大量電子文件。為了不斷提升工作質(zhì)量、降低資源浪費，滿足信息化發(fā)展需要，中心正大力推進電子文件歸檔工作。相比于傳統(tǒng)檔案歸檔模式，檔案電子化可以通過對接前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，大大減輕檔案人員歸檔工作量，通過科學(xué)管理和自動歸檔收集，促進工作效率顯著提高。在創(chuàng)建過程中，通過對信息的驗證和加密，保障電子檔案的真實性和準確性，避免在傳輸和處理過程中出現(xiàn)差錯，維護電子檔案的法律地位。實現(xiàn)檔案電子化后最顯而易見的改變是節(jié)約了大量存儲空間，極大緩解了庫房緊張，同時消除了庫房承重能力不足的安全隱患。

2.檢索調(diào)閱更加便利，保存成本極大降低。電子檔案通過計算機技術(shù)可以轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，并對以前保存的文件進行讀取，通過檢索隨時找到所需文件。比如，甲方在主管部門許可下，憑借安全交易密碼鎖，可以登陸中心電子檔案系統(tǒng)，方便快捷地調(diào)閱自己所要查詢的交易項目，大大節(jié)約了時間。在保存方面，實體紙質(zhì)檔案被電子檔案逐步取代，實現(xiàn)單套制管理，在節(jié)約成本的同時，還實現(xiàn)了環(huán)保。可以說，電子檔案系統(tǒng)可以徹底解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔數(shù)量繁多、檢索效率低、保存成本高等諸多難題，更加便于工作開展，更好地服務(wù)群眾。

3.保管形式更加嚴密，交易過程公平公正。公共資源交易所涉及的工程建設(shè)、政府采購、土地拍賣、國土網(wǎng)掛、農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易、鎮(zhèn)（街道）公共資源交易等項目都需要利用檔案信息進行科學(xué)處理，這就要求中心在獲取、保存和提取檔案信息方面更加科學(xué)和完善。電子檔案系統(tǒng)從項目進場、時間場地安排、公告發(fā)布、標段信息、投標報名、保證金繳納、開標評標、中標公示到保證金退還等一系列交易流程，對項目交易資料和音頻視頻資料按照項目進行分類，交易完成后由系統(tǒng)自動生成、統(tǒng)一編號，自動分類、統(tǒng)一存放，自動整理、統(tǒng)一歸檔，并且與全省公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，支持系統(tǒng)用戶在線查詢、精準查閱，達到對檔案信息全過程的高效管理，全面實現(xiàn)公共資源交易過程全程留痕、永久記錄，為政府監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支撐，為市場主體提供便捷服務(wù)，為本地區(qū)營造更加公平公正的營商環(huán)境。

三、做好基層公共資源交易領(lǐng)域檔案電子化工作的建議

為了進一步規(guī)范電子檔案管理過程，提升電子檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，2017年12月15日，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》。該文件對各級國家綜合檔案館電子檔案收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計、系統(tǒng)管理作出了明確規(guī)定，對管理的核心要素電子檔案管理系統(tǒng)提出了規(guī)范化要求，對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下全面做好基層公共資源交易領(lǐng)域檔案電子化工作有很強的指導(dǎo)作用。

1.積極參加檔案信息化培訓(xùn)。基層檔案管理人員要積極參加各類檔案信息化專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提升個人素質(zhì)和創(chuàng)新能力；中心檔案負責(zé)人要對本單位的兼職檔案管理員進行定期培訓(xùn)和一對一指導(dǎo)，及時傳達上級精神，普及最新技術(shù)。

2.大力推進電子檔案查詢軟件開發(fā)。推進公共資源交易檔案管理電子化離不開當?shù)亟灰讬C構(gòu)的重視和推動，也離不開相關(guān)領(lǐng)域信息化服務(wù)商的助力。目前，中心已與軟件公司積極合作，全力開發(fā)電子檔案查詢系統(tǒng)。中心各業(yè)務(wù)科室已進行了多輪次歸檔需求征集和討論，與軟件開發(fā)公司相互配合，重點就歸檔管理功能項的頁面顯示、查詢搜索等10多個子功能，進行了數(shù)百次交流和修改，大膽邁出了檔案電子化進程的第一步。

3.加強學(xué)習(xí)調(diào)研，實現(xiàn)資源共享。要加強與上級公共資源交易部門檔案信息資源的對接，實現(xiàn)信息共享，對于可以開放的檔案以及利用率較高的檔案優(yōu)先整理，提高服務(wù)效率。加強對周邊先進市、縣檔案電子化管理經(jīng)驗的學(xué)習(xí)和借鑒。

4.積極完善信息化管理制度。基層公共資源交易中心應(yīng)會同上級檔案部門根據(jù)公共資源交易檔案管理實際情況，制定詳細、具體、規(guī)范、科學(xué)的電子化檔案管理規(guī)章制度，以加速檔案管理電子化、信息化進程，保證檔案管理信息化工作的順利實施。公共資源交易管理制度可以參照江蘇省其他縣市制定的公共資源交易檔案信息化（電子化）管理辦法，結(jié)合丹陽實際情況從檔案的形成、移交、保管、利用、銷毀、監(jiān)督和保密等方面進行制度性規(guī)范。

5.注重檔案安全性建設(shè)。基層交易中心必須嚴格執(zhí)行檔案安全管理規(guī)定，利用制度規(guī)范行為，減少危險發(fā)生，不斷提高技術(shù)水平，做好內(nèi)外部防范。凡涉及保密的文件資料，認真做好電子加密和保存工作，檔案室電腦及芯片應(yīng)統(tǒng)一使用國產(chǎn)制造，及時更新殺毒軟件，禁止檔案專用電腦上網(wǎng)，嚴令禁止使用外來U盤或其他存取設(shè)備刻錄傳輸數(shù)據(jù)，做好電子檔案數(shù)據(jù)備份，以確保檔案數(shù)據(jù)和檔案系統(tǒng)的安全，進一步加強檔案管理工作人員的素質(zhì)教育，強化保密意識。

丹陽市公共資源交易檔案將努力推進電子化管理，設(shè)置個性化和專業(yè)化的系統(tǒng)功能，實現(xiàn)一鍵歸檔，從PC端直接查檔。檔案電子化推動了檔案工作創(chuàng)新發(fā)展，也為公共資源交易工作的與時俱進貢獻了智慧和力量。