丹陽市公共資源交易檔案電子化工作新探

章寧康

丹陽市公共資源交易中心（以下簡稱“中心”）自2016年實施改革以來，依托全省“一張網”（一個網站入口，一個運轉平臺）扎實推進“互聯網+公共資源”服務，建成了公開、高效、透明的公共資源交易市場。隨著交易數據量急劇增加，收集、管理、保存這些數據都需要借助電子化手段，因此公共資源交易檔案電子化成為必然趨勢。公共資源交易檔案管理電子化不僅可以有效緩解交易中心長期存在的檔案庫房不足的壓力，破解紙質檔案占用空間、不易長時間保存、調閱不便等諸多難題，還能為市場主體提供更加公開、透明、快捷的信息服務，為政府監管提供數據支撐。

一、丹陽市公共資源交易中心檔案管理現狀

作為蘇南地區縣級市基層事業單位，中心承接當地所有公共資源項目交易，其在公共資源交易領域檔案管理存在的突出問題具有代表性和典型性，值得關注和研究。

1.檔案管理理念落后，對現代化認識不足

信息化是檔案管理現代化的關鍵。傳統檔案管理重收藏輕利用，已不能滿足公共資源交易事業的發展需求。然而，中心檔案工作者當前依然花費大量的時間在紙質檔案管理上，電子文件存儲、檢索和利用能力非常薄弱；檔案工作者僅僅停留在計算機技術或數據通信技術的簡單使用，對信息技術下檔案管理的系統性了解不夠；部分檔案干部囿于傳統檔案管理觀念，對檔案電子化缺乏重視，認為數字檔案離自己很遠，或者認為檔案電子化是技術部門的責任，檔案管理者不需要過度參與。這些均制約著檔案管理的創新和發展。

2.紙質檔案數量激增，檔案庫房緊張并存在安全隱患

中心于2012年搬遷至新大樓辦公，由于當時對檔案室規劃不合理，考慮不充分，預留的檔案室面積不足100平方米。隨著當地經濟發展，公共資源交易數量增多，交易檔案數量激增，導致檔案庫房嚴重不足。同時，庫房承重也存在較大的安全隱患。加快推進檔案電子化建設，建設數字檔案室迫在眉睫。

3.信息化體系不完善，難以滿足檔案利用需求

雖然中心從市檔案局統一購置了硬件和軟件設備，但軟件利用率較低，更新緩慢，檔案資源仍以實體檔案為主，紙質檔案數字化加工和電子文件歸檔工作進展緩慢。當前電子化檔案查詢系統正在推進中，但基礎數據庫、檔案利用平臺、檔案信息發布平臺等信息化體系建設滯后，檔案利用效率低，功能單一，遠遠不能滿足社會對檔案資源的利用需求。中心對周邊已經推行檔案電子化的先進市、縣考察調研不夠，學習和借鑒能力有待提升。

4.檔案管理人員多為兼職，檔案建設重復，資金投入量大

中心檔案管理人員往往身兼數職，缺少專職管理人員，兼職檔案管理員面對繁冗陳雜的檔案工作壓力巨大。不僅如此，由于部分紙質檔案存儲時間較長，為了改善檔案存儲環境，避免安全威脅，中心每年都必須投入大量人力和資金來保存和整理備份檔案，以防文件損壞或丟失。據統計，2018年至2020年，中心兼職檔案管理員由原來的1人增加到6人，幾乎每個業務科室都承擔起部分檔案管理的職能；同時，在擴充和完善檔案庫房、增加檔案密集架及其他保障設備、保存和整理備份檔案支出上增幅明顯，2020年資金投入達到前兩年的3倍以上。

二、檔案電子化在基層公共資源交易領域應用的顯著優勢

1.歸檔方式更加便捷，庫房緊張局面極大緩解。公共資源領域辦公自動化系統已經廣泛應用，建設工程招投標和政府采購已實現統一線上平臺操作，農村產權交易在全省率先實現“e融支付”，保證金收退也逐步完成由電子包涵代替銀行包涵。這些“線上”交易數據和痕跡，產生了大量電子文件。為了不斷提升工作質量、降低資源浪費，滿足信息化發展需要，中心正大力推進電子文件歸檔工作。相比于傳統檔案歸檔模式，檔案電子化可以通過對接前端業務系統，大大減輕檔案人員歸檔工作量，通過科學管理和自動歸檔收集，促進工作效率顯著提高。在創建過程中，通過對信息的驗證和加密，保障電子檔案的真實性和準確性，避免在傳輸和處理過程中出現差錯，維護電子檔案的法律地位。實現檔案電子化后最顯而易見的改變是節約了大量存儲空間，極大緩解了庫房緊張，同時消除了庫房承重能力不足的安全隱患。

2.檢索調閱更加便利，保存成本極大降低。電子檔案通過計算機技術可以轉換為統一格式，并對以前保存的文件進行讀取，通過檢索隨時找到所需文件。比如，甲方在主管部門許可下，憑借安全交易密碼鎖，可以登陸中心電子檔案系統，方便快捷地調閱自己所要查詢的交易項目，大大節約了時間。在保存方面，實體紙質檔案被電子檔案逐步取代，實現單套制管理，在節約成本的同時，還實現了環保?？梢哉f，電子檔案系統可以徹底解決傳統紙質檔案歸檔數量繁多、檢索效率低、保存成本高等諸多難題，更加便于工作開展，更好地服務群眾。

3.保管形式更加嚴密，交易過程公平公正。公共資源交易所涉及的工程建設、政府采購、土地拍賣、國土網掛、農村產權交易、鎮（街道）公共資源交易等項目都需要利用檔案信息進行科學處理，這就要求中心在獲取、保存和提取檔案信息方面更加科學和完善。電子檔案系統從項目進場、時間場地安排、公告發布、標段信息、投標報名、保證金繳納、開標評標、中標公示到保證金退還等一系列交易流程，對項目交易資料和音頻視頻資料按照項目進行分類，交易完成后由系統自動生成、統一編號，自動分類、統一存放，自動整理、統一歸檔，并且與全省公共資源交易業務系統無縫對接，支持系統用戶在線查詢、精準查閱，達到對檔案信息全過程的高效管理，全面實現公共資源交易過程全程留痕、永久記錄，為政府監管提供數據支撐，為市場主體提供便捷服務，為本地區營造更加公平公正的營商環境。

三、做好基層公共資源交易領域檔案電子化工作的建議

為了進一步規范電子檔案管理過程，提升電子檔案管理科學化、規范化、系統化水平，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，2017年12月15日，國家檔案局印發了《電子檔案管理系統基本功能規定》。該文件對各級國家綜合檔案館電子檔案收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統計、系統管理作出了明確規定，對管理的核心要素電子檔案管理系統提出了規范化要求，對“互聯網+”背景下全面做好基層公共資源交易領域檔案電子化工作有很強的指導作用。

1.積極參加檔案信息化培訓?；鶎訖n案管理人員要積極參加各類檔案信息化專業知識培訓，不斷提升個人素質和創新能力；中心檔案負責人要對本單位的兼職檔案管理員進行定期培訓和一對一指導，及時傳達上級精神，普及最新技術。

2.大力推進電子檔案查詢軟件開發。推進公共資源交易檔案管理電子化離不開當地交易機構的重視和推動，也離不開相關領域信息化服務商的助力。目前，中心已與軟件公司積極合作，全力開發電子檔案查詢系統。中心各業務科室已進行了多輪次歸檔需求征集和討論，與軟件開發公司相互配合，重點就歸檔管理功能項的頁面顯示、查詢搜索等10多個子功能，進行了數百次交流和修改，大膽邁出了檔案電子化進程的第一步。

3.加強學習調研，實現資源共享。要加強與上級公共資源交易部門檔案信息資源的對接，實現信息共享，對于可以開放的檔案以及利用率較高的檔案優先整理，提高服務效率。加強對周邊先進市、縣檔案電子化管理經驗的學習和借鑒。

4.積極完善信息化管理制度。基層公共資源交易中心應會同上級檔案部門根據公共資源交易檔案管理實際情況，制定詳細、具體、規范、科學的電子化檔案管理規章制度，以加速檔案管理電子化、信息化進程，保證檔案管理信息化工作的順利實施。公共資源交易管理制度可以參照江蘇省其他縣市制定的公共資源交易檔案信息化（電子化）管理辦法，結合丹陽實際情況從檔案的形成、移交、保管、利用、銷毀、監督和保密等方面進行制度性規范。

5.注重檔案安全性建設。基層交易中心必須嚴格執行檔案安全管理規定，利用制度規范行為，減少危險發生，不斷提高技術水平，做好內外部防范。凡涉及保密的文件資料，認真做好電子加密和保存工作，檔案室電腦及芯片應統一使用國產制造，及時更新殺毒軟件，禁止檔案專用電腦上網，嚴令禁止使用外來U盤或其他存取設備刻錄傳輸數據，做好電子檔案數據備份，以確保檔案數據和檔案系統的安全，進一步加強檔案管理工作人員的素質教育，強化保密意識。

丹陽市公共資源交易檔案將努力推進電子化管理，設置個性化和專業化的系統功能，實現一鍵歸檔，從PC端直接查檔。檔案電子化推動了檔案工作創新發展，也為公共資源交易工作的與時俱進貢獻了智慧和力量。