論高職學生檔案管理存在的再認識

陳楊犀

[摘? 要：高職學生檔案真實反映了學生的在校生活，需要學校統(tǒng)一的歸檔管理，為學生畢業(yè)后企業(yè)的錄用提供了依據(jù)。隨著我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高職教育取得了人們的重視，在教育理念、方法上有了很大的創(chuàng)新，但缺一直忽視了學生的檔案管理，沒有認識到學生檔案的作用。本文分析了高職學生檔案管理的問題，對高職學生檔案管理進行了再認識。

關(guān)鍵詞：高職學生;檔案管理;認識]

高職院校與普通高校培養(yǎng)人才的方向不同，他們主要為社會輸出技術(shù)性人才，因此開展的理論教學和實踐活動也有很大的區(qū)別。學生檔案能清晰記錄學校的教學活動和學生專業(yè)培訓(xùn)的內(nèi)容，但由于高職學生檔案管理制度不規(guī)范，會影響學生之后的發(fā)展，需要學校提起重視，創(chuàng)新完善高職學生檔案管理。

一、高職學生檔案管理存在的問題

高職學生的檔案中記錄了他們在校期間參加的學習活動、實習經(jīng)歷、學習表現(xiàn)以及社會經(jīng)驗等，做好高職學生檔案管理能為之后的教育和工作提供準確依據(jù)，制定出適合學生的學習方案，是高職院校的重要工作內(nèi)容。但由于高職院校學生眾多，檔案管理的工作量巨大，導(dǎo)致目前的高職學生檔案管理存在一些問題：首先，高職院校對學生檔案管理工作不重視，他們覺得學校的主要工作是教育，檔案只是暫放在學校，并不會對學生有什么影響。而且部分院校負責檔案管理的老師缺乏專業(yè)素養(yǎng)，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理的技能不熟練。其次，部分院校檔案管理的制度不規(guī)范，沒有同意要求學生的檔案收集、整理、保管方法，而且還有些學生主要管理紙質(zhì)學生檔案，查詢起來會比較麻煩，也加大了檔案管理的工作內(nèi)容。最后，學生檔案應(yīng)該記錄下他們在校期間的各種學習、活動經(jīng)歷、表現(xiàn)等，但有些院校只是收集了學生的畢業(yè)記錄、入團入黨申請等，沒有記錄學生在校期間技能、知識、能力的學習情況，導(dǎo)致高職學生檔案利用率低下。

二、高職學生檔案管理問題的解決策略

（一）轉(zhuǎn)變管理思想 認識檔案作用

許多學生檔案管理的問題都是因為學校不重視造成的，想要提高高職學生檔案管理的效率，首先要提高高職院校對檔案管理的重視，不僅是學生和負責檔案管理的教師，還有學生導(dǎo)員、學校領(lǐng)導(dǎo)等，認識到檔案未來會影響學生的工作，并要求全校上下配合檔案部門的工作，將檔案管理納入教師日常管理工作中。導(dǎo)員和科任教師與學生接觸比較多，對學生的專業(yè)能力和實際情況比較了解，在管理學生檔案時，可以尋求他們的幫助，如果有遺漏、殘缺的地方要及時補充。另外，可以利用學校的校園網(wǎng)站、公眾號、校園活動等宣傳檔案管理的重要性，提起學生對自己檔案的重視。

（二）提高教師素養(yǎng) 規(guī)范檔案管理

檔案管理人員的素養(yǎng)對檔案管理也有重要影響，穩(wěn)定、高素養(yǎng)的人才能保證學生檔案管理的質(zhì)量。因此，高職院校應(yīng)重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，多開展一些與檔案管理有關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)或交流活動，讓他們在交流中學習先進的管理技術(shù)，提高信息化檔案管理能，并具備正確的檔案管理態(tài)度。其次，需要為檔案管理人員提供保障，畢竟檔案管理不是高職院校的主流工作，檔案管理人員在工作中會產(chǎn)生落差，久而久之認為自己的工作不重要。學校可以利用評職稱、晉升機制激勵他們，穩(wěn)定檔案人員的工作，促進高職學生檔案管理的規(guī)范。

（三）利用信息技術(shù) 完善檔案管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，許多高職院校已經(jīng)采用信息化的檔案管理方式，但還有些院校信息化水平不高，認為信息技術(shù)不反感，很難實現(xiàn)的檔案密封、簽名蓋章的功能，還會有檔案泄露的風險。對于這一問題，學校應(yīng)逐漸增加檔案信息化程度，先共同使用紙質(zhì)檔案和電子檔案，從學生入學開始就建立起他們的基本信息，隨著學生經(jīng)驗、活動的增加健全，同時不定期的對檔案維護，給教師、學生不同的檔案權(quán)限，從而降低檔案泄露的風險。另外為了保證檔案的真實性，學校需要對相關(guān)文件生成法律憑證，對檔案進行永久備份，并且及時修改、補充紙質(zhì)檔案內(nèi)容，雖然前期的建立工作會比較復(fù)雜，但在電子檔案技術(shù)逐漸成熟后能減輕檔案部門的壓力，形成便捷、完善的檔案管理系統(tǒng)。

（四）完善檔案內(nèi)容 提高檔案利用

許多院校在記錄學生檔案時，不知道哪些信息是有用的，只提供了學生的一些證明，沒有全面、真實的記錄學生學習生活，甚至沒有及時更新學生的身體情況、家庭情況等，對于學生的思想道德、活動經(jīng)歷記錄的更是少之又少，導(dǎo)致學生的檔案利用率不高。為了解決這一問題，高職院校應(yīng)完善學生檔案內(nèi)容，將學生檔案分成知識能力、綜合素養(yǎng)、心理健康三個部分，在知識能力中記錄學生專業(yè)實踐時的情況，是否有良好的創(chuàng)造、操作、技術(shù)能力，清晰記錄學生是否能在未來擔任相應(yīng)的工作內(nèi)容;在綜合素質(zhì)中記錄學生參加一些社團活動、思想道德活動、社會實踐活動的情況，使未來的企業(yè)單位能從這些經(jīng)歷中了解學生是一位怎樣的人，有怎樣的性格、素養(yǎng)等。在心理健康中可以記錄學生適合的就業(yè)方向、心理特點、身體素質(zhì)等，還有家庭的基本信息、生活情況，如學生在校內(nèi)的信用如何、是否有打架斗毆的問題、考試是否作弊等，以此來提高高職學生檔案的真實性、全面性和實用性。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是高職院校工作的重要內(nèi)容，不僅關(guān)系到學生工作的選擇，也記錄了學校教育的發(fā)展。目前高職學生在社會上的競爭越來越大，檔案也變得越來越重要，高職院校應(yīng)重視學生檔案的管理，規(guī)范檔案的歸檔、記錄方式，利用信息化手段完善檔案管理制度，同時提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，有效解決高職學生檔案管理中的問題。

參考文獻

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湖南高速鐵路職業(yè)技術(shù)學院? 湖南? 衡陽? 421002