辦公室行政管理的問題和對策研究

徐寶牛

摘? 要：對于行政機關單位而言，辦公室行政管理工作為中間樞紐，銜接著各部門，可為行政機關其他工作提供便利，而辦公室行政管理在行政機關單位屬于基礎性工作，其管理方式存在一定缺陷。基于此，本文首先簡單闡述了辦公室行政管理的作用，總結分析行政機關單位辦公室行政管理現存問題，進一步提出了針對性提升對策，旨在提高辦公室行政管理質量，為行政機關單位的穩定運行奠定基礎。

關鍵詞：辦公室;行政管理;行政機關

引言：辦公室行政管理在行政機關單位內屬于基礎性工作，內容廣泛籠統，導致行政管理工作在執行期間出現了一定問題，如流于形式、目標職責不清等。為提高辦公室行政管理質量，使行政機關單位可有序發展，應緊跟時代潮流，分析現有不足，有針對地予以解決，以此方可夯實行政管理基礎，為行政機關單位的可持續發展創造良好條件。

一、辦公室行政管理的作用

行政機關單位辦公室行政管理工作主要包括檔案保管、公文處理、后勤管理、會議管理、制度修編等事項，事務繁瑣，需統籌行政機關單位各類數據資源，為行政機關單位科學決策提供保障。通常情況下，行政機關單位內的綜合性、協調性事務均需辦公室管理負責。

（一）協調關系

辦公室行政管理是行政機關單位穩定發展的基本保障，記錄了行政機關單位的發展軌跡，是內部運行的中樞。在整個行政機關單位中，辦公室行政管理需協調上下級關系，在機關單位上下級與同級之間起到“協調者”、“傳聲筒”的作用，結合行政管理工作展開分析，辦公室行政管理工作需準確下達上級機關組織部門的部署，并協調行政機關單位部門與部門、職工與職工之間的關系[1]。辦公室在行政機關單位內扮演著協調者的角色，能夠推動單位事務的落實，并按照上級機關部門要求，部署各項政策任務，并對任務進行檢查監督。作為行政機關部門上下級之間的協調者，辦公室應確保上級部門能夠聽到基層建議，深入群眾了解真實需求后將相關內容反饋給上級部門，此外，辦公室還需按照上級機關要求，將工作指令下發落實，傳遞指示精神。辦公室行政管理工作在整個行政機關單位內負責各主體之間協調溝通，承上啟下，作用重大，故需重視辦公室行政管理工作。

（二）橋梁紐帶

辦公室為行政機關單位各部門之間存在緊密聯系，綜合性較強，其在單位組織內屬于橋梁與紐帶，進行上下溝通，以此確保行政機關單位正常運轉。但在實際工作中，行政機關單位上下級政策事務的傳遞具有一定時效，要求辦公室按照上級規定，周密快捷地傳遞上級任務指令，高效有序地完成傳遞工作。隨著時代的發展，行政機關單位工作節奏日漸為加快，行政管理呈現出網絡化、信息化特征，但對于辦公室行政管理工作而言，無論如何改變工作模式，仍需以服務組織為核心理念，在明確組織發展方向及基層內心需求基礎上，為組織機關提供合理建議，幫助行政機關單位發現基層需求。辦公室行政管理工作以文書、協調為核心，要求行政人員做好文書資源整理工作，協調部門關系及上下級關系，按照規章制度嚴格履行辦公室行政管理職責，為行政機關單位的穩定發展奠定基礎。

二、辦公室行政管理現存問題

（一）行政制度滯后

在新時代發展過程中，行政機關單位不斷創新改進，辦公室行政管理制度已不適用于當前工作，繼而出現了行政管理制度缺失、單位發展受阻等問題。辦公室行政管理內容廣泛，涉及面廣，流程復雜且繁瑣，若缺乏可靠的行政制度，將會出現辦公室行政管理目標不明、職責不清等現象出現，給行政機關單位穩定運行帶來一定干擾。第一，辦公室行政管理目標不明將會導致相關工作缺乏有序性，工作紊亂，信息缺失或大量重復，導致辦公室行政管理工作失去原有所用，甚至會擾亂行政機關單位正常運轉。第二，辦公室行政管理職責不清會引發相互推諉、行政資源浪費等不良現象，辦公室行政管理人員作為“綜合事務管理者”，若在職責不清環境下工作，不僅會埋沒行政人員專業優勢，還會造成重復勞動、配合失效等的問題[2]。因此，為充分發揮出行政機關單位辦公室行政管理工作作用，需從目標與職責兩方面完善行政管理制度。

（二）行政思想偏優

行政機關單位在發展運行期間，容易受到外來網絡文化的干擾，導致部分辦公室行政人員喪失工作意志，缺乏服務理念，甚至出現作風問題。在信息化時代背景下，辦公室行政管理工作出現了行政思想偏優的情況，行政人員并未嚴重遵守“兩學一做”規定，導致上級機關組織精神尚未全面落實滲透到基層部門及群眾中，此外，部分行政人員思想陳舊，仍沿用傳統方法開展辦公室行政工作，工作嚴謹性不足，給行政機關單位辦公室行政管理工作的開展造成極大不利影響。

（三）信息建設緩慢

在當前時代背景下，信息技術逐漸成為辦公室行政管理重要工具，依托于信息手段提高行政管理質量。但在部分行政機關單位中，仍存在信息化建設緩慢的問題，尚未形成信息優勢，繼而局限了辦公室行政管理工作的開展。辦公室行政管理信息建設緩慢的主要表現如下：第一，行政機關單位各部門之間處于“信息孤島”狀態，并未憑借信息化手段實現檔案、文書等信息資料的實時傳輸與共享，且因信息不對稱問題，引發了反復提交文件的情況，造成了重復性工作。第二，在當前形勢下，紙張光盤不再是存儲文件資料的唯二載體，信息數據可存儲在信息系統內，該信息存儲形式雖帶來極大便利，但卻存在安全隱患。部分行政機關單位在信息化建設過程中忽視了網絡安全技術，并未引進云加密技術、數字水印技術、區塊鏈技術等安全性技術，僅將防火墻與殺毒軟件視為安全保障措施，繼而出現了安全漏洞。第三，部分行政機關單位緊跟時代潮流引進了行政管理系統，但卻存在功能單一的缺陷，無法滿足辦公室綜合行政工作，繼而使信息技術無法在辦公室行政管理工作發揮出原有價值。

（四）復合型人才缺乏

結合上述分析不難看出，行政機關單位的辦公室行政管理工作具有較強的綜合性，工作繁雜，且辦公室行政人員為上下級溝通銜接的橋梁，若行政人員職責落實不當，則會限制行政管理效能。行政機關單位在發展期間仍存在復合型高素質人才缺口，導致辦公室行政管理工作受限于人才而無法進一步提升。第一，辦公室行政人員專業能力不足，無法很好地解讀上級機關部門發布的任務決策，導致下級行政機關單位在部署協調時導致任務實施出現偏差，繼而無法達成目標。第二，辦公室行政管理人員缺乏大局意識，行政服務主動性不強，繼而無法統籌行政信息，影響了辦公室行政管理工作的落實。第三，辦公室行政人員實踐能力有待提升，其在實際協調管理期間表現出了思維僵化等現象，面臨難題時過于依賴領導建議。

三、提高辦公室行政管理質量的有效對策

（一）明確目標職責

行政機關單位辦公室行政管理制度失效，導致辦公室行政管理工作面臨流于形式的危機，為杜絕該現象的出現，應從目標與職責兩方面進行完善改進。

1.樹立正確目標

辦公室行政人員應認可自身工作，了解行政活動的意義，在明確工作定位基礎上嚴謹執行行政管理措施，做好人際關系、組織關系的協調管理工作。在行政機關單位內，辦公室屬于綜合性部門，其工作任務可在一定程度上影響行政機關單位的運行情況。結合辦公室行政管理工作來看，為避免行政工作流于形式，應明確行政管理目標，對行政事務進行細化，強調細節。例如：要求辦公室行政人員日常接打電話期間注意維持對外公關形象，明確行政機關單位性質及所處狀態，結合實際問題選擇講話方式，做好群眾反饋，確保人民群眾可透過電話感受到行政機關單位的親民形象，維護行政機關單位形象的同時為人民群眾解答疑惑[3]。辦公室行政管理工作強調細節，在完善改進行政管理制度時，應結合實際工作內容將制度條例細化，制定詳細實施方案，樹立服務意識，塑造優良形象，為辦公室行政工作的開展創造良好條件。

2.明確管理職責

從工作范圍與內容角度來看，辦公室行政管理工作具有以下職責：（1）助手職責。協調上下級關系，對上級負責，將各類工作任務指令及時傳遞給各部門，通過多部門協調協作，確保上級機關指令可良好落實，并注意維護工作秩序，輔助行政機關單位各項工作可穩定推進。（2）參謀職責。行政機關單位應深入基層，辦公室行政人員應做好基層調查工作，根據單位性質及內容開展調查活動，將調查結果集中整理，并將其反饋給行政機關單位各部門，總結現狀并提出相應建議。（3）協調職責。辦公室行政人員不僅需良好銜接上下級機關組織，還需做好內部溝通交流工作，行政人員在協調管理期間，應注意調動行政機關單位職工工作積極性，作為紐帶串聯各部門職工，傾聽基層職工需求，拉近職工間的聯系，在行政機關單位內搭建優良關系網絡，增強單位凝聚力，以此促進任務指令的高效落實。

（二）樹立服務意識

行政機關單位辦公室行政人員素質存在差異，且行政管理理念存在滯后現象，局限了行政管理質量，辦公室行政管理工作在未來發展中，應轉變傳統管理思維，樹立服務意識，搭建多元化任務處理格局。辦公室行政工作的綜合性較強，且具有組織服務性，在實際工作期間，應按照上級行政機關組織信仰，以“服從大局、服務大局”為原則，樹立全局意識，在保障大局正確的基礎上，逐步落實局部工作，從局部入手逐漸完成整體事務[4]。要求辦公室行政人員主動推進常規性行政工作，結合以往經驗提前做好工作準備，同時靈活性應對隨機性、突發性事務工作，按照上級辦公思路，力圖實現超前服務。辦公室行政工作應從全局入手，結合新時代行政服務思想，爭取充分發揮出行政管理工作在行政機關單位內的作用，做好文書資料整理，協調內部與上下級關系。

（三）推進信息建設

行政機關單位應根據自身條件，積極推進信息化進程，引進行政信息管理系統，依托于信息技術打造行政技術優勢，并逐漸將技術優勢轉變數據優勢、管理優勢，以此提高辦公室行政管理質量與效率，使行政人員不再受到重復性工作的局限，繼而實現行政管理減負。辦公室行政管理信息化建設工作可從以下角度進行：第一，借助信息技術及互聯網實現信息共享，打破各部門“信息孤島”狀態，引進一體化OA辦公系統，對行政機關單位內部所有事務信息進行統籌整合，設置檔案庫、資料庫，同時按照部門崗位設置訪問權限，在實現信息共享的同時，落實信息保密工作。第二，重視信息網絡安全，采用“內外網隔離”的方式提高行政信息安全性，行政機關單位內部事務運用內網處理，以此防止保密信息外泄。此外，在條件允許的情況下引進云加密技術、數字水印技術、區塊鏈技術等，以技術為支撐提升信息安全性。第三，完善行政管理信息系統功能，系統引進后續根據行政機關單位自身需求予以調整，，根據行政事務日常所需增設功能板塊，為辦公室行政管理工作的開展提供便利。

（四）強化人才效能

受限于復合型高素質人才，辦公室行政管理工作出現了執行不當問題，在未來發展中，應堅持人才導向，制定持續化人才培養體系，強化人才效能，以此方可確保辦公室行政管理工作穩步推進。第一，搭建完整的培訓機制，將政策理解、人際溝通、信息解讀、法律法規等納入培訓內容，用于豐富行政人員知識面，為高效處理行政事務奠定基礎。第二，結合行政機關單位自身需求制定個性化培訓課程，并采用“線上+線下”的方式開展課程培訓，提高行政人員隨機應變能力，防止“事事請示”現象的出現。第三，要求辦公室行政人員明確自身職責，樹立服務意識，主動積極地參與基層實踐活動，以此提升其實踐能力。

結束語：綜上所述，行政機關單位在發展過程中應重視辦公室行政管理工作，注重總結現有不足，結合單位實際情況制定行政管理目標及職責，防止辦公室行政管理工作流于形式，此外，應樹立服務意識，轉變傳統思維觀念，并積極推進行政信息化建設步伐，同時注意培養復合型高素質行政管理人員，強化人才效能，從不同角度入手，以此即可提升辦公室行政管理質量。

參考文獻：

[1]李堯.辦公室行政管理的問題和對策研究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2020（08）：3-4.

[2]李祝.單位行政管理中的常態問題及對策研究[J].今日財富（中國知識產權），2020（05）：77-78.

[3]吳昀霖.做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].產業與科技論壇，2019，18（19）：218-219.

[4]王佳寧.辦公室行政管理在新形勢下的問題及解決措施[J].山西青年，2019（01）：231.