新形勢下疾控中心檔案管理策略探討

摘 要：公共衛生事業直接關系到整個社會經濟發展及社會主義和諧發展，所以不斷促進公共衛生健康可持續發展成為很多公共衛生工作人員的主要工作任務及目標。在信息網絡時代背景下，很多先進的科學技術都被應用到了公共衛生事業領域，使得醫院各科室的工作質量及效率都得到了提升，所以在該形勢影響下，疾控中心的檔案管理體系也得到了完善，相應的管理水平也得到了提升，并逐漸走向信息化及網絡化發展道路。盡管如此，實際的疾控中心檔案管理依然存在很多問題，所以本文作者基于相關文獻資料，詳細分析了新形勢下疾控中心的檔案管理策略。

關鍵詞：新形勢;疾控中心;檔案管理;問題及策略

在新形勢影響下，疾控中心管理者及領導者都會對檔案管理給予了很高的重視度，因為疾控的好壞不僅影響到社會是否穩定，還直接影響整個公共衛生事業發展，所以疾控中心檔案管理一直備受社會各方人士的關注，必須不斷提高其管理水平。有文獻顯示，很多疾控中心檔案管理還存在管理人員專業能力不高、管理方法不合理、不重視檔案管理等問題，如果不及時解決則會影響檔案管理工作質量及效率，并阻礙公共衛生事業健康發展。

一、疾控中心檔案的簡單概述

疾控中心的檔案類型包括各類疾病預防檔案、監測檔案、評價檔案和檢測檔案，主要以文字、圖像及數據的形式存在，其檔案內容包括傳染病防治、免疫規劃、艾滋病防治、寄生蟲病防治、結核病防治及慢病防治、食品營養衛生檢查、健康教育等。

其檔案特點有以下幾點：

第一，具有很高的醫學研究及醫療參考價值，因為真實可靠的檔案能夠為醫學研究提供有效資料及樣本，這對于突發疾病預防、感染性疾病預防等來說是非常有利的;

第二，涉及范圍廣。隨著信息網絡時代的到來，疾控中心檔案管理逐漸實現了信息化及網絡化，突破了時間及空間上的限制，在不同地域上都能夠實現信息共享及快速傳遞，因此能夠快速找到解決疾病問題的方法。例如，2008年的非典以及2019年的新冠疫情，都在信息網絡影響下實現了地區與地區、國家與國家之間的信息共享，從而很好地預防傳染性疾病;

第三，具體很強的動態性。就目前來說，很多疾控中心的檔案管理工作都是實時變化的，需要相關工作人員及時更新檔案信息，并對檔案信息進行實時管理，以保證檔案信息時效性、連續性及適用性，故呈現了很強的動態性特點。

二、疾控中心檔案管理重要性

1.疾控中心的主要內容

疾控中心檔案管理工作不僅僅是簡單的資料信息備案、整理和管理工作，還需要相關工作人員將檔案信息有效應用于各種疾病檢查、預防及治療中，以充分發揮檔案信息的應用價值，所以檔案管理便成為了疾控中心的主要工作內容。另外，檔案管理還能夠為疾病研究提供幫助，如感染性疾病可通過查看發病記錄、基礎資料、類似疾病類型等信息找到防治疾病的最佳方法，故很多疾控中心都會將檔案管理納為主要工作內容及任務。

2.疾控中心很多重要的數據都來源于疾控檔案

一方面在疾控中心，任何疾病的診斷、防治及護理都是有據可依的，都需要根據相關數據信息開展診斷及治療等工作，尤其是疑難雜癥疾病時都會在第一時間查閱相關檔案，以快速找到疾病治療相關數據，從而及時檢測出疾病的發病原因、臨床癥狀、醫療方法及護理措施等，最終提高疾病治療總有效率。另一方面疾控中心的檔案本身就是以各種疾病數據信息為主，所以成為了各種疾病檢測、預防及治療的重要數據來源，不僅為各種醫療研究提供可靠依據，還有利于醫療防控工作順利開展，還能夠大大提高整體疾控中心的工作質量及效率。

3.推動疾控工作整體發展

眾所周知，疾控中心是我國公共衛生體系及社會體系重要組成部分，其工作質量及效率直接影響整個公共衛生事業及社會發展，是促進公共衛生事業健康發展的關鍵，所以不斷提高疾控中心工作質量及效率是非常必要和重要的。而疾控中心檔案管理則能夠為各種疾病醫療提供可靠依據，從而保證和提高了疾控中心工作質量及效率，最終促進疾控工作整體發展，更對整個公共衛生事業發展起到了積極作用。

三、新形勢下疾控中心檔案管理問題

1.檔案管理工作理念落后且重視度不高

調查發現，很多疾控中心檔案管理還使用大量人工操作管理模式，相應的管理理念也比較傳統老舊，很難適應信息化及網絡化時代對公共衛生事業的新要求，進而影響疾控中心檔案管理工作質量提升，更在很大程度上阻礙了公共衛生事業健康發展。目前，部分疾控檔案工作人員，對檔案管理工作還持以輕視或者忽視的態度，所以很少參與到實際的檔案管理工作中，更有少數領導及管理者減少檔案管理資金投入，加上沒有完善相應的管理制度、管理機制及工作標準等，導致檔案管理工作不規范等現象發生，使得疾控中心檔案管理水平難以提升。還有部分工作人員則對檔案管理的應用價值及重要性認識不到位，更對疾控檔案管理特點一無所知，故缺乏對檔案管理的支持力度，最終導致疾控中心檔案管理質量難以提升甚至呈現下降狀態。

2.檔案管理方法傳統老舊且不合理

在信息化及網絡化時新形勢下，很多疾控中心并沒有及時更新相關檔案管理理念、方法及技術設備，導致檔案管理工作時效性難以提升。雖然有部分工作人員已經意識到信息技術及網絡技術等應用的重要性，但因為傳統老舊的管理理念沒有及時轉變，導致各種先進技術很難被應用到實際的疾控信息、數據等管理中，不利于疾控中心檔案管理質量及效率提升。

3.管理隊伍缺乏專業能力、綜合素質

很多管理人員并沒有根據新形勢要求重新定位疾控中心檔案管理工作，也沒有與時俱進去完善自己的工作理念、方法及模式，導致自身工作的專業能力難以滿足實際檔案管理工作需要。有部分工作人員則是直接從社會上聘請的經驗人士，本身缺乏專業知識技能，而有部分檔案管理人員則是剛畢業的大學生，雖然具備了較強的專業能力，但缺乏相關工作經驗，綜合素質也沒有得到及時提升，影響了整體檔案管理工作有效性。

4.檔案管理制度不完善

盡管很多疾控中心都建立起了相關的檔案信息管理系統，也利用計算機網絡技術完善了管理體系及監控系統，但相應的管理制度還沒有建立完善，如信息化管理系統操作規范、網絡使用安全標準、數據信息檢索機制及監控系統等，導致虛假數據信息增多，影響整體檔案管理工作質量，更對疾控中心的防治工作產生了不利影響，還浪費了一定的人力、物力及財力。

5.檔案信息化水平不高

很多疾控中心的檔案資料管理工作沒有技術更新和完善工作模式，還沿用比較傳統的人工管理、紙質資料存儲等模式，很多檔案信息及數據內容依然由人工記錄到紙質文件上。紙質檔案的管理要求及存儲要求非常高，要求紙質檔案必須保存在恒溫的管理室，對于重要的檔案還需要進行真空封存管理，避免和減少因為溫度異常、濕度異常導致的字跡褪色、蟲蛀等問題發生。這些現象都是檔案信息化水平不高導致的，不利于后續檔案管理工作開展。

四、新形勢下疾控中心檔案管理策略

1.轉變管理理念和提高重視度

新形勢下，為進一步提高疾控中心檔案管理水平，需要積極轉變檔案管理理念，要將提高檔案管理質量放在第一位，并盡可能獲取管理者及領導者的支持，以促使其他工作人員也積極參與到檔案管理工作中。要重視檔案資源在疾病防控研究及發展過程中所存在的價值與關鍵性，以此來提升檔案管理工作的質量與效率。在日常的管理工作中一定要加強對疾病檔案管理的研究，在實際工作中不斷吸取經驗進而優化，讓檔案管理工作能夠擁有更強的標準性，同時提高工作質量與效率。除此之外，還要增加對檔案管理的保證資金投入，以保證檔案工作順利開展，從而為預期效果提供幫助。

2.完善和創新檔案管理方式

現代社會下的時代影響，使得檔案管理需要有一套科學合理的管理模式，改變傳統疾控中心的檔案管理工作，使其更加適應當前新社會下的疾控處理，這也對疾控中心檔案管理的工作人員提出了更高的要求。不僅要在實際檔案管理工作中發現和解決傳統檔案管理模式的不足，還需要與時俱進、創新、完善和實踐應用現代化管理模式，如要盡量適應電子化檔案管理，必要情況下可替代傳統的紙質化檔案。這一過程中，需要檔案管理工作人員熟悉信息化技術以及大數據，實現對檔案信息更便捷高效的收集，分析及存儲與利用等多項功能，從根本上提升檔案管理的效率。此外，加強檔案管理信息化建設，并完善信息化管理制度、機制及標準，以保證檔案管理信息化的規范性及標準化，并保證檔案資源能夠得到更好的儲存和便捷化更新。

3.加強檔案管理工作隊伍建設

檔案管理人員也是檔案管理工作質量的決定因素，即管理人員專業能力及綜合素質越高則檔案管理工作質量及效率越高，反之則越低，所以加強檔案管理工作隊伍建設是提高檔案管理工作質量的重要途徑。

具體措施如下：

第一，加強檔案管理工作人員的業務能力及素質建設，不斷提升工作人員的綜合素質及能力;

第二，在日常工作中，疾控中心也應定期對檔案管理人員進行專業技能培訓，除了常規的管理技能以外，還需要進行信息技術、網絡技術及大數據技術等培訓，以強化檔案管理人員的現代化檔案管理專業能力，從而更好地對檔案資源進行管理;

第三，要加強職業素養、道德品質培養，以增強檔案管理人員的工作責任感、職業道德及綜合素質，以此來提升工作中的積極性，讓檔案管理工作能夠更有效地進行。

4.建立電子檔案庫

社會在發展，時代在進步，在信息時代，疾控中心的管理工作也需要不斷創新，所以很多疾控中心都借助信息技術建立了電子檔案信息庫，以實現網絡化檔案管理的同時，完善檔案在線存儲、傳送和管理等功能。還可以利用網絡技術實時編輯檔案資源，并收集其他相關資料、數據及信息，然后融合到檔案信息資源中，以完善疾控中心檔案數據庫，為疾控中心一系列工作提供可靠依據。

新形勢下，通過電子平臺能夠將疾病內容進行共享，針對不同的人群設置開放權限。與此同時，疾控中心需要不斷完善疾病防控自動化管理體系，如不同科室設置不同的賬號及密碼，要查詢信息時只需要登錄賬號和輸入密碼就可查詢和獲取信息，實現便捷化辦公。除此之外，需要建立檔案庫快捷的解鎖工具，為工作人員快捷搜索以及開展工作提供便捷，讓效率更高。這種管理模式能夠讓更多工作人員加深對疾控檔案管理工作的了解及認識，也能幫助更多人去學習信息檢索的高效性使用方式，借助當前先進的電子檔案庫，能夠將傳統紙質資料占地以及無法長久保存的問題輕松解決。同時為疾控中心衛生工作的展開提供強有力的支持。

5.完善檔案管理標準體系及制度

首先，規范化管理檔案內容，按照相關標準及要求正確編寫和修正資料，并按照規定的格式命名和保存資料文件;其次，要完善修改與查找功能，以便于管理人員快速提取有用信息，提升檔案利用;最后，定期匯總檔案管理工作內容，以及時發現和解決檔案管理工作問題，并在該基礎上完善管理標準體系及制度。

6.加強考核和監督

首先，要求相關工作人員嚴格按照要求進行檔案管理，以保證檔案管理規范化及標準化。例如，質量檢查過程中發現資料不完整、內容丟失與錄入錯誤現象，要及時處罰相關負責人，避免和減同類事件發生;其次，明確規定檔案管理人員職位晉升要求，提供公平競爭的機會，激發整體管理人員的工作積極性;最后，不同環節設置不同負責人，以對各個環節進行監督。

五、結語

總之，疾控中心一直影響公共衛生事業發展，其檔案管理不僅是疾控中心管理體系組成部分，還是提高疾控中心整體管理水平和促進疾控中心發展的關鍵，所以檔案管理不僅得到疾控中心相關工作者的重視，還引來了社會各方人士的關注，故不斷提高疾控中心檔案管理質量是非常必要和重要的。因此，上文基于對檔案管理重要性及問題的了解，從重視檔案管理、完善制度、加強監督、完善方法等方面分析了具體的管理措施及方法，希望對實際的疾控中心檔案管理工作強調積極作用。

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（作者單位：濰坊市疾病預防控制中心）

作者簡介：葛楠（1993—），女，漢族，山東臨沂人，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。