基于大數(shù)據下加強城建檔案管理的實踐與思考

作者簡介：孫心湖（1968—），男，本科，副研究館員，研究方向為城建檔案管理。

摘要：隨著科學技術的不斷進步和快速發(fā)展，我國已經全面進入到信息化時代，大數(shù)據對各行業(yè)的發(fā)展產生直接性的影響。本文結合城建檔案管理現(xiàn)狀，探討了城建檔案管理相關概述，分析了城建檔案信息化管理現(xiàn)存問題，研究了城建檔案信息化管理在大數(shù)據下的實踐策略，以期為大數(shù)據背景下實現(xiàn)城建檔案管理水平提升提供參考。

關鍵詞：大數(shù)據;信息化;城建檔案;檔案管理

中圖分類號：G270

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-4043

Abstract： With the continuous progress and rapid development of science and technology， China has fully entered the information age， and big data has a direct impact on the development of various industries. Combined with the current situation of urban construction archives management， this paper discusses the overview of urban construction archives management， the existing problems of urban construction archives information management are analyzed， the practice strategy of urban construction archives information management under big data is studied， in order to provide reference for improving the management level of urban construction archives under the background of big data.

Key words： Big data; Promotion of information technology; Urban construction archives; File management

在大數(shù)據的影響下，需要根據實際情況的不同，對城建檔案管理中涉及的諸多影響要素展開深入分析，提出有針對性的解決對策，這樣才能夠結合建設效果，促使城建檔案管理工作能夠更好地落實到實處，保證城建檔案管理工作在實施過程中的整體質量和效率得到提升。特別是新時期背景下，城建檔案在整個社會建設中具有非常重要影響和作用，要順應時代發(fā)展要求，將城建檔案在其中的作用和價值最大化地發(fā)揮出來，這也是目前城建檔案中必須要面臨的重點問題。結合目前城建檔案在建設與管理時存在的諸多問題，提出有針對性的解決對策，保證城建檔案管理在大數(shù)據時代背景下能夠得到有效推進，以此來滿足各方面提出的基本要求。

1 城建檔案管理相關概述

城市化進程推進速度的不斷加快，對于城市的建設和發(fā)展而言可以起到良好推動效果，特別是新時期背景下，我國進入到大數(shù)據時代，大數(shù)據對于城建檔案管理工作會產生的影響相對比較明顯。城建檔案管理工作可以被看作是城市規(guī)劃和建設中必不可少的一部分，要保證城建檔案管理工作的全面、有序開展，城建檔案能夠對城市的建設和發(fā)展等各方面因素條件展開深入分析，同時能夠對相關數(shù)據信息進行科學、合理地記錄和分析，保證城市化進程得到有效推進的必要前提條件[1]。對于建設單位而言，在整個城市規(guī)劃與建設中，促使檔案得到有效利用，無論是在收集或者整理與歸檔等各方面，要保證檔案中涉及的內容具有一定客觀性和有效性，保證檔案內容的真實性和有效性。

2 城建檔案信息化管理現(xiàn)存問題

2.1 部分建設和施工單位缺少對城建檔案工作的重視程度

城市建設工作在具體展開中要意識到呈現(xiàn)檔案管理工作在其中應用的重要性，城建檔案管理工作可以被看作是其中的重中之重，具有非常重要的影響和作用。城建檔案管理工作在具體展開中其自身存在的現(xiàn)象相對比較多，部分建設單位并沒有意識到城建檔案管理工作在具體展開中的重要性，普遍都會將工作重點放在建設工程項目的勘察與設計等各方面，這種形勢下很難真正意識到檔案管理工作在具體展開中的一系列要求，同時也很難保證整理、歸檔等各項工作在實踐中的有效推進[2]。所以，在整個建設工程項目竣工驗收之前要保證檔案聯(lián)合驗收工作在實踐中的有效推進，城建檔案管理部門需要結合實際情況的不同，積極采取有針對性的對策，保證城建檔案管理部門中涉及的一系列工作內容能夠得到有效推進。

2.2 城建檔案管理機構設置不夠完善

城市化進程推進速度的不斷加快，對于城市內部基礎設施建設提出要求相對比較高，特別是其中涉及的諸多影響因素要給予足夠關注和重視。部分城市當中會對市級的城建檔案館進行科學、合理地建設和利用，而對于縣區(qū)而言，基本上是在整個區(qū)域范圍內對資料室進行建設和利用，長此以往，勢必會導致這種結構相對比較單一的管理模式，無法將其自身作用和價值最大化地發(fā)揮出來[3]，致使目前城建檔案質量管理工作在具體展開中，整個質量并不是很高，各部門相互之間的分工并不是很明確，缺少符合現(xiàn)實要求的專業(yè)管理人員作為支持。城建檔案管理人員自身綜合素及各方面能力無法得到有效提升，所以現(xiàn)有管理工作在具體展開中的整體質量和效率很難得到有效提升，這也是目前城建檔案管理水平無法得到有效提升的主要原因。

2.3 收集與整理城建檔案不夠規(guī)范

結合目前大數(shù)據時代背景下城建檔案管理工作的具體展開現(xiàn)狀進行分析時，發(fā)現(xiàn)在城建檔案管理工作展開中，并沒有形成統(tǒng)一、有效的管理目標與要求，導致各地區(qū)在城建檔案管理工作實施過程中存在的差異性相對比較明顯，缺少管理制度作為支持，無法滿足目前城建檔案管理工作在具體整合及管理時提出的個性化要求。

2.4 信息化意識相對比薄弱

現(xiàn)如今我國已經全面進入到信息化時代，大數(shù)據與信息化等各種不同類型信息技術手段在實踐中的應用范圍相對比較廣，受到了人們的廣泛關注和重視。但是結合目前城建檔案管理現(xiàn)狀展開分析時，發(fā)現(xiàn)部分城市在規(guī)劃和建設時，并沒有意識到城建檔案管理工作在其中的重要性，存在的問題相對比較明顯，普遍都會以相對比較傳統(tǒng)的方式來進行服務。由于現(xiàn)有管理方式過于落后以及單一，所以很難對現(xiàn)有各種不同類型信息進行及時有效的獲取和利用，同時還會導致人力資源處于嚴重消耗狀態(tài)，導致整個城建檔案管理工作在具體展開中的作用和價值很難得到有效發(fā)揮[4]。長此以往，城建檔案管理工作在具體展開中，勢必會受到一系列影響，特別是在目前大數(shù)據時代背景下，要想將檔案管理工作在具體展開中的作用和價值最大化發(fā)揮出來，要滿足時代發(fā)展要求，結合目前城建檔案管理工作中提出的一系列需求，促使城建檔案管理水平得到有效提升。

3 城建檔案信息化管理在大數(shù)據下的實踐策略

3.1 積極樹立主動服務意識

新時期背景下對于城建檔案管理機構而言，在日常運營和發(fā)展中普遍要樹立積極主動的服務意識，特別是建設單位向該機構報送城建檔案時，如果存在不及時等問題，城建檔案管理人員要保證其自身具有非常良好的積極主動服務意識。與建設單位之間建立良好的溝通和交流關系，同時要積極宣傳相關法律法規(guī)與規(guī)范化規(guī)章制度，保證與建設單位之間建立良好的關系，建設單位能夠真正意識到城建檔案管理工作的重要性。將工程檔案及時報送給相關部門，城建檔案管理部門在日常運營和發(fā)展中可以將獲取到的檔案內容進行及時、有效的歸檔處理，保證其中涉及的內容具有一定真實性和有效性，避免后續(xù)使用時出現(xiàn)一系列問題[5]。除此之外，要保證各種不同類型城建檔案的接收以及保管等各方面工作的優(yōu)勢，特別是在城建檔案管理部門日常運營和發(fā)展中，要保證其在整個建設工程項目施工時，能夠對項目的進度進行跟蹤管理，及時對目前存在的諸多問題與情況進行客觀分析。對建設工程資料及相關檔案信息內容進行大范圍收集和獲取，保證這些信息資料的收取是具有一定準確性和有效性。在具體工程項目建設過程中，對于城建檔案管理人員而言，要積極主動參與到項目的規(guī)劃和建設中，這樣才能夠將其自身職能作用最大化地發(fā)揮出來，為信息資料的真實性、可靠性提供保證。特別是在整個主體驗收與竣工驗收等相對比較重要的環(huán)節(jié)，要保證檔案跟蹤采集等相關工作的全面有序開展，對于目前出現(xiàn)的資料整理不規(guī)范等各方面內容，要結合實際情況，對其中存在的諸多問題進行客觀分析，提出有針對性的解決對策。

3.2 加強信息化建設

大數(shù)據時代背景下，城建檔案管理現(xiàn)狀展開深入分析時，發(fā)現(xiàn)在實踐中由于信息化意識相對比較薄弱，目前，城建檔案管理方式過于落后諸多問題的影響，導致城建檔案管理工作無法有序開展，整個管理水平很難得到有效提升。結合目前實際情況展開深入分析時，對于城建檔案管理工作而言，要順應時代發(fā)展要求，將其在大數(shù)據時代背景下的作用和價值充分發(fā)揮出來，這樣不僅能夠從根本上保證其作用和價值得到有效發(fā)揮，而且能夠推動整個城市的建設和發(fā)展。城建檔案管理部門可以順應時代發(fā)展要求，實現(xiàn)有針對性的改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)信息化的建設和管理，對傳統(tǒng)城建檔案管理方式進行轉變和優(yōu)化[6]。城建檔案管理部門可以打破過去傳統(tǒng)方式在應用時的局限性和單一性，將信息化作為基礎，逐漸向大眾呈現(xiàn)出更加豐富的檔案資源，促使呈現(xiàn)檔案資源整體利用率得到有效提升。

例如，對于城建檔案管理部門而言，可以順應時代發(fā)展要求對大數(shù)據技術進行合理利用，實現(xiàn)城建檔案信息網站的構建和利用。通過該網站的合理利用，能夠實現(xiàn)對內部局域網的建設。網站中可以征集群眾對于城建檔案工作實施建議以及意見，結合人們提出的一系列意見，對網站當中涉及的各模塊進行更加細化處理。同時可以將其中涉及的部分紙質版城建檔案資料逐漸轉變成為電子版，將涉及的一系列內容全部都收集到對應的網站當中。通過對城建檔案信息網站的構建和具體應用，能夠向全社會提供符合現(xiàn)實要求的檔案服務作為支持，特別是在目前社會檔案服務中，可以通過關鍵字檢索等各種不同類型的合理利用，幫助具有一定需求的人員，實現(xiàn)對城建檔案快速有效檢索，保證整個檔案檢索速度得到有效提升。

3.3 加強培訓和宣傳

對于部分建設或者施工單位人員而言，需要意識到城建檔案管理工作的重要性，由于目前諸多工作人員對城建檔案管理工作的重視程度并不是很高，所以很容易引起各種不同的一些問題。因此，要根據目前存在的問題，加強對相關工作人員的培訓和教育力度，促使工作人員能夠在實踐中保證其自身綜合素質及專業(yè)能力得到提升，這也是保證城建檔案管理工作能夠在實踐中得到有效推進必要的前提條件。只有各個城建檔案管理工作人員能夠真正意識到其自身在管理中的作用和價值，將其主體作用充分發(fā)揮出來，才能夠保證城建檔案管理工作的全面有序開展，保證其中涉及的各項內容能夠實現(xiàn)有針對性的設計，保證城建檔案管理工作能夠在實踐中得到有效推進。所以，要促使建設與施工單位在日常運營和發(fā)展中，保障相關工作人員能夠真正意識到城建檔案管理工作的重要性，將其自身的職能作用和價值最大化地發(fā)揮出來。提高對城建檔案管理工作的重視程度，保證自身各方面工作能力與專業(yè)素養(yǎng)得到有效提升，相關工作人員定期或者不定期參與到一系列專項培訓或者講座等各方面活動當中，這樣不僅能夠從根本上實現(xiàn)對現(xiàn)有人員及時有效培訓，而且在培訓之前需要對培訓目標進行確定，保證城建檔案管理工作重視程度與責任意識得到強化。

4 結語

總而言之，現(xiàn)階段群體需求也逐漸從實物案卷中朝著電子檔案趨勢轉變，要結合實際情況，打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問題，在方式與結構等各方面因素條件下實現(xiàn)針對性的改革和創(chuàng)新，保證工作人員能夠樹立積極主動意識，對現(xiàn)有硬件與基礎設施等進行完善和優(yōu)化，并保證人才隊伍建設的合理性，這樣不僅能夠保證檔案管理工作的全面、有序開展，而且能夠推動大數(shù)據背景下城建檔案的信息化建設和發(fā)展。

參考文獻

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[6] 姜磊.智慧城市背景下青島市城建檔案管理和應用問題研究[D].青島：山東科技大學，2019.