“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的問題及對策研究

作者簡介：耿偉娜（1980—），女，本科，館員（T），研究方向為檔案學。

摘要：“互聯網+”是一種新型的經濟形態，高校文書檔案管理是高校發展的憑證。在“互聯網+”的背景下，文書檔案信息的傳播速度與安全性明顯得到了提升。本文從“互聯網+”的由來與影響出發，來探討“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的作用、問題與對策，以供參考。

關鍵詞：“互聯網+”? 高校? 文書工作? 檔案管理

中圖分類號：G275.2

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-4971

高校的文書檔案能夠對高校的歷史，發展狀況及各項活動進行有效的記錄。現如今由于互聯網技術的發展，在“互聯網+”的背景下，高校檔案管理工作出現了文書與管理工作銜接不夠，檔案采集不夠全面及檔案管理人員素質不高等問題。因此，想要提高高校檔案管理工作，就需要對存在的問題進行解決，從而保證檔案管理工作的有效開展。

1 “互聯網+”的由來與影響

“互聯網+”的概念最早是起源自2015年，是一種新型的經濟形態。它能充分地對互聯網進行利用，對互聯網中的生產要素進行配置，從而將互聯網中的研究成果運用到現代各個領域經濟發展當中。“互聯網+”不但能將各種信息與科學技術相融合，還能對社會的生產力與經濟創新能力進行提高。現如今，大數據、物聯網與云計算是支撐現代生產服務業與現代制造業的信息重點。大數據、物聯網與云計算能夠推動我國新興產業的發展，壯大產業的發展力量，為我國國民在互聯網上的創業與創新發展帶來保障，從而推動我國國民經濟，同時互聯網的服務理念與服務技術，對我國文字管理工作也起著相當大的作用。

2 “互聯網+”背景下高校文書檔案管理的作用

2.1 作為憑證

高校文書檔案具有原始憑證的功能與作用，國家檔案局已經對檔案的管理進行了明確規定，要將單位的文件資料按照相關規定進行統一管理。因此，高校在對文書檔案進行管理時要根據《高等學校檔案管理分類法與高等學校檔案工作規范》的相關規定，對高校文書檔案進行統一管理。由于高校文書檔案記錄了高校真實的發展歷程，具有真實性與可靠性。因此，高校文書檔案是高校發展的重要憑證。

2.2 高校工作的參考依據

高校文書檔案具有查詢、調取的功能與作用。文書檔案管理是高校進行各項工作的參考依據，高校文書檔案是高校歷史的見證者也是忠誠的記錄者。它可以對學校各項工作的調查研究提供各項依據，從而起到良好的參考與借鑒作用[1]。

2.3 有助于高校的教研活動

高校的文書檔案會對高校的教研成果進行記載，其中都包括教研成果的歷史成績、教研成果的經驗、教研工作中的反思、教研的效果評價、教研的結果反饋與改進等。高校文書檔案記載的這些內容，能夠對高校教研工作的開展提供有效幫助。

2.4 具有歷史價值

高校文書檔案隨著時間的推移，其中的依據就會逐漸遞減，但是高校文書檔案的歷史價值會逐漸增加，時間越久，文書檔案的歷史價值就越高。

3 “互聯網+”背景下高校文書檔案管理的問題

3.1 對文書檔案管理工作不夠重視

現如今，高校的文書檔案管理工作還是處在原始管理階段，高校中有一部分領導者與管理者對文書檔案管理工作的重視度與關注度不高，學校教職工也對文書檔案管理工作感覺到陌生;而且現在許多高校沒有將文書檔案管理工作納入到學校的管理體系當中，因此就導致了文書檔案管理人員對文書檔案管理工作認識的不足。目前，高校文書檔案管理部門有許多重要文件以涉密、方便利用的理由不履行存檔流程而是留在領導手中。大部分高校領導都認為高校文書檔案管理工作無法為學校帶來濟利益，因此，有些學校為了追求利益最大化就沒有對高校文書管理工作投入相應的人力、物力，從而產生了一系列問題。另外，存在高校給文書檔案管理者的待遇不到位的情況，因此影響到了高校文書檔案管理的效率與質量。

3.2 文書與管理工作銜接不夠

現如今，高校文書檔案管理工作在“互聯網+”的背景下，管理工作要求越來越高。文書檔案管理工作者要熟練、合理、流暢地進行不同種類文書檔案管理工作。文書檔案管理工作是具有關聯性的，而且不同的文書檔案特性也有所不同。高校文書檔案的管理模式是文書、檔案分塊式管理模式，這種文書檔案的管理模式在一定程度上保證了文書工作與檔案管理工作的獨立性[2]。但是如果對文書工作與檔案管理工作模式的掌握程度不夠準確，那么就會使文書工作與檔案管理工作陷入互不干涉的誤區。例如，高校檔案管理員與文書工作者沒有將兩者的關系把握好，兩者沒有交集，就會導致文書工作者對檔案管理流程的步驟不了解，檔案管理員對文書的內容也不知曉，這樣就會使文書工作與檔案管理工作之間產生脫節，無法相互連接，從而導致文書與檔案產生了不規范與不標準的情況，使文書檔案管理工作產生漏洞，造成檔案數據出現缺失的情況。

3.3 文書檔案采集得不夠全面

高校文書檔案在進行處理的過程當中，只注重文書的辦理與使用，沒有注意文書辦理的規范性，因此在對文書進行處理的過程當中就會出現公文格式不規范、簽單不完整、字體不統一等情況。而且在對文書檔案材料進行收集時，材料內容不完整。例如，學校單位公文批復不完整、材料缺乏部門印章、文書檔案缺乏連續性、出現有頭無尾與有尾無頭的現象，這種情況的出現就會導致文書檔案利用價值不高。

3.4 文書檔案管理技術沒有與時俱進

現如今，社會的發展已經逐漸信息化，與此同時高校檔案管理工作的進程也受到了影響。當今社會科學技術在不斷的發展，大部分的檔案管理行業還保持著傳統檔案管理模式，許多高校的文書檔案管理工作模式也在逐漸脫離實際。如今檔案管理行業采用傳統的管理模式比較多，大部分管理工作還是采用手動的方式，采集方式也是采用原始的接收方式，傳統方式采集的檔案數據內容缺乏時效性，檔案中的信息與內容會出現不對稱或者錯誤的現象。例如，對成績與考試數據進行收集時，傳統的檔案管理模式會對有效時間進行延長，這樣就耽誤了信息數據的實效性。傳統的文書檔案管理模式，不方便教師與學生去了解最新的教學資訊，也不能對網絡信息進行有效的傳播。檔案數據的采集只利用電話、貼告示與文件收發的方式，就會使教師與學生無法在第一時間接收社會新聞與學術信息，同時也無法進行溝通與交流，不利于高校文書檔案管理的公開化，從而導致檔案管理系統處于被動狀態[3]。除此以外，高校文書檔案管理工作沒有完整的管理制度，因此對文書檔案管理工作人員沒有起到良好的約束作用。

3.5 高校文書檔案管理人員素質不高

高校文書檔案管理工作的成效與文書檔案工作管理人員素質息息相關，許多高校由于管理人員的素質不高，管理制度不完善，導致了文書檔案管理工作出現問題。目前，大部分高校文書檔案管理者都是一些高學歷的人才，但是由于學校對檔案管理工作長期不重視，常常將轉業軍人安置在檔案館當中。由于專業的檔案管理人員極其匱乏，一些沒有經驗的大學生也會進入檔案館工作，雖然大部分人經過長時間鍛煉也會成為檔案管理工作中的中流砥柱，但是由于人員與人員之間專業水平不同，因此在工作當中很容易產生矛盾。

4 “互聯網+”背景下高校文書檔案管理的對策

4.1提高對文書檔案管理工作的重視程度

想要做好高校文書檔案的管理工作就需要提高文書檔案管理工作的重視程度，高校文書檔案的管理工作是高校管理工作最重要的組成部分。因此，學校領導要對文書檔案管理工作的重視度進行提升，對檔案管理工作的意識進行建立，并重新文書檔案。高校文書檔案管理是高校各部門、各單位教學科研、管理工作的歷史記錄，它是經過科學分類、歸檔、立卷、排序、編目與整理的，是具有不可替代的價值。高校檔案管理對高校的改革發展、科研教學、職稱評級、資格認定、編史修志及服務管理方面具有一定的影響。在對高校文書檔案管理的前提下，需要對檔案管理工作的資金與人員資源加大投入，從而促進高校文書檔案管理的發展與創新。

4.2 注重文書與管理工作的銜接

在“互聯網+”的背景下，高校文書檔案管理者要具備良好的文書處理能力。因為高校文書工作的開展與檔案管理工作之間存在關聯性與個體性，所以我國高校在文書檔案管理當中采用的是文書、檔案分塊管理的模式，這樣就能使文書工作與檔案管理工作有足夠獨立的處理空間，但是這種管理模式會使文書工作與檔案管理無法有效地進行銜接，使雙方無法考慮到對方的要求。因此，想要對文書管理的有效性進行保障，就需要對文件的規范性進行提高。高校要對文書檔案管理工作建立一個健全的制度，從而保證文書的規范與檔案管理工作的銜接。要保證文書工作的規范化，將文書工作與檔案管理工作的信息進行整合。高校的文書檔案管理人員要對文書檔案的數量進行定期檢查，防止檔案文件出現丟失等情況[4]。在對文件進行收發的過程當中，要做好記錄保證檔案部門文書資料的完整性。除此以外，要對文書檔案的書寫規范進行重視，利用互聯網技術對檔案的檢索系統進行優化，從而提高檔案管理的工作效率。要將計算機設備、互聯網技術及信息技術引入高校文書檔案管理工作當中，從而完善檔案管理的數字化與信息化水平。

4.3 加強高校文書檔案的采集

高校在開展文書檔案管理的過程當中，要對檔案信息資源的收集與整理進行重視。高校檔案管理部門要對檔案管理工作人員的檔案信息收集能力，與整理文書檔案的能力進行培訓，從而提升文書檔案的采集能力。高校檔案管理部門要建立健全的檔案管理制度，提升檔案管理的效果。對文書檔案管理工作開展各種活動，對文書檔案信息搜索的效果進行提升。

4.4 實現文書檔案管理信息化，電子化

現如今，在“互聯網+”時代的背景下，互聯網技術與信息化技術已經得到了廣泛運用。高校在進行文書檔案管理工作時，可以將互聯網技術與計算機技術運用到文書檔案管理當中來，將文書檔案中的信息進行統一歸檔。除此以外，高校可以利用計算機管理技術，建立一個同步分類歸檔，電子與紙質檔案雙管理的系統，對檔案管理的效果進行提升。高校要實現文書檔案電子信息化，對檔案的便捷性進行提升，從而實現檔案管理工作的快速檢索與電子化傳輸。除此以外，想要對文書檔案信息的傳播速度與安全性進行提升，可以在對文書檔案進行管理時，對局部網絡與隔離帶進行建立。與此同時，要對高校檔案管理工作者提供信息管理技術與互聯網技術，對檔案管理員工進行培訓，從而提高檔案管理人員對信息管理技術與互聯網技術運用的水平，從而提高文書檔案的管理技術。

4.5 提高文書檔案管理人員的整體素質

想要對高校文書檔案管理工作的效率進行提升，就需要對檔案管理工作人員的整體素質進行提升，建立出一支文書檔案管理技術水平較硬的管理隊伍。第一，對檔案管理人員的思想認知進行提升。高校要對文書管理人員進行資金與政策上的支持，要建立起各種規章制度，將檔案工作管理人員的工作環境進行改善，提高檔案管理人員的薪資待遇。對檔案管理人員進行專業的培訓，使檔案管理人員專業知識能夠得到及時的更新。第二，對檔案管理工作人員的服務意識進行強化，檔案管理人員的工作效率與工作質量是影響檔案管理工作的基本因素[5]。高校要對檔案管理工作人員的服務方法進行完善，檔案管理人員也要對自身的服務質量與服務意識進行提升，這樣才能在進行檔案管理工作時，提高工作效率。第三，加強檔案管理工作人員的教育培訓，高校檔案管理工作人員要建立終身學習的制度，要經常參加繼續教育，從而對自身的專業知識進行不斷更新，對自身的整體知識進行擴展。同時，高校也要對檔案管理人員進行教育培訓，培訓的內容要與工作實際相結合。檔案管理工作人員之間要互相交流，通過交流來豐富自身的專業知識。而且檔案管理工作人員要具有奉獻精神，要淡泊名利，這樣才能促進檔案事業的發展。

4.6 建立健全的高校文書管理制度

高校應該結合“互聯網+”發展的特點，對文書檔案的管理體制進行完善，要制定嚴格的部門立卷歸檔制度，使文書檔案管理體系進入到“四納入”與“四同步”的軌道當中來。“四納入”包括將圖書管理工作納入到學校規劃當中，學校管理制度當中，管理隊伍建設及兼職人員職責范圍當中[6]。“四同步”包括文書檔案管理體系要與學校各項工作的布置同步、檢查同步、總結同步及驗收同步。在做文書檔案統籌規劃時，文書檔案的轉檔、存檔等環節要嚴格按照標準來進行。同時，高校可以聘請檔案管理專家，對檔案管理部門的文書檔案管理工作者進行培訓，使文書檔案管理工作人員不但能掌握文書檔案管理知識，還能對文書檔案工作中的高科技技術進行熟練的運用。同時，也可為文書檔案管理工作者提供出差實踐的機會，從而對文書檔案管理工作人員的專業素養與工作水平進行提升。

5 結語

綜上所述，想要做好“互聯網+”背景下高校文書檔案管理工作就需要提高對文書檔案管理工作的重視程度，注重文書與管理工作的銜接，加強高校文書檔案的采集，實現文書檔案管理信息化、電子化，提高文書檔案管理人員的整體素質及建立健全的高校文書管理制度，從而對高校的檔案管理工作效率進行提升。

參考文獻

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[6]李滿.信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策[J].科技風，2020（5）：105.