人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析

楊威

◆摘? 要：近年來，隨著科技的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人事檔案管理的大趨勢。加強信息化建設(shè)，能夠改變以往的管理模式，讓人事檔案管理變得動態(tài)化、方便話，提高管理效率，降低人工管理成本。本文將對人事檔案信息化建設(shè)的必要性加以探討，并提出人事檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠為相關(guān)工作者提供參考。

◆關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化;必要性;建設(shè);策略

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要依賴于人工操作，工作人員需要花費許多時間和精力用于資料的整理和保管，而且，工作效率十分低下。加強信息化建設(shè)，利用各級手段進行人事檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的自動化和便捷化，從而提高人事管理的實效性。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）符合社會發(fā)展需求

長期以來，人事檔案管理一直沿用著傳統(tǒng)的管理模式，工作人員每天需要面對較為繁瑣的檔案管理工作，不僅占用了寶貴的人工資源，還很難提高工作效率。在信息時代下，采用信息化管理，能夠讓人事管理科學(xué)化、自動化，對檔案信息的查閱和調(diào)取均能夠通過計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作實現(xiàn)，節(jié)省了檔案管理的實踐，也加快了人事信息的有效利用。因此，人事檔案信息化建設(shè)符合社會發(fā)展的必然需求。

（二）符合安全管理需求

傳統(tǒng)方式的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案很容易受到環(huán)境等因素的影響，而造成檔案信息的損壞，而且，這種紙質(zhì)檔案需要占用較大的空間，還要有專管人員負責(zé)安全維護。采用信息化管理后，這種紙質(zhì)的檔案將被數(shù)字化檔案所替代，人事信息采用硬件存儲或云存儲，可以通過設(shè)置管理權(quán)限等方式實現(xiàn)檔案信息的安全管理，不僅能夠避免環(huán)境因素給檔案管理的影響，還能讓安全維護變得更加高效，進而滿足安全管理方面的需求。

（三）符合社會服務(wù)需求

人事檔案中包含了大量信息，其中包括了員工培訓(xùn)、績效考核、人事變更等多方面信息，在以往人工管理中，需要通過紙質(zhì)檔案的查找才能為社會和企業(yè)提供服務(wù)，采用信息化管理之后，將會令人事檔案的社會服務(wù)功能更加強大，可以利用計算機系統(tǒng)對檔案信息進行檢索，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行傳輸，提高了社會服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，進而滿足信息時代下社會服務(wù)方面的需求。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）信息化建設(shè)的規(guī)范化

信息時代下企事業(yè)單位之間的聯(lián)系日益緊密，人事檔案管理作為企事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，也需要順應(yīng)時代發(fā)展需求，做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，需要按照國家頒布的人事管理信息化標(biāo)準(zhǔn)進行系統(tǒng)開發(fā)，比如：人事管理的信息向、表格格式等方面要符合標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)要求。

（二）加強信息化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計

1.確保信息化系統(tǒng)的先進性

當(dāng)前，科技發(fā)展速度十分迅猛，信息技術(shù)也不斷更新?lián)Q代，提高信息化系統(tǒng)的先進性關(guān)系到認識檔案管理是否能夠滿足時代發(fā)展的需求，是否能夠確保信息化系統(tǒng)能夠具備高效性和穩(wěn)定性，因此，在人事檔案管理信息化建設(shè)中，需要最大限度地提高信息技術(shù)的先進性。

2.加強信息化系統(tǒng)可靠性設(shè)計

人事檔案管理信息化系統(tǒng)需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保持長期運行，因此，無論在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方面還是在網(wǎng)絡(luò)管理方面都要具有較高的穩(wěn)定性和可靠性，在信息化系統(tǒng)開發(fā)是，需要開發(fā)人員進行可靠性設(shè)計，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)運行異常，需要能夠由系統(tǒng)進行及時有效的提示，以便能夠在第一時間采取因?qū)Ψ桨福苊庠斐蓹n案信息的流失或泄露

3.加強信息化系統(tǒng)安全性設(shè)計

人事檔案信息大多涉及到個人隱私，檔案信息的外泄往往會給個人和企事業(yè)單位帶來不必要的損失。在信息化系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計中需要讓系統(tǒng)具備比較嚴(yán)密的安全保護措施。尤其近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，惡性入侵他人計算機系統(tǒng)的情況多有發(fā)生，在信息化系統(tǒng)開發(fā)中需要完善安全體系，比如：網(wǎng)絡(luò)層安全、用戶安全和數(shù)據(jù)安全等，對查閱和調(diào)用信息要設(shè)置嚴(yán)格的管理權(quán)限。

信息化系統(tǒng)采用三層結(jié)構(gòu)設(shè)計，工作人員只能進行數(shù)據(jù)的檢索和更改，不能夠直接進入到系統(tǒng)后臺對服務(wù)器數(shù)據(jù)進行訪問，這樣可以避免數(shù)據(jù)遭到破壞，也能夠避免網(wǎng)絡(luò)黑客對信息化系統(tǒng)進行攻擊。

三層結(jié)構(gòu)主要包括用戶界面層、數(shù)據(jù)訪問層以及業(yè)務(wù)邏輯層。其中，用戶界面層主要是為了便于工作人員和人事檔案用戶進行大南信息檢索，實現(xiàn)信息交互的功能;業(yè)務(wù)邏輯層則是信息化系統(tǒng)的功能層，能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案信息的統(tǒng)計和分析等功能;而數(shù)據(jù)訪問層則是信息化系統(tǒng)的核心，它通過數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫管理對信息化系統(tǒng)應(yīng)用程序提供支持。

（三）營造人事檔案信息化管理氛圍

1.提高人事管理人員服務(wù)意識

信息化建設(shè)為人事檔案管理提供了現(xiàn)代化辦公平臺，同時，也在傳統(tǒng)檔案管理功能的基礎(chǔ)上，拓展了社會服務(wù)范圍，增加了社會服務(wù)職能。要在人事管理中充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能，需要加強人事管理工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高工作人員的服務(wù)意識，樹立人事檔案管理中以人文本的思想。

2.加強人事管理人員的崗位培訓(xùn)

信息化建設(shè)為提高人事檔案管理效率創(chuàng)造了條件，同時也對工作人員的綜合素質(zhì)提出了新的考驗。人事管理工作人員不僅要對檔案信息的重要性具有充分的認知，恪守自己的本職，具有較高的思想道德水準(zhǔn)，還要具備較高的信息化系統(tǒng)應(yīng)用技能，能夠獨立完成檔案信息的接受、傳輸、存儲和檢索、修改等工作，具備一定的系統(tǒng)維護技能。因此，信息化建設(shè)后，需要加強人事管理人員的崗位培訓(xùn)，這樣才能讓信息化系統(tǒng)發(fā)揮出自身優(yōu)勢，提高人事檔案管理效率。

三、結(jié)束語

相對于傳統(tǒng)人事檔案管理而言，信息化管理不僅能夠降低檔案管理和維護的成本，提高管理效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)職能的拓展，更加符合時代發(fā)展的需求。在信息化建設(shè)中，不但需要完善信息化系統(tǒng)，還要加強工作人員技能培訓(xùn)，從而改善人事檔案管理環(huán)境，促進當(dāng)管理效率的提升。

參考文獻

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