關于高校辦公室管理現代化建設思考

◆摘? 要：高校辦公室的具體工作涉及面較廣、綜合性較強，包括協調、參謀、服務等多方面。在全新的人才培養理念下，各級高校在辦學理念以及人才培養方式上都在面臨綜合性改革，對此，高校辦公室相關工作也需要滿足現代化辦學的綜合要求，持續提高現代化建設水平，從而為學校各個部門提供有效服務。本文圍繞高校辦公室管理現代化建設展開論述，從實踐層面提出建設的具體策略，以期與同行交流，促進高校辦公室管理工作獲得更好發展。

◆關鍵詞：高校;辦公室管理;現代化建設

高校辦公室的具體職能是針對于學校領導相關指示以及學校戰略層面的重要決策進行落實，需要將相關指令以及政策通過文件下發或者會議等形式傳達給學校內部的各個職能部門，從而保證得到有效實施。此同時，還需要對學校師生各項事宜進行綜合整理，向領導匯報，讓學校領導能夠快速全面地了解相關工作的具體開展情況。由此可見，在學校各個方面的業務實施過程中，辦公室都將發揮重要的指導作用，例如教學安排、業務實施、招生計劃、財務收支、學生就業等等。

一、高校辦公室管理工作的特點分析

1.服務性。在學校正常的運行過程中，辦公室除了具有一定的指導和督促義務，同時還具有一定的服務性。在具體事務的開展過程中，要服務于學校上級領導的安排，同時也要為學校全體師生以及相關職工提供有效的服務，包括收文、發文、會議組織安排以及車輛、印章、檔案等綜合性管理，另外還要做好與政府、主管部門、兄弟單位之間的溝通與聯絡，為學校的穩定發展提供基礎保證。

2.開放性。從某種層面來理解，高校辦公室的工作是一種具有窗口性質的公關性機構，其開放性較強。學校在具體辦學的過程中，要進一步提升學校的影響力，進一步擴大生源，這就需要在公眾視野建立良好的互動，提升學校知名度。在這個過程中，學校辦公室將發揮重要作用，主要承擔著與公眾之間更多樣化的溝通和交流，從而幫助學校能夠獲得更多支持。因此，辦公室工作人員要具備較強的語言表達能力和人際交往能力。

二、高校辦公室現代化建設的具體策略

1.更新管理理念，運用更先進的管理方式提升現代化水平。目標化管理制度是一種在各類社會組織中被廣泛采用的主要方法，強調目標激勵，注重全員參與管理，強調參與人員的自我控制意識，可以有效提高工作效率。具體的目標設定，要根據不同的崗位和職責進行差異化制定，并且將部門目標與個人目標進行充分結合，通過定量、定性的方式實現考核，在此基礎之上采取更有針對性的獎懲措施，從而促進目標管理的效果。同時，要注重業務精細化管理，重視各個業務環節執行過程中的細節管理。這種管理方式主要依靠合理的制度來保障，由于辦公室事務相對繁瑣，且臨時事務較多，則更需要建立相應的制度規范，例如出勤、請假、會議安排等等。進一步細化工作人員的具體分工，明確工作內容和主要職責，對于隨機性較強的工作則需要根據經驗做出科學的判斷，從而實現具體工作在時間內容以及結果上的量化和定性評判，提高管理效率。

2.更新人才理念，提升管理隊伍的專業化水平。高校辦公室現代化建設需要從管理團隊著手，全力提高管理隊伍的專業化水平，促進現代化理念的更新與實施。在管理人員的選擇上，應該具備一定的專業知識背景和較強的自學能力，不僅能夠將繁瑣復雜的辦公室工作進行有效的歸納總結，在后期職業的成長上也具有更大潛力，能夠持續提升其專業化程度。因此，學校可以根據自身的情況制定與人才培養機制，引導管理人員形成積極的學習氛圍，通過自學、專題培訓科研項目以及校外交流活動等，進一步提升管理觀念和管理水平，不斷總結經驗，對管理措施進行優化改革，持續提升辦公室管理的現代化。

3.更新技術理念，全面提高信息化辦公能力。積極引入信息技術，掌握操作技能，對學校管理過程中產生的海量信息進行智能化獲取、分析和整理，例如通過基礎設施的建設，進一步提高各個辦公室之間的網絡化辦公水平，提高文件下發、資料搜集與歸檔管理的效率。通過計算機硬件與軟件配置水平的提升，增強校園網絡建設，從而確保校園范圍內的網絡覆蓋，為各個職能部門的辦公提供便利，為學生的自學提供條件。因此，辦公室人員應該加強信息技術的學習，確保能夠通過相關辦公軟件完成工作事宜，提高工作效率，進一步加強與其他部門的溝通。另外，在加強信息技術手段應用的同時，要注重信息安全的保護工作，積極通過權限管理、賬號管理、軟硬件維護等手段確保信息安全。

三、總結

綜上所述，高校辦公室的工作綜合性較強，要持續更新管理理念，提高管理水平，通過引用更先進的信息技術，不斷提升現代化辦公水平，從而促進學校各項工作的穩步開展。

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作者簡介

藍小鳳（1985.08—），女，漢族，廣西玉林人，本科（學士），柳州工學院教師。研究方向：行政管理。