加強干部人事檔案信息化管理全面促進企業人事管理創新

郭海琴

摘要：文章主要分析了干部人事檔案信息管理工作的重要性，以及建設思路和主要內容，且闡述了現階段干部人事檔案管理工作存在的不足，并有針對性的提出了如何不斷完善干部人事檔案信息化管理，希望能為相關部門提供一定的參考意義。

關鍵詞：干部人事檔案;信息化管理

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）檔案查詢更便捷

在紙質檔案信息處理的過程中，通過計算機系統的相關軟件，給檔案內容進行保存，能夠讓檔案管理員以及相關人員快速的對所需信息進行查閱，在一定程度上不僅不需要檔案管理人員從海量檔案中來查閱相關檔案，同時還大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，信息化檔案管理具有一定的智能性，使得檔案的查詢更加方便，因此該方法是值得提倡的。

（二）檔案管理更規范

在信息化檔案的管理過程中，相關檔案管理人員必須按照檔案信息系統的規范要求，來對檔案內容進行填寫，包括字體格式以及內容等都有較為嚴格的規范，大大彌補了傳統紙質檔案中存在的不足，例如字體格式不統一、字跡難辨認的問題，信息化檔案的規范化使得檔案管理人員需要掌握相關的技術要求，才能有效實現檔案信息等數據遷移與共享，大大提高檔案信息的利用率。

（三）檔案保存更安全

在紙質檔案的保存過程中，由于紙質檔案具有一定的特殊性，因此需要適宜的環境，對于干燥、濕度、溫度等都有嚴格的要求，即便是有較好的保存環境，隨著時間的流逝筆墨也會漸漸變淡甚至是消失，紙張的顏色也會出現黃化或是硬化等。而在信息化檔案的管理過程中，實現了檔案信息的數據化處理，同時還進行了加密處理。并隨著科技的不斷發展，只需要定期升級與遷移就能進一步保證信息化檔案的完整性以及及時性，同時隨著云技術等高科技手段的出現，使信息化檔案變得更加的安全便捷，這也為進一步提高了信息化技術的安全性。

二、企業加快干部人事檔案信息化建設的思路和目標及相關要求

（一）建立干部人事檔案電子信息化建設的思路

組織人事部門帶頭，組織相關檔案管理人員進行專門的業務培訓，集中處理與審核，利用計算機等現代設備和技術將現有的檔案資料進行整理并輸入到相關軟件中，再利用相應的技術處理，實現將文字圖片或是聲像資料等，轉化為數據資料，從而使檔案具有信息化與數據化，更加方便檔案信息的查閱與流轉，設計相關的管理權限，建立合理的干部人事檔案區域網，從而實現對檔案的網絡化管理。

（二）開展干部人事檔案信息化管理的主要目標設計

通過建立有效的干部人事檔案數據庫系統，實現檔案的動態和無紙化管理，利用現代技術與設備，將檔案資料數據等制作成 Word文檔或是PDF文件等，實現干部檔案管理的數據與信息化，并通過利用微機化操作對檔案的查閱、借閱以及統計等工作進行管理，大大減少了紙質化檔案管理所存在的缺陷，能夠有效實現長期保存以及實施檔案的自動化管理過程。

（三）加快干部人事檔案工作信息化建設的相關要求

進一步實現干部人事檔案管理工作的制度化、信息化以及規范化建設。通過建立嚴格的執行市管干部檔案報送制度，不斷推進干部人事檔案的信息化建設工作、干部電子檔案建設工作，信息管理系統等工作，從而大大提高干部檔案的工作效率以及服務質量水平，提高干部檔案工作隊伍建設水平，做好配齊管檔人員的相關工作，定期開展相應的專業理論培訓，提高個人檔案管理能力，確保對相應的信息化管理系統熟練掌握，從而不斷提高干部檔案工作隊伍的整體水平，有效實現檔案管理的規范化與合理化。

實現干部人事檔案管理的數據化，有效建立相關的檔案信息管理系統，并確保能夠得到有效推廣和應用，使得干部檔案在公道正派選人用人上的相關作用能夠得到充分發揮;做好檔案信息的更新工作，有效保證檔案的準確性;做好相應的安全措施，特別是保密工作以及數據備份;進一步加強查閱，借閱等程序的規范性;進一步明確自身職責，確保管理制度的完善性。

三、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的認識不足

就現階段檔案管理工作的發展現狀來看，大部分企業單位對干部人事檔案管理工作的認識不夠充分，僅僅只是停留在一種簡單的記錄工作的層面上，同時對企業單位的未來發展沒有明確的規劃和認識，甚至部分領導將干部人事檔案管理建設工作中所涉及到的的某些資源挪為他用，使得管理工作中所需的基礎設施設備得不到有效的更新，從而影響了干部人事檔案管理工作的有序推進，最終對管理工作的整體水平造成影響，例如管理工作不到位、信息檔案損壞或是丟失等情況的發生。

（二）檔案管理人員的業務素質參差不齊

隨著科學技術的不斷發展，對干部人事檔案管理工作也提出了更高的要求，它是一項具有專業技術性的工作，因此檔案管理人員必須不斷加強自身綜合素養以及技術水平的不斷提高，才能更好的滿足檔案管理工作的實際需求。但是就現階段檔案管理人員的組成情況來看，其業務素質參差不齊，大部分企業沒有把檔案管理工作放在正確的位置，使得檔案管理人員的配置存在一定的問題，其素質能力較為低下，很難滿足現代社會對檔案管理的實際需求。

（三）檔案管理的方法單一，缺乏創新

隨著檔案信息管理工作的不斷推進，其難度也有所提高，傳統的紙質檔案管理方法已經很難滿足當代檔案管理工作的實際需求，因此必須不斷加強檔案管理工作方法的優化與創新，但是在現階段干部人事檔案的管理過程中，依然使用較為簡單的管理方法，管理水平較為低下，很難有效對龐大檔案信息進行處理，導致了大部分的檔案數據信息損壞甚至是丟失，從而影響了企業單位人事檔案的發展。

四、完善干部人事檔案信息化管理的措施