基于傳統項目管理理論的新媒體工作流程優化

趙倫

【摘要】? ? 隨著網絡技術的迭代更新，許多規模在30人以下，以撰寫各行業產品廣告文章為主要盈利模式的新媒體企業應時而生，其特點是團隊成員年輕，創作依靠靈感，缺乏職業素養。科學管理新媒體企業寫作流程，可以有效提高新媒體企業的競爭力。文章采用案例分析法，剖析新媒體企業在寫作項目管理流程上存在的問題，探究應用傳統的關鍵路線法（CPM）、積極懲罰理論、Tower管理工具等解決現存問題的有效性。

【關鍵詞】? ? 項目管理? ? 新媒體? ? 寫作流程

新媒體是“借助計算機（或具有計算機本質特征的數字設備）傳播信息的載體”[1]，以此定義來看， G企業是一家不折不扣的新媒體公司。其旗下擁有聚焦于某垂直行業的微信公眾號G，關注者主要是本行業從業人員，以及希望進入該行業的青年學生。截至2020年底，微信公眾號G的粉絲量超過20萬，廣告年收入超過1000萬，在同類行業媒體中處于Top 3的水平。新媒體形式下G企業希望每一名記者都是掌握多種技能的“超級記者”（Super Reporter）[2]，能夠自主進行項目管理。但受限于現有的人力情況，在實際操作中往往難于現實。于是管理團隊用了6個月的時間，重新梳理了新媒體G企業的項目管理流程。本文試圖應用傳統CPM項目管理理論和積極懲罰理論，分析和總結新媒體的項目管理規律。

一、研究背景

新媒體G企業團隊架構如下：1名主編、2名副主編、1名運營（負責微信排版）、1名商務、4名記者。他們需要每天在新媒體G企業的微信公眾號上推送2-6篇文章，一些文章是其他企業投放的品牌廣告。其中至少包含1篇頭條、1篇次頭條。

寫作流程以客戶投放1篇頭條廣告為例：客戶會聯系新媒體G企業的商務下發需求，之后商務會把需求同步給副主編A，再由副主編B挑選出合適的記者，在約定日期之前產出初稿，交由主編審核。在文章修改并審核通過后，記者會把文章發給客戶，雙方達成一致后發給運營排版，推出微信預覽。預覽經主編和合作企業公關確認后，即可完成推送。

二、問題分析

在新媒體G企業現有的工作流程中，記者a約定產出初稿日期之前階段，經常會出現記者寫作拖延，以至于影響后續所有工作安排的情況。項目無法按時完成稱之為拖延期，必然會造成企業的損失，這類損失可能是有形的，如經濟方面的損失，也可能是無形的，如企業的信譽、聲譽方面的損失[3]。

2020年8月，1篇頭條的初稿曾幾次延期，最終使得客戶十分不滿，和商務討論是否取消后續的所有合作。這既影響了新媒體G企業的信譽，又影響了其他項目的運轉效率。這時新媒體G企業讓副主編A推掉原先的工作安排，優先與客戶對接，挽回了局面。此次事件后，新媒體G企業開始重新思考現代企業管理中的流程管理，即如何以企業的運作流程為核心，重新設計公司內部的組織結構、運作方式和行為準則[4]。

于是新媒體G企業的管理團隊：首席運營官、主編、副主編A與副主編B召開了多次會議，試圖從下面幾個方面入手，優化現有的項目管理流程。

三、解決方案及應用效果

3.1明確項目節點

以往新媒體G企業不會把整個寫作流程拆解成不同的項目階段，而是直接驗收最終的項目節點。因此在討論之后，管理團隊首先決定使用關鍵路線法（Critical Path Method，簡稱CPM），假設每項活動的作業時間是確定的[5]，并由管理團隊和記者共同擬定這一過程中的項目節點。

其中，主編把一部分審核節點的權力下放給副主編A ——正如John C.Maxwell曾總結，“是否提升了潛在的領導者”是領導者的關鍵問題。同時，團隊還計劃定期考察團隊成員的“個性魅力、應變能力、大局觀、人際關系處理能力和品格”[6]，把審核節點的權力下放給更多員工。

以一篇采訪稿件為例，新媒體G企業會把整個寫作過程，按照可以查看結果的階段，拆解成準備采訪提綱、整理采訪錄音、準備寫作提綱、完成初稿4個節點。同時，為了解決CPM的不確定因素，即“任務完成者為了100%的安全性，往往會做出最悲觀的時間估計”[7]，新媒體G企業會在記者進行每個階段的任務之前，由他們和主編或副主編A先行約定完成任務的時間，再由后兩者在約定的時間驗收，以“提高整個項目進程的透明度和計劃的可信度，最大程度降低風險的隨機性和不確定性”。

這一制度先由拖延期情況最嚴重的，副主編A所領導的A團隊試行，并規定每當項目節點無法完成，以及稿件未能按最終的驗收節點約定時間發布時，分別對負責選題的記者處以小額和大額的罰款。制度確立后，A團隊的拖期情況得到了顯著緩解。

3.2擬定積極懲罰機制

在考慮是否將項目節點+罰款制度推行至整個公司時，新媒體G企業的管理團隊產生了猶豫：根據管理學經驗，傳統的懲罰方式包括警告、訓斥、減薪、停職等等，但這些方法的嚴肅與冷酷，員工往往會產生本能的抵觸。這時管理團隊想到加拿大心理學家John Huberman曾提出“積極懲罰”的理論，它的理念是“把員工當做成熟、負責、可堪信任的成年人”。

最終，管理團隊仿照游戲《王者榮耀》的規則，設計了一套效率積分制度：

1.效率積分將直觀反應每個人的長期效率表現，效率初始積分均為100分。

2.日常選題（文章大綱、初稿、終稿）、采訪（采訪提綱、速記）、客戶溝通確認等每個內容環節將由本人與直屬領導溝通確定需要完成的時間，若出現拖延情況，將扣除一定的效率積分。如遇突發事件，需先與直屬領導溝通變更時間，若未溝通導致時間拖延，將扣除效率積分。

3.相對應的，如果能夠保持效率，按時完成工作，每篇選題也可以恢復效率積分。每按時完成一篇深度原創選題，將會恢復1分。

4.如果當月效率積分不滿100分但>90分，則扣除部分將等值扣除在當月效果指數上。

5.如果效率積分低于90分，取消月度最佳表現獎評定資格。

6.如果效率積分低于80分，取消當季獎金。

7.如果效率積分低于70分，取消全年獎金。

這套機制的關鍵不是扣分和懲罰，而是效率積分可以恢復，最終大多數團隊成員都接受了這套設計，并沒有表露出不滿情緒。

3.3利用管理工具

在此基礎上，新媒體G企業還決定利用管理工具“Tower”，讓團隊成員能夠查看彼此的項目節點及完成情況，讓整個項目管理流程更加透明。

在Tower中，團隊成員可以為自己創建任務和小的項目節點子任務，選擇計劃完成的時間，且其他人可以看到所有人的任務現狀和改動節點時間的原因。

Harold R. Kerzner曾提出一種投資組合分類矩陣法，即對項目按照強勢、弱勢、機會和所具有的風險進行分析，然后將項目的利益和所需的資源量級分別進行評定，然后將評定的結果歸入圖1所在的九宮格里。圖像的顏色越深，在執行方面的優先級也就越高。于是新媒體G企業根據這一理論，設計了一套任務負責人更換制度。

新媒體G企業8月20日原定的頭條是一篇廣告，但下午行業臨時出現了重大的熱點——這代表著更高的項目利益。于是主編委托商務與客戶溝通，將原定的內容延后，然后由記者b根據熱點撰寫新的頭條。此時該項目屬于“項目利益高，項目所需資源質量低”的狀態。

但記者b完稿后，其直屬領導副主編A發現文章質量沒有達到要求，于是決定自己投入到項目當中，提高所需資源的質量。得益于Tower，所有人都迅速了解了這一項目變更了負責人的情況，團隊無需浪費額外的溝通時間，最后這篇頭條取得了非常好的閱讀和傳播效果。

四、結束語

新媒體企業的管理往往擁有以下三個特點：一是團隊人數少，工作內容簡單，因此企業往往不太注重項目管理的流程;二是管理團隊較為年輕，往往不具備管理學的理論經驗;三是文字創作者比較依賴靈感，職業性欠缺，缺乏按時完成并提交工作的意識。因此，新媒體企業不需要特別復雜的項目管理方法或數值模型，一些早期的管理學理論，比如CPM、積極懲罰、投資組合分類矩陣法即可為他們提供足夠多的幫助。從新媒體G企業所面臨的項目管理流程問題，以及對應的優化方案也可以看出，這些方法確實行之有效，能夠顯著改善他們的工作效率和業績。未來新媒體G企業還可以引入更多模型，例如從信息、決策、激勵等多個方面，進一步量化團隊的效率提升情況。

從以上案例可以看出，即便是十余人的小團隊，依然會面臨嚴峻的管理問題。但無論問題是簡單還是復雜，使用科學的理論框架拆解分析問題，總能找到合理的解決方案。

參? 考? 文? 獻

[1]匡文波.到底什么是新媒體？[J].新聞與寫作， 2012，（07）：23-27.

[2]任媛媛.“超級記者”的現實困境與未來出路[J].青年記者，2013（04）：52-53.

[3]范吉文.企業多項目管理中的優先排序問題研究[J].中外企業家，2018（18）：152.

[4]王巍.“企業流程再造”：美國管理理論與實踐的新突破[J].世界經濟，1996（01）：48-50.

[5]馬國豐，陳強.項目進度管理的研究現狀及其展望[J].上海管理科學， 2006（04）：74-78.

[6]姚翔，王壘，陳建紅.項目管理者勝任力模型[J].心理科學，2004，27（6）：1497-1499.

[7]馬國豐，屠梅曾.制約因素在項目進度管理的應用[J].管理工程學報，2002，（04）：72-75.