喬曉琳
摘? 要:隨著人工智能技術(shù)的飛躍式發(fā)展,人類(lèi)社會(huì)生活的諸多領(lǐng)域面臨著前所未有的變革。近幾年來(lái),人工智能技術(shù)與日常辦公系統(tǒng)不斷深度融合,大幅度增加了辦公系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的應(yīng)用與管理效率,日常辦公流程化、辦公環(huán)境個(gè)性化、服務(wù)保障便捷化,將有望在人工智能技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)。基于此,本文將簡(jiǎn)要介紹日常辦公系統(tǒng)中人工智能技術(shù)的典型應(yīng)用,并在此基礎(chǔ)上展望AI時(shí)代下人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的應(yīng)用前景。
關(guān)鍵詞:人工智能技術(shù)? 日常辦公系統(tǒng)? 智能管理? 應(yīng)用前景
中圖分類(lèi)號(hào):TP317 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào):1674-098X(2021)04(c)-0149-04
Application Prospect of Artificial Intelligence Technology in Daily Office System
QIAO? Xiaolin
(Shenzhen Polytechnic, Shenzhen, Guangdong Province, 518055 China)
Abstract: With the rapid development of artificial intelligence technology, many fields of human social life are facing unprecedented changes. In recent years, artificial intelligence technology and daily office system continue to be deeply integrated, which greatly increases the application and management efficiency of office system for data resources. Daily office process, personalized office environment and convenient service guarantee are expected to be realized with the support of artificial intelligence technology. Based on this, this paper will briefly introduce the typical application of artificial intelligence technology in daily office system, and on this basis, prospect the application prospect of artificial intelligence technology in daily office system in AI era.
Key Words: Artificial intelligence technology; Daily office system; Intelligent management; Application prospect
近幾年來(lái),“人工智能+大數(shù)據(jù)”技術(shù)為諸多領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展注入了新鮮血液,人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用使得新型無(wú)紙化辦公模式逐漸成型。從某種角度來(lái)說(shuō),AI時(shí)代的來(lái)臨依然是一種必然趨勢(shì)。這在新的時(shí)代背景下,相關(guān)部門(mén)及人員應(yīng)理性看待人工智能技術(shù)帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn),妥善安排日常業(yè)務(wù)活動(dòng),實(shí)現(xiàn)人工智能技術(shù)的最大化效用。
1? 日常辦公系統(tǒng)中人工智能技術(shù)的典型應(yīng)用
從學(xué)科角度來(lái)說(shuō),人工智能技術(shù)融合數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)等多門(mén)學(xué)科,主張運(yùn)用設(shè)計(jì)好的規(guī)則展開(kāi)基礎(chǔ)運(yùn)算,利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大運(yùn)算能力尋找解決問(wèn)題的最優(yōu)方案。近幾年來(lái),人工智能技術(shù)不僅在高新領(lǐng)域得到廣泛運(yùn)用,同時(shí)也在潛移默化中滲入社會(huì)生活的方方面面。事實(shí)上,伴隨科學(xué)技術(shù)更新迭代速度逐漸加快,微處理器、內(nèi)存以及網(wǎng)絡(luò)組件等人工智能技術(shù)的基本產(chǎn)品成本逐漸下滑,為大數(shù)據(jù)乃至人工智能技術(shù)的大范圍普及奠定了前提基礎(chǔ),使得“智慧設(shè)備”的人機(jī)交互能力、數(shù)據(jù)感知能力乃至自主學(xué)習(xí)升級(jí)能力得到全面發(fā)展。從人臉識(shí)別到智能搜索,從程序設(shè)計(jì)到智能控制,人工智能可依據(jù)算法模型解決人類(lèi)日常生活中的系列問(wèn)題,在特定場(chǎng)景下發(fā)揮顯著效益。下文將對(duì)人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)中的典型應(yīng)用進(jìn)行介紹。
1.1 智能機(jī)器人
智能機(jī)器人是人工智能技術(shù)發(fā)展升級(jí)的產(chǎn)物,就現(xiàn)有技術(shù)手段而言,其主要有軟件機(jī)器人和硬件機(jī)器人兩種構(gòu)成。其中,前者以阿爾法狗、微軟小娜為代表,主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)、語(yǔ)言、圖像以及邏輯分析。后者比之前者智能水平更高,同時(shí)在機(jī)械操控下可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng),能夠代替人們解決日常生活中的系列問(wèn)題。比較具有代表性的硬件機(jī)器人是前幾年阿拉伯未來(lái)投資倡議大會(huì)上被授予沙特公民身份的女性機(jī)器人索菲亞,其也是歷史上被授予公民身份的第1個(gè)機(jī)器人,彰顯著人工智能技術(shù)無(wú)限的發(fā)展?jié)摿Α?/p>
1.2 專家系統(tǒng)
和人腦相比,人工智能的快速分析能力更勝一籌。因此,在近幾年的研究中,專家學(xué)者主張將人工智能技術(shù)應(yīng)用于系統(tǒng)分析學(xué)科領(lǐng)域,借助人工智能的大量經(jīng)驗(yàn)對(duì)變量數(shù)據(jù)展開(kāi)分析。隨著人口老齡化時(shí)代的來(lái)臨,老齡化社會(huì)所面臨的教育問(wèn)題、養(yǎng)老問(wèn)題、醫(yī)療問(wèn)題、城市運(yùn)行與司法服務(wù)問(wèn)題都將會(huì)是一項(xiàng)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),而人工智能技術(shù)或許能抓住這一機(jī)遇得到廣泛發(fā)展。以社會(huì)醫(yī)療為例,人類(lèi)的大腦容量和學(xué)習(xí)經(jīng)歷畢竟是有限的,醫(yī)學(xué)知識(shí)發(fā)展的步伐卻是持續(xù)推進(jìn)的,面對(duì)日益龐大的患者數(shù)據(jù)以及爆炸式增長(zhǎng)的醫(yī)療信息,醫(yī)生或許會(huì)稍顯力不從心。但是,人工智能技術(shù)的應(yīng)用,也許可以幫助醫(yī)療體系解決這一問(wèn)題。事實(shí)上,早在20世紀(jì)70年代,斯坦福大學(xué)專家學(xué)者就已經(jīng)開(kāi)始著手打造醫(yī)用人工智能專家系統(tǒng)并取得顯著成效。假以時(shí)日,醫(yī)用人工智能專家系統(tǒng)并將會(huì)得到發(fā)展和完善。如此,患者可以在醫(yī)用專家系統(tǒng)的診斷下獲知病情結(jié)果以及醫(yī)療方案,從而更好地滿足患者的個(gè)性化診療需求,為社會(huì)民眾提供良好的健康保障以及先進(jìn)的醫(yī)療服務(wù)[1]。
1.3 智能交通系統(tǒng)
隨著我們現(xiàn)在交通事業(yè)的繁榮發(fā)展,汽車(chē)幾乎已經(jīng)成為家家戶戶出行的基本代步工具。但與此同時(shí),汽車(chē)數(shù)量的驟增也帶來(lái)了交通堵塞、交通事故頻發(fā)的問(wèn)題,在一定程度上威脅到了城市安全。因此,近幾年來(lái),相關(guān)部門(mén)高度注重智能交通系統(tǒng)的構(gòu)建問(wèn)題,主張利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù),如GPS以及傳感器等對(duì)路面車(chē)輛流動(dòng)狀態(tài)展開(kāi)實(shí)時(shí)追蹤與監(jiān)測(cè),從而降低行駛路線中交通事故的發(fā)生概率。而隨著人工智能技術(shù)的逐漸發(fā)展成熟,以該技術(shù)為核心的無(wú)人駕駛、擁堵趨勢(shì)分析以及行車(chē)規(guī)劃等工作均取得顯著突破,車(chē)載感知、車(chē)聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)集成為城市交通問(wèn)題的解決指明了方向,交通智能感知系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與完善具有良好發(fā)展前景[2]。
2? 日常辦公系統(tǒng)中人工智能技術(shù)的應(yīng)用前景
2.1 智能辦公室
辦公室是日常辦公系統(tǒng)的基本硬件構(gòu)成,絕大多數(shù)工作都需要人在辦公室中完成。隨著人工智能技術(shù)的普及與發(fā)展,物聯(lián)網(wǎng)在日常辦公系統(tǒng)得到廣泛運(yùn)用。在遵循相關(guān)約定協(xié)議的基礎(chǔ)上,借助對(duì)應(yīng)的感應(yīng)設(shè)備,即可實(shí)現(xiàn)物體與互聯(lián)網(wǎng)的連接。由此,辦公室人員方可進(jìn)行信息交互和通信,并實(shí)現(xiàn)對(duì)物體的智能化識(shí)別和監(jiān)控,大幅度減輕了工作人員的壓力。與此同時(shí),智能辦公室中蘊(yùn)含電器以及其他現(xiàn)代科技產(chǎn)物,人工智能技術(shù)的應(yīng)用能夠強(qiáng)化上述物品的感知和連通能力,這也是近幾年來(lái)智能家居研究與智慧城市建設(shè)過(guò)程中經(jīng)驗(yàn)證的成果。如此以來(lái),各大日常辦公系統(tǒng)可以結(jié)合其自身需要,實(shí)現(xiàn)人工智能技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的滲透融合,將辦公場(chǎng)所的水電光、溫度聯(lián)系起來(lái),實(shí)現(xiàn)智能化控制,進(jìn)而提升智能辦公室的舒適性和便捷性。值得注意的是,在日常辦公系統(tǒng)中,人始終處于核心地位,對(duì)辦公室各應(yīng)用終端操控的工作是由人來(lái)執(zhí)行的。在人工智能技術(shù)輔助下,人與辦公室各應(yīng)用終端的交互將會(huì)更加密切頻繁,經(jīng)物聯(lián)網(wǎng)連接的設(shè)備將會(huì)更加契合人的活動(dòng)需求。在不遠(yuǎn)的未來(lái),隨著技術(shù)日趨完善成熟,智能辦公室中的聯(lián)網(wǎng)設(shè)備只會(huì)更加靈敏、智能,人與物的互聯(lián)互通、物與物的互聯(lián)互通都將成為一種現(xiàn)實(shí)。在這種情況下,辦公室工作人員或許采取最為基礎(chǔ)的語(yǔ)言、手勢(shì)以及觸控等交互形式,就可以靈活操控辦公室內(nèi)的設(shè)備,以滿足自身工作需求,實(shí)現(xiàn)我的辦公室我做主,提升工作效率水平。除此以外,人工智能具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,隨著辦公室相關(guān)數(shù)據(jù)的不斷累積,在云端服務(wù)和大數(shù)據(jù)分析的支持下,其有可能在細(xì)節(jié)方面更加完善,更好地為辦公人員提供便利。比如說(shuō),在辦公人員進(jìn)入辦公室之前,辦公室智能系統(tǒng)能自動(dòng)磨好咖啡,開(kāi)啟空調(diào)以及加濕器,為辦公人員提供舒適的辦公環(huán)境,同時(shí)隨時(shí)間變化,對(duì)辦公室內(nèi)的照明、窗戶開(kāi)關(guān)情況進(jìn)行調(diào)整,從而確保辦公室人員全身心投入到工作中[3]。
2.2 智能管理
結(jié)合人工智能技術(shù)現(xiàn)階段的研究方向來(lái)看,日常辦公系統(tǒng)對(duì)于智能管理模式的構(gòu)想主要集中于人員管理、車(chē)輛管理、設(shè)備管理以及商業(yè)機(jī)密安全管理等維度。首先,在人員管理角度,人工智能技術(shù)的加入將會(huì)優(yōu)化人員考勤模式,降低人員管理成本。現(xiàn)階段絕大多數(shù)單位已經(jīng)開(kāi)始采用視頻監(jiān)控系統(tǒng)或指紋虹膜采集器設(shè)計(jì)門(mén)禁系統(tǒng)。在這種情況下,主要對(duì)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行授權(quán)管理,由上述儀器設(shè)備所采集的視頻圖像信息及生物信息會(huì)自動(dòng)與人員信息庫(kù)信息進(jìn)行比對(duì),將其作為人員考勤考核標(biāo)準(zhǔn),并按權(quán)限有效分離不同用戶。在人員構(gòu)成相對(duì)較為復(fù)雜、工作地點(diǎn)分散的區(qū)域,人員的活動(dòng)信息將會(huì)被智能監(jiān)控系統(tǒng)采集,同時(shí)確保對(duì)人員活動(dòng)的監(jiān)控被控制在合理范圍內(nèi),大幅度降低了單位的人員管控成本,同時(shí)避免了傳統(tǒng)監(jiān)管模式下員工的逆反心理。其次,在車(chē)輛管理角度,借助人工智能技術(shù)可精準(zhǔn)記錄單位的派車(chē)、出車(chē)以及行車(chē)路線記錄情況。通過(guò)GPS以及智能管理系統(tǒng),單位車(chē)輛的具體使用信息將會(huì)上傳到相關(guān)信息平臺(tái)上,從而從根本上規(guī)避公車(chē)私用行為,保障單位利益。近幾年來(lái),無(wú)人駕駛技術(shù)是一項(xiàng)熱門(mén)話題,無(wú)人駕駛車(chē)輛終有一日會(huì)走進(jìn)人們的日常生活,當(dāng)那一日真的到來(lái),單位出行人員可以實(shí)現(xiàn)手機(jī)APP的自動(dòng)導(dǎo)航以及行車(chē)數(shù)據(jù)的自動(dòng)回傳,相關(guān)數(shù)據(jù)采用與分析工作將會(huì)更加便捷。再次,在設(shè)備管理角度,人工智能技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)綜合管理模塊的開(kāi)發(fā)。辦公設(shè)備的采購(gòu)、分配、報(bào)廢信息將會(huì)上傳裝備業(yè)務(wù)綜合管理模塊,相關(guān)工作人員只需定期查看平臺(tái)數(shù)據(jù),就可實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備的全壽命、全周期管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備使用狀況的動(dòng)態(tài)追蹤,做到進(jìn)出有數(shù)。與此同時(shí),隨著智能管理范疇的不斷延伸,單位方面還可借助業(yè)務(wù)綜合管理模塊,統(tǒng)計(jì)各部門(mén)人員以及各崗位固定設(shè)備的數(shù)量及使用情況,及時(shí)對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的設(shè)備進(jìn)行更換或檢修,提升設(shè)備運(yùn)行效率。最后,在商業(yè)機(jī)密安全角度,通過(guò)人工智能技術(shù)的融入,辦公單位方面將會(huì)全面強(qiáng)化公網(wǎng)終端安全,優(yōu)化基礎(chǔ)技術(shù)手段,完善行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),強(qiáng)化專業(yè)力量及人員管理,實(shí)現(xiàn)多種要素的有機(jī)融合,杜絕商業(yè)泄密問(wèn)題。
2.3 智能助手
就現(xiàn)階段的人工智能發(fā)展情況而言,其已經(jīng)在客服領(lǐng)域得到廣泛運(yùn)用。但隨著技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步,以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)的智能助手或?qū)⒃诜桨柑嶙h、決策支持以及行程安排等方面發(fā)揮重要作用。在日常辦公系統(tǒng)中,人工智能可以在一定程度上充當(dāng)工作人員的助手,幫助人員合理完成公告通知、工作計(jì)劃、文件報(bào)送以及會(huì)議管理等服務(wù),甚至可以根據(jù)辦公人員的實(shí)際需求進(jìn)行機(jī)場(chǎng)訂票、出行預(yù)約以及解決出差住宿等問(wèn)題,幫助工作人員免除雜物煩惱,預(yù)留出更多的精力集中解決工作問(wèn)題。在未來(lái)幾十年中,智能助手的后臺(tái)計(jì)算能力將會(huì)取得突破式進(jìn)展,甚至有望實(shí)現(xiàn)通過(guò)自然語(yǔ)言與人溝通交流,實(shí)現(xiàn)人機(jī)的深度互動(dòng)與交流[4]。
2.4 智能會(huì)議
在通信技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下,遠(yuǎn)程會(huì)議、網(wǎng)上辦公已經(jīng)成為一種極其普遍的工作模式。但是,現(xiàn)有的視頻會(huì)議模式,雖然在便捷性方面比較令人滿意,卻在感知體驗(yàn)以及協(xié)作交互方面存在短板問(wèn)題。與之相比,沉浸式的會(huì)議系統(tǒng)能增強(qiáng)會(huì)議用戶的直觀體驗(yàn),產(chǎn)生臨場(chǎng)感與真實(shí)感。在人工智能技術(shù)的支持下,智能會(huì)議的發(fā)展方向是打造沉浸式會(huì)議系統(tǒng),提供虛擬現(xiàn)實(shí)顯示功能。智能會(huì)議系統(tǒng)會(huì)融合視頻顯示、大數(shù)據(jù)信息處理以及認(rèn)知計(jì)算語(yǔ)音計(jì)算等技術(shù)手段,專注提升視頻的沉浸式體驗(yàn),從而令會(huì)議用戶拓展臨場(chǎng)感知、增強(qiáng)多維感知、實(shí)現(xiàn)交互感知,確保多方人員的協(xié)同交互,達(dá)成多用戶的一體聯(lián)動(dòng)。以多維感知為例,智慧會(huì)議系統(tǒng)或?qū)?huì)引入增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù),將每次會(huì)議中所產(chǎn)生的視頻、音頻、圖像以及數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯聚,經(jīng)后臺(tái)精確運(yùn)算后疊加到現(xiàn)實(shí)空間,從而利用廣大用戶的感知更加具體、全面,輔助人員作出相關(guān)決策。近幾年研發(fā)的最新代戰(zhàn)機(jī)頭盔顯示系統(tǒng)已經(jīng)具備相關(guān)功能,強(qiáng)化了飛行員的戰(zhàn)場(chǎng)感知能力,而伴隨人工智能技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展,這一技術(shù)在日常辦公領(lǐng)域也將會(huì)實(shí)現(xiàn)[5]。
2.5 智能移動(dòng)辦公
地區(qū)和地區(qū)的界線隨互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而逐漸模糊,視頻會(huì)議在很大一定程度上取代了傳統(tǒng)的跨區(qū)甚至跨國(guó)會(huì)議。隨著現(xiàn)代辦公事業(yè)體系的逐漸成熟,各項(xiàng)辦公事務(wù)時(shí)間緊、任務(wù)重,同時(shí)對(duì)保密要求也會(huì)有所提升。在這種情況下,智能移動(dòng)辦公便成為一種必然選擇。智能移動(dòng)辦公強(qiáng)調(diào)以崗位角色為中心,認(rèn)為應(yīng)結(jié)合工作具體要求,對(duì)崗位進(jìn)行靈活定義與權(quán)力賦予。和現(xiàn)階段的辦公平臺(tái)不同,智能移動(dòng)辦公平臺(tái)具備強(qiáng)大的云端處理功能,經(jīng)由此平臺(tái),相關(guān)的工作信息和流程將會(huì)被極大程度上簡(jiǎn)化,甚至對(duì)一些常見(jiàn)的、走流程的工作可實(shí)現(xiàn)一鍵處理,大幅度解放了辦公人員的工作壓力。而隨著移動(dòng)端APP的定制開(kāi)發(fā)提升日程,辦公人員只需借助移動(dòng)端設(shè)備,即便脫離辦公室,也可以進(jìn)行工作業(yè)務(wù)處理,幫助人員節(jié)省乘坐各種交通工具的時(shí)間,對(duì)自身時(shí)間進(jìn)行合理規(guī)劃,從而更高效地處理業(yè)務(wù)。除此以外,智能移動(dòng)辦公系統(tǒng)會(huì)配備應(yīng)急處置平臺(tái),從而實(shí)現(xiàn)信息情報(bào)資料的共享,當(dāng)單位遇到重大緊急問(wèn)題時(shí),應(yīng)急小組以及相關(guān)部門(mén)人員可在第一時(shí)間制定方案,提升問(wèn)題解決效率[6]。
3? 結(jié)語(yǔ)
綜上所述,人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的更新與發(fā)展中起到催化劑作用。在人工智能技術(shù)的支持下,傳統(tǒng)辦公模式將會(huì)一去不復(fù)返,人員辦公效率將會(huì)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。因此,相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)加快人工智能辦公系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與升級(jí),提升智能辦公的整體效能。
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科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)2021年12期