電子檔案在企事業單位檔案管理中的運用

張立云

摘? 要：當前電子檔案管理模式運用于企事業單位檔案管理中，以往紙質檔案管理模式逐步退出運用。電子檔案的特點是高效、便捷，大大提升了檔案管理工作的準確性和效率。為此，本文分析了企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作的特點，以及電子檔案在企事業單位檔案管理中運用存在的問題及對策，旨在體現電子檔案的優勢作用，推動企事業單位的檔案管理工作更上一層樓。

關鍵詞：電子檔案? 企事業? 檔案管理? 運用

中圖分類號：D630 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）04（c）-0185-03

The Application of Electronic Archives in the Archives Management of Enterprises and Institutions

ZHANG Liyun

（Jining Yanzhou District People's Hospital， Jining， Shandong Province， 272100 China）

Abstract： The current electronic archives management mode is used in the archives management of enterprises and institutions， while the previous paper archives management mode is gradually withdrawn. Electronic archives are characterized by high efficiency and convenience， which greatly improves the accuracy and efficiency of archives management. Therefore， this paper analyzes the characteristics of the application of electronic archives in the archives management of enterprises and institutions， as well as the problems and countermeasures in the application of electronic archives in the archives management of enterprises and institutions， in order to reflect the advantages of electronic archives and promote the archives management of enterprises and institutions to a higher level.

Key Words： Electronic archives; Enterprises and institutions; Archives management; Application

傳統的紙質載體的檔案對紙質材料的標準十分高，要確保紙質材料不易破損、質量優、可以耐腐蝕等。隨著信息技術的不斷發展，人們愈加注重大數據處理技術的應用，電子信息技術得以普遍的應用，這使企事業單位的管理工作變得更加便捷化。當前時期，企事業單位逐步關注電子檔案管理技術，廣泛地運用電子檔案管理系統，不但提升了工作效率、降低了勞動力成本支出，而且提高了信息資料查詢的便捷性，從而能夠推動企事業單位在激烈的現代化社會競爭中處在優勢地位。

1? 電子檔案的優勢作用

1.1 降低了環境污染率，提升了工作效率

相比紙質檔案，電子檔案跟綠色發展的標準相適應，能夠重復應用，以及無需紙質材料傳輸和記錄信息，這使紙質檔案的儲存空間顯著節省，降低了碳排放，形成了可應用、方便溯源和探究的高質大數據信息[1]。不但節省了財力、物力、人力，而且切實實現了檔案管理效率的提升。

1.2 提高了存儲空間，可以尤為便捷和精準地應用檔案

應用電子檔案，確保檔案擺脫地域和實體（件、卷等）的制約，例如能夠以電子檔案管理系統分類管理以及應用開放檔案或涉密檔案，檔案的應用和提供非常準確，檔案管理工作者能夠授權應用者，以及能夠指定檔案信息為某個頁或某一行。在如此的模式之下，檔案應用者可以在異地應用檔案，以及檔案應用者僅僅可以應用自身權限范圍或被許可瀏覽的檔案內容，這不但提升了檔案的保密性水平，而且可以為應用者提供尤為精準和高效的服務。

1.3 減小了人工操作的失誤率，提升了歸檔效率和質量

在大數據的社會發展形勢下，電子檔案的應用非常廣泛，結合自身的歸檔需要和歸檔范圍，針對業務和辦公系統生成的元數據或電子文件，根據行業或國家指標設計有關系統的自動檢測、接收、采集、校驗等功能[2]，系統根據既定的歸檔原則自動對電子檔案實施分類，劃定編號、組件、保管期限等[3]。結合計算機程序一致地處理檔案數據信息，不但減小了人為判斷的失誤概況，由源頭搞好歸檔工作，保障體現檔案的應用價值，大大提升了檔案的歸檔效率和質量。

2? 企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作的特點

2.1 企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作具備普遍化特點

信息化社會使人們的生活行為習慣出現了非常大的變化，其深刻影響到企事業單位的檔案管理。縱觀我國檔案工作的發展現狀而言，電子檔案“單套制”[4]管理業已逐步推廣和運用，檔案歸檔并非運用以往的方式，而是結合現代化網絡體系，運用信息化處理方式，這提升了工作效率和降低了工作者的勞動量。并且，電子檔案跟綠色發展的標準相適應，能夠重復復制、運用，勿需紙張傳遞和記錄信息。鑒于此，企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作普遍化特點。

2.2 企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作具備集成化特點

電子檔案在企事業單位檔案管理中的運營，僅僅需要做好整理以及錄入工作，檔案管理工作就可以完成。因此，數據的整理、錄入、運用都具備集成化特點，如此的集成化特點使電子檔案能夠共享，從而提升了電子檔案信息的服務價值。高效性和完整性是電子檔案信息系統的顯著特點，換言之，企事業單位運用電子檔案管理模式進行檔案管理工作，能夠有效地體現電子檔案管理系統的高效性和完整性。鑒于此，企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作具備集成化特點。

2.3 企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作具備動態化特點

企事業單位應用電子檔案開展檔案管理工作具備動態化特點，具體來講，主要體現在下面幾點。一是電子檔案可以動態化采集信息。在采集完數據信息之后，可以實時向數據庫放置，此過程要求的時間十分短暫，因此，檔案數據庫有著實時更新的作用，如此的動態化采集檔案信息的作用是以往檔案管理模式難以企及的。二是電子檔案信息處理的動態化。在數據庫放置檔案信息之后，數據庫能夠迅速處理收集的數據信息，并且在數據處理過程中防范人為操作失誤形成，從而大大提升了檔案管理效率。三是電子檔案信息公布的動態化。在收集和處理完數據信息之后，相關數據信息應用者能夠結合自身的要求選擇數據信息，從而提升了數據運用的靈活性。

3? 電子檔案在企事業單位檔案管理中運用存在的問題及對策

3.1 電子檔案在企事業單位檔案管理中運用存在的安全問題

無論是以往的紙質檔案，還是當前的電子檔案，檔案安全問題一直是我們開展檔案管理工作者需要高度關注的一個問題。由于電子檔案具備操作簡便和靈活性等特點，企事業單位運用電子檔案提高了便捷性和數據信息的可改動性。同時，電子檔案管理的媒介載體是網絡，因此較易遭受網絡攻擊，并且由于電子檔案可以被重復復制，因此較易泄露或流失數據信息[5]。鑒于此，電子檔案在企事業單位檔案管理中的運用需要實施下面的一些安全對策：一是實現電子檔案管理技術水平的持續提升。電子檔案管理系統應有效地整合各種業務系統形成的數據信息，確保統一、集中、準確處理檔案數據信息，并且實時更新和升級管理系統，從而不斷完善電子檔案管理系統的缺陷。二是注重建設電子檔案系統的安全保障機制。應根據我國有關信息系統安全級別保護規范和涉密信息分級保護要求實現安全保障機制建設的規范開展，及時對服務器的運行情況進行監測，強化電子檔案管理系統的防護，定期升級殺毒軟件以防范病毒感染。三是實施電子檔案的異地異質備份。轉換電子檔案管理系統中存入的電子檔案為適宜長期保存標準的儲存格式，結合數據信息的重要性大小應用離線、在線等各種備份形式，應用各種備份介質（磁盤、磁帶、光盤等）時需定期對電子檔案的安全進行檢測。總之，上述的有關對策可以保障電子檔案的安全，增強檔案管理工作者的安全觀念，是提高電子檔案管理效果的理想舉措。

3.2 電子檔案在企事業單位檔案管理中運用存在規章制度缺乏的問題

因為大數據處理技術的應用還處在初級階段，盡管企事業單位的領導能夠明確電子檔案管理的價值和意義，注重在企事業單位運用電子檔案，可是企事業單位未曾建構一套標準、完善的電子檔案管理規章制度，這導致相關工作者在工作過程中缺少可以遵循的根據，從而較易形成各種問題。例如，由于沒有制定電子檔案的歸檔標準和范圍，因此較難判定電子數據信息的收集是否準確、完善，這往往要求拿出更多的時間和精力去收集信息，并且收集的不少電子文件可能不屬于歸檔的范圍，要么是電子文件跟歸檔管理標準不符合;企事業單位的電子檔案管理規章制度缺乏，企事業單位的相關工作者難以明確自身可以查看或擁有的電子檔案是否可以下載和傳輸，企事業單位電子檔案的管理與運用缺少共享性，存在無序狀態。為此，企事業單位電子檔案的管理和運用務必完善一套規章制度。具體如下所述：一是制定電子檔案的歸檔管理制度。清楚界定一系列電子檔案的歸檔質量標準、歸檔程序、歸檔范圍等，保障電子檔案的應歸盡歸，以及確保電子檔案的數據質量與長期保存標準相符合。二是制定電子檔案的應用制度。明確電子檔案的應用審批程序、應用權限以及電子檔案管理的義務與責任。三是制定電子檔案的保密和安全制度。依規管理電子檔案的系統運維、信息發布審核、保密管理、數據備份、數據接收、數據移交等工作[6]。四是企事業單位領導層有效落實電子檔案管理規章制度，實現電子檔案管理地位和作用的提升，讓有關工作者高度重視，懂得以電子檔案管理數據信息。

3.3 電子檔案在企事業單位檔案管理中運用存在的人才缺乏問題

當前時期，企事業單位檔案管理工作者的綜合素質和業務能力都較低，不少工作者只是熟悉傳統紙質載體的檔案管理工作，或者是僅僅懂得簡單的電腦操作，他們的信息處理技能和專業素養亟需完善，他們的信息化素養跟電子檔案管理的標準還存在非常大的差距。也恰恰是由于相關工作者素質和能力的參差不齊，因此才阻礙了企事業單位電子檔案管理工作的有序開展。我國非常注重人才的培養，電子檔案的管理也要求具備高素質和高技能的專業人才[7]。國家檔案局在數字檔案館建設中滲透人才保障的內容，需要各單位根據實際需要主動組織檔案管理工作者的信息化素養、業務能力培養。為了強化電子檔案的管理和應用，務必培養一批具備強烈責任心、實際操作技能、豐富理論知識的管理人才，只有培養懂得電腦操作和檔案管理知識的復合型人才，才可以有效地解決企事業單位電子檔案管理中碰到的挑戰或問題。其中，對于企事業單位電子檔案管理缺少高素質和高技能人才需要做到下面兩點：一是吸收優秀的技術人才。電子檔案管理的人才吸收需要以各大高校的學生為主導來源，也能夠吸收外國的人才。二是定期組織培訓教育活動。企事業單位應有效地體現自身的資源優勢，有目的性地培訓有關工作者的信息化技能、檔案管理能力，實現工作者綜合素質的提升，建設一支高素質和高技能的電子檔案管理人才團隊，從而以人才和技術上支持企事業單位電子檔案的管理和應用。

4? 結語

綜上所述，電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用具備普遍化、集成化、動態化等特點。當前的信息化社會發展背景下，電子檔案在企事業單位檔案管理中體現了非常關鍵的優勢作用，企事業單位利用電子檔案開展檔案管理工作是順應社會發展趨勢的典型表現。為此，企事業單位檔案管理工作應根據電子檔案應用存在的安全問題、規章制度缺乏問題、人才缺乏問題，實施有效的對策，從而更加有效地服務于企事業單位的檔案管理工作。

參考文獻

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[6] 周瑞廷.人事檔案管理在企事業單位中的重要意義經驗談[J].辦公室業務，2017（11）：136-137.

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