新時期企業辦公室文秘工作對策

鄭鑫

[摘 要]辦公室是一個企業的窗口，集文字、行政、公文管理、信息等工作于一體，主要負責管理事務、參與政務、綜合服務。在辦公室中，文秘工作質量直接影響著辦公室整體工作質量。文章分析了辦公室文秘工作對企業的重要性，針對新時期企業辦公室文秘工作存在的不完善因素，探討做好辦公室文秘工作的對策。希望可以有效提升文秘工作水平，促進企業長期穩定發展。

[關鍵詞]新時期;企業辦公室;文秘工作

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.09.100

1 引言

新時期背景下，對企業辦公室文秘工作提出了更高的要求，工作人員不僅需要具備較高的政治素養和熟練的業務能力，還需要具備較強的創新能力和超前思維，更好地輔助領導進行管理工作。因此，在實際工作中，企業辦公室文秘工作人員不斷豐富自我，不斷進行學習，提升自身的專業水平和綜合素養。與此同時，還需要結合實際情況，摒棄傳統的工作模式，不斷對工作思路和理念進行創新，通過科學合理的手段，提升文秘工作質量和效率，使企業可以得到更好的發展。

2 做好新時期企業辦公室文秘工作的重要性

在企業日常管理和行政工作中，辦公室屬于重要場所。最近幾年，隨著我國社會經濟不斷發展，部分企業的經營范圍越來越大，辦公室文秘工作量也在不斷增多，其中包括各種行政管理和日常管理。針對一個企業來講，辦公室是非常關鍵的部門，其是做好上級和下級之間指令傳達的重要環節，只有做好文秘工作，才可以更好的、準確的傳達領導決策。[1]并且，企業辦公室文秘工作人員還需要負責和外部的溝通工作，不僅需要和內部人員進行聯系，還需要和合作企業進行溝通和交流，這在一定程度上給文秘工作人員帶來了較大的挑戰，要求其具備較高專業素養和工作能力，尤其是在新時期背景下，文秘工作人員更應該做好文秘工作，結合自身的實際水平，統籌規劃崗位工作，充分利用信息技術，對工作質量和效率進行提升。

3 新時期企業辦公室文秘工作存在的問題

3.1 辦公室文秘工作服務層次不夠深入

企業辦公室文秘工作具有較強的綜合性，需要做好監督、協調工作，還需要做好一些瑣碎的事情。目前，在企業辦公室文秘工作中，大部分工作人員更加側重事務性工作，以致部分工作存在表層化、形式化的問題，難以提供給企業領導更加深層次的服務。[2]在實際工作中，文秘工作人員也無法針對關鍵問題提出建議和意見，以致無法充分發揮出自身的助手作用。

3.2 辦公室文秘工作人員素養有待提升

現階段，部分企業辦公室因為受到編制的影響，文秘工作人員相對較少，其工作量和工作壓力相對較大，長期以往會大大降低其工作積極性和工作質量。[3]在實際工作中，部分文秘工作人員常常都是憑借自身的經驗進行工作處理，沒有和其他部門和兄弟企業進行交流與溝通。加之部分文秘工作人員剛剛來到企業，缺乏實踐經驗，導致文秘工作質量與效率大大降低。

3.3 文秘工作的協調作用發揮不夠充分

在企業辦公室文秘工作中，協調工作是非常重要的一個組成部分，因此文秘工作人員需要具備較強的協調能力和溝通能力。但是，現階段，在實際工作中大部分文秘工作人員的協調能力和溝通能力相對較差，在工作時常常出現相互推諉的問題，以致文秘工作質量難以得到顯著提升。

4 對策

4.1 對辦公室文秘工作的理念進行創新

身為企業文秘工作人員，需要順應時代的發展，堅持與時俱進原則，對工作理念進行創新，提供給企業決策者先進的經營思路。首先，文秘工作人員應樹立效益意識。在實際工作中，文秘工作人員需要從以往的單純行政意識轉變成為效益意識，需要在對行政命令進行準確傳達的同時，對行動效果進行關注，簡單來講就是關注經濟效益，把調查結果及時反饋給領導，保證企業決策可以帶來較好的經濟效益。與此同時，文秘工作人員應把經濟效益作為核心內容，充分發揮出自身的督導與助手作用，出謀劃策和提出建議。[4]其次，文秘工作人員應樹立超前意識。在思想方面，應具備超前意識，把目光放在長遠發展上，結合國家經濟發展趨勢，對市場動向進行預測，及時提出企業發展建議。再次，文秘工作人員應樹立創新意識。文秘工作人員應對先進的管理理念和思想進行學習，并結合企業的實際情況，對管理理念進行適當調整。并且，還需要對工作模式進行創新，提升工作質量和效率。最后，文秘工作人員應樹立信息大數據意識。在新時期，我國已經步入了信息時代，有很多文秘工作需要依靠互聯網，因此文秘工作人員需要對信息技術進行掌握，并可以做到熟練運用到工作中，提升工作效率。

4.2 對文秘工作人員政治素養進行提升

首先，文秘工作人員應堅定自身的政治立場。文秘工作人員直接參與企業重大事件的決策，對相關制度和規定的貫徹落實進行督導，因此其需要具備堅定的政治立場，和企業行政領導和黨委保持一致，不能出現違背企業發展戰略的言行，并且還需要嚴格根據相關制度做好督導工作，避免制度貫徹落實走樣或不到位。[5]其次，文秘工作人員應擺正自身的位置，樹立服務意識。文秘工作人員負責上傳下達，其說話和辦事常常代表著領導的想法，在對指示精神進行傳達時會受到下級的尊捧，進而出現一些錯誤的思想。因此，文秘工作人員應不斷提升自身的修養，樹立良好的服務意識。再次，文秘工作人員應樹立大局觀念。在企業中，辦公室屬于組織協調的一個部門，工作涉及范圍較廣，在實際工作需要充分調動起相關部門，對工作任務進行完成。因此，文秘工作人員需要具備奉獻和犧牲精神，起好帶頭作用。最后，文秘工作人員應堅守職業道德，對企業機密進行保守。文秘工作人員常常可以接觸到企業高層，參加決策會議，對核心機密進行掌握，因此其需要具備保密意識，杜絕出現以密謀私利的問題。

4.3 以高標準要求做好辦公室的文秘工作

第一，文秘工作人員應管好公文，做好會務工作，保證指令傳達通暢。在企業辦公室文秘工作中，公文與會議是傳統指令的重要途徑。做好公文管理工作，主要包括撰寫重要文件、管理各種公文這兩個方面。針對文秘工作人員來講，撰寫重要文件屬于基本素養要求，在撰寫時需要具備較強文字運用技巧的同時，還需要突出鮮明的政治觀點，保證文件具有較強執行性與可操作性，使其可以更好地指導企業工作。[6]而在公文管理工作中，需要對相關管理制度進行制定，對公文質量與政治政策進行嚴格審核，做好登記發放工作，保證公文及時傳送，并妥善保存。

第二，應做好調查研究工作，做好企業領導者的助手。文秘工作人員可以深入到生產一線，或者是組織基層座談會議，進行調查研究工作，針對具有普遍性和傾向性的問題，要找出其中的影響因素，突出工作重難點問題與熱點問題，利用編輯政務信息的形式，完成上報下發任務。并且，文秘工作人員可以結合實際情況，提出科學合理的意見與設想，提供給企業領導決策可靠的參考。

第三，做好督導反饋工作。企業可以創建完善的重點工作督導反饋制度，制定科學合理的獎懲方法。文秘工作人員應嚴格根據督導反饋制度，做到督導工作，對工作進度進行現場跟蹤督導，協調各個部門，對存在的問題進行及時解決，進而有效提升工作質量。與此同時，需要把工作的落實情況及時反饋給企業領導，針對工作完成較好的人員應給予適當的獎勵。

第四，做好服務工作，營造良好的工作環境。文秘工作人員應做好以下服務工作，領導辦公用品和用具的配置工作、文件起草和管理工作、創建上下級工作程序與領導信訪接待制度，對周邊人事關系與兄弟企業之間的來往關系進行協調。[7]做好這些服務工作，可以使領導更加全身心地投入到企業經營管理工作中，進而促進企業長期穩定發展。

4.4 加強對文秘工作人員的培訓力度

文秘工作具有較強的專業性，工作人員應具備扎實的專業知識和較強的業務能力，才可以更好的勝任該工作。因此，企業應加大對文秘工作人員的培訓力度，意識到人才的價值。首先，企業應做好培訓教育工作，結合文秘工作人員的實際情況和崗位職能，對培訓計劃進行制訂，提升培訓的全面性和針對性，并把培訓教育工作和實踐工作進行充分結合。[8]其次，為了順應時代的發展，企業除了需要對文秘工作人員專業知識進行培訓，還需要加強對相關法律法規的培訓，使文秘工作人員可以熟悉相關法律法規，對國家發展動向進行掌握，對企業文化和政策文件進行深入了解，并把國家政策法規與企業文件作為指導，更好地實施文秘工作，提升工作質量和效率。

5 結論

總而言之，在新時期背景下，做好企業辦公室文秘工作是非常重要的，不僅可以有效提升文秘工作質量，還可以有效提升企業的整體管理質量，促進企業長期穩定發展。對于一個企業來講，辦公室屬于重要的行政管理場所，每天的工作量相對較大，需要對上級和下級進行協調，還需要進行工作匯報等。目前，由于受到多種因素的影響，辦公室文秘工作還存在一些問題。因此，作為辦公室文秘工作人員，需要不斷提升自我專業水平和職業素養，通過不斷學習和對工作模式進行創新，做好辦公室文秘工作，從根本上提升文秘工作質量。

參考文獻：

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