當前企業檔案收集與整理存在的主要問題及對策

石麗樺

摘 要：收集與整理是企業檔案管理的一項基礎性工作，直接影響企業整個檔案管理工作的順利開展。基于此，本文分析當前企業檔案收集與整理工作中存在的主要問題，提出做好檔案收集與整理工作的對策，供參考。

關鍵詞：收集;整理;檔案;企業;問題;對策

企業檔案類型多種多樣：經營（行政）管理、生產技術、基本建設、儀器設備、人事、會計等檔案，在企業發展中發揮著重要作用。檔案收集整理是企業檔案管理工作的基礎環節，是確保企業檔案齊全完整、安全保管和有效利用的重要前提。在信息社會高度發達的今天，檔案信息資源越來越多，企業檔案收集面臨一些新的情況和問題，需要我們認真對待，深入分析研究，采取有效對策，及時解決

1 現階段企業檔案收集與整理工作中存在的主要問題

1.1 對檔案收集與整理工作重視程度不夠

一些企業未能正確認識檔案收集與整理工作的重要性及作用。有的企業檔案收集與整理工作未納入企業檔案管理應有的議事日程，未制定相關的規章制度，檔案收集與整理工作難以順利開展。有的企業雖然制定了檔案管理制度，但并沒有在實際工作中有效落實和嚴格執行，形同虛設，難以有效發揮作用。

1.2 檔案管理人員的收集整理意識薄弱

一些企業檔案管理人員收集整理檔案的意識比較薄弱，檔案收集整理能力及專業技能不強，實效性差。有的檔案管理人員收集劃分檔案資料時，更關注重要的文件資料，對于普通的檔案資料缺乏重視，降低了檔案收集與整理的效率和質量，甚至出現珍貴的檔案資料收集不完整、缺失及破損的問題，難以保障檔案的全面性和真實性。有的檔案管理人員責任意識不強，尤其是各相關業務部門兼職負責本業務部門檔案收集的人員，或出于日后自己工作方便隨拿隨有的思想，不愿意歸檔移交給綜合檔案室，用的時候才發現無從查找。有的沒有認真核實資料的來源及出處，缺乏嚴謹性和規范性，不能確保檔案材料的真實性、可靠性，影響檔案利用。

1.3 檔案收集工作不到位

現階段企業檔案收集與整理工作不到位的現象比較普遍。

1.3.1檔案收集整理流程規范性較差。檔案管理人員在進行檔案歸類時，沒有按照規則嚴格合理地分類排列，對文件資料的擺放較隨意，交叉歸檔，不成章法，嚴重降低了管理工作的效率與質量。

1.3.2 檔案收集與整理工作模式陳舊。隨著現代科技的快速發展，企業檔案中不僅包括紙質檔案，也出現了許多數字檔案，由于受傳統檔案管理模式的影響，對數字檔案的認識不足，電子檔案管理難以落實，無法與傳統紙質檔案管理模式有機融合，最終使得企業檔案工作效率與質量無法有效提升

1.3.3 檔案信息的真實可靠性較低。檔案是企業歷史信息的統計及記錄，只有保證檔案資料信息真實可靠，才能夠充分發揮作用。目前企業檔案收集與整理工作中仍存在信息篡改現象，檔案信息的真實可靠性降低。

1.3.4 檔案完整性不足。一些檔案在時間和頁碼上有連貫性。而有些企業在收集整理檔案歸檔時，沒有將相關時間（要素）錄入其中，存在檔案缺頁的現象，大大降低了企業檔案資料的完整性。

1.4 實際整理操作不夠規范

1.4.1 文書檔案

1.4.1.1 重“紅頭”文件材料收集、輕其他文件材料。特別是各類基礎性文件材料的收集與歸檔比較欠缺，如黨組（支部）會議記錄、各種會議形成成套材料、總結、計劃、報表、反映重要活動過程、評先表彰材料、收發文登記簿、職工花名冊、介紹信存根等。

1.4.1.2 檔案編目不夠規范，如合同協議的題名未體現甲乙雙方及合同內容，會議紀要題名未摘錄議題，文件辦理單未摘錄文件主要內容，涉及本單位人物的題名未補充姓名，內情通報、會議紀要等特殊文號填寫不規范;在多個責任者之間未用“;”隔開，責任者未使用全稱或規范簡稱。

1.4.1.3 文件排列不夠系統，如同一事項的關聯文件未集中排列，分開排列的請示、批復未相互備注，“件”內文件未按正文、附件、簽發單、草稿、賬外文件順序排列。

1.4.2 科技檔案

文件類目與項目劃分的準確性，相關項目歸檔范圍判斷的準確率、案卷題名是否完善，卷內目錄是否逐條錄入，是否編頁碼，填寫卷內備考表，是否收集歸檔項目施工照片等，容易被忽略，導致不齊全、不準確。

1.4.3 會計檔案

1.4.3.1 會計檔案編制不夠規范、完善。如賬簿、報表、其他類未用綿紙封角，財務報告未蓋財務專用章、缺卷內目錄，會計憑證包角未蓋騎縫章，備考表格式誤用文書檔案格式，備考表中財務負責人、立卷人以打印或復印代替親筆簽名，財務報告、賬簿漏編頁碼，案卷編號不規范，會計檔案卷皮（盒）填寫不完善

1.4.3.2 案卷目錄填寫不夠規范，案卷題名填寫未體現立檔單位、年度月份、會計形式等。

1.4.4 聲像檔案

1.4.4.1 企業公務活動中形成的聲像材料收集和歸檔較少，如錄音、錄像、反映本單位核心業務活動的照片，照片說明一同移交不足，整理人員無法完整地填寫照片六要素說明。

1.4.4.2 整理、編目與裝具不夠規范，照片編號不規范，組號未編寫，照片說明中背景信息、人物位置交待不細致。

2 解決企業檔案收集與整理工作中存在問題的對策

2.1 提高對檔案收集整理工作的認識，建立完善相關制度

為進一步做好檔案收集與整理工作，發揮作用，必須轉變觀念，提高對檔案收集整理工作的認識，將檔案收集整理作為企業檔案管理工作的重要內容來抓，歸檔制度，明確檔案分類方案、保管期限劃分，歸檔時間、范圍、要求等，全面提升效率。應明確歸檔期限，合理分類，避免出現遺失。應合理確定檔案歸檔范圍。根據企業的主營業務、發展目標、組織架構和生產經營活動，確定企業檔案的歸檔范圍，確保檔案歸檔范圍的適應性及針對性，保證企業檔案齊全完整。應及時更新完善檔案管理制度，結合實際需求及企業發展情況，及時對檔案管理制度中存在的不適應性進行調整和更新，確保制度能夠適應不同階段檔案收集與歸檔工作，避免出現與實際需求不一致的現象。

2.2 改進工作方式，規范和提高檔案收集與整理的有效性

進一步加強企業檔案收集及整理的規范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加強基礎性文件材料、實物檔案等特殊載體檔案材料的收集歸檔，應收盡收、門類齊全、整理規范。對傳統落后的工作方式予以改進，提高檔案收集與整理的有效性。

2.2.1 應對檔案管理的各個環節設立專門或者兼職的管理崗位，配置專門管理人員，收集、整理、歸檔、保存階段性檔案材料，實時監控檔案管理工作，一旦發現問題，及時上報并作出有效處理，保證檔案收集整理工作的有效性。

2.2.2 進一步加強檔案信息化建設，引進先進的管理理念和信息化管理設備，開發企業檔案管理信息系統，全面推進企業檔案信息化建設，提升檔案收集整理的效率。應把檔案數字化工作納入檔案工作重要內容，統籌規劃和安排室藏檔案數字化工作，加快傳統載體檔案數字化。建立電子文件管理制度，推動增量檔案電子化，不斷提高檔案信息化水平，為企業的發展提供更好服務。

2.2.3 從被動向主動方式轉變。檔案管理人員應化被動為主動，積極與企業其他部門溝通聯系，統籌安排檔案收集整理工作進程，制定合理工作流程，定期檢查，確保完整性、真實性，滿足檔案資料高效利用需求。

2.3 加強宣傳培訓，提高企業有關人員收集整理檔案的意識及能力

企業有關人員應進一步增強責任意識，通過宣傳教育，使其正確認識檔案工作在企業發展中的重要性，不斷提高對檔案工作重要性的認識，增強檔案工作責任意識，培養專業技能與專業素養，保證企業檔案收集與整理工作高效開展。

2.3.1 企業應加強檔案管理的普法宣傳教育。企業應多渠道宣傳檔案工作，普及檔案管理工作基本知識、法律法規;通過生動事例對檔案的性質及內容等方面知識進行講解，讓相關人員能夠認識到檔案管理在企業發展中的重要性，在實際工作中自覺遵守檔案管理規章制度，積極參與檔案管理有關工作。

2.3.2 加強對檔案管理人員的業務培訓。應結合檔案管理人員實際工作情況及階段性績效考核目標，健全機制，加大資金投入，采取有力措施，制定合理的、有針對性的專項培訓計劃，提升檔案管理人員的管理理念，促使掌握專業知識，提高業務能力。應對培訓效果進行必要的考評，及時發現不足并予以完善。

收集與整理是企業檔案管理的一項基礎性工作，對搞好企業檔案管理工作有重要影響和作用。企業檔案管理部門應加強檔案收集與整理工作，針對工作中存在的問題，采取有效的對策，提高檔案收集與整理工作的規范性和有效性，為企業檔案管理工作的正常開展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]彭婕.企業檔案管理工作現狀及創新發展對策[J].企業改革與管理，2020（20）：25—26.

[2]張琳.企業檔案綜合管理優化策略分析[J].城建檔案，2020（09）：65—66.

（作者單位：福建泉廈高速公路管理有限公司）