城建檔案信息化現(xiàn)狀與發(fā)展方向探索

王一鵬

摘要：城建檔案信息化就是將信息技術(shù)運(yùn)用于城建檔案的管理過(guò)程中，在此過(guò)程中能夠?qū)n案資源進(jìn)行深入地開(kāi)發(fā)與利用，同時(shí)也能夠在一定程度上提高城建檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：城建檔案;信息化;現(xiàn)狀;發(fā)展方向

引言

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，信息資源的應(yīng)用幾乎遍布了人們生活和生產(chǎn)當(dāng)中的各個(gè)領(lǐng)域，特別對(duì)于城市建設(shè)而言更是如此，城建檔案作為城市建設(shè)的信息資源聚合點(diǎn)，在城市建設(shè)管理工作中占據(jù)了相當(dāng)重要的地位。

一、城建檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

通常情況下，人們認(rèn)為將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描然后轉(zhuǎn)化成電子形式的檔案，就已經(jīng)完成了城建檔案信息化這一工作，但這種認(rèn)知是片面性的。在對(duì)城建檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，不僅需要利用計(jì)算機(jī)軟件、硬件設(shè)備，而且還需要健全的網(wǎng)絡(luò)體系。在建設(shè)過(guò)程中需要利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，然后經(jīng)過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及科學(xué)管理，才能為社會(huì)提供相應(yīng)的服務(wù)。這一系列的工作不僅有著相應(yīng)的規(guī)范流程，而且在管理方式方面也有著一定的變化。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

一是計(jì)算機(jī)軟硬件配置情況。對(duì)于一些大中型城市而言，都能夠通過(guò)自主開(kāi)發(fā)或者引進(jìn)城建檔案信息系統(tǒng)等方式實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化這一目標(biāo)，而對(duì)于小型城市以及大部分區(qū)縣來(lái)說(shuō)，要想實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化管理這一目標(biāo)仍需努力。二是因特網(wǎng)、局域網(wǎng)建設(shè)情況。有專(zhuān)業(yè)資料表明，能夠建立獨(dú)立的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的只有大部分地級(jí)市的城建檔案館以及少部分的縣級(jí)城建檔案室。但從百度上進(jìn)行搜索，看到已經(jīng)建立了網(wǎng)站或者是網(wǎng)頁(yè)的檔案館只有一百多個(gè)，只有全國(guó)檔案機(jī)構(gòu)的十分之一。

（二）信息資源建設(shè)薄弱

一是紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況。到目前為止，已經(jīng)有部分城建檔案館已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案這一工作。其中大部分都是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市，而且這些城市的數(shù)字化檔案館已經(jīng)有了一定的規(guī)模。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案分為兩種情況，其中一種就是將全部檔案都進(jìn)行數(shù)字化，另一種方法就是選擇部分檔案進(jìn)行數(shù)字化，大多數(shù)會(huì)選擇一些重要檔案或者是利用率較高的檔案。二是電子文件歸檔情況。電子文件歸檔情況與紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況正好相反，只有極少數(shù)城建檔案館進(jìn)行了電子文件歸檔工作。從目前的情況看，電子文件歸檔只涉及建設(shè)工程領(lǐng)域，而對(duì)建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)尚未涉足。電子文件歸檔的情況只有兩種方式，分別是離線歸檔和在線歸檔。

二、城建檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）法律缺失

目前尚沒(méi)有法律條文對(duì)電子檔案具備法律效力。原始記錄的特性是檔案的本質(zhì)屬性，法律憑證也是其價(jià)值體現(xiàn)之一。因此，一旦電子文檔失去了在法律上的憑證作用，就不能保證其原始記錄性，最終導(dǎo)致的結(jié)果就是檔案館在進(jìn)行電子文件的收集與管理時(shí)存在一定的顧慮。這一問(wèn)題的存在往往打消了檔案館想要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的念頭，另一方面也會(huì)阻礙城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）標(biāo)準(zhǔn)模糊

檔案管理人員在建立電子檔案的過(guò)程中，篩選文檔以及文檔的組織結(jié)構(gòu)沒(méi)有可以明確參照的標(biāo)準(zhǔn)，多由管理人員按其以往經(jīng)驗(yàn)自行決定。由于帶有濃烈的個(gè)人風(fēng)格，既有可能產(chǎn)生大量的垃圾數(shù)據(jù)，也有可能數(shù)據(jù)不足導(dǎo)致使用不便。因此需要制定出一個(gè)統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，保證可以在建立的電子檔案內(nèi)提取到所有的有效信息，同時(shí)盡量摒棄冗余或無(wú)效信息以提高效率。此外各地的實(shí)際情況不同，還需要針對(duì)特異性開(kāi)發(fā)出滿(mǎn)足需求的差異化管理系統(tǒng)。

（三）觀念陳舊

在日常生活中人們對(duì)城建檔案信息化這一轉(zhuǎn)變的作用以及地位都沒(méi)有足夠的認(rèn)知。大多認(rèn)為將城建檔案進(jìn)行信息化建設(shè)對(duì)使用沒(méi)有什么影響，甚至一些人抱有錯(cuò)誤的思想，比如認(rèn)為對(duì)一些保密的文件進(jìn)行信息化處理，而沒(méi)有相應(yīng)的法律憑證就會(huì)使得電子檔案的接收沒(méi)有任何意義。這些陳舊落后觀念的存在對(duì)城建檔案信息化的建設(shè)無(wú)疑有著很大的阻礙作用。

（四）人才缺乏

如果要想進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，就需要檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)還需要具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)。對(duì)于城建檔案行業(yè)來(lái)說(shuō)，這種復(fù)合型人才是十分稀少的。造成這種現(xiàn)狀的原因主要是因?yàn)闄n案館沒(méi)有較高的福利待遇，即使是有較高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人員也不愿意應(yīng)聘，就算已經(jīng)應(yīng)聘上的優(yōu)秀人才也難以留住。

三、城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

（一）從管理檔案走向管理信息

檔案管理從字面上理解就是對(duì)所收集的檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，而不是對(duì)信息進(jìn)行管理。但是進(jìn)行檔案管理的終極目標(biāo)就是對(duì)已有的檔案進(jìn)行一定的利用，能夠讓人們進(jìn)行利用的恰恰是檔案中的信息。因此，對(duì)于進(jìn)行手工管理時(shí)期來(lái)說(shuō)，即使檔案館想要進(jìn)行檔案信息的管理，但因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的管理手段，因此只能對(duì)檔案載體進(jìn)行管理。但在信息化時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理變成一件十分輕松的事情。在這個(gè)時(shí)代資源不管是在生活還是工作中都有著舉足輕重的地位，如果手里掌握著較多的資源就意味著有了一定的主動(dòng)權(quán)。城建檔案館在這種發(fā)展趨勢(shì)下也應(yīng)該改變自身的觀念，如果依舊只是關(guān)注檔案的載體而對(duì)于檔案中的信息視而不見(jiàn)，最終所導(dǎo)致的結(jié)果只會(huì)是城建檔案的價(jià)值越來(lái)越小，跟不上時(shí)代的發(fā)展。為了將檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，就要求城建檔案館的重點(diǎn)工作內(nèi)容從整理檔案實(shí)體改變?yōu)榻?shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)由管理檔案實(shí)體到利用檔案信息的轉(zhuǎn)變。而對(duì)于相關(guān)部門(mén)來(lái)說(shuō)，也需要轉(zhuǎn)變自身觀念，由關(guān)注檔案的憑證價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注檔案的信息價(jià)值。

（二）從建造檔案庫(kù)走向構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)

在信息化快速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案已經(jīng)名存實(shí)亡。在上個(gè)世紀(jì)九十年代相關(guān)的設(shè)計(jì)單位就已經(jīng)放棄圖板設(shè)計(jì)改為利用專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)軟件對(duì)施工圖進(jìn)行設(shè)計(jì)。不管是政府部門(mén)還是事業(yè)單位都有了內(nèi)部局域網(wǎng)，因此都有了屬于自身的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，在進(jìn)行工作時(shí)都會(huì)選擇網(wǎng)上辦公而放棄紙質(zhì)辦公。即使目前的紙質(zhì)檔案不能全部都由電子文件進(jìn)行代替，但與過(guò)去相比較而言紙質(zhì)檔案的數(shù)量已經(jīng)銳減，與此同時(shí)電子文件的數(shù)量卻在不斷增加。在這種發(fā)展形勢(shì)下，城建檔案館可以考慮多建設(shè)一些檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。如果是建造傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房，不僅需要較多的投資成本，而且需要一定的土地資源。而建造檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，相較而言不僅可以節(jié)省土地資源，而且投入的資金也相對(duì)會(huì)少一些。另外，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)更便于管理，而且能夠使得人們對(duì)數(shù)據(jù)的利用更加快速、便捷。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了信息化社會(huì)的進(jìn)程，并且在一定程度上對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著一定的促進(jìn)作用。同時(shí)，信息化也已逐步應(yīng)用于城建檔案事業(yè)的發(fā)展中，本文主要探討了信息化在城建檔案中的應(yīng)用及今后的發(fā)展方向。

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