文書檔案管理工作的創新

王金蘭

摘要：無論是企業還是單位，都需要做好文書檔案的管理工作。由于這些資料比較重要，種類繁多，其中涉及到了一些業務、人事變化、企業單位發展等多種信息，是各項管理工作開展過程中的主要依據。這也就給相關的管理人員提出了更高的要求。所以，在合理妥善保存的同時，管理人員還要總結文書檔案管理工作的不足，看到現代社會的需求，基于此創新管理工作，總結出適合新時期發展的、高效率的管理方式，否則就會影響到企業的發展。本文將深入的分析文書檔案管理工作中的創新方式。

關鍵詞：文書檔案：管理創新;策略分析

前言：文書檔案的價值是不言而喻的，而在新時期，由于檔案信息量的增加，種類的多樣化等，都給管理人員帶來了極大的挑戰。所以為了做好這項管理工作，充分的發揮文書檔案的價值，企業要重視文書檔案的管理，并通過創新工作方式來提高管理效率。

一、文書檔案管理工作的不足

（一）缺少專業的管理人員

雖然當前的文書檔案管理工作正在朝著信息化的方向邁進，但相關的管理人員卻不能勝任這項工作。部分管理人員甚至沒有掌握專業的文書管理知識以及相關的技能，也不熟悉相關的計算機辦公軟件。同時，專門負責文書檔案管理的工作人員數量比較少、對于這項管理工作的重視度不高，所以工作過程中經常會出現一些疏漏，影響到檔案內容的真實性。在這種情況下，也就無法有效的提升文書檔案管理的工作效率。

（二）重視度低

一些領導人員并不重視文書檔案管理工作，為這項工作的技術含量低、不能幫助企業增加實際收益，也不能針對這項文書檔案管理工作投入足夠的資金、引進先進的設備，等等。在缺少重視度的情況下，相關的管理人員自然而然的就不會重視這項工作，在工作時也就不能盡心盡責。[1]

（三）管理制度不完善

當前，一些企業的文書檔案管理工作不夠有序，這與相關的管理制度不完善有一定的聯系。由于沒有明確的細化相關的管理程序，這就會出現一些管理上的麻煩。例如：放在檔案室中的一些檔案文件沒有有序的分類、沒有及時的進行數字化的錄入、沒有及時記錄放置文件的時間、人員等。在出現問題后也不能快速的找到相關的責任人，這就會給各項工作的開展帶來影響。

二、文書檔案管理工作的創新策略

（一）分類管理、電子化保存

第一，要完善當前的管理制度，細化具體的管理流程。這個過程，必須要重視檔案管理的分類工作，提出完善的分類管理流程。只有做好科學的分類才能夠幫助人們快速的調用或是查看。由于各部門在發展的過程中產生的文書檔案比較多，所以管理人員的管理分類要更加細致。

例如：傳統的分類方式一般都是按年限分類的。但在部門比較多內容比較雜的情況下，要做到進一步的分類。如果是董事會的文書檔案，那么可以細致的劃分為董事會的決策、股票、會議等不同的類別。這種分類保存的方式，能夠理清公司內部的結構，提高檔案管理的明確性。

第二，要在紙質保存的基礎上，引入電子檔案保存的方式。否則一旦紙質文件被損毀，那么要想恢復或者查找就變得異常困難。要引入先進的電子掃描設備，這樣才能夠減少信息轉化的誤差，確保錄入信息的準確性。雖然電子檔案可能會出現信息泄露或是文件遺失的的風險，但如果做好加密保存，就能夠避免這些風險。所以，針對一些較為重要的文書檔案可以采取掃描錄入的方式，保存電子檔案，這樣能夠為分類管理提供更多的便利。

（二）加強安全防護、建立檔案檢索系統

該檔案進行信息化管理的過程中，做好安全防護工作也是非常重要的。所以可以通過構建數字資料平臺、建立防火墻等不同的方式，提高檔案儲存的安全性。還需要組織專業的新系統設計人員，設計相關的安全管理系統。防止黑客或是病毒入侵，為了防止信息丟失還要做好加密備份工作、以及紙質檔案的保存。

此外，在實現信息化管理的同時，還需要調整當前的文件查詢方式，進一步的完善檢索系統。利用檢索系統劃分儲存的各類文件，針對重點文件設置一定的查閱權限，防止信息泄露。

檔案管理人員基于自己的權限，可以直接利用檢索系統，搜索相關的關鍵詞，查閱相關的資料。

相關的工作人員還要定時定期的管理或是維護安全防護以及檢索系統，及時更新各種基礎設施，替換掉老舊的設備。[2]

（三） 重視管理隊伍的建設

在創新文書檔案管理工作的同時，要招收更多年輕的管理人才。可以適當的提高人才的聘用門檻，提高管理人才的福利待遇，這樣才能夠吸引更多高學歷高素質的人才。同時組織新舊管理人才，共同學習新的檔案管理知識、各種計算機軟件的操作技能等，進一步的提高他們工作的專業性。同時領導人員也要重視管理人才的意見，讓他們提出自己的想法、或是提出一些工作上的困難，在主動討論的過程中，提出一些創新的解決策略。對于一些可行性比較高的創新策略企業也要及時的采納。[3]

結語：

要想創新文書檔案管理工作，就要先發現管理過程中存在的問題，結合現實問題，在實踐的過程中朝著現代化的管理方向轉變，提出更多的創新策略。這個過程也要求管理人員擁有創新思維，重視管理工作。

參考文獻：

[1]李秋芹.信息化背景下文書檔案管理的創新[J].企業改革與管理，2018（02）：39+90.

[2]李玉梅.文書檔案電子化管理的措施分析[J].理論觀察，2018（04）：147-149.

[3]高青青.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].人力資源管理，2018（2）：207-208.