獨立學院學生檔案管理的優化研究

李玲玲

摘要：獨立學院學生檔案普遍存在管理“自由”狀態，主要原因有：學生檔案管理工作的重要性認識不足、管理規定不清、管理模式落后、缺少先進的管理手段、缺少專業的管理人員等，建議從以下五個方面對學生檔案管理進行優化：制定專門的學生檔案管理制度；采取專業檔案管理模式；加強學生檔案管理信息化建設；制訂職責明確的學生檔案管理規定；加強學生檔案管理專業人才的培養。

關鍵詞：獨立學院；檔案；學生；管理模式；信息化

中圖分類號：G40-058文獻標識碼：A文章編號：1673-7164（2021）05-0142-02

學生檔案是學生向他人展示自己的一個重要資料，是未來擇業、再學習的依據，檔案管理的好壞不僅影響著個人的發展，還對國家精準選拔人才具有影響。習近平總書記在對檔案管理工作進行指導時說道：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”可見，檔案無論是對于個人、社會，還是國家的發展都有極其重要的影響作用，檔案管理工作的優劣對其自身的開發利用也將產生直接的影響。大學生是國家建設的棟梁之材，是國家的未來、民族的希望，檔案管理影響到國家人才的選拔和使用。

獨立學院在我國已經成立二十余年，隨著時代的發展，源于“大校”母體的管理方法已經不再適應當下發展的需求，特別是教學之外的檔案管理工作，整體上呈現凌亂、責任不清、內容不全、借取不規范、更新報廢不及時、遺失篡改等現象。如何明確管理職責、規范管理流程、改善管理手段、科學收集開發管理內容都是獨立學院檔案管理工作需要解決的問題。本文將通過查閱文獻資料、訪談專家等研究方法，對以上問題進行研究，期待為獨立學院檔案管理的進一步優化提出合理的建議[1]。

一、研究對象與方法

本研究以南京市7所獨立學院的檔案管理現狀為研究對象，通過查閱文獻資料、訪談專家對檔案管理研究的內容、方法等進行深入了解，有針對性地制訂當前檔案管理內容、方式方法的調查問卷，對檔案管理者進行訪談和問卷調查，從而得出可信的結論。

二、獨立學院學生檔案管理工作中面臨的問題

（一）學生檔案管理重要性認識不足

獨立學院領導對學生檔案管理的態度是對檔案管理重要性認知程度的反映。在對7所學校的調查發現，有6個學校的管理人員認為本校領導對學生檔案管理的重視程度為“一般”，僅有1個認為“較重視”。由此可見，學生檔案管理在獨立學院的管理中處于邊緣化狀態。

學生檔案是反映學生學習能力、身體狀況、勞動實踐、獎懲狀況的“憑證”，對未來的學業、就業都有極其重要的作用。獨立學院是我國新興的大學，管理模式是從“大校”母體延續下來的，管理思想相對滯后。在對學生檔案管理的過程中，一張紙從入學到畢業一成不變的情況普遍存在，且檔案信息的收集、整理、保存處于散亂狀態。在檔案使用時往往是臨時抱佛腳，忙中出亂，導致信息滯后、不準確。種種現象表明，管理者對學生檔案的重要性認識不足，缺乏主動管理意識[2]。

（二）學生檔案管理規定不清晰

通過學生檔案管理規定條文認知情況的調查發現，7個學校有1個認為“很清晰”、2個認為“較清晰”、2個認為“一般”、2個認為“不清晰”，選項結果較為分散。

管理規定是管理工作的依據，是管理者和使用者必須遵守的規則制度。在獨立學院學生檔案管理的過程中，工作人員往往會因缺少管理標準，對學生檔案文件的類別、價值、保管期限難以判斷，最終導致管理不善。同時，在管理過程中，也經常出現管理人員對文件管理情況向領導頻繁請示，或憑借既往經驗進行管理，導致管理效率低、管理失誤的現象發生。

（三）學生檔案管理模式落后

在對檔案管理模式的調查中發現，7個學校中4個認為“落后”、3個認為“很落后”。檔案管理模式處于雜亂狀態。

獨立學院的學生數量與日俱增，檔案管理工作任務繁重，需要完善的管理模式進行管理。但是大多數學校因為資金、管理水平、管理人員配備等情況的限制，管理模式依然處于20年前的水平。學生檔案以紙質為主，學生信息的采集內容雜亂無章，不同部門之間存在重復采集現象，檔案保存也未能充分使用信息化、網絡化管理，在查詢或者調動檔案的時候往往需要多部門協同，在人力物力方面造成浪費，迫切需要構建科學合理的學生檔案管理模式[3]。

（四）現代化學生檔案管理手段落后

通過對獨立學院學生檔案管理手段的調查發現，7個學校中有4個認為“一般”、3個認為“落后”。

管理手段是管理方法發揮作用的工具。學生檔案現代化管理手段落后是獨立學院檔案管理中普遍存在的一個現象。在獨立學院學生檔案信息化建設中，配套使用的基礎設施已經跟不上時代的變遷，導致數據處理能力跟不上、管理效率低。這種現象的發生可能有兩個方面的原因，一方面源于學校管理資金不足，另一方面源于管理人員的水平能力低。在“互聯網+”的背景下，優化管理手段對學生檔案信息的管理來說是件迫不及待的事情[4]。

（五）缺少專業的學生檔案管理人員

對學生檔案管理人員情況的調查發現，7個學校中沒有一個畢業于檔案管理相關專業的人員，檔案管理質量難以保障。

當下獨立學院學生檔案的管理處于分散狀態，如基本信息班主任保管、學習情況由教務員管、課外實踐活動由學工人員管。每個管理部門在管理學生信息的時候，也僅僅是學生信息的簡單累加。如何統籌管理學生檔案、開發利用檔案信息，目前極少有管理人員具備這方面的能力。

三、獨立學院學生檔案管理的建議

（一）制定專門的學生檔案管理制度

制度是推進工作的依據和保障，獨立學院建立專門的學生檔案管理制度勢在必行。對當下大學生檔案的更新、補充、分類以及存儲方式等進行明確規定，對檔案管理人員的職責進行限制，對違反規定的行為制定罰則，以確保學生檔案工作的正常進行。對于檔案的敏感信息應以特殊的方式處理，如學生身體疾病、心理疾病、精神疾病等需要保密之處，應該加強保密工作，但是同時應該周知相關的領導和老師，以更好地維護教學環境，促進學生全面健康的發展。學校領導對檔案管理工作應該同教學工作一樣嚴謹對待，進行階段性考察，依據獎懲制度對管理人員進行管理[5]。

（二）采取專業的檔案管理模式

檔案管理是一門學問，根據學校學生的規模大小，選擇合適的管理模式。獨立學院學生的檔案可以采用相對集中的分級管理模式進行管理。所謂分級就是將獨立學院的二級學院作為學生檔案的主管單位對學生檔案集中管理。這樣管理至少有三個方面的好處，一是二級學院與學生正面接觸機會多，便于收集檔案并合理使用檔案信息；二是便于維護檔案的完整與安全，盡可能保證學生信息不外露；三是便于檔案管理人員職責分工，在檔案管理工作中不留空白。

（三）加強學生檔案管理信息化建設

獨立學院學生檔案管理可以綜合構建信息資源體系，當然這也需要各部門相互協作、共同建設。在學生檔案信息的管理系統中，包含了學生檔案信息的來源、生成和加工三個組成部分。學生檔案信息來源于提供學生信息的各個部門，如教務辦公室、學工、校醫院、團委、大學生工作處等。這些部門根據學生檔案采集的統一格式和標準將學生檔案信息通過信息采集端口報送到學生檔案信息庫，即形成檔案信息的收集。通過信息庫的匯總、整理、加工，最終生成完整的信息。信息平臺可以根據學生或學校各部門對學生檔案信息的需求，在保證學生檔案信息準確的情況下，定期將處理好的信息提供出去。信息的完整或重要性可以在信息提供、反饋中進一步修改，最終實現學生檔案信息的合理使用。以上過程可以充分展現學生檔案管理信息化的特點和長處，當然也反映了檔案管理信息化建設的必要性[6]。

（四）加強學生檔案管理專業人才的培養

專業的人做專業的事情，學生檔案管理也不例外。建議獨立學院引進檔案管理專業和計算機應用專業的復合型人才，這樣既能保證學生檔案管理得當，又能通過計算機收集、加工、整合學生檔案信息，實現有效管理。計算機應用專業的人才可以通過網絡和大數據系統對不斷變化的學生信息進行收集整理，這樣既保證了學生檔案的完整性，也保證了及時性，從而真實地反映出學生情況。顯然，這對學生檔案管理專業人才的培養在傳統的基礎上又提出了更高的要求[7]。

四、結語

獨立學院是我國新興的大學，治學水平的提升依賴于先進的管理方法。學生檔案管理是學生管理工作中的一個重要組成部分，重視學生檔案信息在一定程度上講就是重視學生在學校的學習、勞動成果，也是對學生學業的一種監督和鞭策，對其未來發展的督促和保障。因此，學生檔案建設應從思想上加強認識，不斷完善管理方法，提高管理水平，充分做好檔案信息的開發利用工作，時刻準備為國家、社會選拔人才提供更優質的服務。

參考文獻：

[1]賈海軍.加強大學生檔案管理的對策及思考[J].檔案管理，2009（04）：74.

[2]姚瑩，于艷茹.大學生檔案管理存在的問題與建議[J].蘭臺世界，2014（10）：69-70.

[3]王愛俠.“互聯網+”時代大學生檔案管理工作改革創新研究[J].山西檔案，2006（06）：147-149.

[4]習茵.大學生體質測試檔案管理現狀及改進策略[J].檔案管理，2020（04）：124.

[5]雷承波.分類管理制度視域下獨立學院現實困境分析與破解之道[J].教育與職業，2020（07）：26-35.

[6]孫微.高校教學檔案規范化管理策略研究[J].檔案管理，2020（04）：122-123.

[7]盧瑩.淺談“互聯網+”背景下獨立學院教學檔案信息化建設[J].檔案建設，2020（04）：56-59.

（薦稿人：雷鳴，宜春學院副教授）

（責任編輯：莫唯然）