新時期醫(yī)院電子檔案管理策略探析

劉世佳

摘 要：社會不斷發(fā)展，我國的醫(yī)改也在不斷深入，隨著醫(yī)院管理活動的增加，其對應(yīng)的電子檔案數(shù)量與日俱增，檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)。在這一發(fā)展背景下，如何系統(tǒng)且全面地管理醫(yī)院所有的電子檔案，是當下醫(yī)院電子檔案管理者需要關(guān)注的重要問題。文章在分析醫(yī)院電子檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，提出了具體的管理策略，旨在為相關(guān)醫(yī)院提供具有實踐意義的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案;信息化管理

中圖分類號：R197.322 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1064（2021）01-114-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.01.050

隨著互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的電子檔案建設(shè)也迎來了新的發(fā)展契機，管理模式以及管理理念、管理內(nèi)容都改變。醫(yī)院電子檔案管理工作能夠為醫(yī)院內(nèi)部的各項決策提供參考依據(jù)，電子規(guī)范化檔案管理能夠提升檔案利用率，讓內(nèi)部資源充分發(fā)揮實際價值，從而提升醫(yī)院的整體實力，促進醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與規(guī)范管理的必要性

1.1 開發(fā)利用電子檔案，提升醫(yī)院核心競爭力

要想創(chuàng)造更多社會效益以及經(jīng)濟效益，當代醫(yī)院一定要重視自身的內(nèi)控管理工作，保證各項工作能夠健康穩(wěn)定運行。電子檔案建設(shè)工作是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展、保證信息安全的重要前提。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在辦理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)具備規(guī)范且標準的管理模式，能夠減少歸檔過程中產(chǎn)生的人為偏差，有效提升內(nèi)部管理的實際作用。

此外，電子檔案與醫(yī)院的各項日常工作以及業(yè)務(wù)相關(guān)，能夠促進電子檔案工作的進一步發(fā)展。醫(yī)院管理層以及各項事務(wù)決策者也能根據(jù)電子檔案信息，開展更加科學的決策分析，提升決策制定的有效性，在日漸激烈的市場環(huán)境中促進企業(yè)獲得穩(wěn)步發(fā)展[1]。

1.2 做好檔案服務(wù)工作，節(jié)約檔案管理成本

醫(yī)院電子檔案涉及的內(nèi)容主要包括醫(yī)院日常業(yè)務(wù)開展、內(nèi)部管理流程等，也涉及部分規(guī)章制度、法律法規(guī)等。比如，對于電子類的公文檔案來說，涉及內(nèi)容包括醫(yī)院改革、當下政策等，這些信息對醫(yī)院的內(nèi)部管理工作具有十分重要的參考價值。當檔案需求主體在對所需資料進行查閱時，電子檔案的服務(wù)功能得以充分顯現(xiàn)。此外，醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化以及科學化管理，也能夠有效提升檔案的真實性，保證檔案的完整性，為管理人員的業(yè)務(wù)創(chuàng)新提供重要參考依據(jù)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，能夠減少人工操作的繁重壓力，避免重復勞動，有效節(jié)約管理成本。

2 醫(yī)院電子檔案管理存的不足

2.1 缺乏大數(shù)據(jù)管理意識

與傳統(tǒng)檔案相比，檔案管理人員在進行電子檔案管理時，一定要具備足夠的大數(shù)據(jù)意識。但是從實際情況來看，大部分醫(yī)院都沒有充分意識到電子檔案管理的重要性，管理者也不具備足夠的大數(shù)據(jù)管理意識。第一，很多管理人員在進行醫(yī)院內(nèi)部檔案管理時，過分強調(diào)大數(shù)據(jù)存儲功能，雖然提升了工作效率，但是其并沒有轉(zhuǎn)變思維模式，工作方法仍然比較傳統(tǒng)。這種思維模式也在一定程度上限制了檔案管理工作中大數(shù)據(jù)的實際價值。第二，部分醫(yī)院在對內(nèi)部資料進行處理時，采用的仍然是人工分析的方式，沒有充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，其分析結(jié)果的準確性也有待提升。第三，部分醫(yī)院的電子檔管理工作的云存儲、數(shù)據(jù)挖掘以及托管等功能尚不完善，大數(shù)據(jù)的實際價值沒有與檔案管理工作充分融合。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)有待提升

提高管理人員的綜合素質(zhì)，能夠有效提升工作效率，但從實際情況來看，部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍有待提升，具體表現(xiàn)為：首先，隨著醫(yī)院檔案電子化的發(fā)展，對應(yīng)的檔案管理模式也發(fā)生了改變，不僅需要管理人員充分了解并且掌握與大數(shù)據(jù)相關(guān)的各種理論及實踐知識，還要具備一定的管理能力。但實際上大部分管理人員在掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)方面，特別是在云存儲、數(shù)據(jù)挖掘等層面較為吃力。其次，部分管理人員工作能力良好，但思想素質(zhì)水平較低，在大數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面極易對檔案管理質(zhì)量造成負面影響[2]。

2.3 檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)不足

目前，我國大部分的醫(yī)院在實際工作中比較重視大數(shù)據(jù)的存儲以及應(yīng)用層面，創(chuàng)建了對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，強化了相關(guān)的信息管理力度，但是仍然有部分檔案數(shù)據(jù)庫存在缺陷，需要盡快改進：第一，電子檔案數(shù)據(jù)庫的功能不夠完善，很多大數(shù)據(jù)庫只具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)整理以及分析等功能，缺乏數(shù)據(jù)挖掘、云存儲等功能，很多環(huán)節(jié)依然需要依靠人工完成，這直接導致大數(shù)據(jù)存儲功能難以充分發(fā)揮。第二，在對大數(shù)據(jù)進行錄入時，部分工作人員采用的是手動錄入的方式，容易造成人工失誤進而產(chǎn)生信息誤差。第三，醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)庫仍然存在運行及安全等方面的問題，信息也可能面臨泄露，安全性亟待提升。

2.4 管理制度滯后

要想讓大數(shù)據(jù)在醫(yī)院電子檔案管理過程中發(fā)揮實際價值，管理人員一定要建立與之對應(yīng)的科學管理制度，借助規(guī)范化、制度化管理，把大數(shù)據(jù)合理科學地運用到實際工作中。但是從目前的情況來看，仍然有大部分的醫(yī)院都沒有意識到該工作的重要性，沒有對現(xiàn)有制度進行科學及時地調(diào)整。管理人員不具備充足的大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識，也導致大數(shù)據(jù)的價值被“雪藏”。此外，大部分的醫(yī)院在實施管理時，懲罰措施較多，激勵機制較少，無法有效激發(fā)管理人員在大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面的積極性、主動性，使電子檔案管理難以實現(xiàn)理想的效果。

3 醫(yī)院電子檔案管理的整改方案

3.1 改善傳統(tǒng)管理意識

大數(shù)據(jù)能夠?qū)n案管理工作提供十分有力的支持，要想提升電子檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院一定要根據(jù)自身實際，提升管理人員的大數(shù)據(jù)意識。

從領(lǐng)導層面來看，領(lǐng)導者要積極轉(zhuǎn)變陳舊觀念，積極參加各種學術(shù)會議，學習與大數(shù)據(jù)存儲相關(guān)的理論知識。在實際工作中，指導管理人員利用這些知識開展大數(shù)據(jù)管理工作，更加科學合理地應(yīng)用大數(shù)據(jù)存儲功能。

從醫(yī)院內(nèi)部層面來看，醫(yī)院各部門要加大大數(shù)據(jù)存儲的宣傳力度，督促每位職工能深入了解相關(guān)理論知識，使電子檔案管理工作在實際開展時能夠提高大數(shù)據(jù)存儲的應(yīng)用效率，有效保障電子檔案的管理質(zhì)量。

此外，醫(yī)院方還要重視數(shù)據(jù)挖掘、云存儲以及托管等方面的實際價值，把這些先進知識與自身管理工作有機融合。

3.2 構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的管理人才隊伍

為了讓大數(shù)據(jù)存儲在電子檔案中發(fā)揮實際價值，醫(yī)院一定要重視管理人才隊伍的建設(shè)。首先，制定科學完善的人才招聘制度，在招聘時要求管理人員具備足夠的管理能力及與大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的知識，提升管理隊伍的整體質(zhì)量。其次，加大對檔案管理人員的培訓力度，鼓勵其積極參與更多學習，通過培訓掌握更多與大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的知識，使其在實際工作中更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)。比如，在培訓內(nèi)容方面，醫(yī)院可以在現(xiàn)有的理論基礎(chǔ)之上，在院內(nèi)引入數(shù)據(jù)挖掘、云存儲以及托管等內(nèi)容，拓寬管理者的知識層面，并在培訓完成后檢驗培訓效果。

3.3 加強對檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)

為有效提升電子檔案的管理質(zhì)量，醫(yī)院要充分利用信息化以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，強化檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)工作。首先，科學識別專業(yè)研發(fā)機構(gòu)，結(jié)合自身管理需求，開發(fā)出功能更加完善、性能更加良好的數(shù)據(jù)庫。除了具備傳統(tǒng)的基礎(chǔ)功能，這些新建數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)挖掘、云存儲以及托管等功能。其次，在對檔案數(shù)據(jù)庫進行使用以及管理時，醫(yī)院要重視數(shù)據(jù)庫的更新和維護，借助更新環(huán)節(jié)使數(shù)據(jù)庫的各種功能得到擴充，通過維護環(huán)節(jié)有效保證數(shù)據(jù)庫的安全性，提升管檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)院各項工作的開展提供助力[3]。

3.4 制定完善的管理制度

為了更好地開展電子檔案管理工作，醫(yī)院要完善內(nèi)部各項管理制度。首先，要重視大數(shù)據(jù)的存儲應(yīng)用，借助當下的管理模式，引入更多與大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)內(nèi)容相關(guān)的內(nèi)容，比如大數(shù)據(jù)應(yīng)用原則、應(yīng)用流程等，保證工作的順利開展。其次，要完善相應(yīng)的激勵管理制度，使激勵與懲罰制度能夠達到平衡，從而有效約束管理人員的實際行為，提升其應(yīng)用大數(shù)據(jù)的積極性。

4 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)存儲與醫(yī)院電子檔案管理的融合能夠促進電子檔案管理的進一步發(fā)展，但是就目前的情況來看，很多醫(yī)院在數(shù)據(jù)庫建設(shè)、人員管理制度等方面仍然存在一定缺陷，導致大數(shù)據(jù)無法發(fā)揮其實際價值。為有效提升電子檔管理工作的整體質(zhì)量，醫(yī)院一定要用更加先進的理念，改善傳統(tǒng)的管理模式，提升人才隊伍的質(zhì)量，加大檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)力度，使內(nèi)部的管理制度更加科學完善。

參考文獻

[1] 歐陽文兵.“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”背景下醫(yī)院電子檔案管理策略研究[J].圖書情報，2020（7）：88-90.

[2] 殷顯英.加強醫(yī)院電子檔案管理的對策探討[J].信息記錄材料，2020，21（10）：67-68.

[3] 黃健秀.醫(yī)院電子檔案管理的不足與提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（6）：141-142.