新時期醫院電子檔案管理策略探析

劉世佳

摘 要：社會不斷發展，我國的醫改也在不斷深入，隨著醫院管理活動的增加，其對應的電子檔案數量與日俱增，檔案管理工作面臨著全新的挑戰。在這一發展背景下，如何系統且全面地管理醫院所有的電子檔案，是當下醫院電子檔案管理者需要關注的重要問題。文章在分析醫院電子檔案管理重要性的基礎上，提出了具體的管理策略，旨在為相關醫院提供具有實踐意義的參考依據。

關鍵詞：醫院;電子檔案;信息化管理

中圖分類號：R197.322 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1064（2021）01-114-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.01.050

隨著互聯網、計算機等技術的不斷發展，醫院的電子檔案建設也迎來了新的發展契機，管理模式以及管理理念、管理內容都改變。醫院電子檔案管理工作能夠為醫院內部的各項決策提供參考依據，電子規范化檔案管理能夠提升檔案利用率，讓內部資源充分發揮實際價值，從而提升醫院的整體實力，促進醫院健康、可持續發展。

1 醫院電子檔案建設與規范管理的必要性

1.1 開發利用電子檔案，提升醫院核心競爭力

要想創造更多社會效益以及經濟效益，當代醫院一定要重視自身的內控管理工作，保證各項工作能夠健康穩定運行。電子檔案建設工作是醫院可持續發展、保證信息安全的重要前提。與傳統紙質檔案相比，電子檔案在辦理、歸檔、利用等環節具備規范且標準的管理模式，能夠減少歸檔過程中產生的人為偏差，有效提升內部管理的實際作用。

此外，電子檔案與醫院的各項日常工作以及業務相關，能夠促進電子檔案工作的進一步發展。醫院管理層以及各項事務決策者也能根據電子檔案信息，開展更加科學的決策分析，提升決策制定的有效性，在日漸激烈的市場環境中促進企業獲得穩步發展[1]。

1.2 做好檔案服務工作，節約檔案管理成本

醫院電子檔案涉及的內容主要包括醫院日常業務開展、內部管理流程等，也涉及部分規章制度、法律法規等。比如，對于電子類的公文檔案來說，涉及內容包括醫院改革、當下政策等，這些信息對醫院的內部管理工作具有十分重要的參考價值。當檔案需求主體在對所需資料進行查閱時，電子檔案的服務功能得以充分顯現。此外，醫院電子檔案的規范化以及科學化管理，也能夠有效提升檔案的真實性，保證檔案的完整性，為管理人員的業務創新提供重要參考依據。將傳統的紙質檔案進行數字化轉變，能夠減少人工操作的繁重壓力，避免重復勞動，有效節約管理成本。

2 醫院電子檔案管理存的不足

2.1 缺乏大數據管理意識

與傳統檔案相比，檔案管理人員在進行電子檔案管理時，一定要具備足夠的大數據意識。但是從實際情況來看，大部分醫院都沒有充分意識到電子檔案管理的重要性，管理者也不具備足夠的大數據管理意識。第一，很多管理人員在進行醫院內部檔案管理時，過分強調大數據存儲功能，雖然提升了工作效率，但是其并沒有轉變思維模式，工作方法仍然比較傳統。這種思維模式也在一定程度上限制了檔案管理工作中大數據的實際價值。第二，部分醫院在對內部資料進行處理時，采用的仍然是人工分析的方式，沒有充分利用大數據技術，其分析結果的準確性也有待提升。第三，部分醫院的電子檔管理工作的云存儲、數據挖掘以及托管等功能尚不完善，大數據的實際價值沒有與檔案管理工作充分融合。

2.2 管理人員綜合素質有待提升

提高管理人員的綜合素質，能夠有效提升工作效率，但從實際情況來看，部分檔案管理人員的綜合素質仍有待提升，具體表現為：首先，隨著醫院檔案電子化的發展，對應的檔案管理模式也發生了改變，不僅需要管理人員充分了解并且掌握與大數據相關的各種理論及實踐知識，還要具備一定的管理能力。但實際上大部分管理人員在掌握大數據技術方面，特別是在云存儲、數據挖掘等層面較為吃力。其次，部分管理人員工作能力良好，但思想素質水平較低，在大數據應用等方面極易對檔案管理質量造成負面影響[2]。

2.3 檔案數據庫開發不足

目前，我國大部分的醫院在實際工作中比較重視大數據的存儲以及應用層面，創建了對應的檔案數據庫，強化了相關的信息管理力度，但是仍然有部分檔案數據庫存在缺陷，需要盡快改進：第一，電子檔案數據庫的功能不夠完善，很多大數據庫只具備基礎的數據錄入、數據整理以及分析等功能，缺乏數據挖掘、云存儲等功能，很多環節依然需要依靠人工完成，這直接導致大數據存儲功能難以充分發揮。第二，在對大數據進行錄入時，部分工作人員采用的是手動錄入的方式，容易造成人工失誤進而產生信息誤差。第三，醫院的電子檔案數據庫仍然存在運行及安全等方面的問題，信息也可能面臨泄露，安全性亟待提升。

2.4 管理制度滯后

要想讓大數據在醫院電子檔案管理過程中發揮實際價值，管理人員一定要建立與之對應的科學管理制度，借助規范化、制度化管理，把大數據合理科學地運用到實際工作中。但是從目前的情況來看，仍然有大部分的醫院都沒有意識到該工作的重要性，沒有對現有制度進行科學及時地調整。管理人員不具備充足的大數據應用意識，也導致大數據的價值被“雪藏”。此外，大部分的醫院在實施管理時，懲罰措施較多，激勵機制較少，無法有效激發管理人員在大數據應用方面的積極性、主動性，使電子檔案管理難以實現理想的效果。

3 醫院電子檔案管理的整改方案

3.1 改善傳統管理意識

大數據能夠對檔案管理工作提供十分有力的支持，要想提升電子檔案管理質量，醫院一定要根據自身實際，提升管理人員的大數據意識。

從領導層面來看，領導者要積極轉變陳舊觀念，積極參加各種學術會議，學習與大數據存儲相關的理論知識。在實際工作中，指導管理人員利用這些知識開展大數據管理工作，更加科學合理地應用大數據存儲功能。

從醫院內部層面來看，醫院各部門要加大大數據存儲的宣傳力度，督促每位職工能深入了解相關理論知識，使電子檔案管理工作在實際開展時能夠提高大數據存儲的應用效率，有效保障電子檔案的管理質量。

此外，醫院方還要重視數據挖掘、云存儲以及托管等方面的實際價值，把這些先進知識與自身管理工作有機融合。

3.2 構建優質的管理人才隊伍

為了讓大數據存儲在電子檔案中發揮實際價值，醫院一定要重視管理人才隊伍的建設。首先，制定科學完善的人才招聘制度，在招聘時要求管理人員具備足夠的管理能力及與大數據技術相關的知識，提升管理隊伍的整體質量。其次，加大對檔案管理人員的培訓力度，鼓勵其積極參與更多學習，通過培訓掌握更多與大數據技術相關的知識，使其在實際工作中更好地應用大數據。比如，在培訓內容方面，醫院可以在現有的理論基礎之上，在院內引入數據挖掘、云存儲以及托管等內容，拓寬管理者的知識層面，并在培訓完成后檢驗培訓效果。

3.3 加強對檔案數據庫的開發

為有效提升電子檔案的管理質量，醫院要充分利用信息化以及大數據技術，強化檔案數據庫的開發工作。首先，科學識別專業研發機構，結合自身管理需求，開發出功能更加完善、性能更加良好的數據庫。除了具備傳統的基礎功能，這些新建數據庫應具備數據挖掘、云存儲以及托管等功能。其次，在對檔案數據庫進行使用以及管理時，醫院要重視數據庫的更新和維護，借助更新環節使數據庫的各種功能得到擴充，通過維護環節有效保證數據庫的安全性，提升管檔案管理質量，為醫院各項工作的開展提供助力[3]。

3.4 制定完善的管理制度

為了更好地開展電子檔案管理工作，醫院要完善內部各項管理制度。首先，要重視大數據的存儲應用，借助當下的管理模式，引入更多與大數據關聯內容相關的內容，比如大數據應用原則、應用流程等，保證工作的順利開展。其次，要完善相應的激勵管理制度，使激勵與懲罰制度能夠達到平衡，從而有效約束管理人員的實際行為，提升其應用大數據的積極性。

4 結語

綜上所述，大數據存儲與醫院電子檔案管理的融合能夠促進電子檔案管理的進一步發展，但是就目前的情況來看，很多醫院在數據庫建設、人員管理制度等方面仍然存在一定缺陷，導致大數據無法發揮其實際價值。為有效提升電子檔管理工作的整體質量，醫院一定要用更加先進的理念，改善傳統的管理模式，提升人才隊伍的質量，加大檔案數據庫的開發力度，使內部的管理制度更加科學完善。

參考文獻

[1] 歐陽文兵.“互聯網+醫療健康”背景下醫院電子檔案管理策略研究[J].圖書情報，2020（7）：88-90.

[2] 殷顯英.加強醫院電子檔案管理的對策探討[J].信息記錄材料，2020，21（10）：67-68.

[3] 黃健秀.醫院電子檔案管理的不足與提升策略[J].辦公室業務，2020（6）：141-142.