強(qiáng)化企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)研究

趙倩

【摘 要】行政管理信息化建設(shè)是以企業(yè)內(nèi)部管理需求的視角切入，結(jié)合信息技術(shù)所進(jìn)行的管理實(shí)踐應(yīng)用。通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)行政管理信息化建設(shè)，有效加速企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行效率，提升企業(yè)管理水平，從而推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)良好發(fā)展。強(qiáng)化企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)，分析其背景及意義，剖析現(xiàn)有企業(yè)實(shí)踐中的問(wèn)題，并針對(duì)性地提出建設(shè)策略。

【關(guān)鍵詞】行政管理;信息化;企業(yè)管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展與進(jìn)步，商業(yè)社會(huì)的諸多方面受到技術(shù)革新所帶來(lái)的沖擊和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)成為企業(yè)發(fā)展的主要推動(dòng)力之一。在日益成熟的信息技術(shù)應(yīng)用背景下，信息化建設(shè)在企業(yè)管理中的應(yīng)用越發(fā)深入，在企業(yè)管理建設(shè)中的作用越發(fā)重要。行政管理工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)和核心管理內(nèi)容之一，滲透到每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展、每一支流程的打通、每一項(xiàng)規(guī)范的實(shí)施過(guò)程中。強(qiáng)化和推進(jìn)行政管理信息化工作，對(duì)于企業(yè)完善管理流程，優(yōu)化管理實(shí)施，提升管理效率和質(zhì)量有著非常重要的意義。

一、背景和意義

企業(yè)行政管理的作用域非常廣泛，涵蓋了自管理層至基層的所有管理層級(jí)，從業(yè)務(wù)部門至職能部門的所有部門，從企業(yè)戰(zhàn)略部署至日常辦公所需的幾乎所有管理流程，行政管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理的核心之一，用以維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)發(fā)展作以基礎(chǔ)保障工作。行政工作的管理水平?jīng)Q定著企業(yè)的效率和穩(wěn)定，體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的良性程度，促進(jìn)行政工作的管理提升對(duì)企業(yè)有著至關(guān)重要的作用。行政管理信息化是管理執(zhí)行的方法和工具，是內(nèi)部行政管理提升的重要手段。行政管理工作的信息化建設(shè)為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)提供及時(shí)可靠的協(xié)同支持，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供管理工具。加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)，首先，能夠?yàn)槠髽I(yè)管控執(zhí)行提供關(guān)鍵支撐，通過(guò)流程化的協(xié)同和自動(dòng)化的辦公，協(xié)助各項(xiàng)管理制度規(guī)范的落地執(zhí)行;其次，有助于企業(yè)的管理優(yōu)化，通過(guò)信息化平臺(tái)工具打通管理層級(jí)的隔閡，優(yōu)化管理流程，提升管理效率;第三，促進(jìn)員工的個(gè)人發(fā)展和價(jià)值體現(xiàn)，通過(guò)信息化手段解決了大量重復(fù)性的體力工作，讓員工能夠投入到更為重要的管理工作中，凸顯以人為本的理念，重視人的價(jià)值，給予員工價(jià)值發(fā)揮和個(gè)人成長(zhǎng)的空間。

二、企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀問(wèn)題分析

（一）重視程度不夠

在企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，為了應(yīng)對(duì)市場(chǎng)生存的壓力，往往重視業(yè)務(wù)的發(fā)展，而忽略內(nèi)部管理的提升。在企業(yè)內(nèi)，行政管理涉及的內(nèi)容廣、環(huán)節(jié)多，管理內(nèi)容復(fù)雜而瑣碎，管理成效很大程度上滲透在員工的日常工作中，很難獨(dú)立而清晰地反映出來(lái)。行政管理工作的特點(diǎn)導(dǎo)致其在企業(yè)管理工作中的地位相對(duì)偏低，常常得不到關(guān)注，更何談發(fā)展規(guī)劃及目標(biāo)。在企業(yè)進(jìn)行戰(zhàn)略目標(biāo)制定時(shí)，通常對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展有著明確的目標(biāo)和要求，而對(duì)于內(nèi)部管理方面，特別是行政管理工作的目標(biāo)和方向上往往含糊而滯后。缺乏管理層足夠的重視，未能提升至管理目標(biāo)的高度，使得行政管理信息化建設(shè)工作很難成為管理工作的重點(diǎn)，不能引起各級(jí)管理者和廣大員工的關(guān)注和支持，缺乏目標(biāo)和方向，工作推行困難，進(jìn)展緩慢。

（二）基礎(chǔ)相對(duì)落后

行政管理工作往往是企業(yè)管理信息化建設(shè)當(dāng)中重要性和排序相對(duì)靠后的內(nèi)容，企業(yè)通常比較重視財(cái)務(wù)管理信息化、人力資源管理信息化等，而對(duì)于行政管理信息化的重要性認(rèn)知不夠，有些企業(yè)已經(jīng)建設(shè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和人力信息系統(tǒng)多年，卻沒有行政管理或相應(yīng)職能的管理系統(tǒng)。因此，在企業(yè)管理信息化工作的進(jìn)程中，行政管理信息化建設(shè)處于較低水平，現(xiàn)有建設(shè)基礎(chǔ)較差且更新提升慢，主要體現(xiàn)在行政管理信息化系統(tǒng)缺少或相對(duì)初級(jí)、功能單薄、使用場(chǎng)景局應(yīng)用靈活性差等方面，在實(shí)際應(yīng)用中僅能處理相對(duì)簡(jiǎn)單和固定的管理流程和業(yè)務(wù)內(nèi)容，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需求。在行政管理工作信息化建設(shè)程度較低的現(xiàn)狀下，會(huì)進(jìn)一步加劇企業(yè)推進(jìn)行政信息化工作的難度大、投入高等問(wèn)題。

（三）制度尚不完善

企業(yè)管理信息化通過(guò)提供系統(tǒng)化工具進(jìn)行管理落地執(zhí)行，對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行管控，需要以管理為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)管理制度、流程規(guī)范、崗位職責(zé)等進(jìn)行系統(tǒng)流程和功能設(shè)計(jì)，協(xié)助各級(jí)部門進(jìn)行管理工作的線上化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化處理。行政管理制度體系是行政工作信息化建設(shè)的原則和依據(jù)，是指導(dǎo)信息化建設(shè)的行動(dòng)綱要。信息化工作即是在綱要的指引下，通過(guò)技術(shù)手段對(duì)管理要求進(jìn)行功能實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。在現(xiàn)行的企業(yè)管理實(shí)踐中，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于行政管理方面的制度規(guī)范尚不足夠完整和科學(xué)，推行信息化的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)制度的不足和漏洞，對(duì)信息化建設(shè)造成較大的影響，比如在行政管理系統(tǒng)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)某些流程未能從制度上予以規(guī)范，這種情況需要先行進(jìn)行制度完善，否則容易因?yàn)樾枨蟛磺逶斐深~外工作量，甚至后期被推倒重新建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）探索創(chuàng)新不足

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展促使企業(yè)的業(yè)務(wù)不斷地調(diào)整和創(chuàng)新以適配競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的需求，企業(yè)內(nèi)部管理需要緊跟業(yè)務(wù)變化，通過(guò)管理創(chuàng)新和探索達(dá)成與業(yè)務(wù)的同步。對(duì)于行政管理工作的信息化建設(shè)而言，需要針對(duì)不斷提升的管理需求進(jìn)行技術(shù)工具的迭代升級(jí)和功能完善，才能適應(yīng)管理要求，滿足信息化建設(shè)的目標(biāo)。在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)需求的同時(shí)，信息化建設(shè)本身也具有一定的技術(shù)需求，隨著信息技術(shù)特別是互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)應(yīng)用技術(shù)應(yīng)用的深入，行政信息化建設(shè)要堅(jiān)持對(duì)技術(shù)先進(jìn)性與成熟度的追求，這也是信息化本身的要求之一。信息化建設(shè)若固守已有技術(shù)，不能持續(xù)針對(duì)新技術(shù)新應(yīng)用進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新與實(shí)踐探索，勢(shì)必會(huì)逐步落后于技術(shù)主流，失去信息化建設(shè)發(fā)展的前瞻性。

三、強(qiáng)化企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的路徑分析

（一）全面提升認(rèn)知

企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的強(qiáng)化過(guò)程，本質(zhì)上是對(duì)組織管理的推動(dòng)促進(jìn)，對(duì)流程規(guī)范的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以及對(duì)行政工作的提升和優(yōu)化。行政管理的信息化將會(huì)作用于公司各個(gè)層級(jí)、各個(gè)部門以及員工的日常工作中，在企業(yè)行政管理工作中推進(jìn)信息化建設(shè)，首先需要企業(yè)組織整體對(duì)于這項(xiàng)工作的認(rèn)可、理解和支持。行政工作信息化建設(shè)勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理產(chǎn)生深刻的影響，同時(shí)為員工的工作方式帶來(lái)改變，在建設(shè)過(guò)程中完成對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理的推動(dòng)，和企業(yè)行政管理工作積極發(fā)展的促進(jìn)。企業(yè)組織內(nèi)應(yīng)當(dāng)通過(guò)宣貫、培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)員工對(duì)于行政管理工作重要性的認(rèn)識(shí)， 各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)明確行政信息化建設(shè)的方向和目標(biāo)，統(tǒng)一組織整體的思想認(rèn)識(shí)，營(yíng)造工作氛圍，有效推進(jìn)工作。

（二）加強(qiáng)建設(shè)投入

行政管理信息化建設(shè)包括對(duì)于管理技術(shù)架構(gòu)的設(shè)計(jì)、系統(tǒng)平臺(tái)的搭建、流程的設(shè)置、業(yè)務(wù)功能模塊的實(shí)現(xiàn)等工作。信息化建設(shè)進(jìn)程是自項(xiàng)目啟動(dòng)開始，經(jīng)歷需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、技術(shù)開發(fā)、功能實(shí)現(xiàn)、測(cè)試及試運(yùn)行，直至正式上線，而后將根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行迭代。可以看到，這是個(gè)過(guò)程復(fù)雜、內(nèi)容繁多的工作，所以信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)推進(jìn)、持續(xù)優(yōu)化的過(guò)程，在技術(shù)資源、組織人力等方面需要持續(xù)的投入。對(duì)信息化的投入是建設(shè)的必要條件，無(wú)論是技術(shù)領(lǐng)域還是業(yè)務(wù)范疇，都需要信息化團(tuán)隊(duì)進(jìn)行大量的工作，才能做成企業(yè)真正需要的信息化應(yīng)用。企業(yè)在行政管理信息化建設(shè)推進(jìn)的過(guò)程中，需要有決心、有耐心、有信心地持續(xù)進(jìn)行建設(shè)投入，不斷深化行政管理的信息化應(yīng)用。

（三）建立健全制度

信息化系統(tǒng)平臺(tái)是企業(yè)行政管理推行的應(yīng)用工具，是管理制度規(guī)范的執(zhí)行載體。企業(yè)所制定的行政制度是行政業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的框架，是信息化工作的依據(jù)，信息化建設(shè)的過(guò)程就是將各項(xiàng)組織管理流程、崗位職責(zé)、角色權(quán)限等進(jìn)行系統(tǒng)化的實(shí)現(xiàn)，供各級(jí)管理者和全體員工進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用來(lái)完成相關(guān)工作內(nèi)容。制度規(guī)范的完備和健全對(duì)信息化而言意味著確定的系統(tǒng)邊界和完善的系統(tǒng)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)，不但有利于系統(tǒng)建設(shè)工作開展，更是行政工作信息化建設(shè)的保障。企業(yè)進(jìn)行行政工作信息化建設(shè)的決策同時(shí)，應(yīng)檢視自身的相關(guān)制度體系是否完整覆蓋到管理所需的方面，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充和完善，為信息化建設(shè)作以制度上的支持和保障。

（四）創(chuàng)新實(shí)踐應(yīng)用

企業(yè)的管理實(shí)踐既是伴隨發(fā)展所不斷提升和深入的過(guò)程，也是面向未來(lái)發(fā)展規(guī)劃所探索和嘗試的過(guò)程，信息化應(yīng)用作為管理實(shí)踐的一部分，本身即需要具備創(chuàng)新的要素。行政工作信息化建設(shè)的推進(jìn)過(guò)程，是針對(duì)企業(yè)管理現(xiàn)狀的技術(shù)功能實(shí)現(xiàn)，滿足現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需求，在此基礎(chǔ)上需要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行一定前瞻性的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，而后需要在技術(shù)和業(yè)務(wù)方向上堅(jiān)持新的思考、新的突破，并不斷進(jìn)行創(chuàng)新應(yīng)用的嘗試，根據(jù)反饋進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，在探索中實(shí)踐，通過(guò)實(shí)踐結(jié)果更好地進(jìn)行探索。行政管理信息化創(chuàng)新建設(shè)方式的探索是管理實(shí)踐進(jìn)步的要求，也是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力所在。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)行政管理信息化建設(shè)是外部市場(chǎng)環(huán)境的大背景下，提升內(nèi)部管理水平的應(yīng)用實(shí)踐，有利于全面推進(jìn)企業(yè)應(yīng)用深入、管理優(yōu)化和效率提升，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要的意義。在現(xiàn)下的企業(yè)實(shí)踐中，行政管理信息化工作存在著組織認(rèn)識(shí)水平低、發(fā)展滯后、制度不夠完善，以及缺乏實(shí)踐創(chuàng)新的諸多問(wèn)題。借助企業(yè)重視程度的提升，為行政信息化提供工作開展的思想基礎(chǔ)，加大在信息化領(lǐng)域的投入，建立健全行政管理方面的制度規(guī)范體系，通過(guò)實(shí)踐創(chuàng)新不斷探索新的可能性，持續(xù)強(qiáng)化企業(yè)行政管理信息化建設(shè)工作，助推企業(yè)踏上管理提升和業(yè)務(wù)發(fā)展的快車道。

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