合同管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉文群

摘 要：在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)往來(lái)中，為了實(shí)現(xiàn)公平交易需要根據(jù)合同內(nèi)容對(duì)各方行為進(jìn)行約束，所以說(shuō)合同在當(dāng)今社會(huì)中具有重要的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開(kāi)始打造出合同管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。本文從合同管理信息系統(tǒng)的概念、原則、分配權(quán)限入手，討論合同管理存在的問(wèn)題，最后提出合同管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)和應(yīng)用，希望對(duì)相關(guān)研究帶來(lái)幫助。

關(guān)鍵詞：合同管理;信息系統(tǒng);設(shè)計(jì)

0 引言

合同就是民事主體之間關(guān)于設(shè)立、變更或者終止民事法律關(guān)系的協(xié)議，可以理解為處于平等地位主體之間交換價(jià)值的基本手段，合同具有法律、經(jīng)濟(jì)管理等屬性。從管理角度講，合同是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)內(nèi)部控制、維護(hù)管理秩序的重要手段;從法律的角度講，合同是法人、自然人、組織間制定或者終止民事關(guān)系的協(xié)議，作用在于確認(rèn)民事合同關(guān)系;從經(jīng)濟(jì)層面看，合同是資源配置，實(shí)現(xiàn)價(jià)值交換、滿(mǎn)足相關(guān)需求的有效途徑，所以加強(qiáng)合同的信息化管理有著重要意義。

1 合同管理（系統(tǒng)）的概念和原則

1.1 合同管理（系統(tǒng)）的概念

廣義的概念下，合同涉及法律要求的基本權(quán)利與義務(wù)有關(guān)的協(xié)議，狹義的角度講，合同屬于民事合同范疇。通常合同具有四方面特征：其一，合同主體間為平等的民事關(guān)系，任何一方不得利用身份優(yōu)勢(shì)強(qiáng)加于對(duì)方;其二，合同涉及多方責(zé)任主體，并且責(zé)任主體都需履行合同中的各項(xiàng)規(guī)定;其三合同明確提出責(zé)任主體的權(quán)利，通過(guò)訂立合同實(shí)現(xiàn)各自主體的經(jīng)濟(jì)目標(biāo);其四，合同具有明示法律效力的協(xié)議，合同簽訂后具有法律約束力。當(dāng)前合同類(lèi)型諸多，主要價(jià)值在于反映市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和生產(chǎn)生活中的要求。

合同管理工作涉及諸多方面。具體說(shuō)來(lái)：從起草、審批到履行需要經(jīng)歷一個(gè)過(guò)程，會(huì)遇到多種問(wèn)題，因此對(duì)合同進(jìn)行整個(gè)生命周期動(dòng)態(tài)化管理是保證合同管理質(zhì)量的關(guān)鍵。全過(guò)程管理需要全員參與，不同的人員以及部門(mén)單位權(quán)限也不同。在實(shí)際工作中合同管理涵蓋以下兩個(gè)層面：其一是于合同立項(xiàng)。簽署合同履行合同突出合同管理的流程化和內(nèi)容管控，是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程。其二需要從合同文本管理出發(fā)。文檔資源管控是靜態(tài)的控制過(guò)程，以合同簽訂為節(jié)點(diǎn)，合同管理包括事前、事中和事后三個(gè)階段，二設(shè)計(jì)合同管理系統(tǒng)要以全過(guò)程的、動(dòng)態(tài)化管理為出發(fā)點(diǎn)，設(shè)置為不同的功能板塊。然后對(duì)合同管理的不同階段落實(shí)，以此提升管理質(zhì)量。同時(shí)要保證業(yè)務(wù)模塊功能設(shè)計(jì)具有可操作性特征，實(shí)現(xiàn)檔案化管理，確保合同管理系統(tǒng)具有層次性，能夠進(jìn)行全程記錄，以此確保合同的規(guī)范性。

1.2 合同管理（系統(tǒng)）原則

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中需要遵循如下原則：先進(jìn)性原則、安全性原則、標(biāo)準(zhǔn)性原則、成熟性原則、統(tǒng)一性原則、可擴(kuò)展性原則，而合同管理需要貫徹以下原則。

1.2.1 簡(jiǎn)便性原則

對(duì)于合同管理來(lái)說(shuō)，可以將其理解為基礎(chǔ)性的管理體系，潛在用戶(hù)主要是針對(duì)所有職工，所以系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須簡(jiǎn)單、易于操作。同時(shí)設(shè)計(jì)的流程需要遵守合同管理辦法，這是通過(guò)實(shí)際操作將合同管理思想轉(zhuǎn)化成結(jié)果的過(guò)程，然后保證操作人員的工作效率。在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)各項(xiàng)功能與模塊需要考慮客戶(hù)的工作方式與習(xí)慣，這樣才能讓更多用戶(hù)接受，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同管理系統(tǒng)的推廣。

1.2.2 全過(guò)程管理的原則

全過(guò)程管理就是把合同起草到實(shí)施的整個(gè)管理工作中主要環(huán)節(jié)納入合同管理體系中，具體包括以下幾個(gè)方面：一是立項(xiàng)談判;二是確定文本;三是審批簽署;四是統(tǒng)計(jì)信息;五是履行責(zé)任;六是變更合同;七是合同驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程。所以在合同管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)上，要盡量做到具有全面性，能夠涵蓋合同管理的具體內(nèi)容。

1.2.3 檔案化管理原則

這一管理原則就是根據(jù)合同建立信息檔案，然后在不同階段更新，介入合同的產(chǎn)生和運(yùn)作，以此對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一化管理，還包括追蹤合同內(nèi)的相關(guān)事項(xiàng)，所以加強(qiáng)合同檔案管理工作具有重要意義，具體說(shuō)來(lái)：對(duì)外部可以確保合同的順利履行，如果存在爭(zhēng)議，可以根據(jù)合同內(nèi)容調(diào)解糾紛;對(duì)于內(nèi)部可以提升內(nèi)部控制水平，確保資金的安全性，實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。

1.2.4 動(dòng)態(tài)性管理原則

這一管理原則是在合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施期間明確責(zé)任與管理權(quán)限，利用系統(tǒng)中提醒功能、待辦事項(xiàng)功能引導(dǎo)全員參與，確保合同執(zhí)行的各個(gè)階段數(shù)據(jù)可以及時(shí)得到更新，進(jìn)而對(duì)信息統(tǒng)計(jì)，為管理層決策制定，提供信息支持。

1.2.5 數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性原則

合同數(shù)據(jù)十分關(guān)鍵，在設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)系統(tǒng)功能的過(guò)程中以信息一次性輸入后能夠多次使用為出發(fā)點(diǎn)，然后與其它系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)集成和共享，以此將分散的信息和數(shù)據(jù)統(tǒng)一化管理，確保合同信息采集過(guò)程的準(zhǔn)確與完整，可以為合同信息統(tǒng)計(jì)查詢(xún)提供幫助。

2 合同管理（系統(tǒng)）的分配權(quán)限

在合同管理系統(tǒng)下需要全員參與其中，涉及基層職工和管理層，需要明確不同人員的操作權(quán)限，這是合同管理系統(tǒng)有效運(yùn)行的關(guān)鍵。為此需要科學(xué)進(jìn)行權(quán)限分配，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)主要是審批合同，根據(jù)工作需要對(duì)合同訪(fǎng)問(wèn)監(jiān)控，還需要做好數(shù)據(jù)查詢(xún)工作，以此制定出科學(xué)決策。對(duì)合同歸口管理部門(mén)來(lái)將，主要工作內(nèi)容為合同立項(xiàng)、談判確定文本、審批合同、信息統(tǒng)計(jì)、簽署合同、合同驗(yàn)收，對(duì)整個(gè)周期進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)其工作內(nèi)容還包括編制與推廣合同模板、管理合同臺(tái)賬、采集合同信息。合同歸口管理部門(mén)需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員，具有其專(zhuān)門(mén)的操作權(quán)限，并且可以隨時(shí)對(duì)合同進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)以及數(shù)據(jù)管理，必要時(shí)可以進(jìn)行合同審批。對(duì)于合同承辦部門(mén)來(lái)說(shuō)，也就是辦理合同的部門(mén)，全部的內(nèi)設(shè)部門(mén)都需要配合合同歸口管理部門(mén)的工作，并且承辦部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行負(fù)有直接責(zé)任，在整個(gè)合同的管理過(guò)程中起到重要作用，主要是參與到合同前期制定和后期管理當(dāng)中。在整個(gè)合同管理系統(tǒng)，合同承辦人員可以隨時(shí)訪(fǎng)問(wèn)負(fù)責(zé)辦理的合同，并且可以新建與修改資料、管理與更新信息。此外，合同承辦部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)監(jiān)控本部門(mén)的合同執(zhí)行情況，確保合同任務(wù)高質(zhì)量完成，在合同管理的整個(gè)過(guò)程中合同審批部門(mén)扮演重要角色，主要是對(duì)合同流程審批，嚴(yán)格控制合同項(xiàng)目以及合同條款程序的執(zhí)行，這是確保內(nèi)部控制工作落實(shí)的關(guān)鍵。當(dāng)前合同管理工作還涉及信息支持、檔案管理等，其它部門(mén)需要根據(jù)工作實(shí)際情況將合同管理系統(tǒng)分配到相關(guān)部門(mén)當(dāng)中。