基層事業單位檔案管理信息化建設路徑

張鈺

摘 要：隨著我國人口的增加，目前我國基層事業單位檔案數量較多，管理難度也日漸增大，檔案管理人員需要面對的挑戰與困難也日漸嚴峻，為了基層事業單位檔案的良好發展，需要對其進行信息化操作，將現代化科學技術理念與檔案管理進行合理結合，以此保證相關人員對檔案管理的工作效率，并且單位工作人員的檔案也要跟隨單位的改制、合并進行調整，對于一個企業而言，檔案管理十分重要，做好檔案管理有利于領導了解員工的個人信息，能夠提高單位人事管理水平、職位提升等。文章從基層事業單位檔案的管理實踐出發，簡要分析了基層事業單位檔案的相關問題，并提出一些建議，以期為我國檔案管理方面作出貢獻。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理;信息化;建設路徑

一、基層事業單位檔案信息化的意義

（一）檔案管理信息化建設的重要性

事業單位的用人體制隨著信息化發展不斷改變，而檔案對于每一個人來說都十分重要，無論是在校學生還是工作者，檔案的記錄和內容都直接關系著單位對其的看法與態度，也是人們在日常生活的規律作息與重要事件的記載所形成的書面形式資料，具有政治性、社會性、教育性、文化性等特點。傳統的檔案主要依靠人力進行管理，存在很多問題，還具有不便性，將基層事業單位檔案進行信息化處理，既方便了基層事業單位檔案的管理，還減少了檔案丟失、損壞的風險。隨著信息化發展，傳統的檔案管理已經跟不上時代的步伐，為了提高基層事業單位檔案的管理水平與體系，需要對其進行合理的優化，與現代化技術相結合，提高單位管理水平。

（二）有利于人才管理

單位人才的進步、遷離都會影響事業單位的發展，對單位檔案的信息化管理，能夠更好地明確單位的用人需求，在選取人才的時候招聘對口的人才;通過檔案信息化管理，可以有效的發現單位人員存在的不足與需求，并通過制定合理的培訓計劃，提高人員的整體水平。目前，事業單位錄用相關人員往往采用合同制體系，雖然利于單位長遠的發展，但也增加了基層事業單位的檔案管理難度，而信息化管理制度有利于檔案的調取和查閱，從一定程度上提高了單位的管理水平，不管是人員流入還是流出，檔案管理都十分重要，所以單位需要建立高水平的信息化檔案管理。

二、當前檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱，跟不上時代發展步伐

我國基層事業單位注重的是業務能力和生產水平，單位一般不重視檔案管理，缺乏檔案管理意識，沒有認識到人事檔案管理的重要性，而檔案管理人員往往還兼其他職位，對于檔案管理存在一定的忽視，并且檔案管理人員的招聘要求也較低，沒有安排必要的培訓制度，造成了很多單位的管理人員思想、檔案管理設備跟不上時代發展步伐，呈現落后的狀態，這些都是檔案管理意識薄弱造成的。

（二）檔案管理技術水平低，缺少高質量管理人才

目前我國的人員檔案往往還以紙質版為主，需要人工對其記錄、查閱，即使個別有使用計算機記錄，也只是通過計算機進行簡單計算，紙質版檔案上傳網絡也是進行掃描等方式輸入設備，效率低下，而以前的大部分檔案由于沒有電子版的文檔形式，因此對其進行查找、統計都十分不便。檔案管理人員的電子設備操作能力有限，高質量、高水平的管理人才十分缺乏，新技術還未應用在單位的檔案管理中，檔案管理設備也沒有進行更新，造成了管理人員無法獲取相關檔案的相應內容，從而影響單位對檔案的管理重視水平。

（三）檔案管理不規范，管理制度不完善

當前大多基層事業單位檔案管理層面存在缺陷，例如管理標準不統一，管理內容存在偏差等，這些問題不僅說明了檔案管理的不完善，更體現了檔案管理始終沒有發揮其應有的作用。很多管理習慣一旦養成就難以改變，這也是為什么基層事業單位要進行深化改革的目的。管理人員操作規程不嚴謹，受傳統的管理模式影響，管理人員缺乏規范意識，管理過程隨意性較大，辦事效率低下，并且沒有完善的管理制度，監管也十分困難。一直以來人事檔案管理監管嚴重缺失，沒有監管，規范性就無法得到保證，檔案管理水平也無法提升。

三、提高基層事業單位檔案管理信息化的措施

（一）加強單位對檔案管理的重視度，提升檔案管理意識

檔案管理的信息化能夠很好的解決檔案管理中存在的許多問題，而如何將檔案管理信息化觀念深入人心，首先需要要對人事檔案管理的重要性進行宣傳，讓基層事業單位了解到檔案管理的重要性，認識現有的檔案管理已經無法滿足時代需求，其次，需要讓基層事業單位知道現代化檔案管理的優點，從而改變一直以來單位不重視的情況，領導重視了，意識提升了，宣傳作用發揮了，人事檔案管理就能夠實現規范化，管理水平就能夠提升。

（二）提升檔案管理的技術水平，選拔高技術人才

在基層事業單位對檔案管理進行信息化處理之后，也需要對管理人員提出更高的要求，必要時，基層事業單位可以根據實際情況，選拔出或招聘出優秀的現代信息化管理人才，檔案信息化管理不僅僅是將檔案資料與網絡的結合，更是對檔案豐富度、內涵情況的記錄，檔案管理不僅僅是單位員工檔案的流入和流出，還有個人信息記錄，每個時期的工作總結、工作匯報、工作成果等等，都需要按時存入個人檔案中，可以說檔案管理是一個漫長且復雜的過程。對原先的檔案管理人員也要通過培訓，來增強他們的能力水平。

（三）完善管理制度，加強監督工作

合理的管理制度不僅僅是規范單位用人的標準，更是管理人員約束自身、以身作則的重要尺表，完善檔案管理制度有利于檔案管理規范化的進行，隨著檔案管理的信息化建設，管理制度也需要與時俱進，增加相應的約束標準與內容，激勵管理人員更好的發揮信息化優勢，讓管理人員有制度可依，明確管理人員的職責和工作，通過合理的獎懲制度，激發員工的積極性，并且有了明確的規章制度，也有利于監督工作的進行，加強對管理人員的監督，從制度水平上提高檔案管理的規范水平。

四、結語

檔案管理信息化建設對基層事業單位的發展有著重要意義，將新時代信息技術加入到檔案管理中，使其相互融合，相互促進，制定相關的管理制度，提高檔案管理人員的技術水平，能夠更快更好地提高檔案管理的規范性水平，進而促進單位的發展。

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