淺析文書檔案管理與信息化建設

李佳

摘要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機關事業單位文書檔案管理記載了各項管理活動的信息，有文字信息、圖片信息等。隨著信息化技術的快速發展與廣泛應用，文書檔案管理引入信息化技術，使得文書檔案整理更加方便快捷，文書檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理效率，本文對大數據環境下文書檔案管理信息化應用進行了探討，為文書檔案信息化管理提供參考。

關鍵詞：文書檔案;管理創新;信息化建設

一、做好文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是在企事業單位運營過程中形成的會議記錄、工作計劃、工作報告等，對企事業單位的可持續發展有重要的參考價值，是反映企事業單位發展的真實材料，可以為單位的決策提供數據支持。文書檔案管理主要是對企事業單位形成的文書檔案進行收集、整理和儲存。是企事業單位極其重要的工作內容，對于不斷提升機關、企事業單位在市場經濟中的競爭力具有明顯的重要性。

二、傳統文書檔案管理工作存在的不足

傳統文書檔案管理，在管理方法上相對落后，主要是以紙質形式對各類文書檔案進行收集整理，并將其存分類存放于檔案室內。企業文書檔案管理包含很多具有參考價值的文件，具有一定的復雜性，檔案管理在收集歸檔中，涉及到相關科室人員較多，收集的文件不夠集中，增加了管理人員的操作難度。目前采用紙質檔案保存形式主要由于其不易被修改。以往的檔案工作受到思想的束縛，導致企業使用文書檔案管理措施落后，檔案的收集，歸檔工作以人工形式進行。文書檔案使用時效不高，管理手續復雜，文書檔案紙質保形式容易受損。傳統的管理模式文書檔案存儲量巨大，增加了人工管理成本，由于沒有構建文書當綜合管理信息系統，導致信息查詢困難。落后的管理方式直接降低對文書檔案的利用。目前傳統的文書檔案管理理念依然存在，導致檔案管理人員忽視了檔案的體現價值。很多導致信息受阻的問題，如查詢浪費時間，登記程序復雜等。異地調取文書檔案資料不方便，很難實現空間轉移文書檔案。

三、文書檔案信息化建設的重要性

隨著互聯網上各類數據量的急劇增長，大數據技術得到發展推廣，大數據環境帶來的信息風暴變革人們的生活習慣，同時文書檔案的數據量也急劇快速增長。傳統意義上的文書檔案以紙質載體為主，檔案管理人員勞動強度大，工作任務繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲庫房。大數據環境下數字化檔案可節省大量人力物力空間，同時數據更精確，查詢更方便。

首先，文書檔案信息化管理有利于提高單位的文書檔案管理水平。其次，文書檔案信息化管理有利于實現檔案數字化管理，現代信息技術擁有強大的數據計算、數字資源存儲，文書檔案通過數字化技術處理，變得更加規范高效，為信息化建設提供了基礎。再次，文書檔案信息化管理有利于文書檔案管理工作適應時代發展需求。現代化計算機技術，信息技術等科技水平迅速進步，只有實現文書檔案信息化管理，才能為生產管理工作的健康發展，提供檔案資源保障，適應時代的發展與科技進步的需要。最后，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案的利用共享。用戶可通過網絡系統進行有效的利用，使文書檔案在各種網絡范圍與地域范圍內實現資源共享。

四、大數據下文書檔案信息化建設

文書檔案建設主要任務是具備快速的數據處理能力，最終實現為用戶服務的目的。擁有各類具有價值的文書檔案，是文書檔案信息化建設的重要目標，信息化文書檔案增加了數字化文書檔案，如單位產品的宣傳課件、音頻視頻、產品數據庫等。對文書檔案加工處理內容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書檔案的類型，時限等。文書檔案分類歸檔，包括單位內部、對外聯系，文書檔案資料可分為會議、歷史等檔案。文書檔案數據庫，包括各種文件、勞資的文書檔案數據庫。文書檔案網絡鏈接，包括區域范圍的網絡鏈接，如城域網、互聯網、專用網的網絡鏈接等[2]。檔案資源的最終目的是為用戶提供利用，文書檔案在單位的生產、管理方面具有重要的參考價值，是為用戶提供各種檔案資源服務的基礎。可利用信息化檔案為用戶開展多種服務，如可利用電子郵件、網絡短信等現代化信息技術手段，為用戶提供文書檔案查詢服務。利用網絡硬盤等現代化技術手段，為用戶開展文書檔案遠程傳送服務。利用地域范圍的網絡，文書檔案資源，為用戶開展某種產品的檔案信息追蹤服務。大數據下企業文書檔案信息化管理工作難度更大，對從業人員提出了更高的要求。企業電子文件歸檔處于比較淡漠的狀態，日常管理工作中電子文件管理會為檔案管理工作帶來很多問題，要求當納管理人員具備一定的素質。實現傳統紙質檔案向電子檔案轉變，要不斷創新探索，加快掌握運用電子檔案的方法，努力改變傳統檔案管理模式，適應大數據時代信息化管理的需求。檔案管理人員要主動了解企業對檔案的需求，多樣化的檔案管理內容，要求檔案管理人員必須主動了解檔案使用者的需求，更好的滿足對檔案不同使用者的要求。

五、結語

大數據時代要求文書檔案管理必須加強數字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產經營管理決策提供科學的參考信息。必須大力推進單位的文書檔案管理信息化建設，提供有力的技術設備支撐，促進單位生產管理體系的高效運作。

參考文獻

[1]董雪艷.大數據環境下醫院文書檔案的信息化管理與應用[J].現代國企研究，2018（06）：72.

[2]林建文.大數據環境下醫院文書檔案的信息化管理與應用[J].黑龍江科學，2017，8（16）：126-127