基于區(qū)塊鏈技術的電子檔案管理策略

劉娣

摘要：信息化已經(jīng)成為辦公室工作的必然趨勢，也是現(xiàn)代商業(yè)社會提高工作效率的主要途徑。從實踐中觀察電子檔案管理的改革，其主要方向是以區(qū)塊鏈技術為基礎的。本研究選擇了基于區(qū)塊鏈技術的信息資源管理、技術管理和服務管理三個方面電子檔案管理策略。主要論述了電子檔案信息資源的整合利用、技術管理的提升措施和創(chuàng)新服務管理體系的路徑。

關鍵詞：區(qū)塊鏈技術;電子檔案;工作效率;管理策略

1 引言

隨著電子檔案管理方式的改變，許多不同類型的管理系統(tǒng)得到了開發(fā)和廣泛應用。隨著技術利用率的不斷提高，基于區(qū)塊鏈技術的電子檔案管理也實現(xiàn)了管理質(zhì)量的提高，在通信接口和多設備關聯(lián)方面得到了較好的發(fā)展[1]。例如，用“新思維”推進電子檔案管理實踐[2]。同時，我們要不斷適應和改變管理戰(zhàn)略。

基于區(qū)塊鏈技術的電子檔案管理，最大的效果體現(xiàn)在“數(shù)據(jù)”上[3]。使用計算機管理信息，共享了諸如個人信息管理、計算機支持的協(xié)同工作、信息檢索和人機交互等研究領域的關注點和方法。以區(qū)塊鏈技術為載體，加大公共性信息建設。首先，借助網(wǎng)絡查詢技術的便捷性，實現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設，不斷推進檔案信息的數(shù)字化，為用戶查詢電子檔案信息數(shù)據(jù)提供便利。在此基礎上可以有效提高人們對檔案管理信息化建設的重視程度;其次，借助新媒體技術開展檔案管理的網(wǎng)絡宣傳。例如，借助流行的新媒體軟件，如QQ、抖音和微博等，可以不斷加深高校等群體對檔案管理信息化建設的認知，推動信息檔案管理狀況不斷改善。

電子檔案管理對信息科學的核心子領域（如信息行為、信息組織和個人存檔）以及與之密切相關的領域（如管理信息系統(tǒng)）也具有廣泛的重要性，為了進一步說明電子檔案管理的重要性并開始提出未來的研究方向，我們希望通過對這些主題的討論，激發(fā)讀者對其進行研究，從而實現(xiàn)電子檔案管理研究的潛在價值。

2 基于區(qū)塊鏈技術的電子檔案管理措施

2.1 技術管理推廣措施

在技術管理層面，電子檔案管理可以滿足風險防范要求，并借助計算機相關技術培訓來提高安全管理水平。但由于一般安全防范，無法進一步優(yōu)化技術管理培訓;因此，建議嘗試對專業(yè)軟件制作人員進行培訓。前提是根據(jù)現(xiàn)階段不同組織所使用的系統(tǒng)的具體操作流程設置相應的評價指標，并根據(jù)綜合評價結果進行改進。根據(jù)經(jīng)驗，我們需要增加計算機和其他媒體工具之間的聯(lián)系。例如，除了一般的掃描，您可以建立內(nèi)部網(wǎng)絡和添加專門的數(shù)據(jù)交換平臺;通過引入類似的聊天工具，防止可能出現(xiàn)多份拷貝，增加下載或導出后不能復制的下載頁面。

2.2 服務管理創(chuàng)新措施

基于區(qū)塊鏈技術的電子檔案管理需要各種設備的連接，在新形式的技術電子檔案管理中，要注重“更新”，根據(jù)不同部門的需要，設計多個對接入口，提供便利;在導出和下載方面，各部門都需要作保密工作。要完成這項任務，除了技術支持外，還需要從服務端入手，將其轉化為滿足多個部門需求的形式，減少重復工作。企業(yè)應樹立電子檔案管理信息化建設的意識，加大相關投入。第一，企業(yè)相關檔案管理部門負責人要有推進信息化建設的意識，高度重視電子檔案的信息化管理，并在這方面實施資金投入;其次，檔案管理信息化建設需要軟硬件技術的支撐，必須以新媒體技術為基礎，推動軟硬件設施的不斷完善。硬件設施如掃描儀、打印機等，軟件設施如文件管理系統(tǒng)。完善的軟硬件設施能為企業(yè)電子檔案信息化建設提供堅實的物質(zhì)和技術支撐;第三，要不斷推進提升部門檔案管理人員的水平，特別是運用新媒體技術的水平，為此必須開展相關的職業(yè)培訓。

2.3 功能模塊設計措施

對相關申請人的績效進行評估和評分。綜合評估后，將給出相應的成績排名，供考官參加考試。每份文件副本，為確保申報材料的安全，系統(tǒng)為管理人員提供手工副本和自動備份兩種模式。提高了對決定因素的理解。從對電子檔案管理行為的影響研究總結，我們可以合理地得出結論，需要進一步的研究來理解和支持這些因素。諸如職業(yè)特征、任務和信息類型、操作系統(tǒng)、計算機素養(yǎng)、空間能力和個性風格等因素還沒有很好地理解，但可能在用戶如何努力或成功管理他們的文件方面發(fā)揮了重要作用。甚至在用戶如何管理文件方面，兩種操作系統(tǒng)之間的原則性差異也沒有明確說明。默認的電子檔案管理表示風格在不同的操作系統(tǒng)之間是不同的，這似乎會影響最近使用的文件的檢索，盡管它們具有明顯的影響，但并沒有出現(xiàn)在電子檔案管理研究的前沿。

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設計，根據(jù)各系統(tǒng)的功能及相互關系，對本系統(tǒng)的功能模塊進行設計。組織操作包括重命名、創(chuàng)建子文件夾、創(chuàng)建快捷方式、符號鏈接或硬鏈接、歸檔（例如，下載然后移動到一個更永久的位置）、直接復制或粘貼、直接移動或剪切和粘貼，以及刪除。這通常是使用文件夾層次結構完成的，動機多種多樣，包括給用戶一個文件保存的位置，并幫助他們理解、總結、分組和維護文件的概述，這反過來有助于記憶有關文件組織，以便他們可以稍后檢索。與共享文件和文件夾的交互包括共享它們或讓它們與您共享，然后執(zhí)行通常的存儲、組織和檢索任務，這些任務受到共享這一事實的影響。共享文件可能是一個相對簡單和單一的行為，例如，當用戶出于個人目的或規(guī)避機構訪問控制政策或困難的軟件交互。然而，這可能是共享信息空間和組織需求之間的復雜協(xié)商，從而導致文件分散在多個位置或服務上。無論是通過信息素養(yǎng)分析，還是通過系統(tǒng)透明度直觀地理解。用戶通常不理解文件、數(shù)字內(nèi)容、可以對文件執(zhí)行的操作，這些操作何時合適或可靠，以及誰擁有并可以訪問文件。因此，未來的系統(tǒng)不僅應該更快，實現(xiàn)更大的生產(chǎn)力，而且應該更簡單，既可以實現(xiàn)更準確和更容易的電子檔案管理。

3 結論

通過以上的系統(tǒng)分析，我們可以了解到電子檔案管理的重要價值在于思維的轉化和應用。因此，在未來區(qū)塊鏈技術帶來了研究電子檔案管理的整體變化趨勢。它不僅可以促進現(xiàn)有成果的使用，還可以完善“內(nèi)容管理”，完善我們的管理系統(tǒng)。

參考文獻

[1]于歡歡，程慧平.區(qū)塊鏈技術在國內(nèi)電子檔案管理中的應用研究述評[J].檔案與建設，2021，{4}（05）：27-33.

[2]吳玉婷.重大建設項目電子檔案管理模式探討[J].城建檔案，2021，{4}（06）：74-75.

[3]劉越男.數(shù)據(jù)管理大潮下電子文件管理的挑戰(zhàn)與對策[J].北京檔案，2021，{4}（06）：4-9.