高校國庫資金對賬管理優化及改進建議

倪夢琦 （合肥工業大學財務處 安徽合肥 230000）

國庫資金管理是高校財務的基礎性、重要性工作，高校收入絕大部分來源于財政撥款，由于會計核算工作量大，制單、復核、支付通常不在同一天進行，國庫資金對賬不便于日結，需要按月結賬核對賬務，但由于對賬不及時、對賬方法落后，國庫資金的安全性難以保證。本文針對高校國庫資金對賬工作存在的問題，優化了國庫資金對賬流程，并提出了相應的改進建議。

一、高校國庫資金對賬的必要性

（一）通過對賬發現問題、總結經驗，符合監管要求。為控制、反映、糾正預算執行中的違規問題，確保財政資金使用安全、規范、高效，財政部門設置了動態監控互動機制，定期向高校披露資金支付疑點、交流業務反饋意見等。在國庫資金對賬過程中，高校財務部門可以發現國庫資金使用不規范的情況，及時退庫或調整支付令，避免因財政部門監控發現違規而對高校進行批評或處罰。

（二）保證國家財政收支平衡，社會資源合理分配。高校國庫資金屬于財政撥款，財政資金使用有明確的用途和范圍，需按照預算嚴格執行，才能有效保證國家財政支出的合理性和計劃性，達到國家財政收支平衡和社會資金合理分配的目的。

（三）減少零余額賬戶風險。零余額賬戶雖然只有額度，余額為零，但是只要支付令使用合規，即可立即劃轉額度且難以轉回。財政部門明確規定零余額賬戶不得超支、串支，但因國庫資金對賬不及時，零余額賬戶超支、串支的現象時有發生，影響高校主管部門下一年度零余額賬戶額度的返還情況。

二、高校國庫資金對賬工作存在的問題

由于高校零余額賬戶入賬及使用需要按照支出功能經濟科目收付，不得超支、串戶，所以對賬工作需要核對兩部分的內容，一是銀行對賬單與高校銀行賬進行核對，二是高校銀行賬（項目支出）與項目余額進行核對。然而，高校每年收到的財政撥款按照支出功能經濟科目分類可達幾十種，每月對賬業務通常存在以下問題：

（一）高校銀行對賬系統無法滿足國庫資金對賬明細需求。高校使用的銀行對賬系統多嵌套于財務系統中，先將銀行交易明細導入，再導入會計憑證零余額賬戶明細賬，然后財務系統可先進行自動對賬。系統自動對賬完成后，若出現無法自動對賬的憑證，再進行人工勾選手動對賬。這種單純通過具體銀行開戶行進行系統對賬的方式，核對結果只能表明零余額賬戶總數的準確性，由于無法按照支出功能經濟科目進行核對，導致出現串支情況時無法及時發現。

（二）國庫資金對賬工作監督不到位，高校對賬不及時。根據相關規定，教育部直屬高校自2019年起不再要求報送《教育部某年度直屬高校國庫資金執行情況統計表》，導致高校按月核對國庫資金的工作未受到有效監督，可能產生年末突擊對賬或者幾個月才進行一次國庫資金對賬的情況，無法準確、及時找到基本支出和項目支出銀行賬差異，此時再去調整、更改會計憑證時效性差，若跨月進行國庫資金退庫或調整支付令，將導致國庫資金使用不規范。

（三）代理銀行對高校零余額賬戶重視程度有待加強。盡管代理銀行總行對此項業務很重視，但代理銀行分行因崗位調動頻繁、零余額賬戶業務與個人績效不掛鉤、操作人員業務不熟悉等原因，入賬通知單、銀行回單、銀行對賬單等各類單據提供不及時，導致高校國庫資金對賬業務滯后。通常，高校財務部門在次月3至5個工作日才收到本月零余額額度對賬單，且零余額額度對賬單到達后，還有部分銀行回單未送達，導致高校國庫資金一般在次月7至10個工作日才能對賬結束。

（四）高校財務部門崗位設置缺失、專業人員配備不齊。主要體現在三方面：一是極少有高校單獨設置國庫管理機構或國庫管理工作崗位；二是沒有專職人員進行國庫資金對賬，兼職人員相互溝通不足，職責不清；三是多數國庫管理人員未經過專業培訓，對政策掌握不夠、學習能力欠缺。

三、高校國庫資金對賬流程優化

現有的財務系統銀行對賬功能只能滿足零余額賬戶總賬核對，不能對支出功能經濟科目之間是否超支、串支進行核對，此外，高校還應該對每個支出功能經濟科目進行明細賬核對，零余額賬戶明細賬與各項目的費用發生、資產購置也應進行核對。為此，在財務系統之外可設計一套人工對賬流程，以配合銀行對賬系統，完善國庫資金對賬業務。

（一）核對內容。高校國庫資金對賬分為兩部分。（1）“銀行賬-科目賬”核對。每月初收到代理銀行的額度對賬單后，應核對兩組數據：一是零余額賬戶額度對賬單上的每個支出功能經濟科目的余額；二是財務系統中記錄的每個支出功能經濟科目余額。（2）“科目賬-項目賬”核對。“銀行賬-科目賬”核對完成后，還應核對兩組數據：一是財務系統中記錄的每個支出功能經濟科目余額；二是按規定可以使用每個支出功能經濟科目進行支付的項目余額。

（二）對賬表格設計。

1.支出功能經濟科目轉換為資金來源。由于高校財務系統多使用資金來源代表不同支出功能經濟科目，且對賬時多數數據需要通過財務系統進行提取，為了達到核對“銀行賬-科目賬”的目的，應將支出功能經濟科目調整成對應的資金來源。以復旦天翼財務系統為例，基本支出的支出功能經濟科目順序為：科目-預算管理-預算來源，基本支出的資金來源順序為：預算管理-預算來源-科目；項目支出的支出功能經濟科目順序為：科目-預算管理-預算來源-關聯號，項目支出的資金來源順序為：預算管理-預算來源-科目-關聯號（見表1）。

表1 支出功能經濟科目轉換為資金來源示例

2.國庫資金對賬表格設計。依據國庫資金對賬的兩部分內容，有三類金額需要填列：（1）“銀行余額”，即每個資金來源的銀行額度對賬單“本年未支用余額”。（2）“科目余額”，即財務系統記錄的每個資金來源的“本年借方余額”。（3）“項目余額”，即項目賬中每個資金來源的“期末余額”。三類金額填列完成后，根據上述國庫資金對賬的兩部分，需要計算兩個差額：（1）差額1=銀行余額-科目余額，用以進行“銀行賬-科目賬”核對。（2）差額2=項目余額-科目余額，用以進行“科目賬-項目賬”核對。其中，資金來源為9位時為基本支出。基本支出用于校內預算分配的項目開支，是高校日常所需的必要支出。對于預算分配項目，高校當年的基本支出都會使用完畢，還需實撥資金進行補充。基本支出入賬時屬于科目核算，非項目核算，校內預算分配金額一般大于基本支出金額，導致財務系統設置的基本支出項目余額大于基本支出零余額賬戶余額，不會出現基本支出未使用完畢的情況。故基本支出只需要計算差額1。資金來源為12位時為項目支出。項目支出是高校為完成特定的工作任務或事業發展目標從財政部門取得的財政撥款，需要專款專用。項目支出入賬時需要進行項目核算，每類項目只能使用撥款資金，且不得使用基本支出或其他類的項目支出。若使用項目支出時，未能按支出金額及時準確使用，可能導致項目余額大于科目余額，最終出現項目支出無法使用完畢的情況。故項目支出需要計算差額1和差額2。每月高校國庫資金對賬表的設計如表2所示。

表2 高校國庫資金對賬表

（三）核對結果分析。高校國庫資金對賬表填列結束后，應根據差額1和差額2的金額來確定核對月份的國庫資金入賬及使用是否正確。

1.差額計算結果。（1）差額1=0時，表明核對無誤；差額1≠0時，需要繼續分析差異原因。（2）差額2≥0時，表明核對無誤；差額2＜0時，需要繼續分析差異原因。

2.差額原因分析。由于高校會計核算工作通常月結不日結，若出現差異可以從以下幾方面進行查找：（1）差額1＞0。通常考慮月末賬務未處理及時，有三種原因：第一，銀行未及時送達零余額賬戶的退單，導致財務系統中資金來源借方發生額少記；第二，銀行未及時送達零余額賬戶額度到賬通知書，導致財務系統中資金來源借方發生額少記；第三，有部分網銀支付失敗，財務人員未及時進行賬務處理，導致財務系統中資金來源貸方紅字少記。（2）差額1＜0。通常考慮“資金來源”串戶，重點檢查零余額賬戶退回的會計憑證和零余額賬戶支付失敗的會計憑證。有三種原因：第一，零余額賬戶退回的會計憑證應為資金來源A，財務進行賬務處理時誤錄入為借記資金來源B，導致資金來源B的差額1＜0；第二，零余額賬戶支付失敗的賬務處理憑證應為資金來源A，財務進行賬務處理時誤錄入為資金來源B的紅字處理，導致資金來源B的差額1＜0；第三，零余額賬戶退回的會計憑證應為資金來源A，財務進行賬務處理正確，代理銀行在銀行系統中誤操作退回至資金來源B，導致資金來源A的差額1＜0。（3）差額2＜0。在差額1核對完成后，需要分析差額2的原因時，通常從兩方面查找：第一，特殊情況允許從零余額賬戶向實有資金賬戶劃轉時，未進行及時劃轉，如確需劃轉的工會經費、代扣的個人所得稅、符合規定的工資中代扣事項、高校內部機構之間合理的結算支出、尚不能通過零余額賬戶委托收款的水電費等。第二，考慮資金來源串戶，某項目支出時應從零余額賬戶資金來源A進行付款，但使用了資金來源B付款，導致資金來源A的差額2＜0。

3.差額解決辦法。（1）差額1的解決辦法。如果是銀行未及時送達零余額賬戶退單、零余額賬戶額度到賬通知書的原因，應及時與代理銀行取得聯系，要求代理銀行在月末對賬單到達前務必送達各類銀行單據。如果是財務人員未及時進行賬務處理或財務進行賬務處理時誤錄入資金來源的原因，應立即登錄上月財務系統進行補錄會計憑證或修改會計憑證。如果是財務進行賬務處理正確，代理銀行在銀行系統中誤操作的原因，高校財務部門可以先要求代理銀行在銀行系統中進行更正，但是多數情況下代理銀行無法在銀行系統中更正，只能高校按照代理銀行錯誤的資金來源進行退回處理，并在重匯時繼續使用錯誤的資金來源。（2）差額2的解決辦法。如果是特殊情況允許從零余額賬戶向實有資金賬戶劃轉，但未進行及時劃轉的原因，財務人員無法在上月進行賬務處理，應在本月補記此項資金劃轉憑證，以保證本月項目余額與科目余額核對無誤。如果是資金來源串戶的原因，財務人員也無法進入上月更改，應在本月進行更正支付令的處理，并及時與代理銀行溝通，提交更正支付令申請，以保證本月項目余額與科目余額核對無誤。

四、高校國庫資金對賬的改進建議

（一）提高國庫資金風險意識，加快零余額賬戶執行進度。國庫資金使用的合規性和及時性，尤其是項目支出中六大專項（改善基本辦學條件專項、雙一流建設專項、教育教學改革專項、基本科研業務費專項、捐贈配比專項、管理改革等績效撥款）的執行進度，不僅是財務部門的責任，還與相關業務部門、職能部門有關。高校應建立各部門相互溝通的協調機制，提高嚴肅使用國庫資金的意識和國庫資金風險防范意識。使用國庫資金前，應考核對方單位的資質；使用時，應在貨物和服務驗收合格的前提下準確錄入、反復核對對方單位的賬戶信息；使用后，及時與對方單位溝通保證國庫資金的執行進度。對于因支付失敗、對方單位信息錄入錯誤等原因導致的國庫資金退回，財務人員應核對支付時的會計憑證、銀行退單、重匯憑證，保證資金使用一致性，提高正確的零余額賬戶執行進度，以保證國庫資金對賬時及時、準確。

（二）加快財務信息化建設。高校應加快財務信息化建設，推進對賬機器人上線以完成部分國庫資金的對賬工作。針對本文設計的國庫資金對賬表，除了差異原因的分析和解決辦法需要人工進行解決外，表格設計與填制可向財務軟件公司提出需求，共同研制、編制財務對賬機器人小程序，解決財務人員因手工填制數據誤輸、漏輸或財務人員自身職業道德風險導致的對賬工作錯誤。

（三）落實國庫資金對賬監督機制，督促高校及時對賬。對賬監督機制可通過三方面達到目的：第一，完善和制訂對賬流程和辦法，讓高校國庫對賬工作操作有依據；第二，加強國庫資金對賬工作動態監督機制，不定期檢查高校國庫資金對賬工作底稿和完成情況，讓高校因監管的不確定性形成自覺進行國庫對賬管理的習慣；第三，建立國庫資金對賬獎懲機制，對于未能按期完成對賬的高校進行批評教育或懲罰，鼓勵高校創新國庫資金對賬工作方法、工作流程。

（四）加強與代理銀行的溝通，共同配合完成國庫資金對賬工作。零余額賬戶到賬通知書、銀行回單、銀行對賬單是會計檔案的重要組成部分，也是國庫資金對賬的重要依據。日常工作中，高校財務部門應指派專人與代理銀行零余額賬戶業務人員溝通，督促銀行零余額賬戶到賬通知書、銀行回單、銀行對賬單送達。對于銀行人員多次因業務不熟悉或工作懈怠導致的高校國庫資金入賬不及時、使用串支現象，應由高校財務部門負責人積極與代理銀行分行領導溝通，必要時向代理銀行總行反映。高校和代理銀行還可以共同改進到賬通知書、銀行回單、銀行對賬單送達流程，在保證數據傳輸安全、穩定的前提下，從紙質單據傳輸改成電子數據傳輸，以保證數據傳輸及時，提高國庫資金對賬效率。

（五）高校財務部門完善機構設置，提高專業人員素養。高校財務部門在人員充足的情況下，可專設國庫資金管理機構或國庫管理工作崗位；若高校人員短缺，應指派專人從事國庫資金對賬工作，使得職責清晰、責任到人；若國庫資金管理崗位由多名財務人員兼職，應在相關文件下達、預算撥款、使用進度等過程中加強溝通，相互交流各自在國庫管理中遇到的經驗和障礙，不斷修改、完善國庫資金管理工作，以利于國庫資金對賬工作的開展。為提高專業人員素養，高校可安排負責國庫管理工作的財務人員到其他單位調研或參加相關培訓，提高專業技能和職業能力，并通過加強校園或部門文化建設，提高專業人員的職業道德。