新冠肺炎疫情防控期間中外國家檔案館的應對舉措調(diào)查及啟示

李彩容 金欣怡

摘? 要：本文通過網(wǎng)絡調(diào)研的方式，對英國、加拿大、澳大利亞、美國及中國國家檔案館在疫情防控期間的應對舉措進行調(diào)查，從疫情防控、讀者服務、線上工作及活動開展等方面展開對比分析，提出了國家檔案館在重大突發(fā)公共事件中完善自身工作的五點啟示和建議。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情;國家檔案館;應對舉措;重大突發(fā)公共事件;制度建設

Abstract： This paper investigated the countermeasures of the national Archives of the United Kingdom， Canada， Australia， the United States and China during the COVID-19 pandemic through online investigation and carried out comparative analysis mainly from the aspects of epidemic prevention and control， reader service and online work and activities. We put forward five enlightenments and suggestions for national Archives to improve their work in major public emergencies.

Keywords： COVID-19; National archives; Countermeasures; Major public emergency; System construction

2020年初，一場突如其來的新型冠狀病毒肺炎疫情（以下簡稱“新冠肺炎疫情”）嚴重影響了各國人民的生活。筆者調(diào)研了美國、法國、中國、日本等10個國家檔案館的官方網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)部分國家疫情的應對舉措較為類似，考慮到樣本選取的典型性和合理性，最終選擇以英國、加拿大、澳大利亞、美國及中國五國的國家檔案館為代表，進一步闡述和分析國內(nèi)外國家檔案館在新冠肺炎疫情防控期間的應對舉措情況。

1 國外國家檔案館疫情防控期間的應對舉措

1.1 英國國家檔案館。英國國家檔案館的應對舉措主要圍繞服務形式、閱覽室更新升級、設立專項基金三方面展開，以期能夠最大限度地降低新冠肺炎疫情的不利影響，同時做好對疫情防控期間檔案數(shù)據(jù)的記錄、保存等相關(guān)工作。

在服務形式方面，2020年3月24日，英國國家檔案館已宣布閉館，同時向公眾公布未受影響照常使用的線上服務、暫停使用以及推遲的各項服務。其中，未受影響的服務包括網(wǎng)站內(nèi)研究指南、博客、學習資源和在線展覽等版塊，在線目錄和電子收藏集，在線教育課程和資源及商業(yè)圖片庫;暫停的服務包括讀者訂票服務、預訂/批量訂購文件、付費搜索、旅游、團體和學校參觀預約、圖書館書籍預約、網(wǎng)上購物及拷貝文件;推遲的服務包括FOIA請求、入籍證書申請、實施文獻訂購試點。[1]不久后，英國國家檔案館考慮到線下閱覽室服務已暫停，主動提供暫時免費的數(shù)字記錄服務。同時，網(wǎng)站告知用戶訪問服務所需要求、免費下載途徑、可免費下載的文件類型、單次文件下載上限、下載資料權(quán)限等內(nèi)容，幫助用戶充分使用該項服務，線上獲取所需信息。此外，英國國家檔案館立足線上平臺，開展了數(shù)字保存培訓、免費講座、視頻教育資源分享、創(chuàng)意寫作比賽等。

與此同時，英國國家檔案館以閉館為契機，進行了閱覽室的更新升級。拓展空間，增加閱覽室可使用名額;開放時間由四天增至五天（周六對外開放），用戶還可通過預訂獲得圖書館資料和查找輔助工具;同時，配備咨詢臺，并設有相應人員提供服務。[2]

在設立專項基金方面，英國國家檔案館設立了COVID-19檔案基金項目，旨在為保護全英國易被攻擊的計算機信息和原生數(shù)據(jù)記錄的臨時工作提供支持。[3]英國國家檔案館網(wǎng)站對于這一專項基金做了較為翔實全面的介紹，包括資金來源與使用、資格與申請指南等內(nèi)容。其中，明確提出了擁有歸檔資格的記錄標準，如記錄形式、記錄風險、記錄的重要性、記錄所在位置等;同時，也對基金申請人的資格標準和申請基金金額進行了規(guī)范，公開基金用途及其管理。COVID-19檔案基金項目，是英國檔案館面對新冠肺炎疫情的積極應對舉措。通過基金的形式，保護特殊時期的數(shù)字記錄，也能夠更有效地保存國家集體記憶。

1.2 加拿大國家圖書館和檔案館。在疫情防控期間，加拿大國家圖書館和檔案館的應對舉措體現(xiàn)了較強的針對性，主要是為公眾提供疫情及檔案館開放相關(guān)信息和為員工提供遠程辦公支持兩方面。一是設立COVID-19專題，設置虛擬助手，公布本國疫情情況及防控指南。從2020年7月23日開始，加拿大國家圖書館和檔案館網(wǎng)站不定期更新國家檔案館及各地區(qū)檔案館開放時間、提供的服務類型等。[4]二是特別發(fā)布針對員工的健康提醒及便利服務，保證遠程辦公。2020年3月18日，加拿大國家圖書館和檔案館已通過網(wǎng)站宣布閉館和取消公共活動。并于3月不定期更新給員工的相關(guān)通知。

1.3 澳大利亞國家檔案館。與加拿大國家圖書館和檔案館相似，澳大利亞國家檔案館也設置了COVID-19：重要信息的專題，并就公眾關(guān)心的熱點問題進行解答，如利用國家檔案館相關(guān)文件記錄作為憑證以尋求政府幫助的方法、在線訪問國家檔案館及原始記錄等。

此外，網(wǎng)站就本國新型冠狀病毒追蹤應用程序——COVIDsafe收集及處理數(shù)據(jù)的方法進行解釋，表明該程序收集的任何個人數(shù)據(jù)都不會存儲在國家檔案館中，幫助公眾更安心地使用應用程序，做好疫情追蹤及回溯工作。值得注意的是，澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站推送了澳大利亞歷史上早期隔離相關(guān)信息，特別介紹了利頓檢疫站，并展示了相關(guān)的圖片檔案。[5]

1.4 美國國家檔案館。美國國家檔案館在疫情防控期間的應對舉措主要體現(xiàn)在以下兩方面：

一是網(wǎng)站開設專門網(wǎng)頁，介紹有關(guān)新冠病毒的情況以及暫停服務等動態(tài)。[6]二是網(wǎng)站特別提示“美國政府在做什么”，通過鏈接可跳轉(zhuǎn)查詢。通過此舉，方便公眾獲取與新冠肺炎疫情有關(guān)的政府相關(guān)信息，了解更多與自身利益相關(guān)的政策、便利等內(nèi)容。

2 我國國家檔案館疫情防控期間的應對舉措

筆者主要以中央檔案館國家檔案局（以下簡稱“國家檔案局”）、中國第一歷史檔案館（以下簡稱“一史館”）、中國第二歷史檔案館（以下簡稱“二史館”）為例，[7]分析我國國家檔案館新冠肺炎疫情防控期間的應對舉措。

2.1 中國中央檔案館國家檔案局

2.1.1 發(fā)揮統(tǒng)一全局的領導作用，有序組織協(xié)調(diào)地方檔案館開展工作。2020年2月7日，國家檔案局下發(fā)《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，對各級檔案部門提出明確要求。[8]在國家檔案局的領導下，各地檔案部門反應迅速，積極開展一系列工作應對疫情。推出更加便捷的查檔服務，實現(xiàn)代查或線上查檔;積極梳理“非典”疫情防控期間相關(guān)檔案，為政府決策提供重要參考;將檔案工作納入疫情防控的總體部署中，明確歸檔范圍，做到應收盡收等。

2.1.2 以疫情防控為主要著眼點，兼顧脫貧事業(yè)及洪澇災害應對。2020年也是我國脫貧攻堅之年，國家檔案局定點幫扶小組始終堅持通過搭建線上線下雙平臺助力喜德縣脫貧事業(yè)。以“中小微企業(yè)檔案公共技術(shù)服務平臺”扶貧商城作為營銷媒介，充分發(fā)揮了檔案在脫貧工作中的重要價值。此外，國家檔案局辦公室下發(fā)《關(guān)于做好汛期檔案安全工作的緊急通知》，[9]要求各級檔案部門高度重視汛期檔案安全，密切關(guān)注汛情動態(tài)，完善防汛應急預案，確保安全度汛。由此可見，國家檔案局在疫情防控期間任務艱巨，面對特殊自然條件下的緊急情況，多措并舉，展現(xiàn)了檔案部門的擔當。

2.1.3 立足現(xiàn)代化技術(shù)，主動開展線上檔案交流與評議工作。國家檔案局經(jīng)科司通過網(wǎng)絡視頻會議開展了對太平人壽保險公司、中國電信股份有限公司上海分公司數(shù)字檔案室建設試點及四川九州電器集團有限責任公司電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作的指導和驗收，使這幾家企業(yè)的試點成果在疫情防控期間投入使用。

2.1.4 完善制度建設，提高檔案館在重大突發(fā)公共事件中履職的及時性和規(guī)范性。2020年12月12日，國家檔案局公布《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，從國家層面完善突發(fā)事件中檔案工作的制度建設。通過進一步明確檔案定義范圍、規(guī)定檔案工作原則、界定部門職責分工、創(chuàng)新檔案工作方法、確定檔案管理思路、規(guī)范檔案歸屬流向。

2.2 中國第一歷史檔案館和中國第二歷史檔案館

一史館和二史館在新冠肺炎疫情應對舉措比較類似，主要可分為閉館及查檔服務、專題推送歷史上的疫情相關(guān)信息兩個方面。兩館均在2020年1月24日通過其網(wǎng)站和公眾號同步發(fā)送閉館通知，于2月發(fā)送疫情防控期間查檔服務的通知。一史館和二史館積極開展檔案整理及編研工作，借助公眾號平臺推出歷史上的疫病相關(guān)專題介紹。其中，一史館微信公眾號（ID：皇史宬）于2月至5月推送《清代的天花防治》《清末設立京師臨時防疫局》《阿哥種“喜痘”》《清代治蝗二三事》四篇文章。二史館微信公眾號（ID：民國大校場）于2月至7月推送《為什么這種瘟疫每隔若干年就要發(fā)作？》《蔥蒜也變得搶手起來》《這位一百多年前奮戰(zhàn)鼠疫的“國士”值得永遠銘記》《防疫專家真的是間諜嗎？》《如果沒有它，抗戰(zhàn)前線無數(shù)負傷將士將束手待斃！》5篇文章，生動形象地展現(xiàn)了1942年青海大牛瘟、大疫中的熱銷物資、中國衛(wèi)生防疫先驅(qū)、中醫(yī)防疫等內(nèi)容，受到讀者的喜愛。

3 中外國家檔案館疫情防控期間的應對舉措比較分析

我國國家檔案館應對新冠肺炎疫情的舉措與國外相比既有相似又有差異，值得相互借鑒和學習。筆者考慮到檔案館與圖書館的相似屬性，參考發(fā)表于《圖書館》的《疫情防控期間公共圖書館的應急舉措和發(fā)展啟示》[10]和發(fā)表于《數(shù)字圖書館論壇》的《突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的公共圖書館應急服務研究》[11]兩篇文章，以此為依據(jù)，進行應對舉措比較分析。

總體上看，所有國家均采取閉館措施，同時推出數(shù)字及在線資源開放和咨詢服務項目。我國還出臺了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，完善制度建設以及借助公眾號平臺推出歷史上的疫病相關(guān)專題介紹等。

3.1 疫情防控。新冠肺炎疫情防控期間，大部分國家檔案館及時在網(wǎng)站、微信公眾號或其他網(wǎng)絡平臺發(fā)布了閉館通知，降低因人員聚集所帶來的傳染風險。在閉館期間，檔案館閱覽室、復制等現(xiàn)場服務均取消，以線上服務為主。

3.2 讀者服務

3.2.1 防疫專題服務。加拿大和美國國家檔案館還在其網(wǎng)站更新地方檔案館開放情況及服務恢復情況，幫助公眾及時獲取信息，方便利用。加拿大、澳大利亞、美國三國國家檔案館均在其網(wǎng)站開設新冠肺炎疫情專題，提供數(shù)據(jù)動態(tài)監(jiān)測、防疫知識普及、政府財政及經(jīng)濟支持、在線訪問和獲取檔案途徑等信息。不僅讓用戶了解到檔案館相關(guān)信息，還能獲知社會疫情防控工作進展。

3.2.2 數(shù)字及在線資源開放。英國國家檔案館實施了免費訪問數(shù)字記錄的政策，并在其網(wǎng)站對下載途徑、下載形式等內(nèi)容進行詳細說明。美國國家檔案館則以在線教育學習資源為主，并鼓勵用戶參與公民檔案管理員項目，在很大程度上保障了疫情防控期間公民參與檔案事業(yè)的權(quán)利，滿足了公民多元化的檔案需求。中國一史館積極開放檔案，并提供全文數(shù)據(jù)庫方便用戶檢索。

3.2.3 咨詢服務提供。疫情防控期間，大多數(shù)國家檔案館都采取了網(wǎng)站在線咨詢的形式。其中，加拿大國家圖書館和檔案館提供了電話咨詢、郵件咨詢及網(wǎng)站咨詢等多元化手段;英國國家檔案館為方便用戶獲取數(shù)字資源，提供即時聊天服務，公眾可在周二至周六的09：00至17：00期間獲取一對一的專家建議。

3.2.4 線上活動開展。線下服務轉(zhuǎn)線上，是新冠肺炎疫情防控期間各行各業(yè)的主要變化。根據(jù)已獲取的信息顯示，英國借助線上平臺開展知識培訓、免費講座、在線展覽、創(chuàng)意寫作比賽等多形式活動。中國國家檔案局充分立足線上平臺，開展多領域項目的評議及驗收工作，保障各項工作順利推進;以網(wǎng)絡視頻形式進行國際檔案日宣傳及區(qū)塊鏈知識科普講座，吸引眾多公民線上觀看，收效良好。

3.3 其他。值得注意的是，英國國家檔案館特設立專項基金，保障疫情防控期間面臨危險的檔案得以保存;同時，抓住時機進行線下閱覽室的升級改造。加拿大國家圖書館和檔案館尤其注重員工遠程辦公，不定期發(fā)布健康提醒。澳大利亞國家檔案館、中國第一歷史檔案館和中國第二歷史檔案館積極開展檔案編研與利用，展示歷史上疫病時期相關(guān)檔案。中國國家檔案局積極完善制度建設，出臺《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，以期建立健全突發(fā)事件應對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護、利用工作機制。

4 對重大突發(fā)公共事件中國家檔案館工作的啟示

4.1 加強數(shù)字化檔案資源服務體系建設，豐富線上服務形式。一方面，國家檔案館應加強數(shù)字化檔案資源的服務體系建設;另一方面，要加強館際溝通和交流，實現(xiàn)數(shù)字資源共享。在重大突發(fā)事件中，國家檔案館更要把握線上服務的特點，精準識別用戶多元利用需求，提供多樣的線上服務。在開展信息與知識交流的同時，更應注重檔案資源的宣傳，策劃豐富的線上活動，提高公眾對檔案事業(yè)的參與度。

4.2 制定完善突發(fā)事件應急預案，提高應對能力。預案對于檔案管理具有無法替代的指導作用，是危機各個階段快速實施各種措施的前提。[12]國家檔案館應充分調(diào)研本館實際情況，如場館面積、功能分區(qū)、館藏資源等信息，以此為基礎制定完善、合理、合規(guī)、有效的突發(fā)事件應急預案，提升檔案館應急服務水平。

4.3 發(fā)揮統(tǒng)籌全局的指導作用，健全政策法規(guī)。國家檔案館在明確本國檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、事業(yè)管理體制、突發(fā)公共事件特點等要素的前提下，應形成符合實際的工作指南，同時依據(jù)具體情況不斷修正指導意見。各級檔案部門通過完善頂層設計，才能精準有效地開展檔案管理工作，實現(xiàn)特殊時期對檔案的特殊管理。

4.4 強化信息技術(shù)保障，提升人才隊伍建設水平。一方面，國家檔案館要加強資金投入，完善信息技術(shù)體系;另一方面，要加強人才隊伍建設，提高工作人員的應急能力和風險防范能力，能夠利用檔案平臺為用戶提供準確便捷的線上服務，滿足公眾日益提升的信息需求。

4.5 樹立檔案記憶觀，做好檔案收集和編研利用。基于檔案記憶觀，[13]國家檔案館應明確自身在構(gòu)建集體記憶和全民記憶中的重要職責，既要做好疫情防控檔案的收集利用，也要注重其他類型檔案的征集;既要做好文字材料的收集，也要注意把握實物資料的編研利用，尤其注重疫情專題檔案數(shù)據(jù)庫的建設，舉辦疫情專題檔案展覽，為保留全民記憶貢獻力量。

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（作者單位：湖北大學歷史文化學院 來稿日期：2021-06-19）