新冠肺炎疫情防控期間中外國(guó)家檔案館的應(yīng)對(duì)舉措調(diào)查及啟示

李彩容 金欣怡

摘? 要：本文通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)研的方式，對(duì)英國(guó)、加拿大、澳大利亞、美國(guó)及中國(guó)國(guó)家檔案館在疫情防控期間的應(yīng)對(duì)舉措進(jìn)行調(diào)查，從疫情防控、讀者服務(wù)、線上工作及活動(dòng)開展等方面展開對(duì)比分析，提出了國(guó)家檔案館在重大突發(fā)公共事件中完善自身工作的五點(diǎn)啟示和建議。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情;國(guó)家檔案館;應(yīng)對(duì)舉措;重大突發(fā)公共事件;制度建設(shè)

Abstract： This paper investigated the countermeasures of the national Archives of the United Kingdom， Canada， Australia， the United States and China during the COVID-19 pandemic through online investigation and carried out comparative analysis mainly from the aspects of epidemic prevention and control， reader service and online work and activities. We put forward five enlightenments and suggestions for national Archives to improve their work in major public emergencies.

Keywords： COVID-19; National archives; Countermeasures; Major public emergency; System construction

2020年初，一場(chǎng)突如其來(lái)的新型冠狀病毒肺炎疫情（以下簡(jiǎn)稱“新冠肺炎疫情”）嚴(yán)重影響了各國(guó)人民的生活。筆者調(diào)研了美國(guó)、法國(guó)、中國(guó)、日本等10個(gè)國(guó)家檔案館的官方網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)部分國(guó)家疫情的應(yīng)對(duì)舉措較為類似，考慮到樣本選取的典型性和合理性，最終選擇以英國(guó)、加拿大、澳大利亞、美國(guó)及中國(guó)五國(guó)的國(guó)家檔案館為代表，進(jìn)一步闡述和分析國(guó)內(nèi)外國(guó)家檔案館在新冠肺炎疫情防控期間的應(yīng)對(duì)舉措情況。

1 國(guó)外國(guó)家檔案館疫情防控期間的應(yīng)對(duì)舉措

1.1 英國(guó)國(guó)家檔案館。英國(guó)國(guó)家檔案館的應(yīng)對(duì)舉措主要圍繞服務(wù)形式、閱覽室更新升級(jí)、設(shè)立專項(xiàng)基金三方面展開，以期能夠最大限度地降低新冠肺炎疫情的不利影響，同時(shí)做好對(duì)疫情防控期間檔案數(shù)據(jù)的記錄、保存等相關(guān)工作。

在服務(wù)形式方面，2020年3月24日，英國(guó)國(guó)家檔案館已宣布閉館，同時(shí)向公眾公布未受影響照常使用的線上服務(wù)、暫停使用以及推遲的各項(xiàng)服務(wù)。其中，未受影響的服務(wù)包括網(wǎng)站內(nèi)研究指南、博客、學(xué)習(xí)資源和在線展覽等版塊，在線目錄和電子收藏集，在線教育課程和資源及商業(yè)圖片庫(kù);暫停的服務(wù)包括讀者訂票服務(wù)、預(yù)訂/批量訂購(gòu)文件、付費(fèi)搜索、旅游、團(tuán)體和學(xué)校參觀預(yù)約、圖書館書籍預(yù)約、網(wǎng)上購(gòu)物及拷貝文件;推遲的服務(wù)包括FOIA請(qǐng)求、入籍證書申請(qǐng)、實(shí)施文獻(xiàn)訂購(gòu)試點(diǎn)。[1]不久后，英國(guó)國(guó)家檔案館考慮到線下閱覽室服務(wù)已暫停，主動(dòng)提供暫時(shí)免費(fèi)的數(shù)字記錄服務(wù)。同時(shí)，網(wǎng)站告知用戶訪問(wèn)服務(wù)所需要求、免費(fèi)下載途徑、可免費(fèi)下載的文件類型、單次文件下載上限、下載資料權(quán)限等內(nèi)容，幫助用戶充分使用該項(xiàng)服務(wù)，線上獲取所需信息。此外，英國(guó)國(guó)家檔案館立足線上平臺(tái)，開展了數(shù)字保存培訓(xùn)、免費(fèi)講座、視頻教育資源分享、創(chuàng)意寫作比賽等。

與此同時(shí)，英國(guó)國(guó)家檔案館以閉館為契機(jī)，進(jìn)行了閱覽室的更新升級(jí)。拓展空間，增加閱覽室可使用名額;開放時(shí)間由四天增至五天（周六對(duì)外開放），用戶還可通過(guò)預(yù)訂獲得圖書館資料和查找輔助工具;同時(shí)，配備咨詢臺(tái)，并設(shè)有相應(yīng)人員提供服務(wù)。[2]

在設(shè)立專項(xiàng)基金方面，英國(guó)國(guó)家檔案館設(shè)立了COVID-19檔案基金項(xiàng)目，旨在為保護(hù)全英國(guó)易被攻擊的計(jì)算機(jī)信息和原生數(shù)據(jù)記錄的臨時(shí)工作提供支持。[3]英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站對(duì)于這一專項(xiàng)基金做了較為翔實(shí)全面的介紹，包括資金來(lái)源與使用、資格與申請(qǐng)指南等內(nèi)容。其中，明確提出了擁有歸檔資格的記錄標(biāo)準(zhǔn)，如記錄形式、記錄風(fēng)險(xiǎn)、記錄的重要性、記錄所在位置等;同時(shí)，也對(duì)基金申請(qǐng)人的資格標(biāo)準(zhǔn)和申請(qǐng)基金金額進(jìn)行了規(guī)范，公開基金用途及其管理。COVID-19檔案基金項(xiàng)目，是英國(guó)檔案館面對(duì)新冠肺炎疫情的積極應(yīng)對(duì)舉措。通過(guò)基金的形式，保護(hù)特殊時(shí)期的數(shù)字記錄，也能夠更有效地保存國(guó)家集體記憶。

1.2 加拿大國(guó)家圖書館和檔案館。在疫情防控期間，加拿大國(guó)家圖書館和檔案館的應(yīng)對(duì)舉措體現(xiàn)了較強(qiáng)的針對(duì)性，主要是為公眾提供疫情及檔案館開放相關(guān)信息和為員工提供遠(yuǎn)程辦公支持兩方面。一是設(shè)立COVID-19專題，設(shè)置虛擬助手，公布本國(guó)疫情情況及防控指南。從2020年7月23日開始，加拿大國(guó)家圖書館和檔案館網(wǎng)站不定期更新國(guó)家檔案館及各地區(qū)檔案館開放時(shí)間、提供的服務(wù)類型等。[4]二是特別發(fā)布針對(duì)員工的健康提醒及便利服務(wù)，保證遠(yuǎn)程辦公。2020年3月18日，加拿大國(guó)家圖書館和檔案館已通過(guò)網(wǎng)站宣布閉館和取消公共活動(dòng)。并于3月不定期更新給員工的相關(guān)通知。

1.3 澳大利亞國(guó)家檔案館。與加拿大國(guó)家圖書館和檔案館相似，澳大利亞國(guó)家檔案館也設(shè)置了COVID-19：重要信息的專題，并就公眾關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行解答，如利用國(guó)家檔案館相關(guān)文件記錄作為憑證以尋求政府幫助的方法、在線訪問(wèn)國(guó)家檔案館及原始記錄等。

此外，網(wǎng)站就本國(guó)新型冠狀病毒追蹤應(yīng)用程序——COVIDsafe收集及處理數(shù)據(jù)的方法進(jìn)行解釋，表明該程序收集的任何個(gè)人數(shù)據(jù)都不會(huì)存儲(chǔ)在國(guó)家檔案館中，幫助公眾更安心地使用應(yīng)用程序，做好疫情追蹤及回溯工作。值得注意的是，澳大利亞國(guó)家檔案館網(wǎng)站推送了澳大利亞歷史上早期隔離相關(guān)信息，特別介紹了利頓檢疫站，并展示了相關(guān)的圖片檔案。[5]

1.4 美國(guó)國(guó)家檔案館。美國(guó)國(guó)家檔案館在疫情防控期間的應(yīng)對(duì)舉措主要體現(xiàn)在以下兩方面：

一是網(wǎng)站開設(shè)專門網(wǎng)頁(yè)，介紹有關(guān)新冠病毒的情況以及暫停服務(wù)等動(dòng)態(tài)。[6]二是網(wǎng)站特別提示“美國(guó)政府在做什么”，通過(guò)鏈接可跳轉(zhuǎn)查詢。通過(guò)此舉，方便公眾獲取與新冠肺炎疫情有關(guān)的政府相關(guān)信息，了解更多與自身利益相關(guān)的政策、便利等內(nèi)容。

2 我國(guó)國(guó)家檔案館疫情防控期間的應(yīng)對(duì)舉措

筆者主要以中央檔案館國(guó)家檔案局（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)家檔案局”）、中國(guó)第一歷史檔案館（以下簡(jiǎn)稱“一史館”）、中國(guó)第二歷史檔案館（以下簡(jiǎn)稱“二史館”）為例，[7]分析我國(guó)國(guó)家檔案館新冠肺炎疫情防控期間的應(yīng)對(duì)舉措。

2.1 中國(guó)中央檔案館國(guó)家檔案局

2.1.1 發(fā)揮統(tǒng)一全局的領(lǐng)導(dǎo)作用，有序組織協(xié)調(diào)地方檔案館開展工作。2020年2月7日，國(guó)家檔案局下發(fā)《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，對(duì)各級(jí)檔案部門提出明確要求。[8]在國(guó)家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，各地檔案部門反應(yīng)迅速，積極開展一系列工作應(yīng)對(duì)疫情。推出更加便捷的查檔服務(wù)，實(shí)現(xiàn)代查或線上查檔;積極梳理“非典”疫情防控期間相關(guān)檔案，為政府決策提供重要參考;將檔案工作納入疫情防控的總體部署中，明確歸檔范圍，做到應(yīng)收盡收等。

2.1.2 以疫情防控為主要著眼點(diǎn)，兼顧脫貧事業(yè)及洪澇災(zāi)害應(yīng)對(duì)。2020年也是我國(guó)脫貧攻堅(jiān)之年，國(guó)家檔案局定點(diǎn)幫扶小組始終堅(jiān)持通過(guò)搭建線上線下雙平臺(tái)助力喜德縣脫貧事業(yè)。以“中小微企業(yè)檔案公共技術(shù)服務(wù)平臺(tái)”扶貧商城作為營(yíng)銷媒介，充分發(fā)揮了檔案在脫貧工作中的重要價(jià)值。此外，國(guó)家檔案局辦公室下發(fā)《關(guān)于做好汛期檔案安全工作的緊急通知》，[9]要求各級(jí)檔案部門高度重視汛期檔案安全，密切關(guān)注汛情動(dòng)態(tài)，完善防汛應(yīng)急預(yù)案，確保安全度汛。由此可見(jiàn)，國(guó)家檔案局在疫情防控期間任務(wù)艱巨，面對(duì)特殊自然條件下的緊急情況，多措并舉，展現(xiàn)了檔案部門的擔(dān)當(dāng)。

2.1.3 立足現(xiàn)代化技術(shù)，主動(dòng)開展線上檔案交流與評(píng)議工作。國(guó)家檔案局經(jīng)科司通過(guò)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議開展了對(duì)太平人壽保險(xiǎn)公司、中國(guó)電信股份有限公司上海分公司數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)及四川九州電器集團(tuán)有限責(zé)任公司電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作的指導(dǎo)和驗(yàn)收，使這幾家企業(yè)的試點(diǎn)成果在疫情防控期間投入使用。

2.1.4 完善制度建設(shè)，提高檔案館在重大突發(fā)公共事件中履職的及時(shí)性和規(guī)范性。2020年12月12日，國(guó)家檔案局公布《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，從國(guó)家層面完善突發(fā)事件中檔案工作的制度建設(shè)。通過(guò)進(jìn)一步明確檔案定義范圍、規(guī)定檔案工作原則、界定部門職責(zé)分工、創(chuàng)新檔案工作方法、確定檔案管理思路、規(guī)范檔案歸屬流向。

2.2 中國(guó)第一歷史檔案館和中國(guó)第二歷史檔案館

一史館和二史館在新冠肺炎疫情應(yīng)對(duì)舉措比較類似，主要可分為閉館及查檔服務(wù)、專題推送歷史上的疫情相關(guān)信息兩個(gè)方面。兩館均在2020年1月24日通過(guò)其網(wǎng)站和公眾號(hào)同步發(fā)送閉館通知，于2月發(fā)送疫情防控期間查檔服務(wù)的通知。一史館和二史館積極開展檔案整理及編研工作，借助公眾號(hào)平臺(tái)推出歷史上的疫病相關(guān)專題介紹。其中，一史館微信公眾號(hào)（ID：皇史宬）于2月至5月推送《清代的天花防治》《清末設(shè)立京師臨時(shí)防疫局》《阿哥種“喜痘”》《清代治蝗二三事》四篇文章。二史館微信公眾號(hào)（ID：民國(guó)大校場(chǎng)）于2月至7月推送《為什么這種瘟疫每隔若干年就要發(fā)作？》《蔥蒜也變得搶手起來(lái)》《這位一百多年前奮戰(zhàn)鼠疫的“國(guó)士”值得永遠(yuǎn)銘記》《防疫專家真的是間諜嗎？》《如果沒(méi)有它，抗戰(zhàn)前線無(wú)數(shù)負(fù)傷將士將束手待斃！》5篇文章，生動(dòng)形象地展現(xiàn)了1942年青海大牛瘟、大疫中的熱銷物資、中國(guó)衛(wèi)生防疫先驅(qū)、中醫(yī)防疫等內(nèi)容，受到讀者的喜愛(ài)。

3 中外國(guó)家檔案館疫情防控期間的應(yīng)對(duì)舉措比較分析

我國(guó)國(guó)家檔案館應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情的舉措與國(guó)外相比既有相似又有差異，值得相互借鑒和學(xué)習(xí)。筆者考慮到檔案館與圖書館的相似屬性，參考發(fā)表于《圖書館》的《疫情防控期間公共圖書館的應(yīng)急舉措和發(fā)展啟示》[10]和發(fā)表于《數(shù)字圖書館論壇》的《突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的公共圖書館應(yīng)急服務(wù)研究》[11]兩篇文章，以此為依據(jù)，進(jìn)行應(yīng)對(duì)舉措比較分析。

總體上看，所有國(guó)家均采取閉館措施，同時(shí)推出數(shù)字及在線資源開放和咨詢服務(wù)項(xiàng)目。我國(guó)還出臺(tái)了《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，完善制度建設(shè)以及借助公眾號(hào)平臺(tái)推出歷史上的疫病相關(guān)專題介紹等。

3.1 疫情防控。新冠肺炎疫情防控期間，大部分國(guó)家檔案館及時(shí)在網(wǎng)站、微信公眾號(hào)或其他網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布了閉館通知，降低因人員聚集所帶來(lái)的傳染風(fēng)險(xiǎn)。在閉館期間，檔案館閱覽室、復(fù)制等現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)均取消，以線上服務(wù)為主。

3.2 讀者服務(wù)

3.2.1 防疫專題服務(wù)。加拿大和美國(guó)國(guó)家檔案館還在其網(wǎng)站更新地方檔案館開放情況及服務(wù)恢復(fù)情況，幫助公眾及時(shí)獲取信息，方便利用。加拿大、澳大利亞、美國(guó)三國(guó)國(guó)家檔案館均在其網(wǎng)站開設(shè)新冠肺炎疫情專題，提供數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)、防疫知識(shí)普及、政府財(cái)政及經(jīng)濟(jì)支持、在線訪問(wèn)和獲取檔案途徑等信息。不僅讓用戶了解到檔案館相關(guān)信息，還能獲知社會(huì)疫情防控工作進(jìn)展。

3.2.2 數(shù)字及在線資源開放。英國(guó)國(guó)家檔案館實(shí)施了免費(fèi)訪問(wèn)數(shù)字記錄的政策，并在其網(wǎng)站對(duì)下載途徑、下載形式等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。美國(guó)國(guó)家檔案館則以在線教育學(xué)習(xí)資源為主，并鼓勵(lì)用戶參與公民檔案管理員項(xiàng)目，在很大程度上保障了疫情防控期間公民參與檔案事業(yè)的權(quán)利，滿足了公民多元化的檔案需求。中國(guó)一史館積極開放檔案，并提供全文數(shù)據(jù)庫(kù)方便用戶檢索。

3.2.3 咨詢服務(wù)提供。疫情防控期間，大多數(shù)國(guó)家檔案館都采取了網(wǎng)站在線咨詢的形式。其中，加拿大國(guó)家圖書館和檔案館提供了電話咨詢、郵件咨詢及網(wǎng)站咨詢等多元化手段;英國(guó)國(guó)家檔案館為方便用戶獲取數(shù)字資源，提供即時(shí)聊天服務(wù)，公眾可在周二至周六的09：00至17：00期間獲取一對(duì)一的專家建議。

3.2.4 線上活動(dòng)開展。線下服務(wù)轉(zhuǎn)線上，是新冠肺炎疫情防控期間各行各業(yè)的主要變化。根據(jù)已獲取的信息顯示，英國(guó)借助線上平臺(tái)開展知識(shí)培訓(xùn)、免費(fèi)講座、在線展覽、創(chuàng)意寫作比賽等多形式活動(dòng)。中國(guó)國(guó)家檔案局充分立足線上平臺(tái)，開展多領(lǐng)域項(xiàng)目的評(píng)議及驗(yàn)收工作，保障各項(xiàng)工作順利推進(jìn);以網(wǎng)絡(luò)視頻形式進(jìn)行國(guó)際檔案日宣傳及區(qū)塊鏈知識(shí)科普講座，吸引眾多公民線上觀看，收效良好。

3.3 其他。值得注意的是，英國(guó)國(guó)家檔案館特設(shè)立專項(xiàng)基金，保障疫情防控期間面臨危險(xiǎn)的檔案得以保存;同時(shí)，抓住時(shí)機(jī)進(jìn)行線下閱覽室的升級(jí)改造。加拿大國(guó)家圖書館和檔案館尤其注重員工遠(yuǎn)程辦公，不定期發(fā)布健康提醒。澳大利亞國(guó)家檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館和中國(guó)第二歷史檔案館積極開展檔案編研與利用，展示歷史上疫病時(shí)期相關(guān)檔案。中國(guó)國(guó)家檔案局積極完善制度建設(shè)，出臺(tái)《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，以期建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制。

4 對(duì)重大突發(fā)公共事件中國(guó)家檔案館工作的啟示

4.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源服務(wù)體系建設(shè)，豐富線上服務(wù)形式。一方面，國(guó)家檔案館應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源的服務(wù)體系建設(shè);另一方面，要加強(qiáng)館際溝通和交流，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源共享。在重大突發(fā)事件中，國(guó)家檔案館更要把握線上服務(wù)的特點(diǎn)，精準(zhǔn)識(shí)別用戶多元利用需求，提供多樣的線上服務(wù)。在開展信息與知識(shí)交流的同時(shí)，更應(yīng)注重檔案資源的宣傳，策劃豐富的線上活動(dòng)，提高公眾對(duì)檔案事業(yè)的參與度。

4.2 制定完善突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)能力。預(yù)案對(duì)于檔案管理具有無(wú)法替代的指導(dǎo)作用，是危機(jī)各個(gè)階段快速實(shí)施各種措施的前提。[12]國(guó)家檔案館應(yīng)充分調(diào)研本館實(shí)際情況，如場(chǎng)館面積、功能分區(qū)、館藏資源等信息，以此為基礎(chǔ)制定完善、合理、合規(guī)、有效的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，提升檔案館應(yīng)急服務(wù)水平。

4.3 發(fā)揮統(tǒng)籌全局的指導(dǎo)作用，健全政策法規(guī)。國(guó)家檔案館在明確本國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、事業(yè)管理體制、突發(fā)公共事件特點(diǎn)等要素的前提下，應(yīng)形成符合實(shí)際的工作指南，同時(shí)依據(jù)具體情況不斷修正指導(dǎo)意見(jiàn)。各級(jí)檔案部門通過(guò)完善頂層設(shè)計(jì)，才能精準(zhǔn)有效地開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)特殊時(shí)期對(duì)檔案的特殊管理。

4.4 強(qiáng)化信息技術(shù)保障，提升人才隊(duì)伍建設(shè)水平。一方面，國(guó)家檔案館要加強(qiáng)資金投入，完善信息技術(shù)體系;另一方面，要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的應(yīng)急能力和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，能夠利用檔案平臺(tái)為用戶提供準(zhǔn)確便捷的線上服務(wù)，滿足公眾日益提升的信息需求。

4.5 樹立檔案記憶觀，做好檔案收集和編研利用。基于檔案記憶觀，[13]國(guó)家檔案館應(yīng)明確自身在構(gòu)建集體記憶和全民記憶中的重要職責(zé)，既要做好疫情防控檔案的收集利用，也要注重其他類型檔案的征集;既要做好文字材料的收集，也要注意把握實(shí)物資料的編研利用，尤其注重疫情專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，舉辦疫情專題檔案展覽，為保留全民記憶貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院 來(lái)稿日期：2021-06-19）