河南省民辦高校檔案管理研究

引言

對民辦教育給予鼓勵和支持，一直是中國特色社會主義教育體系的重要體現(xiàn)。2002年頒布的《中華人民共和國民辦教育促進法》和2010年教育部頒布的《圍家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》明確規(guī)定了民辦教育的形式、組織和活動。為使河南省民辦教育更進一步的發(fā)展，河南省教育廳于2017年發(fā)布了《河南省教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，指出要大力支持民辦學校發(fā)展，提高辦學質量。2018年河南省人民政府發(fā)布《河南省人民政府關于鼓勵社會力量興辦教育進一步促進民辦教育健康發(fā)展的實施意見》，建議不僅要充分發(fā)揮黨在民辦學校中的主導作用，而且要在制度和機制創(chuàng)新方面率先行動。

長期以來，由于民辦學校體制的制約和自身的不足，相對于公辦學校，民辦高校的檔案管理明顯比較落后，因此，如何使民辦高校的檔案管理丁作與自身的成長相適應、相協(xié)調地發(fā)展，已經成為業(yè)界和學術界迫切需要解決的現(xiàn)實問題。

一、國內外研究現(xiàn)狀分析

國外的“私立高?！边@一概念對應的就是我國的民辦高校，他們非常重視其檔案管理工作，尤其是信息資源的利用，因此，有許多關于私立高校檔案工作的相關研究，其中以研究開發(fā)利用高校檔案信息資源方面的文獻為主。Phumzile Hlophe認為應該預先測度用戶的潛在需求，主動引導用戶取得信息，加速建設高校檔案的數(shù)字化進程等。Sei-ichi Koike認為提升檔案館的服務水平，可以通過內部網站、舉辦專題展覽和召開研討會等方式。Kim，Heejung提出了改進檔案資源數(shù)字化，深化與學校圖書館等管理部門的聯(lián)絡程度。Y·Lemay認為可以用評估的方法，研究學校檔案部門服務效率的相關問題。

國內學者主要針對信息化建設和管理體系兩個方面展開研究。高強指出要以網絡建設為基礎、以信息技術為支撐、以信息資源為核心的原則建設檔案信息化。張麗指出發(fā)揮信息化檔案的實際效用，就要結合自身特點，運用技術設備，重視建設數(shù)字資源。張宏慧等學者認為民辦高校的檔案管理工作應結合自身情況，同時借鑒其他高校和企業(yè)的檔案管理經驗。畢再麗從檔案管理的特點、管理體系和管理隊伍等方面說明了民辦高校檔案管理的創(chuàng)新措施。張寒梅認為相關部門要根據(jù)民辦高校本身的規(guī)律特點提供指導，檔案管理辦法不能一成不變?？灯G俠提出在探索適宜民辦高校自身特征的檔案管理體系的同時，要充分利用現(xiàn)有的信息資源和社會資源。

經過以上分析，雖然關于民辦高校檔案管理的研究并不算少，但是針對其外在影響因素的研究比較欠缺。我國關于民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀、問題和策略研究仍然比較宏觀、抽象，缺乏結合民辦高校自身特點的針對性研究，本文探索正好可以彌補這一空白。

二、河南省民辦高校檔案管理的基本認知

（一）民辦高校檔案的性質

1、基礎性。民辦高校在教育、經營和管理等活動中形成的各種文件資料，具有保存意義，被記錄歸檔的文件就形成了檔案。民辦高校檔案最普遍的特征就在于它的基礎性，主要體現(xiàn)在其信息的積累性和管理的伴隨性兩方面。首先，其信息資源的不斷積累不僅可以為民辦高校在教育、宣傳、科研等方面給予材料支持，也能夠在憑證依據(jù)、法律訴訟等方面提供佐證素材，每一所民辦高校的無形財富都包含著這些日積月累的檔案資源;其次，管理的伴隨性主要是指在民辦高校管理工作中，與檔案管理有關的工作無處不在，以及在民辦高校發(fā)展過程中，檔案管理具有客觀存在性的特點。

2、服務性。通過合理地開發(fā)利用檔案信息資源，可以使其具體價值得以充分體現(xiàn)，主要表現(xiàn)為提供服務。民辦高校檔案的服務性要求檔案人員在工作時不僅要快速地對檔案利用需求作出應答，還要注重服務質量和服務效率、提高主動解決需求的意識，也就是在提供服務時要做到及時、高效和主動。

3、文化性。我國民辦高校的發(fā)展歷程并不久遠，卻都致力于建設與自身特色相結合的校同文化，展現(xiàn)自身文化魅力。民辦高校檔案作為校園文化的代表之一，有其獨特的生產力，它的文化性是指其檔案文化成果的造就以及檔案文化服務的提供。民辦高校的檔案文件保存了大量有價值的信息資源，不僅可以升華凝練為知識理論，而且豐富了民辦高校的物質文化。民辦高校檔案見證了過去，記錄著現(xiàn)在并走向未來，它所記錄的文化成果是全校師生的精神食糧。

4、涉密性。民辦高校的資料文件雖大部分是對外公開的，但也有一些保密文件，這些保密文件經過歸檔就會變?yōu)樯婷軝n案。民辦高校檔案的涉密性主要體現(xiàn)在機密性和自利性兩方面。首先，機密性是指牽涉了保密文件的民辦高校檔案具有的機要性，保護民辦高校的自身利益是機密性檔案出現(xiàn)的首要任務;其次，自利性是指民辦高校的檔案管理要忠于高校本身的發(fā)展，民辦高校檔案具有資產的性質，它的所有權為高校自身，社會應該對民辦高校檔案的管理工作給予尊重。

（二）民辦高校檔案的特點

1、檔案來源的社會性。民辦高校檔案的社會性指的是它與社會、人群、各類機構之間的緊密聯(lián)系，其所有的信息資源均來自于社會，又都用之于社會，具體體現(xiàn)在三個方面。首先，民辦高校在招收、培養(yǎng)學生的過程中所記錄的檔案材料，在日積月累的過程中能夠全面反映高校的人才培養(yǎng)特點;其次，以社會各個元素為研究對象的科研成果經檔案記錄后又推廣于社會;最后，作為一項文化遺產，民辦高校檔案是隨著社會的發(fā)展演變而進步的。

2、檔案產權的模糊性。依照國際慣例，產權的模糊性主要體現(xiàn)在法律與經濟方面，民辦高校檔案產權也是一樣。首先，完整的法律地位和有效的法律保護是判別民辦高校檔案產權是否清晰的重要法律標準，而民辦高校檔案產權并不完全符合這兩個標準;其次，民辦高校檔案產權所有者的控制力較強、市場運行中的內在責權利的統(tǒng)一是民辦高校檔案產權清晰的經濟標準，而我國民辦高校目前還很難做到。

3、檔案管理的效益性。效益管理，就是在民辦高校的檔案管理工作中采用價值高、效能高、成本低的原則。民辦高校檔案管理的效益性主要體現(xiàn)在三方面。首先，民辦高校的檔案工作是基于自身發(fā)展的需求，其切入點和落腳點都應放在提高效能上;其次，在建立科學高效的體制的同時，在管理相關機構、人員方面都要考慮成本投入;最后，在檔案管理工作的各個方面都要充分利用信息資源，為各類需求做好服務。

4、檔案管理的動態(tài)性。民辦高校檔案的動態(tài)性是其通有特征，主要表現(xiàn)為三個方面。首先，在數(shù)量和內容方面，民辦高校的檔案是隨著高校發(fā)展和市場環(huán)境變化而不斷更新的;其次，在管理模式方面，民辦高校的檔案管理的模式是與高校自身特點相適應的，不同發(fā)展階段的管理模式是不一樣的;最后，在工作人員方面，南于晉升幾率小、待遇普遍低的特點，民辦高校檔案管理人員不僅具有專業(yè)不穩(wěn)定的問題，還具有流行性大的特征。

三、民辦高等學校檔案管理工作存在的問題及成因

文章從民辦高校檔案管理的法律法規(guī)、組織機構及基礎設備設施、專業(yè)人員素質、檔案編研工作以及信息化建設等角度出發(fā)，分析了目前民辦高校檔案管理存在的相關問題以及主要原因。

（一）存在的主要問題

1、檔案機構及基礎設施不健全。第一，檔案管理機構缺失。有些民辦高校在有能力成立專門的檔案機構的條件下，并未設置相關機構、配置專業(yè)人員，而是由其他部門人員進行分管，使得高校檔案散落在不同部門職員的手中。第二，基礎設施配置不健全。在檔案用房上，很少會使技術用房、庫房以及閱覽室獨立開放。在庫房的基礎設施上，大部分的高校只裝備了計算機、掃描儀等基礎設施，而不具備除塵器、空氣凈化器、去濕器等檔案專用的設備。

2、檔案意識不強。第一，高層管理人員的檔案意識不強。首先，很多民辦大學的發(fā)展規(guī)劃中不包括他們的檔案機構的設置和基礎設施的配置以及檔案工作人員質量的提高等;其次，管理部門未確定檔案工作的組織架構，也沒有建立高校高層管理人員共同負責、不同級別部門共同參與的檔案管理工作組織體系。第二，教師和學生的檔案意識較弱。主要表現(xiàn)有：對檔案認知有偏差，很多師生都只對人事檔案有印象，并不了解人事與教研檔案的差別;民辦高校的很多師生不具備檔案管理規(guī)范化意識，他們不清楚檔案資料文件的各項規(guī)范要求，也不知書寫材料必須耐用，使用字符必須標準化;大部分師生不清楚學校檔案管理相關的法律法規(guī)和管理制度，導致平時的工作學習中缺乏歸檔的意識。第三，檔案工作者沒有意識到檔案的必要性。這是學校檔案意識不強的重要因素。主要表現(xiàn)有兩點：一是宣傳力度不夠，民辦高校檔案認識的增強非常依賴檔案工作人員的教育宣傳;二是管理意識不足，河南民辦高校檔案工作人員對所采集的檔案資料很少按照科學方法進行分類、組織、存儲、編寫和研究等，一般只會簡單地進行分類、存儲。

3、具體規(guī)章制度不完善。第一，類型不統(tǒng)一，內容不全面。目前，河南省民辦高校檔案管理制度存在較多缺失，如缺乏檔案鑒定與銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、電子檔案管理制度等。第二，缺少系統(tǒng)性。盡管一些民辦學校建立了基本的檔案管理制度，但因沒有全局性的思路，就只制定了一些日常的管理制度。第三，不能較好地結合學校的實際情況。一些民辦高校檔案管理工作沒有根據(jù)自身的實際情況來建立管理制度，因此，在實際應用和操作中存在一定的困難。

4、專業(yè)隊伍建設不合理。第一，人員結構不合理。首先，學歷、職稱結構不合理，在河南民辦高校的檔案部門的職員里，博士生、碩士生只占少數(shù)，本科生、大專生相對較多，他們的職稱一般只是初、中級，高級專業(yè)職稱的比例低于全國平均水平;其次，檔案人員老齡化問題突出。雖然招聘退休的高校公職人員可以勝任這份工作，但是也有其弊端，這些人的學習能力以及創(chuàng)新能力一般比較低，不利于民辦高校檔案工作的發(fā)展。第二，專業(yè)人員較少。在民辦高校檔案部門工作的專職人員，很少是專門學檔案專業(yè)的，大多只經過較短時間的培訓就開始工作了，檔案管理水平較低。

5、編研工作不完善。第一，形式單一。大部分的研究編寫成就是學校發(fā)展歷史，榮譽證書集，專題文件冊等等，缺乏創(chuàng)造力，并且沒有密切關注民辦高校工作的熱點和難題，也未強調出民辦高校的特點。第二，質量較低。目前在河南民辦高校中，檔案編研工作中“編寫”形式較多，但“研究”的成就較少，大都是匯編等初級成果，多是原始文件的總結，深入的編寫研究成果很少。

6、信息化程度不高。第一，檔案信息化設施配備不健全。許多河南民辦高校在檔案應用技術核心設備上裝備不足，檔案信息采集設備的配置率也需要進一步增長。第二，檔案應用系統(tǒng)的使用效果不佳。檔案應用系統(tǒng)包括的內容有文件管理系統(tǒng)、檔案外部利用系統(tǒng)、與其他高校系統(tǒng)的接口等，雖然河南民辦高校使用檔案管理系統(tǒng)的較多，但檔案外用利用系統(tǒng)和檔案網站建設狀況不盡如人意。第三，數(shù)字化檔案信息資源建設率低。在河南民辦高校中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設已逐步由過去的手工檢索轉變?yōu)橛嬎銠C檢索，發(fā)展較好;但檔案全文數(shù)字化的建設比較落后，這非常不利于民辦高校檔案工作效率的提高。

（二）主要成因分析

1、重視的程度欠缺。盡管河南民辦高校的檔案工作近年來雖然在改善，但還是沒受到應有的重視，不能滿足其發(fā)展的需要。造成這一現(xiàn)象的主要原因有兩點。一是主要投資者對高校的檔案管理不看重。絕大多數(shù)民辦高校都是投資辦學，獨立運營，自負盈虧，所以這些創(chuàng)辦者很看重成本和效益，而沒有認識到有效的檔案管理的重要性，對檔案管理、人才引進等方面的資金投入不夠。二是檔案職工對檔案管理工作不上心，這些多是因為檔案人員的素質水平一般造成的。

2、辦學水平不高。民辦高校的檔案管理與其管理模式、實力水平等密切相關，并與之形成相應的互惠關系。一般來說，民辦高校的辦學水平越高、管理模式越高效、社會認可度越高，對檔案管理就越重視;而對于管理模式仍處于強家族式企業(yè)作風、辦學水平較低的民辦高校，對檔案管理的態(tài)度就比較消極?？傊?，民辦高校對檔案管理工作的重視程度越高，就越能將其檔案轉變成信息資源，從而規(guī)避許多風險，樹立好的社會形象，成為綜合實力較強的高校;反之就越不容易實現(xiàn)長遠發(fā)展。

3、自身發(fā)展局限。首先是經營理念引起的，民辦高校具有一定的法律自主權，以及靈活的辦學機制，且受政府束縛小。因此，民辦高校更多地依賴于高層的意志，他們不理解檔案管理對于民辦高校權益的重要意義，更看重投資效益。其次是商業(yè)模式的局限性，我國民辦高等教育的發(fā)展依靠市場，但投資者大多是商人，主要是以家族式管理方式為主。而隨著民辦高校規(guī)模的增大，家族式管理方式的弊端就會顯露。最后，民辦高校職工較高的流動性會削弱檔案機構人員的檔案意識。

4、法律法規(guī)缺失。目前，民辦高校進行檔案管理時所主要參考的法律法規(guī)中，并未確切提出任何具體的可操作的措施或者是針對性建議，這主要因為民辦高校的產權權屬劃分不明確，進而在民辦高校的檔案管理政策制定方面，國家有關行政部門也有些不確定，這導致民辦高校的檔案管理比較粗糙。長期下來，會漸漸形成民辦高校檔案法律法規(guī)的空白區(qū)域，導致越來越多的問題。

5、行政引導缺乏。一是因為民辦高校擁有一定程度的法律自主權，所以跟公辦高校不同，民辦高校的檔案管理情況幾乎是取決于他們的管理者;二是檔案行政管理部門對民辦高校的檔案管理工作存在困惑。由于私立和公立高校在管理模式上的差異，導致行政部門針對公立高校的管理方式并不能直接用民辦高校，只能借鑒一部分，所以行政部門比較難做到對民辦高校的專業(yè)化引導和服務。

四、加強我國民辦高校檔案管理工作的策略

（一）提升檔案管理意識

1、提高民辦高校創(chuàng)辦人及管理高層的檔案管理意識。民辦高校在檔案管理方面并不如公立高校一般嚴謹，而民辦高校舉辦人和管理高層對檔案管理的態(tài)度是其檔案管理工作水平的決定性因素之一。

目前，絕大多數(shù)民辦高校負責人認為檔案管理工作并不會影響學校整體發(fā)展，很難帶來更大利益，沒有必要投入太多資金;加之民辦高校在法律上的一定自主權，更是限制了他們管理檔案資料。針對以上固有思維，應當更重視民辦高校檔案管理工作的頂層設計，樹立正確的高校檔案觀。首先是高校創(chuàng)辦人強化檔案思維，其次是在檔案管理理念上進行轉變和校正。將檔案管理意識納入學校發(fā)展全局規(guī)劃中，充分意識到檔案管理工作與學校發(fā)展之間的緊密關系，確保檔案管理工作更好地開展。

2、加強民辦高校師生的檔案管理意識。民辦高校師生的檔案管理意識強弱對本校檔案的完整性起直接制約效應，也與檔案管理的質量有密切關系。所以，增強廣大師生的檔案管理意識，是做好民辦高校檔案管理的基礎性工作。強化學校師生的檔案管理意識主要應從以下三點下功夫：一是強化檔案管理規(guī)范化和標準化意識，即在歸檔文件的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對等等各個環(huán)節(jié)要符合檔案管理的規(guī)范和標準;二是要有檔案整合意識，要留意各類檔案資料收集的齊全性以及完整性;三是加強檔案移交歸檔意識，按照相應歸檔制度，將具有保存價值的文件材料及時向專有負責機構移交歸檔。民辦高校師生作為高校中的最大群體，形成檔案管理意識后，可以更好地為學校開展檔案管理工作貢獻力量，推動檔案管理的規(guī)范化與科學化。

（二）完善檔案管理制度設計

“無規(guī)矩不成方圓”，事實上，必要的制度是制約民辦高校檔案管理工作的關鍵性因素。完善的制度以其自有強制性和規(guī)范性，保障民辦高校檔案工作得以順利開展，并對民辦高校檔案管理工作進行責任追究和監(jiān)督。因此，加快建立健全民辦高校檔案管理工作制度，是充分高效發(fā)揮其檔案價值的必要途徑。

1、完善檔案管理法律法規(guī)制度。目前我國僅有《檔案法》對民辦高校檔案管理工作開展及檔案內容保護起約束作用，但相關配套法律法規(guī)還不完善。因此，應當著重推動檔案管理法律法規(guī)從以下三個層面予以完善：一是行政層面，是對民辦高校提出的強制性管理規(guī)定;二是標準層面，是對民辦高校檔案管理的推薦性意見;三是文件層面，通過文件、通知、意見等形式發(fā)布解決民辦高校檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題、新矛盾，填充民辦高校檔案管理工作的空白區(qū)域。而在制定和完善法律法規(guī)時，要深刻認識到其對檔案管理_丁作的發(fā)展起到的保障以及束縛作用，更要熟知當代民辦高校檔案管理中每個業(yè)務環(huán)節(jié)的操作特點。在充足調研基礎上，首先發(fā)布一部分單項檔案管理規(guī)章制度，以點帶面，等到條件成熟后再將規(guī)章制度上升為國家層面的法律法規(guī)制度。

2、完善民辦高校檔案管理具體制度體系。民辦高校作為檔案管理的主體之一，除了必須遵循國家相關的檔案法律法規(guī)規(guī)章制度外，還要根據(jù)國家頒布的檔案行業(yè)標準，結合本身的特點進行必要的補充、更改，以貼近民辦高校的實際情況來制定適合自身的規(guī)章制度。一是針對學校本身特點制定檔案管理工作章程，明確校內各級各部門檔案管理權責分配及操作流程;二是對現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度予以修正和適當?shù)难a充，例如，對檔案管理部門的機構屬性進行整合，補齊民辦高校的某些缺失檔案，修改不正確、不規(guī)范的檔案規(guī)章制度名稱，合理地簡化相關規(guī)章制度等。檔案管理水平較高的民辦高校，可以先行嘗試建立檔案工作獎懲制度、民辦高校檔案工作管理委員會等外部保障制度。但最關鍵的是要將檔案管理工作作為一項長期計劃，逐步完善具體制度體系。

（三）完善民辦高校內部治理體系與治理能力

完善民辦高校內部治理體系和治理能力，是響應黨和國家號召，推動民辦高校檔案管理向正規(guī)化道路邁進的主要路徑。

1、著力建立健全檔案管理組織結構。明確的檔案管理工作組織結構是推動民辦高校檔案發(fā)展的關鍵。隨著我國民辦高等學校的不斷發(fā)展壯大，要盡快構建高層分管、各個職能部門及下屬二級學院積極參與的檔案工作組織體系，為民辦高校檔案管理工作順利開展做好組織保證。同時要加快建立專職檔案管理機構，高校檔案管理機構的職責就是負責統(tǒng)一保管各類檔案，為學校的自身發(fā)展提供有力的信息資源利用服務，各民辦高校要根據(jù)自身的實際情況，建立健全與其辦學規(guī)模相匹配的檔案機構。

2、按需購買配置檔案基礎設施設備。民辦高校檔案管理的質量與基礎設施設備的硬件環(huán)境建設息息相關。民辦高校應根據(jù)本身的經濟條件，選擇高效實用、適合自身實際的檔案管理硬件配置?；A設施與檔案庫如果滯后于其發(fā)展需要，不止會影響民辦高校檔案工作水平和形象，更會使檔案部門在學校的地位“邊緣化”;但如果需求與民辦高校自身發(fā)展不符，對其的財力、人力、物力等資源也是一種浪費，檔案部門也會由此處于相對被動的地位。

3、加強檔案管理人員隊伍建設。第一，要配備專職檔案管理人員。民辦高校要根據(jù)自身實際情況和檔案管理具體工作任務適時地合理地配備專職檔案工作人員，以保證其有充裕的時間和飽滿的精力與去完成檔案管理工作，逐步實現(xiàn)學校檔案標準化、規(guī)范化和科學化的管理。第二，要完善隊伍治理結構，改變人才管理理念，實現(xiàn)人才從單一向綜合性、差異性人才的轉化，促進檔案管理人員資源的保障、開發(fā)和利用，持續(xù)完善檔案人員隊伍的管理結構。第三，積極引進專業(yè)人才。目前各高校都將“檔案學”作為一門專業(yè)學科，民辦高校要制定優(yōu)惠政策以吸引專業(yè)上有較強能力的畢業(yè)生，使其加入檔案隊伍，為檔案專業(yè)隊伍建設注入新鮮的血液。第四，加強檔案管理人員培訓。以提高檔案管理工作人員的可持續(xù)發(fā)展為長期目標，并且著眼于現(xiàn)在實際情況，挖掘其潛力與優(yōu)勢，加強對現(xiàn)有的工作人員舉辦針對性強的業(yè)務培訓，使檔案人員更好地適應現(xiàn)實工作，提高檔案管理業(yè)務和管理技能。構建一支適合民辦高校長遠發(fā)展，結構合理、素質優(yōu)良、充滿生機、業(yè)務精干的檔案管理隊伍。

隨著2002年《中華人民共和國民辦教育促進法》制定以來，我國民辦高校進入了快速發(fā)展期。民辦高校的管理水平提升問題已成為目前社會各界關注的熱點之一。但民辦高校檔案管理沒有受到應有的重視，隨著近幾年相關政策和制度規(guī)定的出臺，民辦高校檔案管理工作有了明顯進步，取得了一些成就。在提升民辦高校檔案管理工作能力時，若沒有較強烈的檔案管理意識，民辦高校檔案管理工作定會較難推進。要提高民辦高校高層管理者檔案意識，并強化師生的檔案規(guī)范化意識。此外，還需根據(jù)民辦高校本身的實際情況，加強組織結構、人才隊伍、基礎設施建設。在完善民辦高校檔案管理內部治理結構的基礎上，推動實現(xiàn)更規(guī)范、更標準、更科學的檔案管理，積極地為民辦高校可持續(xù)健康發(fā)展做出貢獻。

作者簡介：潘君（1971-），女，河南尉氏人，館員（中級），研究方向：檔案管理。

（責任編輯 李琳）