大數據時代背景下高校檔案信息化建設探究

李文瓊

摘 要：當前，我國已經進入到大數據時代，大數據技術的逐漸普及為高校檔案管理工作帶來了挑戰與機遇。只有轉變原有的工作理念和思路，才能夠達到高效管理檔案的目的，凸顯這項工作的價值。這就要求高校的檔案管理部門抓住信息技術的特點，充分借助其優勢開展檔案管理工作。本文將高校檔案信息化建設的意義作為切入點，對于大數據時代背景下高校檔案信息化建設展開了一系列的探究。

關鍵詞：大數據;高校;檔案管理;信息化建設

高校檔案工作的目的不僅僅在于記錄高校的過往工作，還能夠為未來的決策提供依據，具有利用作用與保存價值。特別在高校工作日趨復雜化的背景下，實施各種活動會生產較多的數據信息。傳統的檔案管理方式具有較強的局限性，已經難以適用于現代高校檔案工作的發展趨勢。紙質檔案占有的空間較大，并且其保存條件較為苛刻。在社會朝著信息化方向發展的背景下，建設信息化檔案工作體系已經成為必然。將信息化技術以及設備切實應用于檔案管理工作中能夠在縮減人力資源的同時提升檔案管理工作的效率。

一、高校檔案信息化建設的意義

1.有利于建立暢通化的智慧校園渠道

智慧校園已經成為高校發展的必然趨勢，其指的是基于互聯網技術所構建的智慧化校園體系，使得學習、生活與工作被有機整合。檔案信息化建設是智慧校園構建的關鍵支撐力。根據《高等學校檔案管理辦法》的要求，高校應該在檔案管理工作中保證紙質檔案和電子檔案相同步。現代高校檔案的種類越發豐富，數量也逐漸增加，形成海量電子檔案數據。如果忽視的建設信息化檔案管理體系，則會對于構建智慧校園形成一定的阻力。

2.有利于迎合時代發展需求

對于高校而言，推動檔案工作朝著信息化方向發展是基本方向。當前，大數據已經被廣泛應用于較多領域，發揮其優勢使得工作效率得以提升。人們在生活中常用的軟件也得益于大數據技術逐步實現發展目標。運用大數據技術能夠幫助人們處理數據，并對其進行整理。相比于電子檔案管理方式，紙質檔案管理占有空間較大，整理工作難度較大，容易出現錯誤或者丟失檔案。應用大數據技術能夠保證檔案被長期存儲，更加易于收集與分類管理。

二、大數據時代背景下高校檔案工作的特點

1.數據體系龐大

近幾年，高校面臨教育改革，各種院校建設計劃正如火如荼地開展。以建設信息化平臺為目標，很多高校都已經加入構建智慧校園的行列當中。物聯網、大數據、云計算等先進的技術都被運用于智慧校園的構建中，使得數據資源得以整合，提升基礎設施的完善程度，建立數字化資源體系。以推進智慧校園建設為背景，高校的各項系統之間得以整合升級，使得檔案信息激增。

2.服務質量優質

在傳統的高校檔案管理工作中，人工檢索是檔案檢索的主要方式，檔案信息的使用者需要到館。這種方式不僅造成檔案檢索低效的局面，也相對增加了檢索成本。在大數據時代下，從線上獲取檔案信息加以應用成為普遍應用的方式。借助在線傳輸的功能能夠使得異地利用檔案。另外，一些高校已經引入了檔案自助查詢機，使得檔案自助的設想變為現實。學生可以在系統中申請辦理成績證明或者學歷認證等業務。這些信息化設施得以應用在提升了檔案管理工作效率的同時也在很大的程度上減少了人力資源的浪費問題。

3.技能要求較高

在信息技術不斷高速發展的過程中，對于相關信息技術使用者的技能水平提出了較為嚴格的要求。區塊鏈、大數據以及云計算等先進技術的問世，使得高校檔案管理工作面臨新的挑戰。這就要求檔案工作人員應該保持持續學習，不斷積累新知識與技術，從而更加從容的應對時代變化與崗位需求。從生命周期來看，大數據屬于一個綜合性的概念，其涵蓋大數據采集、預處理、存儲和分析這幾項主要技能。相關人員只有掌握這些技能才能夠適應大數據時代的發展趨勢。總而言之，大數據時代的到來使得檔案工作人員所面臨的技能要求更加嚴格。

三、高校檔案信息化建設中面臨的挑戰

從理論層面來看，高校搭建檔案管理信息化平臺面臨較大的挑戰。要想優化高校檔案管理工作效果，則應該創新檔案管理工作的基礎理論。在大數據時代背景下，高校檔案信息的類型也發生了改變，對于其管理方式也提出了更高的要求，傳統的管理方式難以充分發揮作用。大數據時代是信息量井噴的時代。因此，怎樣在海量信息中提取有效信息，提升檔案管理工作質量成了檔案工作信息化建設的一個挑戰。

四、高校檔案信息化建設中存在的問題

1.檔案信息化技術的應用缺乏支撐

第一，當前，仍然存在很多高校檔案管理人員缺乏對于建設信息化檔案管理平臺的正確認識的情況，在實際工作過程中，沿用傳統的管理方法，使得工作質量難以提升，并沒有深入探索以大數據技術為支持的檔案信息化建設的意義。第二，一些高校并未對于檔案信息化管理工作給予足夠的關注。與檔案建設相比，學校向其他方面投入較大規模的資金，比如，基礎設施建設、強化師資力量、人才培養、學科發展等，使得檔案管理工作的重要性被忽視。第三，很多高校在檔案管理信息化建設方面并沒有建設相應的硬件設施。要想達到理想的信息化檔案系統構建目標，需要信息化設備、網絡建設等，缺一不可。這樣才能夠支撐檔案管理信息化建設工作順利開展。在一些高校中，其在推進檔案管理信息化建設中并沒有完善的數據庫、信息處理系統等基礎設施，阻礙這項工作取得實質性效果。第四，檔案管理軟件建設方面的投資不足。建設信息化檔案管理平臺，能夠錄入檔案信息的同時推進檔案資源共享與實時查詢。

2.檔案信息化管理制約有待完善

在很多高校中并未針對檔案管理安全建立健全的制度，使得在缺少制約的條件下，工作人員的工作效率較低，難以達到理想的管理工作目標。從高校檔案管理工作來看，需要多個部門之間形成協調以及配合，才能夠使得檔案管理工作安全且高效。在大數據時代下，存在很多以盜取信息作為賺錢手段的黑客，對于高校建設信息化檔案管理體系造成了一定的威脅。另外，由于高校中缺乏信息技術水平較高的人員，使得檔案資料的保護工作不到位且不全面，容易造成檔案信息丟失、泄露學生檔案資料的情況。