提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

趙瑩

摘要：隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步和發(fā)展，逐漸步入了信息化時(shí)代，這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說，既是一種良好發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也是新的挑戰(zhàn)，促進(jìn)檔案管理工作趨于信息化建設(shè)方向發(fā)展，不僅實(shí)現(xiàn)了我國(guó)檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新，同時(shí)也出現(xiàn)了檔案查閱效率的提高。但是在我國(guó)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中還仍然有著一些問題和不足的存在，需要有針對(duì)性的采取相應(yīng)措施進(jìn)行解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);提升方法策略

可以說是我國(guó)社會(huì)體制中的一個(gè)重要組成部分，所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)工作較多。最近幾年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的日益提高，對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的要求標(biāo)準(zhǔn)變得越來(lái)越高，在這樣的一種背景下，計(jì)算機(jī)設(shè)備逐漸被廣泛應(yīng)用到單位的辦公當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的這一背景下，大大增加了事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)，隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)的不斷增加，所需保管的文件資料數(shù)量也變得越來(lái)越多，就以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說，在收集和整理的這一過程中不僅需要大量人力物力資源的浪費(fèi)，同時(shí)還會(huì)再用較大的儲(chǔ)存空間，再加上受檔案使用材料特殊性的影響，不利于長(zhǎng)期保存。而針對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的開展，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)對(duì)大量檔案資料的長(zhǎng)期保存。

二、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中所存在的主要問題分析

（一）檔案管理信息化專業(yè)人才的數(shù)量不足

從我國(guó)當(dāng)前的高等院校中我們可以看到，對(duì)于檔案管理相關(guān)專業(yè)的投入力度較小，包括教學(xué)經(jīng)費(fèi)和師資力量等，導(dǎo)致我檔案管理信息化專業(yè)人才的數(shù)量嚴(yán)重不足。除此之外，通過對(duì)我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作人員的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，其年齡普遍較高，很多管理人員對(duì)檔案管理信息化都不是很了解，而且也沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，還仍然采用以往傳統(tǒng)的管理方法來(lái)開展檔案管理工作，由于缺少新生力量的加入，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理理念和方法的更新。另外，有些管理人員對(duì)待檔案管理這項(xiàng)工作不夠認(rèn)真，缺少一定的工作熱情和積極性，大大降低檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（二）工作標(biāo)準(zhǔn)存在不統(tǒng)一問題

最近幾年來(lái)，在網(wǎng)絡(luò)化辦公不斷推行的影響下，促進(jìn)了各檔案管理信息化工作的開展，但是由于缺少統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，很難實(shí)現(xiàn)各部門之間的檔案信息傳遞和共享，在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)有著檔案資料重復(fù)錄入這一問題情況的出現(xiàn)，不僅會(huì)浪費(fèi)掉大量的人力物力，同時(shí)對(duì)于工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提高也都有著嚴(yán)重不利影響。除此之外，在檔案管理人員方面同樣也存在缺乏問題，所以經(jīng)常可以看到一人身兼數(shù)職的這一現(xiàn)象，大大增加了檔案管理人員的流動(dòng)性，嚴(yán)重限制到檔案統(tǒng)一規(guī)范管理的實(shí)現(xiàn)。

（三）缺乏完善的配套硬件設(shè)施

針對(duì)于檔案管理信息化的實(shí)施，離不開互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的支持。但是由于當(dāng)前缺少對(duì)檔案管理信息化工作的正確認(rèn)識(shí)，再加上財(cái)政扶持力度不夠，導(dǎo)致配套硬件設(shè)施存在不完善問題。例如：以計(jì)算機(jī)設(shè)備為例，如果陳舊老化，則勢(shì)必會(huì)降低其運(yùn)行效率，而且所能夠儲(chǔ)存的檔案信息數(shù)量也相對(duì)較少，無(wú)法滿足龐大檔案資料的儲(chǔ)存要求，同時(shí)在數(shù)據(jù)查找的速度方面也會(huì)較慢一些。

三、提升檔案管理信息化建設(shè)的有效方法策略分析

（一）加強(qiáng)管理制度的建立和完善

作為需要根據(jù)置身檔案管理的實(shí)際情況，有針對(duì)性和目的性的制定好相應(yīng)措施，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和水平的提高。與此同時(shí)，還需要做好各部門之間的有效溝通交流，并正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化工作，增強(qiáng)其內(nèi)部凝聚力，并建設(shè)好全國(guó)電子檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的共享。

（二）一步加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍綜合能力素質(zhì)的提高

通過上述分析我們了解到，我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位中檔案管理信息化工作人員的專業(yè)性不夠，所以在面對(duì)這一問題現(xiàn)狀下，作為事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，在條件允許的情況下，還可以邀請(qǐng)專家深入到單位當(dāng)中進(jìn)行講座和培訓(xùn)，并給予親自指導(dǎo)，或者還可以帶領(lǐng)工作人員深入到優(yōu)秀的事業(yè)單位當(dāng)中進(jìn)行參觀，學(xué)習(xí)和借鑒他們先進(jìn)的檔案管理信息化工作理念和方法，這些對(duì)于單位檔案管理信息化工作人員隊(duì)伍整體能力素質(zhì)的提高都有著很大幫助。

（三）提高對(duì)檔案管理信息化配套設(shè)施建設(shè)的重視

針對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化工作的開展，必須要在先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持下才能夠得以完成。最近幾年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平得到了很大提高，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代，但是現(xiàn)階段很多事業(yè)單位并沒有積極更新和升級(jí)計(jì)算機(jī)設(shè)備，不利于檔案管理信息化工作的開展。所以作為事業(yè)單位必須要正確認(rèn)識(shí)到配套設(shè)施的建設(shè)對(duì)于檔案管理信息化的重要性，加大資金投入力度，購(gòu)買一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備，提高檔案管理信息化建設(shè)水平，并更好的服務(wù)于事業(yè)單位。

（四）提高對(duì)檔案安全管理的重視

在檔案管理的信息化建設(shè)工作中，檔案安全管理可以說是其中的一項(xiàng)重要工作，在一定程度上能夠直接影響到檔案工作作用的發(fā)揮，所以作為事業(yè)單位必須要提高對(duì)檔案安全管理的重視，并樹立好保衛(wèi)國(guó)家檔案安全這一責(zé)任意識(shí)，以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的更好發(fā)展。而從政府部門這一角度來(lái)看，需要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的檢查，制定好檔案安全管理的各項(xiàng)制度，并對(duì)其安全管理責(zé)任有效落實(shí)到各部門和個(gè)人身上，以保障檔案保管的安全性和完整性。

結(jié)束語(yǔ)：

由此可見在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)這一時(shí)代背景下，要求事業(yè)單位必須要做好檔案管理的信息化建設(shè)，只有這樣才能更好地滿足社會(huì)時(shí)代和單位自身的發(fā)展需求。但是由于受各方面因素的影響，事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)中遇到了很多問題，針對(duì)于這些問題需要有一個(gè)全面的了解和分析，然后有針對(duì)性的制定好相應(yīng)措施進(jìn)行解決，以提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的整體水平。

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