信息化檔案管理安全防范存在的問題與對策

摘 要：檔案信息化的發展，使檔案管理工作發生了根本性的變化。隨著經濟社會和網絡信息技術的發展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們足夠的重視，采取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全。

關鍵詞：信息化;檔案管理;安全;問題;對策

檔案信息化的發展，使檔案管理工作發生了根本性的變化。隨著經濟社會和網絡信息技術的發展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們的足夠重視，采取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全，更好地促進檔案管理的信息化、網絡化和現代化。本文試對這一問題進行初步的探討，供參考。

1 信息化檔案管理安全防范的重要性

實現信息化檔案管理是檔案管理工作發展的必然趨勢。信息化檔案管理能讓檔案管理更加高效安全，節省人力、物力和財力。信息化檔案管理所占存儲空間遠遠小于紙質檔案的管理，提升檔案管理中心的工作效率。但是因為信息社會的不斷發展，使得在信息化檔案管理中也出現了一定的安全隱患。信息化檔案管理更容易受到網絡木馬病毒、非法訪問和黑客攻擊，其安全受到嚴重威脅。所以，檔案管理機構只有加強對信息化檔案管理的安全防范措施，讓檔案管理工作人員牢固樹立安全意識，做好安全防范工作，才能讓檔案資料免受外界的攻擊，防止檔案資料的遺失、泄露及損壞。只有加強管理，才能促進信息化檔案管理的工作順利開展。

2 信息化檔案管理存在的主要安全隱患

2.1 檔案可能遭受網絡病毒及黑客攻擊

信息化檔案管理在網絡中有可能受到病毒和黑客的攻擊，從而給信息安全帶來了嚴重威脅。一些正在運行的網絡系統存在安全風險，容易受到病毒和黑客攻擊，造成檔案資料的遺失和泄露，也讓不法分子利用檔案牟利，造成嚴重后果。

2.2 檔案管理中心工作人員素質較低

我國一些單位檔案管理人員素質比較低，而且專業知識水平也不足，學歷水平達不到要求，檔案管理工作效率和質量較低。而外聘的工作人員也并不了解檔案管理中心的具體情況，加上外聘人員自身的管理經驗也不足，所學到的理論知識不能與實際操作相結合，導致信息化檔案管理較難。

2.3 信息化檔案管理的模式過于混亂

信息化檔案管理正在處于發展階段，許多檔案管理并沒有統一的管理模式和標準，造成了各類檔案并沒有進行統一的分類，分類編號也沒有編好，著錄的兼容性也比較低，導致了檔案管理工作效率低，電子檔案也不能得到統一管理和有效共享。還有，各個地方的差異性也比較大，造成了檔案管理過程中的辦公室自動化軟件不兼容，信息技術設備的功能水平不一，很難實現共享。

2.4 信息化檔案傳輸過程中的安全問題

在信息化的檔案管理中，計算機系統的不一致使得檔案管理也有著不一樣的管理方式。而有些檔案信息隨著時間的推移，也會增加數據的占比，構成形態也變得各式各樣，以及檔案管理工作人員在電子檔案保存時的格式不統一，加上檔案信息的來源比較廣，而檔案管理不同軟件所生成的電子檔案格式也不一定相同，從而增加了檔案的安全風險。而網絡又有開放性特點，因此在對電子檔案的管理過程中要注意計算機系統的不足和漏洞，才能有效避免網絡病毒和黑客的非法攻擊，否則會導致檔案信息管理系統遭到破壞，使信息泄漏。但是當前的信息安全技術的發展還存在著不足，不能很好地保證信息化檔案管理的安全。加上我國的一些信息化管理設備仍依賴于進口設備，安全隱患更大。

2.5 信息化檔案管理給檔案真實性帶來威脅

檔案管理工作人員在實施檔案資料錄入或者是圖像處理的過程中，有可能會因為工作過程的不嚴謹，導致對工作不經意間的疏忽，從而造成檔案信息的修改及損壞，無法保證檔案的原始性和真實性，嚴重的話還可能會造成檔案信息數據的丟失。

3 消除信息化檔案管理安全隱患的對策措施

3.1 健全信息化檔案管理安全保障系統

應建立健全信息化檔案管理的安全保障系統，加強檔案信息管理程序，聘請專業人才管理信息化檔案，確保其安全。檔案管理系統應采用正版的殺毒軟件，才能在工作時避免木馬病毒的攻擊。制定符合實際且具有約束力的信息化檔案管理制度，落實到檔案管理的每個環節中。還應建立起檔案管理責任體制，在工作中如果誰出了錯就要負起相應的責任，互相監督。建立起安全的檔案信息保障系統，才能推進信息化檔案管理服務和工作的進一步提升，讓檔案管理工作開展得更加順利。可在檔案管理工作中讓工作人員進行互相監督，以防發生細節上的錯誤而未及時發現，對檔案信息化管理造成極大損失。檔案管理機構的領導可以制定賞罰分明的政策，在工作過程中沒有發生過錯誤的，可以進行獎勵;而對于出錯的員工，進行指正，讓其在管理工作中更加小心仔細，讓安全保障系統更加安全可靠。

3.2 培養和引進優秀人才

檔案管理中心應培養和引進高素質的優秀人才。從內部來說，應對原來的工作人員加強訓練和培養。如對一些專業知識不太熟悉的老員工，定期進行培訓，讓員工對新的工作融會貫通，才能及時止損。應定期考核員工的專業管理水平，考核不合格的督促改進，讓員工時刻保持警惕，對檔案管理工作水平的提升更加上心，提高員工的檔案管理專業水平和綜合素養。對外部，要引進有管理經驗專業技術的高素質人才，打造一支強有力的信息化檔案管理復合型人才，讓其既充分了解檔案管理的傳統模式和方法，還掌握網絡信息技術下的信息化檔案管理業務，成為理論知識和實際操作相結合的高質量檔案管理人才。

3.3 建立全國統一的信息化管理標準

在全國建立起統一的信息化管理標準，才能對現有檔案管理存在的弊端進行有效的整合，讓信息化檔案管理更加標準。國家應依據有關法律法規和行政機關的力量，制定實施有效的標準化檔案信息化管理業務流程，讓檔案管理工作人員嚴格按照標準來開展工作，打破檔案標準不統一的局面。各單位在開展檔案管理工作時，工作人員應保持嚴謹的工作態度，嚴格按照檔案管理標準來進行操作，對檔案進行劃分歸類，檔案編號和目錄都要按照標準化的管理模式來進行編制，這樣在進行信息化檔案管理工作時才會更加便捷和高效。

3.4 健全檔案信息化管理的制度

應制定科學而又健全的檔案信息化管理制度，使這項工作有章可循。制定科學健全的信息化管理制度，不僅能讓我國信息化檔案管理能順利實施，還能讓我國檔案管理信息更加安全，在網絡系統中的運行也會更加穩定。當然，各單位在開展這項工作時，都應結合本單位的實際情況，制定適合自己的檔案管理規章制度，不斷更新和完善檔案管理系統，確保檔案安全，防止出現檔案遺失、無效、篡改、泄露、損毀等不良情況。同時也要提高管理人員的計算機操作和職業道德水平，解決在實際操作過程中存在的隱患問題，確保檔案管理安全。

3.5 跟上國際信息化檔案管理安全技術發展步伐

隨著網絡信息技術的發展，西方一些發達國家在檔案管理中已經運用到了許多保護技術，如：密碼技術、鑒別技術以及軟件保護技術等。這些技術也讓他們的檔案管理變得更加安全。我們應該借鑒他們的經驗和技術，采用西方發達國家的保護技術，結合我國檔案管理中的優秀部分，物盡其用，提高我國的信息化檔案管理的安全保障措施，促進信息化檔案管理安全防范技術的發展。

隨著信息化社會的不斷發展，過去的信息化檔案管理安全防范工作已經不適應當今社會發展的要求。我們應強化新型信息化管理安全防范技術的研發、引進及應用，更好地保證信息化檔案管理的安全，使其更好地發揮作用，促進檔案管理現代化的健康發展。

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作者簡介：王健，長春市工人運動研究所副研究館員。