數字化時代檔案管理技術創新發展措施研究

王春雨

摘 要：在數字化時代的發展中，檔案管理新技術的使用率會大幅度提升，需要檔案管理機構及其管理人員要創新管理模式，從而順應時代的發展。本文將基于數字化時代背景對檔案管理技術的重要性，以及當前檔案管理技術的現況進行闡述，分析管理技術創新的最新應用，并且探究對于檔案管理技術創新的具體實施措施，以期能夠進一步提升相關部門對檔案管理的工作效率。

關鍵詞：數字化時代;檔案管理技術;創新發展;措施研究

檔案管理工作和科學技術的有效融合，獲取明顯的進步。檔案管理應設置工作方案，重點內容包含檔案資料的接受、歸類、編制、檢索以及調取等內容共同構成系統整體的檔案管理工作流程[1 ]，數字化檔案管理技術就是其中之一。

1 數字化時代檔案管理技術創新的重要價值

1.1 檔案數字化管理技術的專業化價值

數字化時代的檔案管理技術，是解決目前檔案信息累積擴展性以及檔案管理有效性的關鍵路徑，目前檔案信息資料來源渠道不斷增多，龐大的檔案資料占據極大的空間范圍，以往的檔案管理模式已無法適應目前的實際發展，所以必須要研究出全新的管理技術來順應時代發展需求[2 ]。數字化檔案管理模式能夠運用轉變儲存形式而做到范圍、空間的拓展，當前云計算、網絡儲存等相應技術的誕生讓數字化檔案管理具有嶄新的平臺空間。

1.2 檔案數字化管理技術的服務性價值

社會的不斷發展需要檔案為根基，社會經濟建設發展越快，就越要檔案給予精準、高效、可靠的數據信息，目前社會各界對檔案的重視性在不斷提升，各個領域都對檔案有相應的需求。檔案的數字化管理模式能夠充分滿足社會快速發展需求。

1.3 檔案數字化管理技術的管理性價值

檔案的數字化管理工作具有一定的復雜性，并且數字化技術與日俱增，若單純探求檔案管理的標準型與數字化技術的前沿性，必定會進入到單一發展的惡性循環中，從而被時代快速發展剔除。目前需要合理運用檔案的數字化管理模式，從而讓各類數字化設備以及信息化技術更加精準地運用在檔案管理的具體工作當中，在提升檔案管理水平的同時，加快實現檔案數字化管理工作。

1.4 檔案數字化管理技術的安全性價值

通過數字化技術的支持，檔案儲存的安全性具有明顯的提升。自然災害等環境因素，對于以往的紙質檔案具有極大的影響。而經過信息化技術對紙質檔案展開數字化的整理，不但能夠儲存在設備硬盤當中，還能夠在云端備份，在雙重儲存保護下，大大提升數字化檔案對于自然因素的抵抗能力。此外，經過終端管理系統的有效運行，可以有效防止數據信息丟失的情況，檔案儲存有著極高的可靠性以及安全性[3 ]。

2 數字化時代檔案管理技術具有的相應問題

2.1 缺少統一的網絡化協調體系

根據當前狀況而言，我國現階段并未有健全完善統一的組織體系來對檔案管理網絡化構建以及資源共享進行規劃與協調。很多檔案館依舊是運用封閉化的管理模式，不管是軟件系統以及硬件設備的購置，或是數據信息庫的構建，都依舊處在各自為政的階段，如此不但導致人力以及物力極大程度的損耗，也對于檔案館的網絡化、智能化以及自動化發展造成很大的影響。

2.2 缺乏較高的標準化水平

因為歷史因素，檔案管理自動化構建往往都是各自為營的發展形勢，各個檔案館按照自身的技術能力以及經濟條件購置硬件設備，規格雜亂無章，水平也各不相同。當前所研究的很多檔案管理系統運用軟件，都未能根據國家標準進行。具有功能單一性、標準化不高、數據不全面等問題，造成很多檔案館缺乏主題性，缺乏動態共享。

2.3 檔案數字化管理具有技術壁壘與體系障礙的情況

此種原因導致信息化進程緩慢，在一定程度上造成檔案信息數據的供需矛盾。因為各個城市地區的信息化進程有所區別，所以檔案信息數據資源的可使用率與共享程度也具有一定的差別。要針對傳統的紙質檔案展開數字化管理，構建檔案全文的數據資源庫具有極大的難度。紙質檔案龐大的數量，工作量也會非常大，內容繁瑣、復雜，要實現數字化管理絕非易事，務必投入大量的人力物力財力。

2.4 數字化檔案管理進程較慢

社會科技的快速發展，終端技術的運用替代了手工立卷，檔案載體具有很大轉變，電子載體不斷加多，非紙張載體以及紙質載體的檔案都是檔案管理的主體內容，新型載體、新型類型檔案資料的出現為檔案管理工作添加全新的內容。以往的檔案信息因為各個層面條件約束，涉及范圍較小、傳播速度較慢、大眾知曉率較低，利用范疇有所限制，無法做到檔案管理的現代化以及公眾化。為讓檔案工作可以達到社會廣泛需求務必要加大檔案信息網絡化構建，可是目前很多檔案信息網絡資源開發工作依舊處在初期階段，無法順應新時代對于檔案資料的大量需求。

2.5 檔案管理工作團隊綜合素質不高

檔案管理人員通常都是中途轉職或兼職工作，具有較強的流動性，檔案管理團隊綜合素質并不高，必定會影響檔案管理工作。在實際的工作過程中，首先，很多單位會反饋檔案利用服務會對日常工作有相應的影響。其次，檔案管理人員經常抱怨檔案利用服務工作具有一定的復雜性，工作時間不確定，也會對自身崗位工作具有一定的影響。另外，一些檔案管理人員對于單位內部檔案業務并不熟識，在工作中常常比較被動。

3 數字化時代檔案管理技術創新的具體措施

3.1 突破以往的管理理念

打破以往管理思維，提高數字化檔案管理的充分重視，就必須要進行全方位的普及宣傳，確保相應工作人員可以正確認識數字化技術的必要性以及關鍵性。各個部門對于檔案的理解有所區別，要通過各個部門的工作屬性，設立相應的宣傳方案，從而提升宣傳成效。不斷進行宣傳活動外，還需要分批次組織相關人員進行數字化檔案管理的參觀，經過近距離體驗，充分提高工作人員對于數字化管理的認識，進而提升各部門對于檔案數字化管理的配合。