當前血站檔案管理工作存在的主要問題與對策

林燕英

摘 要：隨著經濟社會和血站業務的快速發展，檔案管理出現了一些不容忽視的問題，需要我們認真對待，深入研究，及時采取措施加以解決。本文對這一問題及對策進行探討，供大家參考。

關鍵詞：檔案管理;血站;問題;對策

2020年6月，十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了修訂的《中華人民共和國檔案法》。新《檔案法》完善檔案管理體制，健全檔案管理制度，為血站系統適應檔案管理現代化需要，提高檔案管理水平提供了根本依據。隨著經濟社會和血站業務的快速發展，檔案管理出現了一些不容忽視的問題，需要我們認真對待，深入研究，及時采取措施加以解決。

1 當前血站檔案管理工作存在的主要問題

1.1 血站檔案工作人員業務不夠專業

一些地方血站檔案工作人員不是檔案專業畢業，由其他專業轉崗從事檔案管理工作的。雖然大部分工作人員參加了檔案基礎知識培訓，但十分有限。特別是對檔案管理的各種法律、法規、制度不熟悉，依法管檔的綜合能力較差，執行力度不夠。同時因為對檔案工作了解不夠透徹，對檔案工作的宣傳貫徹就不夠到位。沒有足夠的宣傳及貫徹，就無法使單位領導、部門及同事認識到檔案工作的意義及重要性，無法得到領導及其他部門、同事的重視，容易導致出現檔案建設資金缺乏、人員配備不足、專業設施陳舊、部門檔案收集移交拖沓等問題，影響檔案管理日常工作的正常開展。

1.2 血站系統檔案管理制度不統一

一些地方血站檔案管理制度基本直接引用國家或地方的部分檔案管理規章條例，沒有量身定制一套適合血站檔案工作實際的管理制度。有的一個省或者一個地區沒有一套比較統一規范的針對血站系統的檔案管理制度。與此相反，血站系統有一套嚴謹的采供血質量管理制度及操作標準，能夠嚴格規范血站工作中的每一個環節。由于制度規范不統一，沒有一套完整的行業標準，導致各地血站檔案管理體系各不相同，有的集中管理，有的分散管理，還有一些部分檔案集中管理，部分檔案分散管理。這樣檔案歸檔辦法及要求不統一，對檔案的整理、裝訂及保存方面不夠規范。比如，有的血站檔案由各業務科室自行整理保管，有的血站檔案由辦公室進行整理保管，這對血站檔案的完整性及安全性都是一個考驗。各血站檔案的歸檔范圍及保管期限也不統一，特別是業務檔案方面。如根據《福建省衛生檔案管理條例》第十條 血站的業務檔案保存至少10年以上，未能明確哪些業務檔案，保存期限也不具體。因此，大部分血站業務檔案無差別統一保存10年。經過這些年的實踐，我們發現早期部分業務檔案保存10年是遠遠不夠的。例如《無償獻血情況征詢表》。隨著大數據時代的到來，血站業務工作逐步改進，日益嚴謹，數字化及智能化程度越來越高，血站獻血信息共享需求得到了滿足，而獻血相關的業務檔案管理卻沒有改進。隨著血站業務工作的數字化，紙質的業務檔案內容越來越少，價值也越來越低，有必要轉變傳統的檔案管理思路，不斷優化檔案工作，將血站檔案工作重心從紙質檔案管理轉到電子檔案管理中。

1.3 血站系統檔案管理基本沒有實現數字化

一些地方對血站檔案管理數字化重視不足，進展遲緩，直接影響血站檔案管理現代化的發展。如福建是數字化強省，很多行業的檔案工作都已經實現了數字化，走在了全國的前面，如政府部門、交通系統、銀行系統等。而血站系統檔案工作基本保持在10年前的水平。無論從硬件設施上，還是軟件開發管理上，相關檔案的保存、開發利用存在比較多的問題。特別是保存的舊紙質檔案，因為歷史遺留問題導致既不能按時銷毀又無法簡單地掃描成電子檔案，一些地方血站往往存在庫容緊張、檔案保存不易、利用效果欠佳等不良問題。

2 解決血站檔案管理存在問題的對策

上述問題的存在，直接影響了血站檔案工作的正常發展，影響了檔案作用的有效發揮，應采取有效措施，盡快加以解決。

2.1 與血站業務工作同步推進檔案管理工作。應讓血站檔案工作跟上業務工作發展的腳步。在各業務部門規劃業務工作改進提升時，應把檔案工作中相關的部分一起規劃進去，并提出可行性方案，主動參與進血站業務建設工作中，去尋找結合點，盡可能使檔案工作不論是硬件上還是軟件上都能隨著血站業務工作不斷發展提升。應向血站業務工作部門及人員學習，緊跟業務工作前進的步伐，盡快實現檔案工作數字化。應像做業務工作一樣，把檔案工作做到精細化、標準化、程序化、科學化。應加強對檔案工作的宣傳，讓人們進一步了解檔案工作，給予檔案工作更多的人力、物力、財力支持，積極配合支持檔案管理工作，形成共同推進檔案工作的強大合力。

2.2 完善血站系統檔案管理制度

應根據《檔案法》及有關法律法規業務規范的規定和要求，制定實施統一的血站系統檔案管理制度。這個管理制度應該是與時俱進的制度。雖然檔案管理制度不能像業務體系一樣不斷變更，但應該根據國家或地方法律法規的修訂及時進行調整，不斷完善血站系統檔案管理制度。應明確血站檔案管理的基本范疇、原則、機構設置，明確檔案收集、保存、管理、利用的總體要求。各血站應制定《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《獻血、供血業務文件材料歸檔范圍和業務檔案管理期限表》，為血站各類文件材料收集歸檔提供依據;應制定檔案保管制度，確保實體檔案安全，延長檔案壽命;應制定血站檔案信息化管理制度，對電子文件、電子檔案的收集、存儲、管理、查用權限、安全備份等作出明確規定;應制定檔案利用制度，對利用主體資格、利用范圍、審批手續、利用中的安全保護等作出明確規定，確保利用中的檔案安全。

2.3 進一步推進血站檔案管理信息化

應統籌評估目前血站檔案信息化的進展情況，制定與血站業務信息化同步的檔案信息化實施規劃，分步實施。應加大對血站檔案信息化建設的資金投入，保證所需硬件設備購置和軟件配備;加強血站檔案管理信息系統研發，使其能與業務辦公系統對接，具有在線歸檔、分類、編號、存儲、管理、查詢、日志記錄等功能;加強原有檔案的數字化，將原有紙質和其他載體的檔案數字化，增加數字檔案資源;加強新形成電子文件、電子檔案的收集、存儲和管理，確保增量檔案電子化;加大檔案資源及管理系統規范化、標準化建設，推進檔案資源共享;加大大數據技術等新網絡信息技術的應用力度，深度開發和廣泛展示檔案信息資源，更好地發揮血站檔案的作用。

2.4 加強血站系統檔案工作隊伍建設

應該加強血站系統檔案工作隊伍建設，為血站檔案管理工作的發展提供人力支持。應想辦法穩定人才，減少檔案人員工作的變動，同時加強檔案人才儲備，努力做到專崗專人專門化。同時應加強從業人員專業化培訓，通過定期、系統的培訓，增強血站系統檔案從業人員的專業素養。而檔案人員也應該通過不斷學習，努力改善自身的知識結構，豐富實操經驗。應建立務實的工作態度，嚴謹的工作作風，樹立高尚的職業道德。血站系統檔案工作人員應加強學習。主要是加強時政學習，站穩政治立場;加強專業理論學習，提高檔案管理基本業務工作能力;緊密結合實際，立足崗位建功，在實踐中不斷加強鍛煉、提升自我;豎立正確的人生觀、價值觀，堅定為人民服務的信念，在平凡的崗位上默默地為采供血工作奉獻自己的綿薄之力。

我們應該借助現代管理理念及措施，尋找解決問題的有效措施，健全完善血站檔案管理能力和管理體系，健全檔案管理制度，強化服務理念，提升檔案管理工作，保障檔案安全，更便捷地提供利用檔案，更好地為血站業務工作、獻血和受血者提供優質的檔案服務。

參考文獻：

[1]吳冰.事業單位檔案管理工作存在的問題與解決對策[J].黑龍江檔案，2021（1）.

[2]李艷輝，丁繼武.檔案治理能力和治理體系提升的有效途徑[J].蘭臺論壇，2020（3）.

（作者單位：福建省血液中心）