淺談大數據時代檔案管理工作存在的問題與對策

楊爽

摘 要：隨著網絡信息技術的快速發展，檔案管理面臨的機遇和挑戰并存。文章分析大數據時代檔案管理發展的新趨勢和面臨的問題，闡述了在此背景下檔案管理的新策略。

關鍵詞：檔案管理;大數據;問題;策略

隨著網絡信息技術的快速發展，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。我們應從這一時代背景出發，分析認清大數據時代檔案管理發展的新趨勢和面臨的問題，研究在此背景下檔案管理的新策略。本文試對這一問題進行初步的探討，供參考。

1 大數據時代檔案管理的重要意義

近年來，隨著我國網絡信息技術的迅猛發展，在大數據背景下，數字化已經成為了時代的趨勢，大數據已融入到我們生活的方方面面。新時代背景下產生的檔案信息的數量和類型與原來有所不同，檔案管理面臨新的問題和挑戰。檔案資源實體管理和數字化管理也出現了一些新問題，檔案檢索、利用和服務工作不能很好地滿足用戶的需求。

在大數據時代檔案管理轉型的背景下，其創新最首要的意義乃是對傳統管理思想和模式的超越與突破，通過構建更加現代、科學的檔案管理架構，檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發揮出檔案潛在的價值及再創造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高整個管理質量、水平和效用。

大數據條件下的檔案管理工作主要通過對互聯網信息技術的利用，實現對大量信息資源的快速采集、保存、管理和利用。在實際工作中，檔案管理部門通過先進的電子化方法，實現信息資源的合理分類和高效處理，采用計算機網絡技術，讓用戶享受更高質量的服務。檔案管理部門和管理者應認真思考怎么把握大數據開發給檔案管理工作帶來的新變化和新挑戰。從微觀角度來說，檔案數字化對于檔案管理人員是一個福音，數字化后的檔案，不僅可以使用計算機來管理，而且在保存、查找、利用效率和效用上都有了大幅度的提高。

2 大數據條件下檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 部分單位對檔案工作重視程度不夠

一些地方和單位對檔案管理的重要性認識不足，檔案管理意識淡薄，認為檔案管理工作只是收集歷史文件材料，工作的主要形式只是停留在對資料的整理層面。目前，部分單位的檔案管理人員通常是身兼數職或是分散在各個部門收集資料，使得檔案管理工作處于一個被動局面。個別檔案管理人員管理意識淡薄，沒有正確的管理意識，以為檔案管理可有可無，常出現工作閑散的狀態，缺乏主動性，只是為了完成上級交給的任務的情況，囿于幾份歸檔文件的收集保管，工作毫無建樹，無法體現檔案的利用價值，不能充分發揮檔案和檔案部門的獨特作用。

2.2 檔案管理觀念落后，操作不規范

當前，一些單位的檔案工作理念落后，檔案工作組織領導體制機制不完善，沒有建立健全檔案管理制度，日常檔案管理工作不規范的問題比較明顯。一些檔案管理人員在收集整理檔案過程中存在不完整、不規范問題，歸檔材料不齊全、不合格。檔案管理以傳統的手工管理模式為主，管理手段比較落后。有的單位沒有設立檔案室，也沒有專兼職檔案管理人員，檔案管理責任無法落實。

2.3 檔案管理設備不足

當前，在檔案管理工作中，檔案信息化工作要求越來越高，利用好現代技術成為現階段檔案管理工作的重頭戲，進行數字化管理必然需要一定的資金投入，而數字化的設備是不可或缺的部分。目前，許多單位只是初步使用檔案管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把檔案信息全部實現數字化，這些檔案信息數字化的前提還需要大量硬件的配套，比如計算機、掃描儀、服務器等。因此，需要改善更新配備技術設備，加強硬件建設。

2.4 檔案管理人員素養偏低

個別單位的檔案管理人員沒有經過系統的學習，影響檔案管理工作的正常開展。有些單位沒有依據檔案工作特點選配檔案員，工作過程簡單化，檔案工作人員的專業化程度亟需提高。許多單位的檔案管理人員一般由辦公室勤雜人員兼任，他們不但沒有專業的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業素養和敬業心，使檔案管理工作處于被動狀態。一些單位檔案管理人員變數頻繁，使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現紕漏。

3 大數據時代檔案管理的發展趨勢

3.1 引入大數據技術推進管理現代化

隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理也必將面臨大數據技術的重新洗禮，向現代化邁出一步。把大數據技術應用到檔案管理上，不僅檔案信息資源可以更加充分開發利用、滿足人民的需要，而且更便于數據的存儲與備份，進而實現檔案管理從簡單的文件節約利用（實體管理）上升到知識管理（構建新型資源知識服務引擎）。

2.2 管理人員專業化發展趨勢

當前和今后一個時期，我國檔案工作對管理人員提出了更高、更新的要求，逐漸專業化、系統化，要求相關部門的科學引導和有效管理。應建立適應專業化形勢的科學激勵、考核機制、評估體系;建立符合現代化檔案特點的競爭機制;推行檔案人員職務聘任制，實行按需設崗，雙向選擇，嚴格考核，加強對檔案從業人員的繼續教育考核等。

2.3 紙質檔案管理模式向數字化檔案管理模式轉變

數字化檔案會隨著信息化時代的發展越來越普遍，這就要求檔案管理從紙質管理向數字化管理模式轉變。檔案管理數字化能夠提高檔案查詢、利用效率，更好地保存保護歷史珍貴檔案資料。與此同時，應該加強檔案數字化管理的措施，如建立檔案數字化管理機制，加強電子檔案的維護、檔案保密工作，以及制定規范標準，加強數據庫建設和管理等。

4 大數據時代檔案管理的創新策略

4.1 強化資源聚集

在新時代，檔案資源的概念正在從傳統的狹義定義向“大檔案觀”轉變。檔案部門應有意識、有計劃地收集各種數據資源。因此，檔案部門要與不同的數據所有者開展合作，鼓勵各社會組織和個人參與檔案資源建設，不斷完善檔案資源建設。新形勢下，檔案部門應改變檔案資源的收集方式，及時訪問網絡上的存檔資源，并及時存儲用戶文件，收集更多更高質量的檔案資源。檔案管理部門及人員應逐步掌握使用計算機技術和先進的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數字化的電子檔案接收和管理工作機制，進一步提高構建和優化檔案資源的能力。

4.2 提高行政組織指導能力

目前，我國正在深入全面推進行政體制改革，為檔案管理體制的改革和完善提供了契機。在大數據時代，檔案主管部門應當改變行政職能，明確檔案管理部門的性質，在社會力量的幫助下改變服務方式;加強法制建設，提高業務指導水平和專業人才培養;加強與各有關機構的合作，加強與檔案創建者、用戶、中介、網絡服務提供商和數據公司的協作，從而建立以人為本、務實高效的檔案資源管理制度框架和運行機制。

4.3 創新服務內容

檔案部門必須不斷開放檔案資源，優化檔案資源服務，樹立人性化、個性化、智能化、知識化的檔案資源服務理念，創建知識庫，最大限度地開發利用檔案資源系統的價值。在大數據時代，微服務、遠程網絡服務和云存儲云服務等各種新興媒體的應用，將成為檔案服務的舞臺。我們應充分利用這些服務技術、平臺和媒介，推動服務創新。應健全安全防護，不斷完善檔案安全體系，消除檔案資源管理的安全隱患，保證檔案資源安全。應不斷加強國家各級綜合檔案保障體系建設，改善檔案存放條件，完善檔案保障責任制，建立專業檔案數據管理隊伍，加強技術防范，不斷提高檔案實體和信息的安全性。

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（作者單位：白城市發展和改革委員會）