人社檔案信息化管理問題及改進策略

柏林

摘要：目前，以大數據為代表的計算機信息化技術已經對人們的生活與工作方式產生了巨大的影響，事業單位和行政單位由于歷年來堆積了大量的文件和檔案。人社系統更因業務涵蓋面廣，所以人社檔案十分雜亂，導致檔案管理人員的工作難度較大，要花大量的精力整理資源，大數據等技術的出現改善了這一狀況，為檔案管理人員的工作提供了創新與變革的機遇，本文將結合當前人社檔案信息化管理存在的問題，追根溯源、科學剖析，探究新的改進策略，從而為推動人社檔案信息化管理提供借鑒。

關鍵詞：人社檔案;信息化管理;問題;改進策略

一、人社檔案信息化管理存在的問題

1.軟硬件經費投入仍需進一步加強

硬件設施設備和軟件系統是信息管理建設的兩翼，兩者缺一不可。隨著國家對檔案信息管理人力資源和社會保障的日益重視，投入也在逐年增加。但是，與信息技術的更新和發展相比，人力資源和社會保障檔案信息化的硬件和軟件建設還需要進一步完善。特別是在城市化程度不斷提高、人口跨省區流動性不斷增強的背景下，區域間人力資源和社會信息的交流與共享日益增多，需要強有力的信息支持。同時，由于設備和系統投入不足，仍有大量紙質檔案和人力資源社會保障管理事務，無法建立有效的信息管理系統。人力資源和社會保障部門檔案信息管理的發展仍然落后于社會對人力資源和社會保障公共服務的高質量要求。

2.檔案管理人員信息化管理意識和專業能力不足

檔案學在高校屬于冷門專業，學習該專業的學生并不多，因此，進入人社部門的檔案學專業人員數量比較少，同時，既是檔案學畢業，又掌握一定信息技術能力的復合型人才更是稀缺。雖然，人社部門對檔案管理人員在入職前和工作過程中，進行了培訓，但這些培訓多為業務流程培訓，對檔案學專業知識和信息技術專業知識培訓不多。因此，在人社部門專職或兼職從事檔案管理工作的人員，普遍檔案管理意識不強，信息化管理專業能力不足。

3.人社檔案信息化管理缺乏嚴格的制度和流程規范

近年來，我國雖已出臺了大量的檔案信息化管理標準，但是真正具有現代信息化意義且符合人社檔案管理要求的制度標準并不多，人社部門往往根據自身信息管理設施設備情況，自行制定信息化管理的制度和基本流程，這種因人因設備而制定的管理流程具有一定的靈活性和適應性，但卻并不規范和科學，特別是沒有形成一套檔案收集、傳輸、處理、索引、查閱、管理、調取等基本流程，影響了檔案的共享使用。

4.檔案信息安全意識和防范能力有待提高

人社檔案的安全程度直接關系到群眾的切身利益，信息化管理背景下的檔案安全主要包含網絡安全和系統安全兩部分。網絡安全主要是由于病毒、黑客等對信息的竊取;系統安全則是硬件軟件自身的安全性，需要管理人員要有較強的專業使用能力和維護能力。因此，人社部門要牢固樹立信息安全意識，通過硬軟件建設提高防范信息泄露和信息丟失等問題的發生。

二、人社檔案信息化管理改進的策略

1.增加經費投入，加強硬件和軟件基礎建設

人社檔案信息化管理的前提是紙質檔案材料的保存要科學完整，基礎是儲存運行信息的硬件設備和軟件系統要安全可靠。這就要求人社部門在工作過程中，首先要建立專用經費，加強檔案室建設，切不可認為，有了檔案的信息化管理，就可以忽視檔案實體管理。其次，在高標準、專業化建設檔案室的過程中，以嚴謹的專業態度，利用多種媒介完成對紙質信息的輸入。同時，增加經費投入，更新軟硬件設備，提升信息化管理水平。其中，硬件設備包含服務器、存儲硬盤、網絡設備、多元終端及其他資源;軟件系統包含支撐信息輸入、索引、查詢、調閱、管理等諸多子系統，各系統之間的共融共享必須以暢通安全的網絡系統為基礎。

2.加強檔案信息復合型人才的引進和培養

具備檔案管理和信息技術處理雙重專業能力的復合型人才是推進人社檔案信息化管理的關鍵。如何才能提高管理人員的信息化意識和信息化能力？一是領導高度重視，提高引入標準，構建專業的檔案信息化管理團隊。在人社部門招聘中，要單列檔案員編制計劃，并在招聘條件中明確提出檔案學專業和信息技術等級標準等要求，把好引入關。二是強化對從業人員的信息化專業培訓。一方面，組織專職檔案管理人員參加上級人社系統的專業化培訓，鼓勵其到高校接受檔案學、信息學培訓;另一方面，要加強對全體從業人員的信息化培訓，要讓全體工作人員充分認識到檔案管理是一項系統工程，需要每個人在工作的過程中為之付出努力。三是加強高層次檔案信息化管理人員的交流學習，注重對檔案信息化管理操作人才、研究人才和管理人才的分類培養。

3.重點建好數字化管理服務平臺

根據人社工作類別和內容，分門類、分流程，精心打造好數字化管理服務平臺，使工作人員在辦公的第一時間完成對信息的收集、輸入、提取、管理等，實現業務辦理和檔案管理的有效銜接。對于數據、文字、紙質資料等不同信息來源，形成不同的收集和輸入方式。數據資料以匯總整批導入為主，按照存檔要求提前設計好數據庫存儲格式，各部門定期匯總數據，分批次導入檔案數據庫。紙質材料要現場進行電子掃描并上傳系統，同時分傳檔案管理系統，由檔案管理人員根據業務屬性，分類保存。日常的檔案信息化管理包含編目、索引、查閱、調取等環節，因此在數字化管理平臺的設計上要突出檔案的使用功能，便于各類資料的快速查詢。與此同時，配套建設智能化的實體檔案室，與電子信息檔案呼應，實現電子信息查詢和實物資料印證的結合。

4.完善人社檔案信息化管理的制度和流程

人社部門在建設檔案信息化管理制度和流程的過程中，必須堅持系統性、應用性和共享性的原則。國家對于人社等各行業的檔案信息化系統建設都有著嚴格的制度規范和具體要求。就檔案信息化管理的基本規范而言，主要包含檔案數據規范、檔案信息管理應用規范等。檔案數據是檔案信息化建設的基石，檔案數據包含數字、圖片、多媒體及編程專業語言等，規范的檔案數據對檔案的信息化管理至關重要，管理人員要嚴格按照國家規范和系統軟件要求，輸入數據要素，確保不因數據輸入錯誤引起檔案信息的不準確。檔案信息管理應用規范主要是指檔案管理各環節的規范，信息技術條件下的檔案管理實現了文件、數據等的無紙化傳輸，檔案管理人員必須突破原有的紙質檔案管理的思維，根據規范要求，優化檔案信息化管理各環節，確保檔案信息條理清晰、準確無誤，同時，實行檔案審查部門負責制，將優化檔案管理環節和細化責任要求相結合，提高檔案信息提報的速度和準確率。

5.完善檔案信息化管理安全保障機制

安全系數是判定信息化管理水平高低的重要因素。人社工作的特殊性，對檔案信息安全有著更高的要求。因此，人社部門要從硬件安全、網絡安全、軟件應用三個方面提升檔案信息化管理的安全水平。硬件安全首要的是硬件的質量，部門在硬件設備的采購上，要將質量安全放在首位，高標準配置信息化管理設備。在使用過程中，要建立使用反饋機制，對出現問題的硬件設備及時上報、及時維修，排除潛在的硬件系統安全風險。為防患于未然，檔案管理人員要對資料進行多份存儲，以免因突發原因，丟失檔案信息。網絡安全也是信息化管理經常遇到的問題，為杜絕此隱患，管理人員要安裝安全系數高、防御風險能力強的防病毒軟件，定期對軟件進行安全監測，同時建立電腦病毒等預警機制，與不同區域的人社部門加強信息安全措施的經驗交流。加強軟件系統安全，要求系統管理者設置訪問權限、身份驗證等手段，加強對個人用戶的保護，避免因系統操作不規范或系統設置漏洞泄露用戶信息，影響檔案管理。

參考文獻

[1]賈延紅.關于人力資源和社會保障部門檔案管理新方法的探討[J].蘭臺內外，2019（2）：71-72.