做好電子檔案管理保密工作探析

摘要：隨著信息化技術的不斷發展，在生活中的很多方面都得到應用。檔案管理工作中也積極開展信息化建設，電子檔案的數量逐漸增多，對檔案管理提出了新的要求，檔案中往往包含了政府部門的重要信息，因此檔案管理工作中的保密要求較高。本文對電子檔案管理保密工作特點進行分析，分析影響電子檔案管理保密性的因素，提出保密措施，認為應當加強電子檔案保密意識、重視電子檔案軟硬件建設、運用網絡安全技術等，促進電子檔案管理的保密工作發展。

關鍵詞：電子檔案;保密工作;措施

隨著互聯網技術的不斷發展，信息傳輸速度和存儲都更加便捷，在傳統的檔案管理工作中依靠人力進行管理，需要耗費大量的人力物力，管理效率也比較低，通過數字技術進行檔案管理，工作效率會得到顯著提升，也可以降低存儲空間，在一個一平方厘米的芯片中就可以存儲數百萬條信息，有效節約了檔案成本。

1.電子檔案管理特點

電子檔案是通過數字化技術將信息存儲在磁盤、磁帶中，通過計算機可以識別電子檔案中的存儲信息，該信息是以數字化方式進行存儲，存儲信息的數量較為龐大，內容也更加豐富。采取電子檔案管理具有以下特點。

首先電子檔案管理更加便捷，信息通過數字化處理，占用的空間很小，便于保存和管理。其次數據傳輸速度更快，電子檔案中的數據信息可以通過網絡進行傳輸，傳輸更加快速，便于需求者進行查閱。由于電子檔案的眾多優點，使得電子檔案管理應用越來越廣泛，不論是在企業還是政府部門電子檔案已經成為發展趨勢。但是電子檔案也存在一些問題，由于網絡環境非常復雜，電子檔案中的數據信息可能被惡意攻擊或者是出現泄露，一旦信息泄露會給企業甚至國家造成巨大損失。此外電子檔案的加密技術有限，不論是多么先進的加密技術，都存在泄露的風險。

2.電子檔案管理保密性影響因素分析

電子檔案是以互聯網技術為基礎，由于互聯網具有開放性和共享性，這一特征也使得數據泄露存在一定風險，對電子檔案保密工作也提出了更高要求。在當前電子檔案管理中，存在著信息丟失、篡改和泄露等問題，造成這些問題的主要原因有以下幾點：

首先是通過計算機端口通過數據線、U盤等對存儲數據進行復制，在局域網環境內，將數據信息進行遠距離傳輸。一些不法份子通過網絡技術遠程竊取數據信息，造成數據信息被泄露。

其次是電腦病毒，病毒可以對電子檔案中的信息進行復制、篡改、刪除等，同時會避免常規查殺，查找難度較大，一些計算機病毒非常隱蔽，一般專業人員也難以發現，并且病毒傳播途徑較多，造成信息泄露風險加大。

再次是黑客攻擊，一部分不法分子、域外勢力為了經濟利益，會通過網絡技術對計算機系統進行攻擊，遠程竊取檔案信息，黑客攻擊不僅會造成檔案數據信息的泄露，還可能對整個電腦系統造成破壞，對企業或者政府造成巨大影響。

3.電子檔案保密措施

3.1提高檔案使用者意識

首先要加強檔案使用者的保密意識，檔案管理部門要加強檔案保密的重要性，提升使用人員的保密意識，在檔案使用過程中嚴格遵守相關規定和制度，了解自身的工作責任，認真對待工作，通過保密制度去規范使用人員行為。企業和政府部門領導人也要重視電子檔案保密工作，在企業和政府部門加強檔案保密宣傳，在檔案使用之前要了解檔案使用過程，避免不規范行為的出現。此外還要加大有關檔案保密法律的宣傳力度，讓檔案使用者意識到自己泄露數據后需要承擔的嚴重后果，提升其法制觀念，從而從思想上降低電子檔案信息泄露風險。電子檔案信息使用者也要了解檔案的使用程度和使用范圍，避免由于自身原因造成檔案信息的泄露。

其次要提升電子檔案管理人員保密意識，電子檔案管理者是認證對待檔案管理工作。檔案管理人員在檔案保密中扮演著重要角色，會直接對檔案安全造成影響。因此要提高檔案管理人員的保密意識，對檔案管理人員進行保密工作培訓，在培訓過程中要員工掌握檔案數據保密措施，提高管理人員的保密意識，樹立認真嚴禁的工作態度，提高檔案管理人員的專業素養和能力。檔案管理人員應當意識到檔案保密的重要性，嚴格規范自己言行，防止檔案信息被泄露，檔案管理部門也可以通過互聯網平臺對人員進行監管，不斷創新檔案管理人員管理制度和管理方法，從而提升電子檔案管理質量。檔案管理部門還要定期對電子檔案進行檢查，確保電子檔案的準確度，沒有被篡改和刪除。檔案管理人員要有崇高信念，不能由于人情、經濟利益等原因違反檔案管理辦法。

最后要完善電子信息檔案保密制度，由于電子檔案的特殊性，電子檔案管理部門應當根據電子檔案的特殊性，建立完善的電子信息檔案保密制度，完善電子檔案查詢、登記、復制、銷毀等制度，還要明確電子檔案管理人員的工作職責，要明確電子檔案數據的使用條件，使用方式，使用登記等等，確保檔案利用的安全性。。

3.2加強電子檔案管理軟硬件建設

電子檔案的存儲、查詢等都需要互聯網、服務器和軟件等，因此電子檔案的軟硬件建設也應當得到重視和關注。傳統的檔案管理制度已經難以適應電子檔案管理要求，企業要建立現代化的檔案管理制度。軟件和硬件是構成計算機系統的核心，在各個環節內都都可能造成檔案數據泄露、刪除和篡改等，一部分硬件設備可能使用時間過長，影響電子檔案運行質量，在電子檔案數據錄入過程中也可能出現數據丟失的問題。

電腦病毒也是造成電子檔案數據泄露的重要原因之一，因此要及時更新檔案管理部門的殺毒軟件，關注黑客對系統的攻擊，也要及時更新硬件設備，避免由于硬件問題造成數據泄露。在軟件方面，可以與專業電腦公司進行合作，定期對檔案管理設備進行檢查，確保所有軟硬件均符合相關要求，確保軟硬件安全。

結語

當前電子檔案管理已經成為主流，電子檔案具有一定的優勢，但是也存在數據泄露風險，因此要加強電子檔案保密工作，針對電子檔案特點，制定出更加科學合理的保密措施，對保密制度、使用方式、人員意識等方面進行調整，還要通過信息技術、軟硬件建設等加強電子檔案保密工作。

參考文獻：

[1]左晉佺，張曉娟. 基于信息安全的雙區塊鏈電子檔案管理系統設計與應用[J]. 檔案學研究，2021，（02）：60-67.

作者簡介：謝英姿，女，遼寧開原，遼寧省開原市興開街道辦事處，科員，館員，本科，檔案管理。