試論電子檔案管理在銀行管理中的應用

【摘要】在現階段的經濟發展背景下，銀行在開展各項工作的時候，都需要在管理方面進行優化，要充分注重從多角度進行考量，提高銀行管理的質量。電子檔案管理在銀行管理當中發揮著比較重要作用，本文就銀行管理中電子檔案管理的應用現狀以及管理應用進行闡述，然后就電子檔案管理在銀行管理中的發展進行探究，希望通過電子檔案管理應用研究，能為提升銀行管理的質量起到促進作用。

【關鍵詞】銀行管理;電子檔案;管理應用

銀行管理工作開展中涉及到的工作內容比較豐富，為能有效提升電子檔案管理的質量，相關管理人員自身要轉變思路，以新的工作形式，促進銀行管理工作高效化開展。電子檔案管理對銀行管理有著積極作用，能為銀行管理工作順利執行提供參考依據，實現高質量以及高效的管理目標，提高銀行整體管理質量。

1.銀行管理中電子檔案管理應用現狀及管理應用

1.1銀行管理中電子檔案管理的應用現狀

信息化時代的到來，銀行在檔案管理的工作中引入信息化技術，實現了檔案信息化的目標。電子檔案的管理方式和傳統的檔案管理有著不同，這是通過數字電子計算機處理的檔案，是虛擬檔案，把實體檔案信息通過字節以及比特方式表示，在電腦網絡流動。銀行電子檔案的類型豐富，涉及到的檔案信息內容較多，銀行管理工作中為能提升管理的質量和效率，這就需要運用電子檔案，為實際管理工作高效化開展進行有效促進。當前的銀行管理中對電子檔案管理的應用還處在初期階段，銀行檔案保管期限劃分和銀行業務特征不匹配的現象還存在，對于電子檔案管理存在著不合理之處。銀行檔案規定的存留年份和實際狀況存在不相符之處，管理上存有漏洞，這對銀行管理工作高效率開展必然會產生諸多阻礙。在當前的時期，提高銀行管理工作的質量，就要將電子檔案充分應用，提高電子檔案管理的質量，才能促進銀行管理工作高效發展[1]。

1.2銀行管理中電子檔案管理應用

銀行管理中對電子檔案管理應用是提高銀行發展競爭力的重要促進力量，從以下電子檔案管理應用方面進行闡述：

1.2.1電子檔案管理應用提高銀行競爭力

銀行管理工作涉及面比較廣，為能促進銀行管理能力有效提升，需要采用多樣化的管理方式。將電子檔案管理在銀行管理當中加以科學應用，這對提升銀行競爭力有著積極作用。銀行檔案管理在采用傳統的管理方式時，效率比較低下，傳統管理方式已經和當前信息化時代下電子檔案管理工作要求不相符，這對銀行財務資源配置就會造成比較大壓力。銀行會計檔案保管的重要目的就是滿足銀行維護自身權益需要，以及滿足銀行內外部查詢信息的需要，結合當前我國法律環境現狀，除了涉及債券債務關系資料必要紙質形式外，銀行高度電子化條件下，相關的資料實現電子歸檔能夠滿足銀行查詢信息的需要，有助于將電子檔案的作用充分發揮出來，從而能有效提升檔案管理的質量和效率。銀行業務不斷發展，在電子檔案的管理方面也有著更大的支持，能夠為促進銀行業務發展起到促進作用，提供必要的信息支持，最大程度上降低銀行成本管理壓力，最終提高銀行競爭力[2]。

1.2.2電子檔案管理應用降低檔案管理強度

銀行管理工作中檔案管理是比較重要的內容，為能有效提升檔案管理工作開展的質量，采用信息化的管理手段顯得比較重要。電子檔案管理在銀行檔案管理流程設計方面，和以往的檔案管理需求是不同的，不用在前端分期限裝訂，能夠減少檔案保管的壓力。為能保障銀行會計事項的完整以及連續，會計部門通常會要求會計資料依照業務辦理順序來裝訂存放，依照業務辦理順序進行裝訂檔案，涉及到多個保管期限，混期限裝訂能將短期保管檔案延長保管期限。通過電子檔案管理的方式能實現自動化的管理，對于不同的檔案類型以及期限，在管理上能大大提升管理工作開展的質量和效率，最大程度上降低了檔案管理的強度和難度，為銀行管理工作的高效開展提供了保障。

1.2.3電子檔案助力銀行會計電算化管理

銀行管理工作中涉及到的工作內容比較多樣，銀行會計工作是比較重要的組成部分，也是銀行管理工作的關鍵點，提高銀行會計電算化管理的質量，才能促進銀行管理工作順利推進。電子檔案的管理方式為銀行會計電算化管理發展起到了促進作用，電子檔案應用和銀行會計電算化發展是相適應的。銀行會計檔案制度通常涉及紙質會計管理，會計電子數據歸檔內容以及保管期限和會計系統開發資料涉及到的內容相對少，沒有從檔案角度進行細化明確規定，這就會對會計電子數據的管理工作開展產生影響。保障銀行會計電算化管理工作順利開展，這就需要有電子檔案為支持，通過發揮電子檔案的優勢，能夠為銀行會計電算化管理發展提供動力[3]。

2.銀行管理中電子檔案管理的應用發展

銀行管理當中電子檔案管理應用，要能和時代發展的要求相適應，以及和當前銀行管理工作的開展要求相適應，將電子檔案管理的價值充分體現出來，從幾個層面要充分重視。

2.1明確職責

電子檔案管理在銀行管理中發揮積極作用，這就需要從制度上進行完善和優化，做好制度上的設計安排。銀行各業務部門在新業務推出過程中，涉及到會計資料的需要和會計部門溝通，通過會計部門界定和歸檔范圍以及保管的期限，會計信息系統開發需要和檔案管理需求相結合，將電子數據能長期保管。只有在明確了管理職責的基礎上開展各項管理工作，才能有助于為銀行管理發展起到促進作用[4]。

2.2注重系統優化

銀行管理當中將電子檔案管理加以科學運用，滿足會計核算的需求基礎上，注重系統優化方式應用，要能選擇合適節點，檔案入庫前實現資料分期限裝訂。完善操作規范以及相應制度，最大程度上減輕后期檔案管理銷毀的工作量。保障電子檔案管理的作用充分發揮出來，這就需要在系統的優化設計方面加強重視，最大程度上為銀行管理工作開展提供技術支持，實現銀行管理的整體質量。

2.3保障歸檔的質量

銀行管理中應用電子檔案管理能有效提升銀行管理的質量，發揮電子檔案的作用，這就需要在各相關要點方面加強質量控制。電子檔案歸檔是比較重要的，為能有效保障電子歸檔的質量，相關業務部門要注重資料歸檔識別判斷，列出明晰，確定歸檔范圍，最大程度上減少歸檔的數量，結合具體的資料名稱要列明，哪些是需要歸檔而哪些是不需要的。通過從這一要點方面加強控制，才能為銀行管理提供方便[5]。

3.結語

綜上言之，電子檔案管理對銀行管理工作發揮著比較重要的作用，所以，銀行管理人員要充分認識到電子檔案管理的價值，在具體的銀行管理工作開展中，從不同的角度出發，優化管理的過程以及方案。通過上文中就電子檔案管理在銀行管理中的應用價值以及發展的要點的分析，能為實際工作開展起到積極作用。

【參考文獻】

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[4]唐芳語，周莉波.檔案規范化管理存在問題及對策[J].農業發展與金融，2021（05）：58-59.

[5]李彤，張領祎，王海燕.人民銀行國庫會計檔案管理電子化的實踐與思考[J].金融會計，2021（06）：58-62.

作者簡介：李顯萍（1973年11月），女，漢族，四川中江人，大學本科，檔案助理館員，研究方向：銀行檔案