淺議數(shù)字化形勢下的檔案保護工作

王萍

摘要：信息化形勢下檔案數(shù)字化進度不斷加快，在促進檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提升的同時，也為檔案的保護工作帶來了壓力與挑戰(zhàn)。如何做好數(shù)字化形式的檔案保護工作，并以此促進檔案數(shù)字化工作的健康安全管理，成為檔案工作必須予以面對并解決的問題。文章系統(tǒng)分析二者之間的關(guān)系，深刻指出存在的突出問題，并提出相關(guān)建議予以參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;保護;探討

檔案數(shù)字化管理是新形勢下的一種現(xiàn)代化管理方式，可以有效提升檔案信息的開發(fā)利用效率，切實保護檔案實體安全。在開展傳統(tǒng)實體檔案數(shù)字化加工工作中，因人為因素和數(shù)字化加工拆裝卷都會不可避免的對實體檔案造成一定損壞，同時數(shù)字形式的檔案信息安全也有一定的風(fēng)險。在積極開展檔案數(shù)字化加工的同時，做好檔案的管理保護，需要引起高度重視，并采取切實有效的措施手段。

一、正確認識檔案數(shù)字化與檔案保護工作

（一）檔案數(shù)字化對檔案保護帶來一定影響。傳統(tǒng)實體檔案在數(shù)字化加工過程中，需要逐份逐件對檔案原件進行掃描轉(zhuǎn)換，這就需要對檔案實體原件進行拆裝分解，以及重新裝訂，修整等手工程序，對于存放年代久遠，紙張老化的檔案難免造成一定的破壞，增加保護的難度。所以，在數(shù)字化工作過程中要樹立安全保護意識，避免單一追求工作速度，造成檔案破損和殘缺不全的損失，通過數(shù)字化加工進一步起到保護檔案的目的。

（二）檔案數(shù)字化同時有利于檔案的保護。從長遠發(fā)展來看，檔案經(jīng)過數(shù)字化加工之后，將相關(guān)檔案原文原版存放于計算機管理系統(tǒng)，在以后的檔案利用工作中就可以提供原文就行使用，避免調(diào)閱檔案原始件，這就增強了檔案原件的管理安全性，避免了原件的翻閱磨損和紫外線照射的退變老化風(fēng)險。

二、檔案數(shù)字化及保護工作存在的問題

（一）缺少檔案安全保護意識。缺乏檔案保護知識，對檔案保護重視度不夠，只知道利用檔案，不考慮檔案的長遠存放和有效使用年限。存在注重檔案數(shù)字化的加工和管理利用，輕視檔案原件的防護，檔案庫房存放環(huán)境和保管要求達不到九防標準。存在庫房溫度過高或過低，濕度過濕或過干的情況，甚至庫房存放雜物，帶來火災(zāi)隱患，沒有配備滅火設(shè)備和監(jiān)控報警設(shè)備，檔案處于不安全的保存環(huán)境之中。

（二）保護制度不科學(xué)。滿足于建立日常的檔案管理制度，并且停留在書面形式之上，缺少可執(zhí)行性和約束性。對于數(shù)字化加工管理方面的制度建立不科學(xué)，只是泛泛而談，不具可操作性，對數(shù)字化加工的標準、環(huán)境、技術(shù)和設(shè)備要求不明確;有的沒有專門的數(shù)字化加工管理制度，僅僅在其他綜合性管理制度中對數(shù)字化管理工作做簡單規(guī)定，檔案數(shù)字化及保護工作缺少可依據(jù)的制度規(guī)定。

（三）檔案數(shù)據(jù)存在安全隱患。數(shù)字化后的是以數(shù)據(jù)形式存放于計算機數(shù)據(jù)庫或?qū)ｉT的硬盤、光盤之中，因存放載體的耐久性和可靠性不夠，載體出現(xiàn)問題以后，所存放的檔案信息自然因不可讀取而消失;檔案數(shù)據(jù)的利用和管理離不開網(wǎng)絡(luò)和計算機設(shè)備設(shè)施，因網(wǎng)絡(luò)受到攻擊破壞或技術(shù)原因會造成信息傳輸?shù)牟豢煽兀霈F(xiàn)信息泄露的風(fēng)險;數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)和圖像資料，可以通過專業(yè)技術(shù)進行修改，造成檔案數(shù)據(jù)的失真，這對于保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性帶來一定挑戰(zhàn)。

三、檔案數(shù)字化及保護措施

（一）增強安全保護意識。一是開展專題檔案數(shù)字化管理與保護教育，通過鮮活的示例，進一步進行警示教育，做到安全保護思想認識再提高，管理防護措施再到位，以安全警示教育的結(jié)果，作用于檔案安全保護理念貫穿于數(shù)字化加工管理的全過程。二是樹立科學(xué)的管理理念，要以檔案安全優(yōu)先，數(shù)字化加工為輔的工作理念為指導(dǎo)，自覺擺正檔案數(shù)字化管理與保護的位置，防止數(shù)字化加工造成的檔案損壞情況出現(xiàn)。三是要經(jīng)常性的開展數(shù)字化加工安全檢查工作，對所有工作流程環(huán)節(jié)監(jiān)督做到全覆蓋，確保安全防護措施執(zhí)行落實到位。

（二）完善檔案保護制度。檔案的保護事關(guān)檔案的安全和長久利用，制定專門的檔案數(shù)字化保護制度事關(guān)檔案數(shù)字化長遠發(fā)展大局。一是明確注意事項。圍繞檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，明確每個環(huán)節(jié)的注意事項，在工作中可以有效避免問題的發(fā)生，防止影響檔案保護工作的效果。二是完善標準規(guī)范。鑒于檔案數(shù)字化工作的專業(yè)性和特殊性，要從技術(shù)層面完善數(shù)字化工作的標準要求，并且數(shù)字加工工作過程中做到高標準嚴要求。三是及時修改完善保護和制度。注意在檔案數(shù)字化過程中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，及時發(fā)現(xiàn)不合時宜的管理缺陷，采用建立制度的方式進行規(guī)范改進，促進檔案數(shù)字化保護的質(zhì)量和水平提升。

（三）加強專業(yè)人才培養(yǎng)。檔案數(shù)字化依托現(xiàn)代化的管理技術(shù)來開展，檔案人員只有掌握專業(yè)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，才能保證檔案數(shù)字化加工及保護工作的正常開展。一是加強理論與實踐相結(jié)合，強化理論知識的學(xué)用結(jié)合，讓自身技能在實踐中成長進步，通過實踐增強學(xué)習(xí)效果的實用性;二是學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，敢于走出去到同行業(yè)或有關(guān)部門學(xué)習(xí)數(shù)字化和先進保護做法，為我所用，可以短時間內(nèi)快速達到提升專業(yè)技能的實效。同時，自身內(nèi)部還要注意業(yè)務(wù)的互幫互助，深入探討交流，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，相互取長補短，促進檔案人員專業(yè)技能水平的整體提升。

四、結(jié)論

檔案數(shù)字化是新時代檔案工作發(fā)展的新形態(tài)，是打造數(shù)字社會的有機組成部分，做好檔案管理保護工作是檔案數(shù)字化開展的基礎(chǔ)，同時二者又相互促進，共同發(fā)展。通過以上分析，希望在引導(dǎo)檔案數(shù)字化和檔案保護工作方面能提供一定的參考推動作用，共同推進檔案各項工作的健康發(fā)展。

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