談提升檔案收集與整理工作水平的舉措

孫菡

摘要：檔案的收集與整理是基礎性的檔案管理環節，對提升檔案管理水平，服務單位發展具有重要的作用。隨著檔案管理重要性意識的普遍提高，檔案收集與整理更為規范，但是很多單位檔案管理工作發展很不平衡，存在材料收集不及時、不齊全，整理標準要求不高、質量低等問題。這就需要進一步采取措施，對癥下藥，將檔案收集與整理工作存在問題及時消除，促進檔案管理工作高質量發展。

關鍵詞：檔案;收集整理;舉措

做好檔案的收集與整理工作，是促進檔案管理規范化，更好服務單位發展的需要。通過強化收集整理，在為單位積累豐富檔案財富的同時，可以有效服務單位的科學決策和行政管理，促進單位各項業務工作發展。在具體的檔案收集整理工作中，需要發揮人的能動和決定性作用，運用專業的業務知識，及時解決克服存在的問題和挑戰，破除影響工作開展的壁壘，高水平的將檔案收集整理工作落實到位。

1收集整理面臨的基本情況

1.1檔案載體門類多，內容豐富。隨著社會的發展，單位積累了大量的檔案資料，并且隨著現代新技術的應用，新型載體檔案也是不斷出現。在檔案門類方面包括有行政管理、黨群管理、會計、專業、科研、電子、音像等眾多門類，內容涉及單位業務開展的方方面面;載體形式有電子、紙張、膠片，磁性介質等多種形式，面對如此眾多的檔案門類，檔案的收集整理工作面臨一定的壓力和挑戰。

1.2檔案形成覆蓋面廣。檔案是由各部門在具體業務工作中形成，與單位每個部門每個人員密切相關，這就決定了檔案廣泛的覆蓋了單位的整個方面，收集整理工作就需要對各個部門的檔案資料就行收集和整理，需要調動每個部門人員的積極性，主動配合做好材料的移交。防止收集范圍出現遺漏，導致檔案收集不齊全的現象發生，做到與工作相關的有價值檔案資料全面收集，集中整理，并將收集整理的觸角向檔案電子化材料延伸，真正實現檔案收集整理的完全覆蓋。

2檔案收集與整理存在的主要問題

2.1檔案收集與整理的齊全性和規范性不夠。檔案的收集整理需要檔案人員和單位全體人員共同來完成，現實之中很多單位都是由檔案管理人員單打獨斗自己收集整理，對于材料收集的是否齊全關注度不夠，只是把我大體的收集齊全程度，加之檔案形成人員的配合度不夠，為材料收集齊全帶來一定困難。有的單位也根據工作內容制定了基本的檔案收集范圍，但是因為可參考性不夠以及部門收集參照執行欠缺，導致檔案收集嚴重不齊全。在整理工作中，每個門類的檔案整理規范標準把握理解不夠，導致整理的不夠科學規范，為檔案的管理利用和規范化管理帶來一定難度。

2.2檔案收集與整理不及時。按照國家檔案行業標準規范，檔案的收集可以采取集中收集與個別及時收集文件的方式進行，集中收集一般在年度末進行，及時收集可以采用階段性或固定時間節點的方式進行，這樣就可以做到材料的齊全完整。對于整理工作也有明確規定，一般門類的檔案整理要在第二年上半年完成，階段性的工作要在工作完成后就及時整理，盡快完成。但是，很多單位以檔案人員能兼職、工作繁忙等為理由，收集整理工作遲遲不開展，拖沓應付，出現收集整理不及時的情況。

2.3收集整理用房配置不標準。開展檔案收集與整理工作要有專門的收集存放和整理用房，并且要根據工作需要和檔案館建筑設計規范的規定保證一定的面積需要。很多單位沒有專門的檔案收集整理用房，有的采用臨時性的會議室代替專門用房，有的在自己辦公室開展收集整理工作，導致收集整理與辦公工作混雜，檔案收集整理工作受到很大影響，極易出現材料丟失的現象，一定程度造成了收集整理工作質量不高，效率低下。

3提升檔案收集整理工作水平的途徑

3.1提高對收集整理工作重要性的認識。檔案收集整理工作作為檔案管理的基礎工作，是保證檔案高質量服務單位發展的關鍵。要從服務單位發展的角度，進一步增強檔案收集整理工作的管理意識，采取挖掘檔案信息服務解決單位發展實際問題等形式，推動檔案的價值發揮，提高檔案工作在領導和全員心目中的地位，贏得更多人的支持配合，為檔案收集整理工作打造良好環境氛圍。

3.2完善檔案收集整理工作管理保障機制。一是要要提供資金保障，開展收集整理工作需要購置檔案裝具用品、檔案整理用具，以及檔案人員工作勞保用品，這都需要一定的資金保證來購置齊全;二是要完善規范機制，通過建立系列收集整理規范管理制度，形成規范化的工作流程，為檔案收集整理提供標準化工作依據;三要建立監管激勵機制，將收集整理工作開展的成效和完成的時效列入考核監管體系，進行監督檢查，獎優罰劣，促進工作的有序高效開展。

3.3加強檔案收集整理專業技能培養。檔案收集整理工作需要檔案人員具有專業的技能才能取得好的工作效果，為此要加強檔案人員這方面技能的培訓，采取集中授課，實踐演練等方式強化技術提高和技能創新。同時，要適應檔案電子化發展的趨勢，積極開展計算機和網路知識的學習，適應檔案現代化發展的基本要求，保障檔案收集管理工作的高質量推進。

4結語

總之，檔案收集整理工作對單位發展意義重大，只有通過扎實的收集整理工作，才能為單位發展積累更為豐富的檔案資源，提供高效檔案利用服務。要強化收集整理工作重要性的認知，強化工作的負責精神，主動將各項工作做的更為標準規范，發揮檔案服務單位發展的內在潛能。

【參考文獻】

[1]劉欣雨. 淺議文書檔案收集與整理工作的措施[J]. 基礎建設，2018（07）：59-60.

[2]劉玉霞. 談科技檔案收集與整理工作的重要性[J]. 大東方，2017（03）：128-129.

[3]王海玉. 如何提升檔案收集整理工作的質效[J].社會科學，2018（10）：33-34.

[4]張京華.做好檔案收集整理工作的途徑分析[J].科學與技術，2016（12）：264-265.