論知識管理背景下檔案信息化建設

賴淑嫻

摘要：知識管理必須與知識的價值相匹配，通過應用現代科學技術提高單位的競爭力，知識管理的最終目標是實現其價值，促進知識轉化為單位的戰略資源。目前，隨著信息社會的飛速發展，研究信息檔案建設已成為當務之急，在分析檔案信息化管理現狀的基礎上，結合知識管理和檔案管理的具體情況，探討了基于知識管理的檔案信息建設與管理的具體情況，以期實施基于知識管理的檔案管理，不斷推動新形勢下檔案管理的創新、改革和發展。

關鍵詞：知識管理;檔案管理;信息化建設

21世紀，人類社會開始進入知識經濟時代，對每個單位來說，組織的發展和環境的變化都帶來了新的挑戰。基于此，在當前的知識經濟時代，在如此激烈的競爭背景下，如何管理該股的資源，以及如何通過生產和傳播知識與使用現代信息技術充分發揮作用，已成為學術界特別關注的問題。

一、現今企業信息化檔案管理所面臨的問題分析

（一）文件數字化的建設方案沒有得到充分優化

數字文件的構建不能由一個部門完成，它涉及單位、數字平臺公司和技術人員的層面，這些因素都會影響數字文件建設的質量。如果公司內部合作不充分，與科技公司溝通不到位，數字檔案建設過程將無法有序推進，因此，在制定檔案數字化建設規劃時，必須不斷溝通協調，根據實際情況優化規劃，保持動態調整過程，使規劃適應現實，服務現實。

（二）數字文件管理過程中沒有統一的標準

目前，企業檔案數字化管理仍處于分離狀態，沒有統一的行業標準，但是，如果沒有明確的標準，公司檔案數字化管理會出現一些問題，如參數混亂、無法交換不同公司的數據文件、重要文件的定義和目錄不一致等，這將導致行業檔案管理出現一定混亂，不利于檔案管理的科學有序。企業可以參考國家數字檔案管理標準，根據自身情況，完善檔案管理標準，確保檔案管理質量。

（三）數字文件的查驗接收環節不細致

企業數字檔案管理的關鍵環節是確保檔案的完整性和準確性。文件編制過程中有許多程序，如分類、歸納和排序，為確保文件管理的有效性，必須接受每一個程序，以確保沒有遺漏。但在實際操作過程中，在文件錄入過程中往往依賴于技術驗收，而精驗起不到作用，在驗收過程中，如果出現問題，可以及時討論解決，但是，如果沒有驗收鏈接，就很難理解歸檔錯誤，更不用說后續的開發和使用了，因此，必須采用技術驗收和人工驗收相結合的方式，以保證數字化建設檔案的準確性。

（四）管理意識的欠缺和管理方式的落伍

近年來隨著全國平均教育水平的提高，企業檔案管理兼職人員越來越多，但由于兼職人員的工作水平和工作效率較為低下，專業水準嚴重不足，造成企業檔案的管理方式呈落后趨勢。隨著互聯網時代的到來，信息技術得到了非常良好的發展，信息化促使企業檔案管理得到優化，越來越多的互聯網檔案管理工具也越來越普及在企事業單位之中，檔案管理質量和效率得到了很大提升，將現代信息技術融入到企業檔案管理工作中，運用科學的管理系統優化了企業檔案的管理方式。

二、知識管理和檔案管理的存在關系

在網絡經濟時代，通過互聯網的積極應用，以無形資產的知識管理為對象，加強挖掘、分析和知識共享，提高單位的核心競爭力，形成良性循環趨勢。檔案管理主要基于信息和檔案實體，做好檔案的識別、統計、使用、收集、整理和存儲工作，努力解決檔案資源量大、孤立、分散、凌亂的問題。檔案管理與知識管理既有區別又有聯系，分析這些差異，可以得出結論：知識管理的范圍更廣，以隱性知識和顯性知識作為管理的主體，但是案例管理只接受顯性知識作為對象，必須明確的是，知識管理產生的知識價值在經濟生活中發揮著更充分的作用。嵌入是生產力中一個極其重要的因素，但文件管理文件具有情報和證據的價值，保護和檔案實體，對于知識的共享、使用、創新、挖掘和傳播，應更加關注物質載體記錄的知識內容。知識管理的工作性質具有服務于經濟發展的功能，主要側重于經濟和商業，具有政治性和機密性，主線是某些階級利益和關系。

三、實現檔案信息化管理的方法

（一）優化管理制度

檔案的信息安全問題已經成為重中之重，在管理工作中，應采用重要文件加密，不同重要程度的文件使用不同的加密措施的方法，對機要文件進行加密操作，同時也為了檔案的科學管理工作有效推進。由于檔案文件的數量龐大，種類繁多，檔案管理工作存在管理混亂的問題，未解決這種情況，科學的文件分類管理方法就顯得尤為重要。同時，在檔案管理工作中引入監督機制也是非常必要的，為增強檔案中文件的安全性和互聯網管理系統的可靠性，面對較多文件，在執行管理任務時，應有多人同時執行完成，以此來提高多人協作的工作效率。

（二）提高企業檔案管理相關人員的專業技能

至今為止，由于企業檔案管理人員的教育水平偏低，其檔案管理專業技能的缺失，導致企業檔案管理工作效率低下，發展效率遠不及時代的發展，這對檔案管理的工作有著非常不利的影響。第一個方面，有必要引入專業的檔案管理人才，從根本完善企業檔案管理工作的工作模式，特別注意引入接受過高等教育的高等人才。第二個方面，針對性的對現有企業檔案管理員工進行專業技能的培訓，并設計科學的考核方法，使其熟練掌握相關的互聯網管理工具，提高其適應信息化的能力。

（三）完善企業檔案管理工作流程

檔案管理的工作流程一般分為前期的檔案收集工作以及后期的檔案管理工作，因此這就要求相關的工作人員將辦公室檔案文件的收集、分類、歸檔工作變得更為系統化，使用專業的互聯網檔案管理對文件進行系統有效的管理。

總結：

綜上所述，加強辦公室檔案管理工作人員的管理，完善管理制度，實現檔案信息化管理，具有十分重要的意義。

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