關于亟須構建干部人事檔案信息化管理體系的探討

廖桂梅

（福建省南平市邵武市勞動人事爭議仲裁院，福建 南平 354000）

0 引言

2018 年11 月頒布的《干部人事檔案工作條例》第26 條明確指出：“組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。”但據調查，仍有許多地方尚未建立健全干部人事檔案信息化管理體系。為此，筆者就亟需構建干部人事檔案信息化管理體系問題進行再思考、再探討。

1 構建干部人事檔案信息化管理體系是新時代發展的必然

1.1 干部人事檔案信息化是當前我國人事檔案發展的迫切需要

在信息技術不斷發展的背景下，傳統模式下的人事檔案管理模式已經難以滿足時代發展的實際需求［1］。因此，將干部人事檔案管理信息化建設工作重視起來，并逐漸開展信息化建設工作，不僅能夠使人事檔案管理中煩瑣的個人檔案信息轉換為簡單明了的數據形式，還能夠使人事檔案信息以動態的形式呈現出來。由此可見，要想使人事檔案管理工作能夠有效順應新時代發展的趨勢，并進一步發揮出自身的實際價值，就必須要開展信息化建設工作，進而為人事檔案管理工作日后的發展奠定堅實的基礎。

1.2 干部人事檔案信息化管理是數字化進程發展的必然要求

在信息技術快速發展的時代背景下，各行各業需將高效且相對較為便捷的數字信息化技術利用起來，干部人事檔案管理工作在信息技術的影響下也將發生較為明顯的變化，這在一定程度上促進了社會經濟的有效發展，并逐漸提升了對數字信息技術的利用程度。結合實際情況來看，干部人事檔案管理工作的信息化建設，適應社會經濟發展對檔案信息服務能力的需求。干部人事檔案信息化管理不僅是人事部門開展人事工作的實際需求，還是國家現代化發展的重要基礎［2］。

1.3 干部人事檔案信息化管理是提升辦公效率的重要手段

傳統的人事檔案管理過于看重實體管理，這就需要檔案管理工作人員進行大量的信息收集、整理以及管理等，因此工作量大，耗時費力，且工作效率難以得到有效保障。而采用信息化管理，人事檔案數據庫在完成信息化建設目標后，可以有效提升干部人事檔案管理的自動化和網絡化水平，進而大幅度提升檔案管理工作的工作效率。

1.4 干部人事檔案信息化管理為干部管理規范化管理提供有力支撐

結合當前一些單位開展人事工作的實際情況來看，工作的過程中常會形成眾多人事信息，而一些人事信息的時間較為久遠，且缺乏必要的規范性以及信息內容不完整等，這就難以滿足單位與人事部門對單位工作人員進行宏觀管理以及微觀管理的實際需求。為確保按照公平原則選拔出的干部能夠得到群眾的認可，并對干部管理工作開展有效的監督，必須保障干部人事檔案管理信息化建設的整體質量。

在干部就任前，需在人事檔案數據庫中系統查閱相關人員的學習經歷、工作經歷以及獎懲情況等，進而有效提升擬任干部信息公示的準確性；在干部就任相關職位的過程中，還需進一步收集干部的相關表現，并以此為基礎對相關干部的任職情況做出客觀的、科學的評價，進而將這些評價信息與人事部門出具的任免審批等材料信息一同記入相關干部的個人人事檔案中，以此來有效提升人事檔案信息的實效性［3］。此外，人事檔案管理信息化建設在優化單位干部隊伍等方面也有著重要的作用。在實現人事檔案管理信息化目標后，可有效提升統計相關干部年齡、性別以及任職年限等工作的便利，也可幫助人事部門進一步掌握相關干部的實際工作效率以及相關考核信息。這樣一來，不僅有效提升了干部管理等工作的規范性，還在一定程度上提升了相關工作開展的效率。

1.5 干部人事檔案信息化管理為科學有效決策提供重要輔助

結合實際情況來看，人事檔案這類重要信息資源的形成，往往需要檔案管理工作人員為其投入大量的精力。人事檔案還包含著許多重要文件、數據等，并且其還是歷任領導人員開展具體決策活動的直觀體現，因此，對后期決策活動的科學性有著重要的影響［4］。其實，干部人事檔案管理的信息化建設還能夠在干部選拔等工作開展的過程中起到輔助決策分析的重要作用。一是在人事檔案管理實現信息化建設目標后，可在相關干部就任某一崗位前通過查閱檔案數據庫中相關干部的個人信息，并對相關干部的個人人事檔案開展嚴格的審查工作，以此來保障干部選拔的科學性，并有效避免了干部“帶問題提拔”等現象的出現。二是相關部門還可利用檔案系統來進一步分析并掌握相關干部的實際基本情況，以此來幫助相關主管部門及時發現人才，進而以此為基礎構建備選干部人才數據庫，從而針對這類人員自身的特點開展專業化的培訓教育工作，以此來不斷充實單位內部的干部人才隊伍。

2 構建干部人事檔案信息化管理體系的有效策略

2.1 要配齊配強硬件設施設備和加強設施設備的管理力度

干部人事檔案管理的數字化、信息化，要求高標準配齊配好檔案管理需要的計算機、掃描儀、高拍儀、數碼相機、打印機、縮微復印機等硬件設施設備。信息化檔案管理要求安裝可操作性強的專門干部人事管理系統軟件。由于干部人事檔案要提供快、準、全的檔案信息，還要求采用高容量的存儲載體，這樣才能滿足新時代信息存儲的需要。

同時，要加強對檔案信息化設施設備的管理。一是要科學養護設施設備；二是要完善安全保障措施，提高信息化安全防護水平，確保信息資料不會損壞、丟失、泄密等；三是要對電子檔案以及實體檔案庫房進行全方位監控，同時做好設施設備的維護、升級、更新等管理工作，為信息化工作開展提供強有力的物質保障。

2.2 要不斷完善提升軟件設施和健全管理制度

2.2.1 提高檔案管理人員信息化工作能力和信息化意識

檔案管理人員應熟練運用計算機技術對檔案進行有效管理和服務，因此必須要對檔案管理人員開展業務培訓，不斷提升檔案管理人員的信息化管理技能。

利用計算機可以實現文件的自動登記，輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用等文檔處理的一體化和檔案保存的技術化，這就對管理人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員要非常熟練掌握電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，這樣才能保證檔案信息的完整性與信息的安全性。

因此，作為檔案管理人員應積極參與信息化教育培訓，不斷提高信息化工作能力以及強化信息化意識。

2.2.2 建立健全信息化管理機制，實施電子檔案常態化管理

為明晰相關責任，根據單位實際情況建立健全規范的信息化管理機制，以保障網絡及數據的安全運行。檔案管理部門必須依據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的相關要求，制定出適應信息化建設的檔案管理制度，實現電子檔案常態化管理。

人事檔案管理信息化需要對大量的紙質檔案進行掃描處理，然后形成PDF 文件或者JPG 格式的圖片，而這一處理流程較為煩瑣，需要投入大量的人力資源，并且需耗費大量時間。在這種情況下，人事部門應將此項工作列為一項常態化管理工作。一方面，要通過進一步完善干部人事檔案的崗位目標責任制，將各項工作內容分派到每一位檔案管理人員的頭上，并督促其各司其職、各負其責，在規定的時限內完成檔案資料的錄入、編目、存檔、掃描等工作［5］；另一方面，為了提高工作效率，人事部門應當定期開展專項業務培訓，將干部人事檔案管理工作的主要內容、信息化建設的主要流程以及個人職業素養等內容納入培訓計劃當中，使檔案管理人員能夠認清自己的責任與使命，將自己的本職工作做好、做細。此外，為了鼓舞工作人員的士氣與斗志，人事部門還應當根據各個崗位的目標責任，制訂一個科學系統的考核與獎罰機制，對考核成績優異的工作人員，應當優先考慮職位晉升與職稱評定，使工作人員能夠全身心地投入到實際工作當中，為推進干部人事檔案的信息化管理進程作出應有的貢獻。

2.2.3 加強監督，增加檢查頻次，確保信息化管理健康運行

與傳統的檔案管理模式不同，信息化管理模式更加注重管理工作的實效性，注重干部人事檔案的真實性。因此，人事部門應當抽調精干力量專門對檔案信息管理系統的使用、運行與維護進行全程跟蹤監督，以保障檔案資源的實效性。同時，系統維護人員需要定期對系統的運行情況進行全面細致檢查，一旦發現系統運行存在漏洞或者問題，應當及時予以處理，以避免影響工作進程。

3 結語

干部人事檔案信息化管理體系的建立是信息技術高速發展的必然結果，這種新型的檔案管理模式不僅為檔案管理工作注入了活力，而且也開辟了人事檔案管理工作的嶄新格局。一方面，其摒棄了傳統管理模式的工作滯后性，使工作效率得以大幅提升；另一方面，其標志著檔案管理工作的先進性，即融入了自動化與智能化管理元素，使檔案資源的利用率不斷提升。因此，在這種利好形勢下，干部人事檔案管理部門要加強硬件和軟件設施建設，特別是檔案管理人員應當不斷提升自身的專業技術水平與執業能力，在適應新型管理模式的同時，為單位各項工作的順暢銜接提供更加便捷高效的檔案資源服務。