淺議大數據背景下機關單位人事檔案管理工作

文/李瑋婧

檔案管理隸屬于機關人事管理中最基礎性的工作之一，其關鍵是運用圖表、文字以及音像等各種途徑，做好信息數據的記錄和保管。其中最關鍵的是對資料能夠整理、收集、征集、編目、保管、研究、編輯以及檢索等，為機關以及個人提供針對性的服務。目前，我國正處于大數據時代的背景之下，機關單位人事在檔案管理環節存在著巨大的挑戰，可以將大數據技術引入到該項工作中，對傳統的人事檔案管理工作進行創新，從而保障檔案潛在優勢能夠被發掘出來。

一、機關人事檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案保存過程中出現的問題

機關檔案室作為機關中關鍵性的組織之一，主要是由機關的內部資源經費而分配的。因為不同的機關具有的職責不同，所以在對財力進行支配的過程中有較大的差異。機關電子檔案是將檔案存儲在計算機有關的路徑中，其中包含U盤、光盤以及硬盤等。硬盤保存時期大約在五年左右[1]，和基本的紙質檔案相比較，保存的時間明顯被縮短。與此同時，電子存儲軟件應用的周期相對較短，制造的材料穩定性比較差，經常會受到水和火的損害。加之，在使用和讀取電子檔案的時候，需要依照互聯網計算機，在存儲計算機沒有辦法正常使用的時候，電子信息就沒有辦法被讀取。

（二）存在安全性問題

目前，大多數單位運用電子檔案，因為電子檔案的成本相對較小，其所占的空間也較小，可以在一定程度上利于環保工作的開展，進而得到廣泛的運用。雖然其便捷性相對較強，但在存儲過程中的安全漏洞也相對較大。在安全層面上，經常會受到網絡病毒的感染，導致計算機中存儲的文檔遭到破壞[2]。加之，計算機網絡被攻擊時，機關單位內的檔案就會被黑客獲取，導致有關的機密性檔案泄露，給機關單位帶來較為嚴重的損失。因為機關電子檔案有獨特性，檔案部門在對檔案進行管理的時候，更需要重視安全性問題。

（三）人事檔案內容較復雜

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了機關事業單位人事檔案內容結構的復雜性。在傳統的機關事業單位人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由個單位內部的人事機構行駛，該機構人事檔案來源單一，只限于本單位的人員，所涉及檔案管理內容也較簡單。電子檔案的推行使機關事業單位檔案信息獲取更加廣泛，不只限于本單位的工作人員，包括整個系統內的所有工作人員，集中起來顯得人員信息復雜，檔案內容也豐富多樣。

二、機關人事檔案管理對策

（一）規范人事檔案管理各項事宜

在對機關單位的人事檔案管理信息化進行建設的過程中，需要明確信息化建設的具體路徑，構建起較為完善的數據庫。數據庫作為檔案信息化建設的基礎，是關鍵點。對全部檔案實施電子歸檔，要求歸檔具有真實性和完整性[3]，需要保障紙質的檔案和電子的檔案具有較高的一致性，從而保障數據信息的精準性與真實性。與此同時，對機關單位的檔案資料進行歸檔要與監督管理部門等協同合作，將全部的檔案歸入信息系統之中，并對其進行嚴格的加密處理，從而保障檔案信息的安全性。

（二）健全檔案信息化管理系統

機關單位工作強度相對較高，在高強度的工作模式之下，機關單位收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進行整理、歸納和分類，會使得大量的檔案信息丟失或是失效。因此，機關單位要及時建立并健全相關管理系統，除了可以改善以上的諸多情況，還可以使機關單位內人員實時共享部分檔案信息。機關單位的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質的，另一部分是具有開放性質的，這可以實現部分檔案信息的公開[4]。與此同時，機關單位可以融入扁平化的管理模式，這種管理模式的優勢在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得機關單位內部的相關檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實現機關單位內部信息的共享和互動，促進機關單位信息化管理的全面發展。

（三）加強硬件設施和軟件系統的建設

信息化的實現是以計算機硬件設施作為載體的，計算機擁有一定的使用壽命，機關單位應有專門的制度規定，定期對機關單位內的計算機進行保養和維護。當計算機出現問題，機關單位工作人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業人士維修，以免機關單位人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤人事檔案管理工作的正常運行。機關單位人事檔案管理人員不難發現，計算機一類的電子類產品會在短時間內不斷更新硬件設施，這些情況都要求機關單位在計算機的使用上要做出一些具體規定。同時，在特定時期，管理人員需要運用相關的軟件系統去整理檔案信息，而軟件系統會隨著人們的要求增多而不斷發生變化，機關單位要跟緊最新的軟件系統，使得檔案信息管理的質量可以不斷地提升。軟件系統在更新時可能會和機關單位之前使用的系統有很大差別，此時，機關單位在更新系統后，要請相關專業人員對機關單位內的人事檔案管理人員進行培訓，使得他們可以認識和了解新系統的各種功能，并達到熟練使用的效果。機關單位的人事檔案管理部門，需要建立起檔案的網站。一般狀況下，都是運用網頁的模式，給國民提供各類的檔案信息，國民可以在網站上對各種信息進行查詢，并獲取實時的電子文件。

（四）培養機關單位人事檔案管理專業人員

現如今，我國機關單位對信息化管理方面的專業人員有著較大的需求，這就要求人事檔案管理人員要摒棄傳統的管理理念和管理方式，努力學習信息化管理方面的知識，同時要將人事檔案管理相關工作從紙質化辦公朝著計算機網絡辦公方向發展，并能夠快速獨立地完成網絡收集、整理以及編輯等一系列人事檔案管理工作。人事檔案管理更多是為了機關單位整體服務的，各個部門對于檔案的內容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要人事檔案管理相關人員積極主動地去和機關單位其他部門的人員進行溝通和交流，深入調查和了解機關單位各個部門在檔案信息管理方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關人事檔案管理的有效建議和意見。最關鍵的是，機關單位的管理工作人員需要把人事檔案管理的法規融入培訓信息化人事檔案管理的專業人員中，促使專業人員可以在培訓中，認真地對《檔案法》以及《檔案法實施辦法》進行學習，從而顯著提升從業人員的法律意識，自覺進行保密工作，保護重要檔案，從而顯著地提升信息化人事檔案管理的質量。任何培養方式和激勵模式都是一時的，只有員工自身努力才能實現機關單位人才培養的目標。因此，從事人事檔案管理方面的人才要具備嚴格的標準，必須具有豐富的信息化知識，這樣才能夠熟練運用網絡信息技術完成機關單位人事檔案管理相關工作，實現理論與實踐的結合，實現信息化管理的真正價值。

（五）重視人才隊伍建設

機關事業單位實施檔案信息化建設，人才隊伍的建設成為工作重點。檔案管理工作人員業務水平高低直接影響到檔案管理現代化發展，所以對機關事業單位檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅要熟悉檔案專業知識，還要精通網絡技術，以及與檔案信息化建設相關的工作內容，以適應新時期機關事業單位檔案管理工作的具體要求。單位要挑選工作能力強、責任心強、做事嚴謹的工作人員從事檔案管理工作。不定期開展業務能力測評，提高業務能力。另外，通過培訓，使檔案管理工作人員理解人事檔案工作的需求形勢，使事業單位人事檔案管理工作適應新時期發展需要，促進人事檔案資源的開發和利用。

（六）重視對信息化建設宣傳的力度

機關單位的管理部門需要不斷革新工作理念與措施，提升機關單位管理的服務質量和整體的形象，保障機關單位可以正常、高效運轉。目前，人事檔案管理工作人員需要有正確運用信息化系統的意識、更新落后的觀念。機關單位的管理部門要審時度勢，加強對信息化建設的宣傳力度，革新從業人員的工作意識，保障工作的質量和效率。

（七）落實思想政治教育，滲透正確的職業觀念

在人事檔案管理工作中，正確的職業認知和意識形態是奠定工作人員良好工作的重要基礎。現如今，社會主義核心價值觀已經成為指引各行各業工作人員的不二法門，在機關單位人事檔案管理人員工作中，更應當加強對這一群體的思想政治教育。首先，應當加強機關單位人事檔案管理人員的職業道德教育和思想品格教育，明確人事檔案管理工作中應當秉承的職業觀、人生觀和價值觀，推進機關單位人事檔案管理工作朝著穩定、堅實的方向發展。其次，應當加強機關單位人事檔案管理人員的思想政治教育，思想政治在人們生活和學習過程中發揮重要作用，能夠直接指引工作人員的社會意識、規則意識的形成，并且在工作中也能夠逐漸明確自身在機關單位成長中的作用，引導工作人員在人事檔案管理工作中發揮應有的作用，從而建立起一支具有專業能力、價值觀念端正的機關單位人事檔案管理隊伍。