辦公室秘書公文寫作能力提升探究

文/黃石市大冶有色金屬有限責任公司礦業分公司銅山口銅礦 曹磊

社會市場經濟體制改革的不斷深入使得市場競爭形勢越來越復雜，公司日常業務開展中面臨的壓力不斷增加。辦公室作為公司管理決策的重要部門，公司發展會對其產生較大影響。辦公室業務的開展質量會對公司發展產生直接影響，辦公室業務開展過程中，秘書屬于核心職位，辦公室秘書需要協助領導完成公司日常管理事務，而文書工作是辦公室最常見的一種業務，因此，作為辦公室秘書，有效提升辦公室文書寫作能力具有重要的實踐意義。

一、公文寫作及要求

公文主要指的是組織機構發布的行政命令等具備法律效應的書面指令，通過發布公文，能夠讓組織管理人員的命令得以傳達。從廣義角度來看，公文主要指的是黨政機構、企業及事業單位所使用的書面通知。從當前的組織管理發展情況來看，公文寫作屬于一項非常重要的公文發布手段之一。在公文寫作過程中，不同類型公文具有自身的特征，從寫作類型角度可以進一步分為對事物的寫作、對事物的支持、對事物的反對、對事物的褒獎、對事物的貶低、對事物的倡導以及對事物的制止等類型。

公文寫作過程中首先要與國家基本政策、企業相關規定保持一致，需要明確公文寫作的政治立場。而且必須保證公文書寫內容的真實性和有效性，確保書寫內容簡潔明了、條理結構清晰、標點符號正確。在公文寫作過程中，要對涉及的人物、地點、數字、引序等進行明確標注，而且在公文文末要按照年月日精確書寫公文編制時間。

二、公文寫作能力認知偏差

（一）過分注重格式。從當前辦公室秘書公文寫作實際狀況來看，很多文秘人員過分注重公文格式，甚至一些文秘人員將公文格式當成公文書寫能力的基本要素。雖然在辦公室公文書寫過程中需要注意和掌握一定的書寫格式，在公文書寫中體現出規范的格式要求非常重要。但是對于公文書寫來說，格式要求屬于淺層次基本能力。因為作為文秘人員都知道功能格式具有程式化規定。如果辦公室秘書的公文寫作能力提升將文書格式作為首要任務，必然會導致對公文寫作內容的學習和訓練放松。

（二）利用培訓課來提升公文寫作能力。在作者實際接受培訓過程中與部分文秘人員交流得知，很多文秘人員對于培訓課的期望值比較高，而且對于參加培訓課格外興奮。這種積極參加培訓的精神值得肯定，而且通過參與培訓課能夠讓辦公室秘書視野進一步開闊，對于公文書寫中的各項基本要求也能夠更加清晰、明確地掌握。但是要想僅僅通過培訓課聽講來實現自身公文書寫能力的有效提升，就會顯得脫離實際。公文寫作能力本身無法通過授課直接傳授，公文寫作能力需要在日常工作中反復實踐才能逐步形成適合自身的書寫方法。過分依賴培訓課程而忽視意識和實踐寫作能力的培養，很難有效提升文秘人員公文寫作能力。

（三）完全依賴單位發文慣例模仿。在進行公文寫作過程中，根據單位公文寫作慣例進行模仿雖然能夠對本單位公文運作實際情況進行快速熟悉，對于了解本單位工作模式也有積極的促進作用，因此，對于辦公室秘書來說，可以將其作為一種提升公文書寫能力的有效方法。但是從實際角度來看，很多基層公文與相關法律法規的調整實現同步，而且體現出來比較明顯的滯后性。例如2000年8月24日出臺了《國家行政機關公文處理辦法》，該辦法于2001年1月1日正式實行，在該辦法中撤銷了“報告”中“向上級機關提出意見和建議”的使用內容，同時新增了法定公文文種“意見”來承擔這一功能。但是一些行政機關在向上級提出建議時仍然會使用“報告”。又如很多基層機關單位文秘人員雖然經過多次變動，但是當時在轉發上級機關“通知”公文的標題中仍然使用“關于轉發……的通知的通知”。而這種表述方式與《國家行政機關公文處理辦法》要求的“公文標題應當準確簡要概括公文主要內容”嚴重不符。

三、秘書公文寫作能力提升的途徑

（一）表達方式的單項及綜合練習。公文寫作過程中主要涉及敘述、說明以及議論等一些表達方式，與普通語文教育寫作訓練中明顯文學化的狀況相比較，公文表達方式體現出了較強的應用性。因此，辦公室秘書在進行寫作功能練習的過程中需要對此進行清晰認識，盡可能避免在公文寫作中出現文學化的特征。從大量辦公室秘書公文熟悉實踐可以體會到，敘事簡潔莊重、不修飾是公文寫作過程中表達的基本要求；說明要保證真實性，不做過分渲染、不失真；議論要精煉得當，避免繁瑣和過分鋪展。例如針對本單位存在的錯誤現象，首先可以針對公文“通報”所包含的各項內容有意識、有針對性地開展各個單項的練習：對于錯誤情況進行敘述，對原因進行分析，對處理結果進行說明，并以此為基礎總結經驗教訓，提出期望和要求。通過對各個單項的練習來進一步讓公文寫作滿足表達方式基本要求。隨后即可開展公文寫作綜合性練習，在此基礎上，能夠寫出更加完整、段落清晰的公文。在這種寫作方式下，完全擺脫了過去粗放式的公文寫作方法，實現辦公室公文寫作的集約化，從而讓辦公室秘書的公文寫作能力得到有效提升。

（二）培養反復修改的寫作習慣。常言道，好文章是修改出來的，公文書寫也是如此。雖然在日常公文寫作實踐中可以發現很多文秘人員對于普通模仿功能往往可以一揮而就，但需要注意的是，這種效果是在多年的文章修改過程中積淀而來，這種書寫效率充分體現出了辦公室文秘人員快速打腹稿的能力，袖手于前才能做到疾書以后。對此需要指出的是，在我們當前的語文寫作教育體系中，“修改”這個非常重要的環節被嚴重忽視，這也導致很多辦公室秘書在走上崗位之后，并未形成善于修改文稿的良好習慣，文稿往往是在形成后即刻送審，這種書寫習慣很不成熟，因此也很難達到順利通過的目標。例如，一些辦公室文秘人員在面對公職人員大擺宴席、廣收禮金問題進行批評性“通報”寫作的過程中，多數辦公室秘書都是以“大擺宴席、廣收禮金問題”作為“通報”書寫的主要內容，對整個事件進行詳細剖析，書寫內容非常生動。但是，都忽略了批評性“通報”要求的“剖析根源，歸納教訓”這一核心，在這種書寫方式下形成的“通報”失去了教育意義和警示作用。因此作為辦公室秘書要充分認識到公文寫作過程中反復修改的重要性。在文稿形成后，首先需要對文稿是否與國家法律法規和相關部門規定相符，也就是嚴格按照文種內容要求對文稿進行詳細檢查，這樣才能讓修改過程更具針對性。

（三）培養對事物語體的感悟和應用能力。公文語言通常情況下被稱為是“事物語體”，又會被稱為公文語體，與普通的文藝語體存在較大差別。但由于受到我國傳統語文教育的深刻影響，導致很多功能書寫采取的是文藝語體，語言應用方面表現出嚴重文學化，而且語感也體現出了畸形化的問題，這與當前社會實用型語言能力的要求嚴重不符。這一點在公文書寫領域已經引起廣泛重視。因此對于辦公室秘書來說，公文寫作能力培養過程中需要對事物語體感悟能力培養給予高度重視，這樣才能在公文書寫過程中對公文語言進行恰當、得體的應用。對于這種語言的培養來說，并不是僅僅在了解事物語體特征和具體要求后就能自然而然形成，需要在實際工作中進行不斷鍛煉，通過上文中提到的單向練習和反復修改積累，才能夠真正形成對事務語體的熟練應用。

四、結語

綜上所述，辦公室秘書的日常業務開展過程中，公文書寫能力屬于一個非常重要的基礎技能要求，在新的發展形勢下，公文書寫要求相應發生了改變，為了適應新時代辦公室秘書工作的實際需求，需要對公文寫作能力的培養給予高度重視，這樣才能對單位發展發揮積極作用。