醫療機構檔案管理的信息化建設

舒 洋 濱州醫學院附屬醫院

一、醫療機構中進行檔案管理信息化建設的必要性

(一)方便進行長期的檔案儲存

對醫療機構來說，患者的檔案信息管理工作是極其重要的，其不僅關系到患者的隱私，同時也可以在一定程度上為患者提供更加優質的醫療服務。在傳統的醫療機構的檔案管理工作中，患者的檔案材料均采用紙質材料進行儲存，隨著患者數量的不斷增多，紙質資料占據的空間十分巨大，同時由于存放檔案資料的環境容易出現變化，相關的紙質材料就會受到不同程度上的損傷，進而導致了檔案資料的丟失等問題。此外，傳統的檔案資料在進行查閱時也無法及時地予以查找，極大程度上降低了工作效率。而隨著醫療機構中檔案管理信息化建設工作的推行，相關醫療機構的檔案資料能夠儲存到信息設備上，現如今可以利用計算機甚至云端服務器等高科技存儲設備進行檔案資料的儲存，這樣不僅可以保證資料的安全性，防止資料出現損壞，同時還極大程度上提高了查閱檔案資料過程中的工作效率，為相關的工作提供良好的技術支持。

(二)緩解檔案數量增多所帶來的壓力

隨著患者數量的越來越多以及醫療機構中相關工作人員數量的增加，醫療機構中檔案的數量正在快速地增加。針對于醫療機構中工作人員的檔案資料來看，隨著人員調動的不斷進行以及工作人員數量的增多，傳統的檔案管理模式難以符合現行的工作標準，在一定程度上影響了工作的進行。同時，針對于醫院內部的患者相關的醫療檔案來說，由于患者數量龐大，傳統的檔案管理方式其他程度上影響了醫療工作的效率，在進行檔案的查找過程中需要消耗大量的人力以及物力資源，甚至會造成檔案資料的丟失等情況，嚴重影響了工作的進行。而在醫療機構中進行檔案管理的信息化建設之后，相關的數據信息能夠更加方便地儲存在移動設備以及網絡設備之中，檔案管理人員可以通過計算機設備對相關的檔案信息進行調取，極大程度上提高了檔案資料管理的工作效率，同時也為患者提供了良好的醫療服務，為醫療機構內部的工作人員提供有效的人力資源服務保障。

(三)順應醫療行業的發展趨勢

社會的快速發展的同時也推動了醫療行業的快速發展，同時隨著生態環境的不斷惡化以及食品安全問題的頻發，人們的健康問題日益嚴重，這對于醫療機構相關工作造成了較大的考驗。未來，醫療行業的發展趨勢必將是高效的、優質的以及智能化的，而檔案管理工作是醫療機構當中相關管理工作的重點，所以加強醫療機構中檔案管理的信息化建設也是醫療行業的發展所需。通過檔案的信息化管理，醫生在對患者進行檔案信息調取過程中能夠減少一系列的復雜的查找以及審批環節，可以直接通過計算機設備進行相關患者的檔案資料調取，從而更加具有針對性地對患者進行治療方案的制定，極大程度上減少醫療資源的浪費，為提高醫療機構中醫療服務的質量以及效率提供有利的保障。

二、醫療機構檔案管理的主要問題

(一)醫療機構當中檔案管理人員的綜合素質不足

對于醫療機構中檔案管理工作來說，由于資料數據基數較大，進行相關管理工作時會遇到較多的問題，這就對相關檔案管理人員的素質以及專業能力有著更加嚴格的要求。但是目前檔案管理人員的綜合素質不足是一個十分常見的問題，一些醫療機構的檔案管理部門建設不夠完善，院領導對于檔案管理工作不予以重視，從而導致在進行人員招聘時，沒有合理的考核標準來對相關的檔案管理人員進行技術能力以及綜合素質考察，導致相關管理工作的隊伍建設不夠完善、工作人員的整體能力不足。另外，造成檔案管理人員綜合素質不足的主要原因還有以下幾方面：首先是檔案管理部門工作人員的流動性較大，相較于醫療機構中其他崗位的人員來說，檔案管理部門的工作人員具有著較大的流動性的特點，從而造成了該部門工作人員的整體工作能力不能得到有效的培養。另外，一些醫療機構也存在著檔案管理工作由其他部門的工作人員進行兼職負責的情況，而其他部門的工作人員缺乏檔案管理的基本素質，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

(二)醫療機構領導缺乏對檔案管理工作的重視

造成醫療機構檔案管理中出現問題的另一個原因就是一些領導對檔案管理工作不夠重視，從而造成該單位檔案管理工作的質量達不到標準。同時，由于領導對相關工作不夠重視，單位內的檔案管理工作人員也會缺乏工作積極性，遇到相關的工作問題甚至于忽視，不及時解決，導致工作人員的工作態度出現嚴重的問題，影響檔案管理工作的進行。另外由于領導對該工作的不夠重視，相應的資源也不會對此工作進行傾斜，長時間下去檔案管理工作的工作效率就會受到大大的影響，同時部門人員的工作能力也無法勝任目前醫療事業發展的情況，從而極大程度上影響了醫療服務的質量，對醫院的發展造成了嚴重的影響。

(三)檔案管理的技術手段不足

在大數據背景之下，信息化以及數字化技術在各行各業的數據資料管理中有著越來越深入的應用，對于醫療行業來說，信息化管理技術將會很大程度上提升相關醫療機構管理工作的效率。同時如今很多醫療機構當中雖然采用了信息化技術來進行單位內部的檔案管理工作，但是由于相關的檔案管理工作人員缺乏對信息化管理技術的認識，缺少相應的管理能力，從而導致其無法勝任相關的工作，仍舊采用傳統的檔案管理工作手段開展工作，造成了信息化檔案管理工作無法落實，從而嚴重影響了醫院整體的工作效率，給百姓的正常醫療需求帶來了阻礙。

三、加強醫療機構檔案管理信息化建設的措施

(一)加強檔案管理人員的素質培養

在醫療機構當中，檔案管理人員的綜合素質以及專業技術能力是落實檔案管理工作的基礎。針對于目前的醫療機構當中檔案管理工作人員的整體工作情況來看，主要要從以下幾個方面來加強檔案管理人員的素質培養，提高檔案管理部部門人才隊伍的建設，使其能夠充分利用信息化技術進行檔案管理工作，提高實際的工作效率。首先，針對于檔案管理人員人才流動性問題，相應的管理人員要確保該部門的工作人員能夠長時間的在該部門進行工作，防止出現短時間內的人才流失，從而避免造成檔案管理部門人力資源的短缺。

其次，針對于檔案管理部門人力配備的問題，相應的管理人員要充分的認識到檔案管理工作的重要性，配備足夠的檔案管理工作人員，避免出現其他崗位人員堅持檔案管理工作的情況發生，保證檔案管理工作的質量以及效率。另外，要加強對檔案管理工作人員的素質培養以及技術能力的培養。隨著信息化建設在檔案管理工作中的推行，相關的檔案管理工作會涉及到智能設備以及各種電子設備的應用，而由于一些設備對操作人員具有較高的技術要求，所以對此相關的管理人員要組織該部門的工作人員進行技術的培訓，加強其對于信息化檔案管理工作的認識，讓其對相應的電子設備更加熟悉，從而更好地提高其工作效率以及工作質量。與此同時，還應建立考核制度以及獎懲措施來促進檔案管理人員進行自我能力的提高。針對實際的工作情況來對其進行綜合素質的考評，并與其升值問題以及工資問題相互聯系，從而從根本上促進其綜合能力的提高，確保相關的檔案管理工作能夠得到更加高效、高質量的落實。

(二)加強對檔案管理信息化建設的重視

信息技術的逐漸發展推動了產業的變革以及技術的進步，在檔案管理工作當中，信息化技術的應用可以極大程度上提高相應管理工作的效率以及質量。對于醫療機構來說，相關的領導人員應該充分的認識到信息化建設對于檔案管理工作的重要性，加強對于檔案管理信息化建設的重視，緊跟時代發展的節奏，使醫療事業當中的檔案管理工作有著更高的效率，在進行醫療服務的過程中提供更加智能化科學化的醫療技術支持。同時，管理人員要加大檔案管理部門信息化建設的資源支持、技術支持以及資金支持，從而更好地完善醫療機構當中檔案管理信息化建設的體系，從而從根本上提高檔案管理工作的效率，為醫療服務質量的提高提供良好的保障。

(三)加強信息化檔案管理相關設備的引進

落實醫療機構檔案管理的信息化作為重要的進入是進行相關設備的引進。信息化管理工作的建設需要大量的先進的電子設備予以支持，所以，醫療機構當中相關的管理人員首先要確保具有足夠的資金來源進行相關設備的引進以及購買，同時要保證設備來源的可靠性，還要保證設備的質量。另外，信息化檔案管理相關的電子設備中，很多設備具有較高的消耗性的特點，例如掃描儀、硬盤等設備。也就是說針對于電子設備，要制定好設備的更換周期，確保在進行檔案管理工作時整體的工作效率，同時也能夠更好地保證相關的檔案資料更好的儲存。另外，針對于目前我國一部分醫療機構中所采用的醫療信息管理系統，相關的醫療機構也可以模仿該模式，與有關的信息化單位進行合作，要求其制定一套完善的信息化檔案管理系統，方便醫生更加直接地進行患者檔案信息的調取，更好地提供醫療服務的質量，為促進醫療事業的發展提供有效的支持。

四、結語

綜上所述，如今隨著信息技術的不斷發展，數據資料的管理變得越來越便捷。醫療機構中檔案管理的信息化建設可以從根本上改善傳統檔案管理工作中存在的問題，極大程度提高了相關管理工作的質量以及效率，為促進我國醫療機構檔案管理工作的發展提供幫助，同時也為醫療機構提高其醫療質量提供了有力的支持。