“互聯(lián)網+”背景下企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新探索

陳明仙

（明溪縣人才發(fā)展促進中心，福建 明溪 365200）

在企業(yè)綜合管理中，人事檔案管理是其基礎組成部分。人事檔案可有效反映出企業(yè)人員的以往經歷、組成情況，科學應用人事檔案能使管理企業(yè)工作人員的過程更具針對性。一些企業(yè)不夠重視檔案管理工作，尤其部分管理層僅認為檔案管理便是將檔案保存好，既未健全相關制度體系，也未配備優(yōu)質的人員與設備對其進行維護［1］。因為重視程度不夠，很多企業(yè)的檔案管理工作都存在一些漏洞，隨著信息技術的發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展機遇。網絡技術極大程度改變了人們的生產生活方式，影響了社會各領域的發(fā)展，企業(yè)的人事檔案管理工作也需要順應互聯(lián)網時代的發(fā)展需求不斷進行改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案的價值，推動企業(yè)不斷進步。

一、“互聯(lián)網+”背景下企業(yè)人事檔案管理迎來的機遇

（一）信息技術可增強企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范性

以往企業(yè)的人事檔案管理工作通常并無明確的標準，部分企業(yè)雖然設置了相關規(guī)范但難以落實，檔案管理人員存在權責界限模糊的情況，管理過程比較混亂，難以取得理想的管理效果。在互聯(lián)網的時代背景下，企業(yè)可構建檔案管理部門專用的體系、系統(tǒng)等，進一步規(guī)范檔案管理人員的行為，開展工作時必須嚴格依照相關流程［2］。企業(yè)規(guī)范人事檔案管理，同時有利于企業(yè)退休人員社會化管理。對于退休人員，企業(yè)也需重視其人事檔案，做好相關管理工作。

（二）信息技術可提高企業(yè)人事檔案管理的效率

傳統(tǒng)模式的檔案管理需要工作人員搜集所有企業(yè)人員的資料信息，并對這些資料信息進行整理分類，耗費時間多，工作效率低，過程復雜繁瑣，且誤差率大。合理運用互聯(lián)網，檔案管理人員可利用信息系統(tǒng)完成相關工作，降低檔案管理人員的任務量，讓檔案管理人員從無意義的工作中解脫出來，有時間對檔案管理進行優(yōu)化，可有效提高檔案管理的效率［3］。為了安全可靠，保證檔案的有效管理，企業(yè)可采用國產化的數字化管理軟硬件，強化人事檔案信息化建設。

二、“互聯(lián)網+”背景下企業(yè)人事檔案管理所面臨的問題

（一）人事檔案管理制度不健全

隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理模式日漸落后，互聯(lián)網時代背景下的企業(yè)人事檔案管理模式應進行改革優(yōu)化以適應信息化發(fā)展［4］。信息技術改變了人們的生產生活方式，影響了社會各領域的發(fā)展與變革，在企業(yè)人事檔案管理工作中合理運用信息化技術不僅可以提升其質量與效率，還能充分發(fā)掘出人事檔案的內涵。一些企業(yè)對于人事檔案管理信息化的認識程度不足，引入信息化系統(tǒng)與新設備卻未轉變傳統(tǒng)的管理體系與制度，也未明確規(guī)定參考依據與執(zhí)行標準，不利于提高檔案管理效果。還有部分企業(yè)的管理層不夠重視人事檔案管理信息化建設，不曾引進先進技術與設備，也未完善相關管理制度［5］。

（二）人事檔案管理內容過于單一

人事檔案管理是指管理工作人員的檔案信息資料，如今我國企業(yè)進行人事檔案管理時多是收集管理工作人員的年齡、職稱、工作經歷等信息，內容比較單一，難以通過這些信息對工作人員產生更為深入地了解。很多企業(yè)開展人事檔案管理工作時仍采用傳統(tǒng)模式，難以深入收集工作人員的信息資料，也難以對這些信息資料進行詳細整理分類［6］。想要改進這一現(xiàn)象，企業(yè)需改革傳統(tǒng)人事檔案管理模式，創(chuàng)新人事檔案管理方法，充分借助互聯(lián)網的優(yōu)勢，增強企業(yè)人事檔案管理信息化建設。

（三）工作人員整體素養(yǎng)有待提升

企業(yè)人事檔案管理人員需不斷學習新的技能與技術才能順應時代的發(fā)展需求，不被社會所淘汰。我國一些企業(yè)在人事檔案管理工作中存在工作人員素質低下與綜合技能不足的情況，當企業(yè)進行人事檔案管理信息化建設時，工作人員需要能夠應用互聯(lián)網技術，還需深層次剖析運用系統(tǒng)功能，除此才能有效發(fā)揮人事檔案管理的職能。因此，企業(yè)在加強人事檔案管理信息化建設的同時還需重視工作人員的培訓工作。對于企業(yè)而言，工作人員的技能教育與素質培養(yǎng)十分重要。

（四）不夠重視安全管理問題

在互聯(lián)網時代，企業(yè)的人事檔案安全管理工作的相關要求越來越高。如今網絡技術飛速發(fā)展，人事檔案安全問題越發(fā)嚴峻，許多企業(yè)的人事檔案安全管理工作比較混亂，缺乏規(guī)范的防護措施。企業(yè)應當重視檔案安全管理問題，尤其管理層應充分認識到企業(yè)檔案安全管理的重要性。若是人事檔案人員缺乏足夠的安全意識，很容易形成安全隱患，有可能發(fā)生信息泄露等不良事件，難以做好安全管理工作。

三、“互聯(lián)網+”背景下企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）建立健全人事檔案管理制度

企業(yè)應當結合互聯(lián)網的實際應用情況制定人事檔案管理制度，并不斷對其進行改革與完善，讓人事檔案管理制度同互聯(lián)網系統(tǒng)相符，也有利于工作人員更好地進行人事檔案管理工作。一些企業(yè)在引進互聯(lián)網系統(tǒng)后會發(fā)現(xiàn)以往的檔案管理制度無法進行有效規(guī)范，此時企業(yè)應結合實際情況制定新的檔案管理制度［7］。

（二）有效拓展人事檔案管理內容

以往的人事檔案管理內容通常比較單一，沒有充分發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的作用。隨著互聯(lián)網技術的普遍運用，企業(yè)應積極拓展檔案管理內容，提升檔案管理的深度［8］。一般情況下，企業(yè)的人事檔案材料由各部門所提供，當事人填寫履歷表，相關人員審核之后入檔。此種模式下，企業(yè)的人事檔案內容十分固定，不具備個性化特色。企業(yè)拓展檔案管理內容可從以下兩方面著手：一是在以往檔案管理內容的技術上了解工作人員的心理意向信息、需求信息等，加強工作人員信息的全面性，當對工作人員實施獎勵時，企業(yè)管理層可結合工作人員的需求，以便讓工作人員體會企業(yè)的人文關懷；二是利用互聯(lián)網途徑收集人事檔案管理信息，拓寬收集渠道。例如說，企業(yè)可以利用云計算技術與大數據技術合理預測工作人員的需求，收集工作人員相關的多樣化信息。

（三）注重企業(yè)人事檔案安全管理

企業(yè)想要健全人事檔案安全管理制度，需要積極健全檔案信息安全體系，提高檔案管理人員的安全防范意識，提高檔案安全保障能力。如果遇到人事檔案損壞、缺失等情況，相關人員需及時對原檔案進行修復。因此，檔案管理人員應當掌握好一定的加密技術，重視保密工作，通過互聯(lián)網病毒防范技術、防火墻等手段保障檔案信息的安全性。同時還需注意，國有企業(yè)退休人員的檔案要移至當地檔案館管理。如有改制或破產企業(yè)要根據個人意愿做好相關的檔案轉接手續(xù)。

（四）發(fā)揮互聯(lián)網第三方監(jiān)督作用

在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)人事檔案的完整性與真實性有所不足，知情權的缺失使得人事檔案難以及時更新且容易被人為更改，需要加強監(jiān)管。若是監(jiān)管不到位，人事檔案的情報價值和憑證價值也會受到不利影響。在互聯(lián)網時代，企業(yè)的人事檔案不再處于閉塞狀態(tài)，互聯(lián)網可在人事檔案部門同當事人間起到第三方的監(jiān)督作用，防止出現(xiàn)隨意更改人事檔案信息的現(xiàn)象。人事檔案管理人員需定期清理、鑒定、補充人事檔案的內容，充分發(fā)揮出在企業(yè)工作和個人發(fā)展中人事檔案所能起到的作用。因此，企業(yè)的檔案管理人員還需具備一定的信息素養(yǎng)，否則難以合理應用互聯(lián)網技術。

（五）不斷提升工作人員整體素養(yǎng)

企業(yè)可定期對人事檔案管理人員開展培訓活動，支持工作人員學習新的技術與新的理論，提升工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)人事檔案管理人員需要具有一定的整體素養(yǎng)才能運用發(fā)展的眼光看待事物，采用專業(yè)的知識技能解決工作中的問題。除此之外，企業(yè)還要重視培育工作人員的職業(yè)道德，使其具備優(yōu)秀的職業(yè)操作。當企業(yè)在招聘檔案管理人員時要注重考核工作，盡可能招聘具有較強專業(yè)技能與較高整體素養(yǎng)的人員，適當提高企業(yè)的錄用標準。企業(yè)還可建立專業(yè)平臺以供人事檔案管理人員進行交流，定期發(fā)布一些培訓教材、優(yōu)秀文章等內容，鼓勵人事檔案管理人員提升自我。

四、總結

在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理十分重要，企業(yè)管理層可通過人事檔案查看工作人員的具體情況，進一步了解工作人員的經歷和才德，在對工作人員安排工作、晉升職位時可參考檔案信息從而提高決策的科學性與可行性。企業(yè)的人事檔案管理工作關系到許多信息內容，既具備記錄職工信息的職能，又能體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷程。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式流程比較復雜，管理人員需要人工記錄匯總各類信息并保存檔案資料，既面臨著繁重的工作任務與較大的工作壓力，又難以充分發(fā)揮出人事檔案的價值。在互聯(lián)網的時代背景下，企業(yè)應充分借助網絡技術的優(yōu)勢，在人事檔案管理中引進新型設備與軟件系統(tǒng)，從而提高企業(yè)的人事檔案管理工作水平。企業(yè)還要強化人事檔案管理人員的培訓，為其爭取培訓機會，提高人事檔案管理人員的綜合素質，讓人事檔案管理工作更為適應時代發(fā)展趨勢，有助于企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。