地勘地質檔案資料信息化建設管理及策略探討

陳玉琴

（廣州市地質調查院，廣東 廣州 510440)

地質勘查工作在建筑施工、采礦、水利水電項目建設等諸多領域都有所涉及，其重要性不言而喻。傳統人工模式下的地質檔案資料管理工作存在諸多弊端，加快地質檔案資料信息化建設管理是大勢所趨。接下來，談談對地勘地質檔案資料信息化建設管理工作的幾點思考。

一、地勘地質檔案資料信息化建設相關概述

（一）地質檔案資料信息化建設現實意義

地勘地質工作效率與水平直接影響工程項目建設成效，關乎人民的生命財產安全［1］。隨著我國城市化進程、新農村建設步伐的不斷加快，各種類型的工程建設數量不斷增加、規模不斷壯大，大量的地勘地質資料需要被運用。傳統人工工作模式下，多對紙質檔案資料進行收納、管理，已無法滿足現代社會發展需求［2］。為了有效提高地勘地質檔案資料存儲、管理效率與水平，工作人員必須積極轉變工作理念，建立全新工作機制，充分發揮網絡信息技術、計算機系統來開展地質檔案資料管理工作，推動檔案資料管理工作朝著信息化、智能化、數字化方向發展，提高檢索與歸檔效率，增強整體管理能力。

（二）地勘地質檔案資料信息化建設內容

檔案資料信息化建設，具體來說就是利用計算機、網絡數據庫、掃描儀、硬盤等軟硬件設備建立完善的檔案資料信息系統，實現對地質檔案信息的搜集、編目、整合、統計、檢索與利用［3］，做到地質檔案信息資源共享，提高檔案管理質量、服務水平，讓這些檔案信息資源創造更多的經濟與社會效益，為相關企業、社會發展夯實數據基礎［4］。

（三）地勘地質檔案資料信息化建設中存在的問題

1.工作人員尚未樹立正確觀念。新形勢下，盡管我國大力倡導地質檔案資料信息化建設管理。但是，很多單位從領導到基層職工都沒有意識到檔案資料信息化管理重要性，錯誤的任務信息化建設與檔案信息工作不存在關聯性，甚至少數人錯誤地認為用電腦、用網絡查不及人腦、手工查的效率。

2.地質檔案資料管理人員整體素質偏低。現階段，不少單位地質檔案管理崗位多是由其他崗位工作人員兼職從事，工作繁雜、任務重、壓力大。再加上沒有認識到檔案資料信息化管理重要性，進而不會花費太多的時間和精力在檔案管理工作上，多開展日常基礎工作。其次，不少地質檔案資料管理人員年齡大，對計算機信息技術了解不深，不熟悉電子檔案存儲、檢索、管理和利用等，而那些年輕的檔案管理人員雖然精通計算機等信息技術，但缺乏檔案管理知識儲備，最終導致地質檔案資料管理成效欠佳。

3.缺乏先進完善的地質檔案資料管理技術和設備。新形勢下，很多地勘單位工作人員都缺乏地質檔案資料管理意識，在這方面也沒有投入大量的人力、物力和財力，導致檔案資料管理過程中缺乏高質量的人才、現代化技術設備，甚至不少單位都沒有設置專門的檔案室，檔案資料雜亂無章。有些單位盡管設置了檔案室，但空間小，沒有配置充足的設備，甚至常年門窗緊閉。如此一來，在檔案資料信息化管理中缺乏完善的軟硬件設備作支撐，進而降低地質檔案資料信息化建設成效。

二、地勘地質檔案資料信息化建設管理具體對策

（一）加快地質檔案資料信息化建設速度

隨著“互聯網+”時代的到來，各行各業都積極朝著信息化、數字化、智能化方向發展，對地勘地質檔案資料予以信息化建設管理，從根本上來說就是一改傳統人工管理時代保存紙質檔案信息的模式，積極運用先進技術進行數字化、信息化管理，通過信息化手段開展檔案數據資料搜集、存儲、傳輸和管理工作［5］。但是，由于檔案信息化建設尚處初級發展階段，工作人員的思想意識、管理理念尚未與時俱進，導致檔案資料信息化建設工作形式大過內容。基于此，當前應注重加快地質檔案資料信息化建設速度，引導工作人員正確認識到信息化建設的重要性，日常注重從信息化角度開展工作，并注重配置完善的計算機、掃描儀、光盤記錄機、硬盤等硬件設備，積極研發有針對性的軟件系統、縮微技術等［6］，還要增強工作人員保密意識和職業素養，在加快檔案資料公開化、透明化的同時，也能做好保密工作，確保二者不會相互沖突或者矛盾。如此有利于加快地質檔案資料信息化建設步伐，提高建設效率與水平。

（二）創新服務模式，加強對地質檔案資料管理人員培養力度

眾所周知，人力資源質量與水平直接影響地勘地質檔案資料信息化建設管理效率與水平。基于此，各單位地質檔案資料信息化建設過程中，要堅持以用戶為核心的原則，始終尊重客戶的主體地位，創新服務理念和方式，為廣大用戶創造良好的服務體驗，提高服務質量與水平。另一方面，還要注重增強地質檔案資料管理工作人員整體能力與水平。具體可以從以下幾點著手：首先，各單位要設置專門的檔案資料管理工作崗位，要提高管理人員準入門檻，通過校園招聘、社會招聘等手段引進一批檔案管理知識儲備豐富、信息化水平高、業務水平突出、職業素養高的地質檔案資料管理人員進入單位，優化現有檔案資料管理工作隊伍結構，增強人力資源力量。其次，加強對在職檔案管理人員的系統培訓，定期邀請相關專家學者、行業精英到單位來召開座談會、講座，向工作人員傳授檔案資料信息化建設管理新理念、新技術和新模式。還要注重為在職工作人員創造更多進修學習的機會、平臺，定期讓本單位檔案資料管理人員到國內外優秀企業去觀摩、學習，學習檔案資料信息化建設管理工作先進理念、經驗，并運用到自己日常工作中去。注重引導檔案資料管理人員樹立終身學習理念，利用業務時間不斷提升自身素養，熟練運用信息化辦公系統和軟硬件設備，熟悉檢索方式、檢索目錄，如此有利于為地質檔案資料信息化建設管理工作夯實人才基礎，打造真正為民服務的檔案資料信息化管理平臺。

（三）創新技術手段

1.注重構建具備地質檔案目錄檢索功能數據庫，從而不斷提高地質檔案資料信息查詢效率與水平。新形勢下，各涉及地質檔案資料信息管理業務的單位應積極遵循國家、省市相關政策要求，設計研發出一套符合本單位發展需求的地質檔案資料目錄查詢系統，加快地質檔案資料信息化管理步伐。其次，地質檔案資料管理工作人員應注重結合實際情況研發檢索系統以滿足不同崗位員工查詢檔案信息的要求，讓他們只需簡單輸入地質名稱、礦種及類型等關鍵詞，就能夠在數據庫中找到自己需要的地質檔案資料信息，為廣大用戶創造一個實用價值高、便捷性強的優質服務系統。

2.實現對傳統紙質檔案數據的數字化管理。隨著“互聯網+”時代的到來，各單位要在保證保護好地質檔案館內信息資料安全無損、客觀精準的前提下，積極將傳統紙質檔案數據轉化為電子檔案，進行信息化、數字化管理。例如，利用計算機識別、傳輸等技術將傳統的紙質材料、照片和膠片等傳統媒介上存儲的地質檔案資料傳輸到磁盤、光盤等介質中，從而為實現信息化、數字化管理夯實基礎。目前來看，地質檔案數字化、信息化具體流程為：首先，對地質檔案館內目錄加以數字化、信息化；其次，基于館藏信息具體特征，對紙質檔案進行循序漸進的數字化處理，但是，要利用電子掃描儀來掃描那些利用率高、十分關鍵或者紙張字跡不清晰的檔案，轉化為電子檔圖片以后，再做好文字錄入工作，錄入完成、確認無誤后通過光盤、磁盤等方式進行長期存儲，如此有利于對原始紙質檔案數據信息加以存儲和保護。

3.充分發揮計算機技術、網絡信息技術的作用。新形勢下，人們只需要建立一個局域網，利用一臺計算機就能夠進入自動化辦公、檔案管理文檔一體化的工作模式。所以，地質檔案資料信息化建設過程中，應注重將單位計算機與檔案室計算機連接在一起，充分尊重工作人員勞動成果，結合工作人員共享的文檔來構建共享目錄，進而能夠實現地質檔案資料資源共享。但是，檔案管理人員也要積極利用計算機網絡來搜集、篩選、整合不同地質檔案資料信息，并進行實時共享，及時將搜集到的科研資料、工程建設信息基于項目組實際情況來予以分類存檔管理，這一過程其實就是虛擬化文件管理工作。一旦在項目結束以后，檔案管理人員要按照順序來歸檔這些檔案資料信息，進而形成一整套完善科研成果或者相關文件電子材料。但是，如果實際工作過程中要將這些電子文檔轉變成傳統的紙質文件，那么就應該采用傳統紙質文檔管理原則和管理方法來開展地質檔案資料分類、整合和管理工作，這就是“雙軌制”管理。“雙軌制”管理技術能在很大程度上保證地質檔案資料管理靈活性、效率與水平，為地勘地質工作開展夯實數據信息基礎。

4.結合具體密級加以管理。“互聯網+”時代，人們可以突破傳統時空的限制，隨時隨地通過網絡來傳輸地質檔案資料數據、通過網絡進行查閱相關數據資料，靈活、便捷、經濟性強。但是，網絡信息公開性強、透明度高，地質資料信息泄密風險系數較大，這增加了地質檔案資料信息化建設管理工作難度。基于此，應注重結合實際情況，根據地質檔案資料的密集程度來開展檔案管理工作，實現對地質檔案資料信息的分層、分級和分類管理，針對那些保密性強的檔案資料，應設置查詢、下載權限。若客戶存在查閱、下載需求，那么要嚴格審批，只有在滿足所有條件的情況下才可以放開查閱權限。其次，要及時更新網絡信息技術，注重通過最先進的技術和理念來加強地質檔案資料信息化管理安全性、保密性，進而通過地質檔案資料信息化管理來創造更多的經濟和社會效益，最終推動國民經濟又好又快發展。

綜上所述，隨著“互聯網+”時代的到來，實現地勘地質檔案資料信息化、數字化管理是大勢所趨。基于此，各單位應正確認識到檔案資料信息化管理重要性，找到當下地質檔案資料信息化建設中存在的問題，并加快地質檔案資料信息化建設速度、創新服務模式，加強對地質檔案資料管理人員培養力度、創新技術手段，進而能夠全方位、多角度推動地勘地質檔案資料信息化建設管理工作又好又快地進行。