探究如何做好中職學校文書檔案管理工作

張國棟

（嘉祥縣職業中等專業學校，山東 嘉祥 272400）

我國社會發展的速度越來越快，對于教育事業的發展來說，文書檔案管理工作也正在變得越來越重要。從現階段社會和教育事業的發展來看，文書檔案管理工作還沒有做到十全十美，存在繼續改善的空間。文書檔案管理工作中存在的問題可能會導致管理人員在展開工作時手忙腳亂，因此我們應該采取一些措施去解決這些現實問題。在實際工作中，文書與檔案之間有著非常密切的關系，文書檔案管理工作也存在于每一個科室。是否能做好中職學校文書檔案管理工作是衡量中職學校管理水平和教育質量的標準之一，是中職學校進行評估工作的重要指標，也是我國教育事業發展的重要組成部分。

一、中職學校文書檔案管理工作的現狀

（一）缺乏有效管理方法

在信息技術的快速發展下，各行各業的信息資料都在不斷增多，中職院校也不例外。中職院校在發展過程中產生的資料越來越多，因此文書的整理和資料的歸檔任務越來越重，做好中職學校文書檔案管理工作是我們面臨的一個重要問題。傳統的中職學校文書檔案管理工作存在很多弊端，目前文書檔案日常工作的開展多多少少會受到傳統思想的影響［1］。例如，在較差的保存條件下，保存的紙張可能會遭到破壞，上課過程中形成錄像斷斷續續，不夠完整，這樣的工作嚴重影響著學校的未來發展。傳統理念下，文書檔案管理工作缺乏有效管理方法，文書檔案整理工作不到位，整體管理結果自然難以使人滿意。

（二）文書檔案整理缺乏目的性

一些中職院校文書檔案管理人員在整理文書檔案時，存在對工作停留在表面的現象，缺乏目的性。在我國現階段的社會發展中，文書檔案產生的效益可能不會立馬體現出來，它受到社會發展的影響，需要日積月累才能彰顯其價值。在文書檔案管理過程中，科室之間的工作不能做到密切配合，缺乏有效協調。例如，招生辦公室規整學生的錄取通知表時存在信息殘缺、內容丟失的現象，除此之外，對于學校的一些實踐性材料的管理不夠精細。文書檔案管理工作人員對資料的整理一般只停留在表面，簡單地抄寫，缺乏針對性和目的性。在日常管理過程中存在信息丟失的現象，但是文書檔案管理工作終止，給學校的正常運行造成負擔，難以取得突破與進展。

（三）文書檔案管理工作非專業人員

目前，很多中職學校的文書檔案管理人員都不是檔案管理專業畢業的學生，缺乏實際的文書檔案管理經驗以及足夠的理論支撐，因此在實際工作過程中對資料的整理和分類缺乏足夠的判斷能力，整體工作效率不高。比如，大多數中職學校在每年會舉辦一些體育比賽活動，這對于提高學生和老師的身體素質和營造熱愛運動的風氣具有重要的作用，但是由于文書檔案管理工作對中職學校體育建設工作情況不夠重視，導致其覺得體育活動的相關信息沒有什么意義，在手機材料時不夠認真，敷衍工作，最終形成的文書檔案不足以概括整個體育活動。這樣的做事方法容易形成不好的工作風氣，到時其他同事遇到類似問題時都不夠認真，降低管理人員的責任心。大多數非文書檔案管理專業畢業的管理人員難以有效地進行文書檔案管理工作，很難根據相關制度完成工作任務并保證工作質量，這對于中職學校文書檔案管理工作的開展會造成十分嚴重的不良影響。

二、做好中職學校文書檔案管理工作的重要性

中職學校文書檔案管理工作是學校日常工作的重要內容，反映了中職學校的日常狀態和真實面貌，可以為學校今后的教學方向進行定位，為下一階段學校的建設管理提供參考。在我國目前階段，高等學校對文書檔案的管理工作十分重視，但是由于國家經濟發展的局限性，中職學校對于文書檔案管理工作缺乏足夠的重視，很多工作中的細節不能有效落實，缺乏有效的管理方法，文書檔案管理缺乏目的性，沒有規范的文書檔案管理制度，缺少專業的人員進行文書檔案管理。在文書檔案管理過程中存在應付檢查、敷衍了事的現象，不能反映學校的真實工作情況，文書檔案的分布也比較雜亂，存在缺項漏檢的普遍現象。

隨著我國中職學校的快速發展，人們對其普遍看法有了很大的改善，其自身經營狀態也取得了長足進步，中職學校也非常重視日常管理工作，文書檔案管理也逐漸規范化，并不斷學習高等學校與其他優秀院校的文書檔案管理工作經驗，不斷完善自身文書檔案管理制度。中職學校根據自身定位和發展特點，由學校領導牽頭，聘請專業的或者經驗豐富的文書檔案管理工作人員對本校管理人員進行指導和培訓，建立有效的文書檔案管理制度，提高文書檔案管理人員對其工作的重視，真正讓文書檔案管理工作融入日常工作中，使中等職業學校文書檔案管理工作不斷地科學化、合理化、規范化。

中職學校通過建立健全完整的文書檔案管理工作，在一定程度上可以幫助管理人員、老師、學生更好地了解學校，文書檔案管理規范化，可以提高檔案規整的完整性和正確性，提高工作效率。文書檔案是各科室工作的記錄，是他們的工作依據，有著較高的地位，文書檔案的自身特性決定了加強文書檔案管理工作是大勢所趨，有利于提高中職學校的管理效率和領導決策的科學性，促進中職學校管理工作的良性循環，提高學生和老師的綜合素質。通過不斷地優化文書檔案管理工作，能夠很大程度上方便老師、學生、文書檔案管理人員查閱資料，為建設現代化的中職學校提供優質的服務。

三、做好中職學校文書檔案管理工作的建議

（一）提高對文書檔案管理工作的認識

文書檔案管理工作是中職學校想要快速發展不可缺少的一部分，中職學校領導應該認識到文書檔案工作的重要性，作為本校消息資源的重要部分文書檔案對于中職學校的發展至關重要。因此，中職學校相關領導應該提高對文書檔案工作的認識，并加強文書檔案管理人員對自己工作的認識，更好地擔負起自己的責任。

學校領導在日常工作中，應該積極地配合文書檔案管理人員進行文書檔案管理，注重對文書檔案管理人員的指導，加大投入，招聘專業的檔案管理技術人員，形成檔案管理內部工作的良性循環，將檔案管理工作不斷地科學化、信息化、標準化，更好地為中職學校的發展提供服務。

（二）樹立文書檔案管理工作人員職業精神

職業道德指的是人們職業活動之間的互相聯系，具備職業特點的道德規范和道德準則。沒有良好的職業精神就不能在工作過程中完全地奉獻自己，業務能力再強也沒有意義。文書檔案工作管理人員想要做好本職工作，必須樹立愛崗敬業的精神，嚴格要求自己，端正工作態度，創新服務方式，優化服務手段，將“嚴謹、積極、細致、負責”的理念貫穿于工作當中，提升文書檔案管理工作質量，為學校的發展和各部門的正常運行提供優質的服務。文書檔案管理工作作為中職學校日常工作的重要組成部分，具有很強的專業性特點，從事這項工作的管理人員也必須具有良好的職業道德和認真負責的工作態度。

（三）健全文書檔案管理工作制度

制度是任何工作開始的前提和保證，完善的制度為工作的開展提供參考，并對工作人員起到約束作用，促進工作的高效率完成，在文書檔案管理的工作中也是同樣的道理，健全完善的文書檔案管理工作制度，是文書檔案管理工作開展的保障和依據。在完善的文書檔案管理工作制度下，各科室工作人員明確責任，立卷有標準、歸檔有范圍、保密有依據，保證工作的順利進行。此外，文書檔案管理工作制度的制定，可以提高每一位工作人員工作意識，端正工作人員的態度，加速落實文書檔案管理工作任務，提高文書檔案整理工作質量，保證中職學校的文書檔案整理工作如期完成。

（四）加強對文書檔案管理工作人員的業務培訓

人才是完成工作和事業發展的根本，任何工作的開展和順利進行都離不開人才，文書檔案管理工作中也應該加強對人才的培養和對工作人員的培訓，保證文書檔案管理工作質量不斷提高。現階段，中職學校正在快速發展和不斷改革，可能面臨著人員編制短缺的問題，文書檔案管理工作隊伍中可能有很多人是兼職文書檔案工作，我們應該正確的面對這個問題，并積極解決。加強對文書檔案管理工作人員的業務培訓，比如計算機知識、檔案專業知識、多媒體技術知識、網絡技術知識方面的培訓，有助于提高他們的專業水平和能力，高質量地為高職學校提供更為先進、準確、便捷以及生動的檔案信息服務。

（五）加強文書檔案管理工作基礎設施建設

基礎設施建設在社會發展過程中扮演著越來越重要的角色，在一定程度上決定著工作開展的效率和質量，在文書檔案管理工作中，基礎設施建設為其順利進行提供保障。最近幾年，我國經濟社會飛速發展，綜合國力不斷提高，科技也取得了長足的進步，數字化、智能化的設備滲透到社會中的各個領域，傳統的文書檔案管理方法已經不能滿足社會快速發展的需求。中職學校要想保證高效率、高質量地開展文書檔案管理工作必須加強對其的基礎設施建設，加大對文書檔案管理經費的投入，配備現代化的工作設備。這些現代化的智能設備在辦證工作質量和工作效率的同時，也使得文書檔案信息變得更加安全［2］。

四、結束語

中職學校文書檔案管理工作可以為中職學校提供有效的信息，在學校的建設和發展中發揮著重要作用，提高文書檔案管理工作的效率和質量，可以更好地服務于學校的管理。中職學校文書檔案管理工作可能存在著缺乏有效管理方法、文書檔案整理缺乏目的性、缺乏專業人才的問題，但是我們可以看到在中職學校的不斷努力下，文書檔案管理工作正在不斷地完善與發展。在今后的工作中，我們要提高對文書檔案管理工作的認識，樹立職業精神，健全相關制度，加強對從業人員的業務培訓和基礎設施建設，讓其更好地服務于中職學校的建設。