事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作分析

黃雋

（吉林省第六地質(zhì)探礦工程大隊(duì)，吉林 延吉 133401）

目前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了較大突破，事業(yè)單位內(nèi)部也在進(jìn)行深化改革。與此同時(shí)，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯(cuò)成效。對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作而言，可以將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用其中，提升檔案管理工作的規(guī)范性，同時(shí)也有助于提升事業(yè)單位整體管理效率。

一、事業(yè)單位人事檔案的重要性

從最初的招聘開始，到后續(xù)的培訓(xùn)、績效的記錄、薪酬的統(tǒng)計(jì)、勞動(dòng)關(guān)系的確定等，甚至包括其他各個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，都要記錄在人事檔案中，干部人事檔案能夠徹底反映出這名干部的基本信息和成長歷程，具有極強(qiáng)的參考價(jià)值。當(dāng)干部的信息出現(xiàn)異議和問題時(shí)，最基本的參考依據(jù)就是這份具有歷史性和真實(shí)性的干部人事檔案。

二、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前的社會(huì)沒有對(duì)人事檔案給予足夠的重視，而檔案管理工作的開展也沒有跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。這主要反映在接收新聘用的人事檔案和審查人事檔案的過程中，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，檔案完整度不夠。收集檔案是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，但是檔案收集工作也是檔案管理的難點(diǎn)所在。一方面，職員入職時(shí)自身提供的檔案有所缺失。另一方面，存在檔案管理工作人員收集檔案不及時(shí)的情況。隨著檔案資料的種類和數(shù)量日益增加，大量電子資料的收集整理也增加了檔案管理的難度，更加難以確保檔案完整度。同時(shí)，當(dāng)下檔案管理工作中常有權(quán)職劃分不清的情況。一些具有工作經(jīng)驗(yàn)的新聘用人員存在人檔分離的狀況，在處理檔案管理工作時(shí)互相推脫；他們無法掌控自己檔案，造成檔案缺少，影響檔案的完整度。第二，檔案信息缺失。人事檔案應(yīng)包括員工的個(gè)人情況以及道德、能力、勤奮、業(yè)績等情況，并應(yīng)反映其整體面貌。新聘人員缺少的檔案信息集中在身份證明材料、工作經(jīng)驗(yàn)材料等部分，如勞動(dòng)合同等。由于大多數(shù)檔案管理人員對(duì)收集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不夠熟悉，易造成部分檔案信息缺失。第三，檔案造假。由于人才流動(dòng)的加劇，一些單位和大學(xué)的相關(guān)部門忽略了保密原則，允許流動(dòng)人員和畢業(yè)生攜帶自己的檔案，為造假提供了方便，導(dǎo)致某些人員會(huì)為滿足招聘要求而虛假陳述，這主要集中在偽造的勞動(dòng)合同和工作經(jīng)驗(yàn)材料上。

三、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理存在的不足

（一）事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員管理制度

很多事業(yè)單位的人才都不是專科出生，而是結(jié)合事業(yè)單位所需人才，選拔最合適的人才進(jìn)入部門，開展相關(guān)工作。但從檔案管理人員的履歷信息可以發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員均屬于非專業(yè)人員。經(jīng)過相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，可提升檔案管理人員對(duì)自身工作的流程，可促使檔案管理人員逐步增強(qiáng)自己的能力，逐步勝任現(xiàn)有工作。但是，因?yàn)榉菍？瞥錾恚瑹o法深入了解檔案管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際需求，在人事檔案初期審查、檔案整理、檔案登記以及檔案保存等多個(gè)環(huán)節(jié)中，工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)一定差錯(cuò)，繼而影響人事檔案的實(shí)際管理效果。再者，事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的檔案管理部門、檔案管理人員以及檔案管理部門，所以初期檔案錄入期間缺乏相應(yīng)的檔案檢查、核對(duì)過程，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料出現(xiàn)內(nèi)容不實(shí)、內(nèi)容造假等多個(gè)問題。再者，檔案審查、核對(duì)等前期環(huán)節(jié)比較繁瑣，而檔案整理工作中的分類、歸檔以及存放也是一門學(xué)問。檔案管理人員往往要同時(shí)面對(duì)大量人事檔案資料，然后思考如何進(jìn)行歸檔、分類、排列以及擺放等工作。若能靈活運(yùn)用信息化管理手段，無疑可改進(jìn)這一情況，但因?yàn)槭聵I(yè)單位缺乏專業(yè)的人事檔案管理、監(jiān)管人才，所以無法有效解決這些問題，無法提升人事檔案歸檔、分類、排列以及擺放等工作的效率。

（二）信息化建設(shè)不足

當(dāng)前信息技術(shù)在很多行業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，而部分事業(yè)單位人事檔案管理人員并未充分意識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)越性，依然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)人員沒有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來應(yīng)對(duì)海量人事檔案，也是導(dǎo)致人事檔案管理工作質(zhì)量難以得到提升的原因之一。

（三）領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案管理意識(shí)淡薄

例如：丟失部分員工的人事檔案部分材料；沒有及時(shí)傳遞人事檔案，員工已經(jīng)調(diào)離，人事檔案卻沒有根據(jù)相關(guān)規(guī)定傳遞到員工工作的新單位；人事檔案管理方式落后，大部分還依靠手工查找，沒有專業(yè)的管理檔案軟件，即便安裝了使用率也不高；管理檔案時(shí)效觀念不強(qiáng)，沒有及時(shí)收集人事檔案資料；人事檔案信息化管理水平跟不上，對(duì)管理人事檔案的系統(tǒng)缺乏操作能力。

四、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度

為了促進(jìn)事業(yè)單位工作的運(yùn)營以及對(duì)于人才的認(rèn)識(shí)與了解，提高事業(yè)單位的經(jīng)營效率，打造事業(yè)單位優(yōu)良的工作作風(fēng)，對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的改革迫在眉睫。現(xiàn)如今各個(gè)事業(yè)單位中并未良好的建立關(guān)于人事檔案管理制度，無論從人員還是從規(guī)章制度方面都沒有明確的方向，為了能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的作用，應(yīng)當(dāng)盡快完善事業(yè)單位人事檔案管理的制度。沒有規(guī)矩，不成方圓，應(yīng)當(dāng)不斷建立健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制與規(guī)章制度，結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，初定“初稿”并應(yīng)用于實(shí)踐當(dāng)中，從實(shí)踐當(dāng)中尋找問題，最后確定適合事業(yè)單位適合的人事檔案管理的規(guī)章制度，幫助在之后的工作中實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。事業(yè)的發(fā)展離不開人，人才隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)于未來事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的影響，事業(yè)單位應(yīng)該不斷提高員工的思想素養(yǎng)，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的專業(yè)性學(xué)習(xí)，并且明晰工作內(nèi)容與工作責(zé)任，做到“事有專人”，每一件事情都能夠找得到人，不斷加強(qiáng)總體隊(duì)伍的發(fā)展與培養(yǎng)，建設(shè)一批高素養(yǎng)，有信念，有思想的人事檔案管理專業(yè)人才。

（二）加快人事檔案信息化建設(shè)

近些年，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯(cuò)成效，信息技術(shù)的推廣和使用，為事業(yè)單位人事檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向。在檔案管理工作開展過程中，工作人員需要意識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)越性，嚴(yán)格遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求。首先，在信息技術(shù)的作用下，數(shù)據(jù)信息的保存方式、數(shù)據(jù)的收集方式都發(fā)生了較大變化，事業(yè)單位也要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式，可以根據(jù)實(shí)際情況建立信息化的管理平臺(tái)，在建設(shè)過程中，要遵循國家法律的有關(guān)要求；其次，要進(jìn)一步提升人事檔案信息化管理平臺(tái)的功能性，要涵蓋檔案收集、檔案整理、檔案歸類、檔案查閱、檔案?jìng)鬏數(shù)雀鞣矫嫘畔ⅲ谛畔⒒脚_(tái)的作用下，事業(yè)單位內(nèi)部各部門能夠加強(qiáng)交流，提升信息共享的時(shí)效性；最后，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，還要確保人事檔案信息化管理的安全性，要營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，具體可以從硬件和軟件這兩個(gè)部分進(jìn)行。從硬件角度來看，事業(yè)單位需要加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專業(yè)化的計(jì)算機(jī)和服務(wù)器，定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其功能性符合工作要求；從軟件的角度來看，檔案管理人員要具備熟練的軟件操作能力，避免因自身能力問題而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。

（三）建立科學(xué)的人才培育計(jì)劃

事業(yè)單位的人事檔案管理工作所涉及的內(nèi)容較多，相關(guān)單位要做好工作針對(duì)性管理，可以聘請(qǐng)專業(yè)的、有能力、有活力的技術(shù)人員參與人事檔案創(chuàng)新制度管理工作，并改善管理制度，讓管理制度具有現(xiàn)代化和創(chuàng)新特點(diǎn)。此外，要做好專業(yè)人才的教育和培訓(xùn)，建議從專業(yè)技術(shù)和職業(yè)道德等方面進(jìn)行總體的教育培訓(xùn)，內(nèi)部首先要建立完善的晉升機(jī)制，讓所有的工作人員能夠放松身心，投入到具體的工作活動(dòng)中；此外要意識(shí)到具體的人事檔案管理機(jī)制的問題和不足，并選用誠實(shí)守信、有工作責(zé)任心的人員擔(dān)任要職，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)工作素養(yǎng)和職業(yè)道德，最終保證人事檔案的記錄真實(shí)沒有虛假，為事業(yè)單位的科學(xué)建設(shè)提供真實(shí)可信的信息資料。

（四）構(gòu)建完善科學(xué)的檔案管理模式

在這個(gè)階段，應(yīng)將人事檔案與個(gè)人信用制度有機(jī)結(jié)合起來，并將其作為人事檔案管理工作過程中重要的組成部分，以就職歷史、工作能力、信用記錄作為人員檔案的主要內(nèi)容，并不斷完善和優(yōu)化檔案管理體系。因此，有必要大力改革事業(yè)單位人事檔案管理制度，將新時(shí)期的發(fā)展要求融入公共機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的工作思考，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制改革。為了提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立專業(yè)的人事檔案管理部門，并把重心放在人事檔案的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和范圍上，明確規(guī)定部門工作人員的職權(quán)和義務(wù)等。應(yīng)對(duì)人事檔案管理中的各項(xiàng)要求做出明確規(guī)定，同時(shí)對(duì)人事檔案管理工作中管理人員的工作流程、結(jié)果、方法、標(biāo)準(zhǔn)等做出明確規(guī)定，以確保其具有明確的方法和目標(biāo)。

五、結(jié)束語

人事檔案是事業(yè)單位非常重要的資料之一，也是進(jìn)行人事管理活動(dòng)的主要依據(jù)。人事檔案可在政府相關(guān)部門培養(yǎng)、選取、使用人才等多個(gè)方面發(fā)揮至關(guān)重要的作用，也是政府內(nèi)部管理的主要內(nèi)容，更是對(duì)內(nèi)部人才管理的有效手段與有效依據(jù)。傳統(tǒng)管理存在一定缺陷，積極應(yīng)用信息化手段可有效改進(jìn)人事檔案管理的實(shí)際水平，有效彌補(bǔ)人事檔案管理工作中存在的缺陷，促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。