企業檔案工作數字化轉型對策研究

摘要：當前我們已經逐漸進入到數字化時代，傳統的檔案管理模式表現出不適應性，在這樣的背景下著手企業檔案工作的數字化轉型是必然，也是企業檔案管理提質增效的關鍵所在。本文主要就企業檔案工作數字化轉型對策問題進行探討，在明確檔案數字化轉型意義的基礎上，分析當前企業檔案工作數字化轉型中的制約問題，進一步探明數字化轉型的優化對策，以帶來企業檔案數字化轉型的新成果，帶來數字化檔案管理新局面的建構。

關鍵詞：企業檔案;數字化轉型;問題;對策

對于企業來說，檔案是寶貴的資源，數字經濟時代，檔案的信息價值更為凸顯，企業必須高度重視檔案管理工作，從信息采集到信息篩選再到信息加工整理及利用一體化。而數字時代也對企業檔案數字化轉型提出了新要求。積極探索數字化轉型的路徑，明確轉型的關鍵對策是企業檔案管理中必須重點解決的問題。

一、企業檔案數字化轉型中的制約問題

（一）缺乏統一的管理標準

目前企業檔案數字化轉型還處于初步發展階段，缺乏相應完善的管理制度，企業檔案數字化管理缺乏明確的制度標準，檔案管理帶有主觀隨意性。目前大部分企業對檔案管理數字化建設支持不多，且錯誤地將其作為合同文件管理、基礎資料管理，使企業的檔案管理長期處于管理的邊緣地位，一些特別的資料沒有得到有效的保管、存儲，且因為企業檔案管理規章制度不健全，一些關鍵的信息與業務材料會交給不相關職位的工作人員去進行管理，如果出現較大的人員流動，便很容易導致主要的資料丟失，影響企業相關業務工作的開展。缺乏明確的規章制度、統一的數字化管理標準，檔案材料格式內容不統一、分類標準不統一導致檔案管理中各自為政，增加了檔案統管理的難度。

（二）管理人員專業素質不高

企業雖然已經開始關注檔案的數字化管理，但依然缺乏專業的管理隊伍，這使得數字化檔案管理價值沒有真正發揮。數字化管理人員專業素質與工作能力偏低，導致其檔案分類不合理，更不能有效地應用檔案信息，使得資料數據獲得時間受制約，檔案管理在企業中的作用難以實現。檔案數字化管理人員素質能力偏低，也使得其缺乏專業的檔案管理理論知識，沒有充分認識到數字化改革的必要性和緊迫性，工作敷衍塞責。

（三）缺乏有效的安全保障

現階段企業檔案數字化管理中對安全建設管理缺乏應有的重視，使得檔案安全受到威脅。檔案管理人員沒有充分認識到視檔案管理數字化建設的重要性，管理時比較隨意，一些關鍵的信息丟失或損壞。企業還沒有對檔案管理數字化建設給予明確的操作說明，對檔案管理人員沒有明確的行為約束，也在一定程度上忽視了檔案的保密保護工作。管理人員職業素質不高，檔案信息丟失的情況時有發生，導致企業損失慘重。

（四）數字化設備技術應用不理想

當前企業檔案數字化管理也需要數字化處理設備的支持，需要先進信息系統的支持，但多數檔案企業檔案管理中存在著基礎設施設備不齊全的情況，多局限于一臺電腦、掃描儀。數字化建設和管理存儲設備落后，缺乏專業的數據庫服務器，缺乏專業的存儲設備，檔案共享利用程度低。企業檔案數字化管理中信息技術應用水平偏低、信息化技術更新不及時，單點故障發生率偏高，帶來的檔案管理損失較大。

二、企業檔案數字化轉型應對策略

（一）健全規章制度并明確標準

數字檔案管理必須有明確的管理標準、管理流程，特別是檔案資源整合歸納，必須有統一的標準，讓檔案資源的收集、存儲、管理與利用更高效，帶來數字檔案資源的協調與共享。企業應基于檔案行政主管部門頒布的標準和規范，以自身檔案管理實際為出發點，建立更適合自己的數字檔案資源標準體系，以此為指導開展數字檔案管理工作。在日常檔案核對中，要基于標準體系及時補充缺失的字段信息，及時修正不規范的著稱，讓格式和名稱統一化。

（二）打造高素質的檔案管理隊伍

企業檔案數字化管理工作要想落到實處、取得實效，必須打造高素質的檔案管理隊伍，并加強檔案管理人員的日常培訓，使其掌握檔案管理的新理念、新模式、新技術，自覺樹立檔案數字化管理理念，落實好數字化改革。企業其他工作人員也應主動配合，于企業內部形成信息資源共建共享的格局，達成檔案數字化、信息化建設的共識。企業要面向檔案管理人員、相關工作人員進行專門的教育培訓，關注職業道德教育，增強檔案管理人員的工作責任感與使命感，使其在數字化管理中具有奉獻意識、服務精神。

（三）認真做好檔案安全管理工作

要想增強檔案管理的安全性，應多措并舉，要建立健全相關的保密制度，明確相關的檔案管理操作規定，使得檔案管理人員行為得以約束，一旦發現有泄密行為，給予嚴厲處分，讓檔案管理得到有效的監管，以此增強檔案信息的安全性。企業應定期宣傳推廣計算機知識，加強網絡宣講，使企業內部人員具有較強的網絡安全意識，能夠對安全隱患所帶來的嚴重后果有所認知，強化其行為自律。

（四）積極引進應用信息化技術

要基于檔案管理的實際需求，結合檔案數字化建設的大趨勢，構建完善的檔案管理信息系統，保證檔案管理信息系統擴展性強，可在線擴容。要確保檔案管理信息系統運行穩定，如以磁盤陣列產品在結構上的完全冗余設計減少單點故障發生率，再如采用光纖磁盤陣列產品帶來檔案軟件系統的定期升級與優化，再如使用專門的圖形管理界面帶給管理人員良好的人機互動體驗。在企業檔案數字化管理中只有積極引入與自身發展相契合的數據庫管理系統，才能滿足企業展覽展演、文化培訓等資料的檔案化加工與處理需求，引入專業的數據存儲服務器，才能做好企業的檔案管理工作，實現簡單故障的處理。

結束語：

企業檔案的數字化轉型是必然，這也是檔案行業創新發展提出的要求。鑒于當前企業檔案數字化轉型的積極嘗試中暴露出的問題，必須加以重視和解決，理想檔案數字化轉型的思路，找到最佳的轉型路徑，以數字化轉型應對帶來企業檔案管理的理想預期。

參考文獻：

[1]蔡盈芳. 試論企業檔案工作數字化轉型[J]. 中國檔案，2020（08）：70-71.

[2]王強. 企業檔案工作數字化轉型：實踐探索與理論框架[J]. 浙江檔案，2020（09）：16-20.

作者簡介：陳威（1975年2月），女，漢族，江西省南昌市，學歷：本科。