新形勢下事業單位電子檔案管理存在的問題及對策

摘 要：在全新的歷史時期，我國檔案管理工作逐漸從傳統的管理模式向信息化管理模式轉變。電子檔案管理是一個新興的領域，可借鑒的經驗不多，因此，在日常的電子檔案管理中不可避免會出現許多傳統檔案管理沒有的問題。本文結合工作實際，通過分析在電子檔案管理工作中存在的問題，提出行之有效的解決對策。

關鍵詞：電子檔案管理;問題;對策

前言

信息化時代到來，事業單位和國家各個職能部門已基本實現自動化和無紙化辦公。因此，大量的電子文件替代了傳統的紙質文件，電子檔案也順應而生。從此，檔案管理逐步進入電子化管理模式。

1 電子檔案的優勢

1.1 有助于成本的節約

與傳統的紙質檔案管理相比，電子檔案管理能夠有效縮減管理過程當中的人、財、物的成本[1 ]。

首先，可節約大量的空間。據了解，很多單位在最初的建設規劃中，并沒有設置獨立的檔案庫房，檔案一般存放于辦公室內的柜子。隨著國家對檔案的重視，為了檔案的安全，要求各單位必須配備專用的檔案庫房，并且要求檔案庫房、閱覽室、辦公用房分開。很多單位空間局促，電子檔案則可以規避由于空間不足給帶來的問題。

其次，可有效減少成本開支。檔案庫房的配置要求比一般的辦公用房要高，必須符合國家對于檔案庫房建設的相關要求，在設施的配置上，必須符合“八防”要求，配置各種安全設施，另外，還有日常檔案耗材的購買，也是一筆不菲的開支。相對于傳統的紙質檔案管理，電子檔案管理需要的成本要低得多，只需配備相應的存儲設備即可實現，即使是建設電子檔案管理系統，也是一次性投資，平時只需日常維護即可，可以大大節省更換設備帶來的成本。

此外，電子檔案管理還可以節約大量的人力資源。傳統的紙質檔案整理都需要花費大量的人力進行規范化的整理，鑒定、編碼、錄入、裝訂、制作案卷等檔案整理工作，不僅工作效率較低，還容易出錯。電子檔案可以通過信息技術的應用來實現數據化轉存，這樣就能提高工作人員的工作效率，可以通過可視化工作的方式來簡化其工作的步驟，有效規避繁瑣工作帶來的時間成本和人力成本的投入。

1.2 有助于提高檔案資源共享和利用服務能力

傳統的檔案管理在檔案利用服務時，只能依靠人工查閱目錄的方式，除了檔案管理人員，其他人無法了解本單位的檔案數量和內容情況，根本無法實現檔案資源的共享。電子檔案管理則可通過信息技術的加持來提高其應用的性能，因此，電子檔案能夠有效解決過去單一紙質檔案無法滿足的信息共享需求，也能通過集成化管理來實現對電子檔案信息內容的全面應用，通過輔助軟件的應用來降低電子檔案管理的強度，通過對電子檔案進行有效的管理，不僅能實現檔案資源共享，也能為用戶提供更快、更全面、更準確的檔案利用服務。

1.3 有助于我國環保事業的可持續發展

大量的紙質檔案對環境有直接的影響。因為紙質檔案管理必然需要通過紙的應用來滿足媒介轉載的需求，用紙必然要砍伐樹木，而過度砍伐樹木勢必會對環境造成極大的破壞，另外造紙廠造成的環境污染也很嚴重。電子檔案則遵循了我國可持續發展的戰略目標，在一定程度上為我國的綠色環保發展做出了貢獻，這也是當前電子檔案管理被提倡的一個重要因素。

2 新形勢下電子檔案管理存在的問題

電子檔案管理相比傳統的紙質檔案管理模式來說，有其自身的優勢，但是電子檔案的管理對檔案管理者來說是新興的領域，大部分檔案工作者對電子檔案的管理還比較陌生，無實際管理經驗。任何新生的事物都需要時間和經驗才能完善和發展，電子檔案管理也一樣，不僅管理的模式發生了變化，同時管理的載體也發生了變化，電子檔案管理不僅需要人，還需要各種軟硬件的支持。因此，電子檔案的管理比傳統的檔案管理難度更大，對管理者的要求更高，存在的問題也不少。

2.1 電子檔案管理存在一定的安全隱患

眾所周知，電子檔案基本是在移動硬盤或計算機硬盤中存儲的，所以若缺乏電子信息檔案管理相關制度，在利用電子檔案時，就會造成損壞或不可讀的情況，嚴重威脅電子檔案的安全。另外，由于電子檔案管理系統在建設過程中存在一定的不足，導致利用信息技術處理檔案的過程中，也會遇到死機、電源中斷、系統失靈等情況，這些突發狀況都會導致檔案數據的丟失。再者，網絡環境中會存在一些病毒，若不慎被安裝了病毒程序，則進一步增加了檔案信息被泄露、被不法分子篡改或竊取檔的風險。由此可見，新形勢下電子檔案安全問題存在一定的不穩定性，尤其網絡“黑客”技術能力的不斷提升，對我們的電子檔案管理系統將造成更大的危害[2 ]。

2.2 電子檔案管理方法有待完善

電子檔案管理的整體應用相較于過去的紙質檔案來說，有著應用性能進一步升級的特點，但是在具體的電子檔案管理方法上，卻因缺乏現代化管理意識和方法，當前電子檔案管理工作仍然存有隨意性的問題，這也直接揭示了在電子檔案管理工作制度上的不完善，無法滿足當前電子檔案管理的需求。

2.3 信息化水平不高

大家都知道，電子檔案的管理必須依靠信息化技術，因此，信息化水平的高低直接影響電子檔案管理的水平。目前，就事業單位而言，現有的檔案人員普遍年齡偏大，基本上不具備或只具備很少信息化知識，這也是導致電子檔案管理水平不高的重要原因。

3 新形勢下事業單位電子檔案管理對策

3.1 實現檔案系統與電子政務系統的有效銜接

據了解，大部分事業單位的電子政務系統和檔案部門的檔案信息系統是分開建設的，而且電子政務系統要早于檔案信息系統，最初建設電子政務系統是為了方便辦理公文，沒有考慮到電子文件的整理歸檔問題，因此早期的電子文件基本上已經丟失，無法保證電子檔案的齊全和完整。筆者建議在建設電子公文系統的同時，要充分考慮到與檔案信息系統的銜接問題。筆者所在的單位，已經實現了電子公文系統與檔案信息系統的高度融合。每個人將自己辦結的文件經過初步鑒定后及時歸入預歸檔庫（中間庫），檔案管理人員對在預歸檔庫里的電子文件進行二次鑒定后，補充完整電子文件的相關信息，賦予符合要求的電子檔號后，可直接形成電子檔案。因此，通過兩個系統的互相聯接，可實現在線歸檔，在線查閱，通過對每個人的角色權限、對每份文件的權限設置，可實現對每一份檔案的有效安全利用，最大程度上保證檔案信息的安全。系統的建設和使用，不僅能提高檔案工作效率，也實現了檔案資源共享和檔案的快速利用。

3.2 完善制度，降低安全隱患

隨著當前信息技術的不斷普及，傳統意義的檔案管理工作模式顯然已經無法滿足當前時代的發展需求，各單位早期制訂的相關檔案管理制度，主要是針對紙質檔案而言，因此需要制訂或完善電子檔案管理制度，通過制度約束歸檔者。同時，還應注意對電子檔案進行安全備份，以防在電腦突然出現故障的情況下，電子檔案資料丟失。近幾年，國家檔案局要求各單位對電子檔案進行異地備份工作。為了保證電子檔案數據的安全，各單位應盡快開展電子檔案異地備份工作，為了保證檔案的安全，可以采用與兄弟單位互相備份的方式，保證電子檔案在遇到各種自然災害時，數據不丟失或被損壞。應完善檔案信息系統，增強系統抵御外界病毒的能力。另外，應定期對系統進行升級，以此杜絕或減少外界病毒侵入電腦的可能性。

3.3 優化電子檔案管理方法

電子檔案管理與傳統的紙質檔案管理在管理方法上有很大的不同，因此要想提高電子檔案管理工作的質量，檔案人員必須改變原來的檔案管理方法，形成或優化新的電子檔案管理方法，保證電子檔案管理規范和科學。在電子檔案管理過程中，可能會面臨檔案被更改及檔案丟失等問題，因此，需要通過優化檔案管理的方法來確保檔案的真實性和完整性。此外，應特別注意維護原始檔案的真實性，若紙質檔案與電子檔案同時存在，應實行雙軌制的檔案管理模式，將原始檔案紙質版進行存檔，以此留存電子檔案的原始證據。

3.4 進一步提高信息化水平

電子檔案無論是建立檔案、管理檔案還是利用檔案，都離不開信息技術[3 ]。因此，檔案人員必須在掌握檔案相關知識的同時，掌握一定的信息化知識。為了提高檔案人員的信息化水平，各單位應及時對檔案人員進行有效的培訓，邀請有關信息化方面的專家或老師授課，采用理論與實踐相結合、一對一或等方式對檔案人員進行培訓，快速地提高檔案人員的信息化水平。另外，應與單位的信息化部門取得長期的溝通與聯系，為電子檔案的管理提供有效的技術支持。只有通過多方面的手段，才能進一步提高電子檔案的管理水平。

總結

隨著現代社會發展速度的不斷加快，信息時代的到來也進一步提升了電子檔案應用的價值，對于事業單位而言，必須要保證在新形勢的發展背景下，通過建設檔案信息系統、保護電子檔案安全、優化電子檔案管理方法和提高信息化水平等方式，實現電子檔案管理的快速發展，全面提升我國檔案管理水平。

參考文獻：

[1]劉旭霞.新形勢下工程電子檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2020（09）：61—62.

[2]李真.新形勢下辦公室電子檔案管理問題及應對策略[J].辦公室業務，2020（16）：176—177.

[3]張艷.強化事業單位電子檔案管理的可行路徑探究[J].文存閱刊，2020（17）：53.

作者簡介：楊會，自然資源部南海局館員，研究方向：檔案管理。