建筑施工企業(yè)合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題及對策

[摘要]企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，重點在合同、采購、銷售、財務(wù)等幾個重點領(lǐng)域，而合同是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接反映，企業(yè)的合同業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制能夠提升企業(yè)的經(jīng)營管理效率，規(guī)避風(fēng)險。本文通過對W公司合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制出現(xiàn)的典型案例進(jìn)行闡述，從內(nèi)部控制五要素進(jìn)行原因剖析后，提出相應(yīng)的解決對策，豐富公司案例資源，減少W公司潛在風(fēng)險，為其他建筑施工企業(yè)公司合同業(yè)務(wù)內(nèi)控建設(shè)和完善提供案例參考。

[關(guān)鍵詞]合同業(yè)務(wù);內(nèi)部控制;建筑施工企業(yè)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.32

任何建筑工程項目的實施都是以簽訂合同為前提，合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制效果直接決定企業(yè)的經(jīng)營效率、效果、效益，對實現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)至關(guān)重要。同時，合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制對明確建設(shè)主體責(zé)任與義務(wù)，規(guī)范我國建筑市場行為起到積極作用。

1 ? W公司基本情況及其合同業(yè)務(wù)控制現(xiàn)狀

1.1 ? W公司的基本情況

W公司作為首家航天民用建筑企業(yè)于2002年成立，秉承“誠信第一，客戶第一，質(zhì)量第一，品味第一”的經(jīng)營宗旨，依托航天高科技優(yōu)勢和人才優(yōu)勢，W公司不斷發(fā)展壯大。從早期100萬元的生產(chǎn)規(guī)模增長到現(xiàn)在的每年新簽合同額10億元，從銷售額年產(chǎn)值從300萬躍升至今天的8億元。

1.2 ? W公司合同業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

第一，W公司合同的主要類型。根據(jù)統(tǒng)計，W公司2019年經(jīng)營過程中共簽訂合同892份，合同總額為149849.14萬元。其中，買賣合同共簽訂637份，合同總額為92906.47萬元，買賣合同的數(shù)量占全部合同的71.41%，金額占62%，說明在W公司的全部合同中，買賣合同是合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重點，按收支類型買賣合同可分為收款合同和付款合同。

第二，合同業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置。W公司是典型的職能式的組織結(jié)構(gòu)。近些年公司規(guī)模迅速擴(kuò)張，然而公司組織形式仍然保留較為簡單的職能式。該組織形式比較適應(yīng)于發(fā)展初期規(guī)模較小，施工規(guī)模百萬級以下工程項目時的W公司。隨后W公司在國內(nèi)不斷擴(kuò)張，承攬多個省份的工程項目，施工規(guī)模也從幾百萬元增加至上億元，該組織結(jié)構(gòu)逐漸受到?jīng)_擊。

2 ? W公司合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

2.1 ? 合同主體資格審查不到位

2014年5月，W公司與某汽車租賃公司簽訂2份《汽車租賃合同》。合同第一條“委托事項”約定“甲方委托乙方進(jìn)行客運(yùn)服務(wù)”。合同第三條約定了“具體運(yùn)輸計劃（含車型、運(yùn)輸路線、站點安排、運(yùn)輸時間計劃等）”。同年8月W公司進(jìn)行外部審計，審計發(fā)現(xiàn)，此合同的出租人是一家自然人投資或控股的汽車租賃公司，其《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》顯示工商登記的經(jīng)營范圍只有汽車租賃（不含九座以上客車）而沒有客運(yùn)，其未能提供道路運(yùn)輸管理機(jī)構(gòu)頒發(fā)的含有客運(yùn)內(nèi)容的《道路運(yùn)輸經(jīng)營許可證》。擬出租車輛的《機(jī)動車行駛證》顯示其產(chǎn)權(quán)人即車主是該租賃公司的法定代表人個人和另一自然人，而非租賃公司所有，屬私家車，該車輛使用性質(zhì)為非運(yùn)營車輛。合同有效期限的起始時間早于公司成立時間和車輛行駛證注冊時間。雙方簽訂的合同因違反國家法律法規(guī)而無效。

2.2 ? 未實地勘察合同對象

2004年6月22日W公司與中郵創(chuàng)制公司簽訂《合同書》，約定由W公司承擔(dān)中郵創(chuàng)制公司某項目的廠房建設(shè)，W公司需向中郵創(chuàng)制公司交納合同標(biāo)的額10%即405萬的履約保證金，并開具合同金額20%的增值稅發(fā)票，中郵創(chuàng)制公司在收到履約保證金和增值稅發(fā)票后7日內(nèi)，向W公司支付合同總金額20%的預(yù)付款。

合同簽訂后，W公司按照上述約定履行了義務(wù)。但是，中郵創(chuàng)制公司在收到履約保證金，增值稅發(fā)票后，未向W公司支付預(yù)付款，雙方合同亦未開始履行。2005年3月15日，W公司向法院起訴，法院判決W公司勝訴，但在強(qiáng)制執(zhí)行中，法院發(fā)現(xiàn)該公司賬戶上的存款已所剩無幾，之后得知，已有多個債權(quán)人將其告上法庭，該公司已無實際履約能力。

2.3 ? 合同印章管理松懈

2012年7月，W公司以項目部的名義與某電器廠簽訂合同額為66萬的采購合同，合同用章為W公司下屬XX項目部章，并陸續(xù)與該電器廠發(fā)生了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但在公司業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門均無合同管理和成本支出記錄，后雙方因合同尾款的糾紛訴訟于法律，最終W公司勝訴。在業(yè)務(wù)開展過程中，項目部印鑒管理屬于真空狀態(tài)，管理松懈，弱化了對項目部的監(jiān)督控制。險些造成因項目部印鑒管控的漏洞而給公司帶來的重大損失。

2.4 ? 合同履行不到位

2013年1月3日至2014年1月4日期間，W公司與某保潔公司按照自然年度簽訂了保潔服務(wù)合同。合同約定保潔公司提供24人進(jìn)行保潔服務(wù)，保潔費(fèi)每人每月2200元，全年共計633600元;如提前解除合同，應(yīng)提前一個月通知對方，否則解約方應(yīng)支付一個月的保潔費(fèi)作為違約金。

2014年1月4日至2014年7月底，雙方未簽訂保潔服務(wù)合同，期間保潔公司仍為W公司提供保潔服務(wù)。2014年7月，W公司向保潔公司提出停止保潔服務(wù)的要求。2015年1月，保潔公司提出訴訟。經(jīng)法院審理，該案為事實合同法律關(guān)系，判決W公司按照實際情況支付保潔公司保潔費(fèi)。

3 ?W公司合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題成因

3.1 ? 內(nèi)部環(huán)境要素分析

第一，專業(yè)人才緊缺。企業(yè)在快速發(fā)展的過程中，需要匹配適量的合同業(yè)務(wù)的管理人員和法律專業(yè)人員來對企業(yè)合同業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險管控，W公司目前合同管理人員為兼職狀態(tài)，合同業(yè)務(wù)管理人員非專業(yè)人員，缺乏法律專業(yè)知識和企業(yè)經(jīng)營管理的知識，這種專業(yè)人才緊缺導(dǎo)致W公司出現(xiàn)隨意變更合同內(nèi)容、合同文本擬定想當(dāng)然的情況發(fā)生，不能有效避免潛在的法律風(fēng)險。

第二，管理層風(fēng)險意識淡薄。合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題主要來源于三個方面：意識、制度、人員。[7]管理層對合同業(yè)務(wù)管理的忽視，使得業(yè)務(wù)在開展過程中遇到問題時，會出現(xiàn)工作擱置、無人過問，特別是遇到重大問題也不能得到及時、妥善的處理，最終誘發(fā)法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。

3.2 ? 風(fēng)險評估要素分析

關(guān)于合同管理缺乏動態(tài)跟蹤。在W公司與保潔公司發(fā)生的合同業(yè)務(wù)案例中，W公司合同到期前正在對保潔服務(wù)公司進(jìn)行調(diào)研，考慮是否更換保潔服務(wù)公司。因未有適合的保潔服務(wù)公司，合同到期時W公司業(yè)務(wù)部門未繼續(xù)簽訂或終止原合同，保潔服務(wù)公司也未提出異議繼續(xù)履行原合同義務(wù)，造成了事實合同關(guān)系的產(chǎn)生。正是因為W公司合同信息化管理水平落后，以及存在事后補(bǔ)簽合同的問題，對合同有效期不能實現(xiàn)信息化管理，對即將到期的合同不能動態(tài)跟蹤，導(dǎo)致法律風(fēng)險的出現(xiàn)。

3.3 ? 控制活動要素分析

第一，法律顧問未前置，資信調(diào)查不嚴(yán)格。對于合同對方的履約能力事前應(yīng)進(jìn)行一定的調(diào)查，尤其是新的合作伙伴，更應(yīng)作詳細(xì)的調(diào)查，防止風(fēng)險的發(fā)生。W公司為了能承攬合同任務(wù)，在對中郵創(chuàng)制公司的資信能力不太清楚的情況下，先行支付了履約保證金，屬于風(fēng)險操作。如果前期能夠?qū)⒎深檰柷爸茫霉ど獭⒍悇?wù)以及大眾媒體等多渠道或者委托第三方專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)對另一方的資歷、資質(zhì)、信用等方面展開資信調(diào)查，就很可能避免此類事件的發(fā)生。

第二，合同范本未確定，簽訂時間不明確。合同的合法性乃是審核工作的第一步。只有在不違反強(qiáng)制性規(guī)定的前提下，合同審核才能繼續(xù)下去。W公司與甲方簽訂廠房改造合同時，為節(jié)約雙方精力及談判成本，雙方根據(jù)中標(biāo)價擬定了固定總價合同，最終因甲方審計部門提出的合同價格應(yīng)以最后國家決算審計價格確定而變更為固定單價合同。合同簽訂日期是直接判斷合同成立的依據(jù)。除法律法規(guī)或合同另有約定的情況外，通常情況下合同簽訂日期即生效日期。因此，W公司簽訂合同時，明確合同簽訂日期，特別是在合同中約定“自合同簽訂之日起X日內(nèi)支付貨款”之類的條款。

3.4 ?信息溝通要素分析

關(guān)于全體員工溝通不暢，業(yè)務(wù)銜接不緊密。早在2014年8月A電器廠就向W公司發(fā)送了律師函，催促與W公司進(jìn)行結(jié)算，同年9月再次向W公司發(fā)送律師函，一直未能引起W公司的重視。直到2016年3月，W公司收到訴訟書時，公司管理層才發(fā)現(xiàn)項目部在未經(jīng)授權(quán)審批的情況下，以項目部名義簽署了合同。公司員工溝通不暢，業(yè)務(wù)銜接不緊密，如果W公司的管理層能及時收到日常經(jīng)營活動中的各類信息，并對異常現(xiàn)象及時采取應(yīng)對措施，就可以提早應(yīng)對訴訟風(fēng)險的發(fā)生，雖然本案最終以W公司勝訴告終，但是也給W公司敲響了警鐘。

3.5 ?內(nèi)部監(jiān)督要素分析

關(guān)于監(jiān)督檢查不到位，合同履行記錄不統(tǒng)一。W公司已經(jīng)建立了內(nèi)部控制制度，但在實施過程中往往逐級衰減，基層部門對制度執(zhí)行的自覺性越低，制度實施的靈活性就越大，甚至不執(zhí)行制度的情況時有發(fā)生，損害了公司的利益，嚴(yán)重影響了公司的持續(xù)健康發(fā)展。W公司內(nèi)部監(jiān)督檢查中重要一環(huán)是向公司各項目派駐相關(guān)管理人員，監(jiān)督工程施工的整個過程，但是W公司的項目管理人員并沒有能盡到監(jiān)督的責(zé)任，致使項目部印鑒處于失控狀態(tài)。同時，合同履行由財務(wù)部門進(jìn)行記錄，沒有相關(guān)的部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，如果出現(xiàn)合同履行記錄有誤的情況時，也無人知曉。

4 ?W公司合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題解決對策

4.1 ? 增強(qiáng)合同管理員工專業(yè)技能水平并完善培訓(xùn)體制

風(fēng)險無處不在、無時不有。這就需要合同業(yè)務(wù)的相關(guān)人員主動學(xué)習(xí)與實踐，不斷提高風(fēng)險意識和提升風(fēng)險管理能力。W公司應(yīng)當(dāng)設(shè)定一套合同業(yè)務(wù)管理的專業(yè)技能培訓(xùn)體制。對法律人員而言，重點培訓(xùn)審核及審查能力，更好地指導(dǎo)和監(jiān)督合同承辦部門。對合同簽訂有關(guān)人員而言，重點增強(qiáng)學(xué)法、用法和守法的觀念，不斷提高法律意識和依法經(jīng)營的能力。

4.2 ? 增強(qiáng)管理層風(fēng)險意識，培養(yǎng)合同管理工作思維

由于公司運(yùn)營還不規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)法律風(fēng)險意識淡薄，留下合同失效等隱患。W公司需要業(yè)務(wù)人員深入了解業(yè)務(wù)，培養(yǎng)法律頭腦和全局觀，營造合同管理工作氛圍，在潛移默化中，清晰簡明地找到風(fēng)險，積極尋求解決方案。

4.3 ?加強(qiáng)資信審查力度，避免資產(chǎn)流失

企業(yè)資信調(diào)查對于風(fēng)險預(yù)防非常重要，這就要求在簽訂合同前對交易對方的資質(zhì)、財產(chǎn)狀況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)查。在合同簽訂前，要重視法律顧問在合同業(yè)務(wù)中的作用，前期開展專業(yè)的資信調(diào)查工作，特別是在訂立大額合同時，最好聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)對合同的對方當(dāng)事人進(jìn)行資信調(diào)查工作。

4.4 ? 實地勘察合同對象，建立合格供應(yīng)商

W公司應(yīng)組織對供應(yīng)商進(jìn)行實地勘察，了解供應(yīng)商經(jīng)營場所、財務(wù)狀況、企業(yè)經(jīng)營狀況以及履約能力，對供應(yīng)商有個全方位的了解。同時，將收集的資料歸類，由調(diào)查小組撰寫供應(yīng)商基本信息評審表，如實填寫供應(yīng)單位有關(guān)資料，并報招標(biāo)采購部留存?zhèn)浒浮?/p>

4.5 ? 建立合同印章登記備案管理機(jī)制

W公司印鑒管理存在的最大問題是項目部章使用失控，使公司各組織之間未能發(fā)揮應(yīng)有的制衡作用。W公司應(yīng)設(shè)立印章登記備案管理機(jī)制，用印時，需主管工作的副總或總經(jīng)理簽字后，方可施印。使用印章登記備案本，規(guī)范了W公司印章的使用，保證了風(fēng)險發(fā)生時可追溯查詢，避潛在的法律風(fēng)險。

參考文獻(xiàn)：

[1]張昱乾，祁煥露.內(nèi)部控制制度與人性之惡[J].會計之友，2020（4）.

[2]肖鑫.基于內(nèi)部控制視角的高校經(jīng)濟(jì)合同管理研究[J].商業(yè)會計，2019（24）.

[作者簡介]蘇靚（1988-），女，漢族，河北人，本科，財務(wù)總監(jiān)、會計師，研究方向：內(nèi)部控制、財務(wù)管理。