高校合同管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的探究

高璇璇

摘要：教育工作長(zhǎng)期以來(lái)一直是我國(guó)發(fā)展建設(shè)工作中的重點(diǎn)，高等教育更是承擔(dān)著向社會(huì)輸送人才、為國(guó)家培養(yǎng)棟梁的重任，廣大高校有責(zé)任、有義務(wù)不斷提升自我管理水平，提升教學(xué)質(zhì)量。其中合同管理是高校內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，可以有效控制高校運(yùn)營(yíng)中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，也是實(shí)現(xiàn)高校依法治校的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用信息化的手段把管理理念固化到系統(tǒng)中是很好的控制辦法，所以合同管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)就尤為重要。傳統(tǒng)意義上的合同管理系統(tǒng)的信息化僅是基于審批系統(tǒng)的，其與財(cái)務(wù)系統(tǒng)是不相關(guān)的，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)就成了信息孤島，不能達(dá)到業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性。針對(duì)傳統(tǒng)合同審批系統(tǒng)的不足，需創(chuàng)建新型的合同管理系統(tǒng)，其與財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)支付、核算做賬、電子檔案系統(tǒng)相結(jié)合，使合同訂立、合同支付、財(cái)務(wù)入賬、財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查通過(guò)多系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)做到全流程控制，達(dá)到在過(guò)程中防范風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)高校信息管理一體化，深度業(yè)財(cái)融合的目的。本文重點(diǎn)討論新型合同管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)在高校實(shí)施的方法及優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：高校;合同管理系統(tǒng);信息化建設(shè);內(nèi)部控制視角

高校的合同管理工作是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要組成部分，規(guī)范合同管理是內(nèi)控建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，已形成了廣泛的共識(shí)。在推行數(shù)字化、信息化校園建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)運(yùn)而生了各式各樣的信息化平臺(tái)，但是大部分的高校還沒(méi)有建立自己的合同信息管理系統(tǒng)。雖然有少數(shù)學(xué)校已經(jīng)建立，也只是合同審批功能和簡(jiǎn)單的合同臺(tái)賬管理，沒(méi)有起到實(shí)質(zhì)上的作用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)合同長(zhǎng)期、動(dòng)態(tài)、有效的管理，對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)新的情況、新問(wèn)題無(wú)法及時(shí)反映，增加了合同履行的風(fēng)險(xiǎn)。所以要?jiǎng)?chuàng)建新型的合同管理系統(tǒng)，把各個(gè)孤立的信息系統(tǒng)相結(jié)合，推進(jìn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的有效對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享。

一、合同管理在高校內(nèi)控管理中的作用

（一）能夠有效控制高校運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

1.可以降低管理風(fēng)險(xiǎn)

通過(guò)事前、事中、事后三個(gè)維度進(jìn)行控制，做到風(fēng)險(xiǎn)把控到位，可以降低管理風(fēng)險(xiǎn)。事前控制即從合同準(zhǔn)備、起草、談判到審批，都要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，既要符合事業(yè)單位的相關(guān)采購(gòu)程序，又要對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有所約束。事中控制即合同簽訂、履約的推進(jìn)，降低合同執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，履約過(guò)程應(yīng)該與財(cái)務(wù)預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合，有利于提升高校財(cái)務(wù)部門(mén)科學(xué)、合理配置資源。事后控制即合同是績(jī)效評(píng)價(jià)、監(jiān)督、巡視檢查的依據(jù)，同時(shí)也要體現(xiàn)責(zé)任追究機(jī)制。

2.降低稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)審批應(yīng)該從經(jīng)濟(jì)合同的形式、主要條款、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等方面控制稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。納稅人與稅務(wù)機(jī)關(guān)的許多納稅爭(zhēng)議均源于經(jīng)濟(jì)合同中涉稅條款的不明確，應(yīng)該針對(duì)不同類(lèi)型的合同，分析、總結(jié)歸納其特點(diǎn)來(lái)規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如采購(gòu)貨物、服務(wù)合同注意識(shí)別合同中銷(xiāo)售發(fā)票類(lèi)型是增值稅普通發(fā)票還是增值稅專(zhuān)用發(fā)票和發(fā)票給付的時(shí)間。勞務(wù)合同注意識(shí)別用工形式，支付的是工資還是勞務(wù)，支付的薪酬是否為稅前金額。工程合同需關(guān)注合同中適用稅率是否正確，工程設(shè)計(jì)稅率為6%，工程施工稅率為11%。總之，在合同中應(yīng)當(dāng)明確約定簽約方的開(kāi)票納稅義務(wù)以及發(fā)票類(lèi)型、質(zhì)量要求、稅率點(diǎn)位、開(kāi)具與送達(dá)時(shí)間、發(fā)票遺失、發(fā)票記載項(xiàng)目變更等情形及其處置措施。通過(guò)做好前期風(fēng)險(xiǎn)防范，規(guī)避履約過(guò)程中可能發(fā)生的相關(guān)爭(zhēng)議，就能做到防范風(fēng)險(xiǎn)于未然。

（二）能夠提升高校管理、服務(wù)水平與效率

早在2012年11月29日財(cái)政部下發(fā)的財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)文，即《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》通知中第四章第六節(jié)合同控制，就把合同控制作為事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。完善的合同管理制度，各制度聯(lián)合規(guī)范合同管理行為，進(jìn)一步推進(jìn)合同程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，可以提高學(xué)校管理水平。合同審批過(guò)程中明確的崗位職責(zé)限定和歸口管理意識(shí)，可以維護(hù)各院校的合法權(quán)益，推進(jìn)高校依法辦學(xué)。

高效的合同管理，不僅表現(xiàn)為合同審批方式轉(zhuǎn)變及審批流程的優(yōu)化，審批、付款速度的加快，在各個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)約辦事時(shí)間。而且表現(xiàn)為可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各經(jīng)管部門(mén)、審查部門(mén)和外部監(jiān)管部門(mén)對(duì)合同檔案方便查詢、調(diào)閱，對(duì)管理數(shù)據(jù)快速統(tǒng)計(jì)及分析。既可以提高服務(wù)水平，又可以提升師生的滿意度，達(dá)到精細(xì)化管理、人性化服務(wù)的目的，符合高校綜合管理改革及內(nèi)涵式發(fā)展要求。

合同管理對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制應(yīng)該是動(dòng)態(tài)的、連貫的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代利用信息化的手段把管理和服務(wù)理念固化到系統(tǒng)中是很好的控制辦法及管理方式，所以加強(qiáng)合同系統(tǒng)信息化建設(shè)則至關(guān)重要。

二、傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)的不足

（一）無(wú)法實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)共享

目前大多數(shù)高校的合同管理還是紙質(zhì)合同線下審批結(jié)合臺(tái)賬控制模式，少數(shù)高校配合信息化建設(shè)，啟用了線上合同管理系統(tǒng)，但也僅僅是單一的審批流轉(zhuǎn)功能，而且對(duì)合同的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等難以呈現(xiàn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)。由于數(shù)據(jù)具有互補(bǔ)性，單個(gè)的數(shù)據(jù)價(jià)值并不大，只有數(shù)據(jù)規(guī)模達(dá)到一定的程度，而多個(gè)維度具有較好的及時(shí)性時(shí)數(shù)據(jù)才有用，規(guī)模維度、及時(shí)性等對(duì)其作用的發(fā)揮會(huì)產(chǎn)生很大的影響。所以，簡(jiǎn)單化的合同審批系統(tǒng)、臺(tái)賬控制只是基礎(chǔ)的管理方式，難以勝任管理高校日趨大量及復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重任。

（二）不互聯(lián)的多系統(tǒng)難以發(fā)揮數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價(jià)值

如今數(shù)據(jù)作為一種資產(chǎn)的概念得到了廣泛的關(guān)注，它是在資產(chǎn)負(fù)債表以外的一種新型的資產(chǎn)模式。數(shù)據(jù)資產(chǎn)是由于過(guò)去事項(xiàng)而控制的實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)有潛力產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益的權(quán)利。其中合同電子數(shù)據(jù)及其款項(xiàng)收取、支付數(shù)據(jù)都是學(xué)校重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。如何有效利用這種新型資產(chǎn)，筆者認(rèn)為只有多系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互聯(lián)才能使其發(fā)揮更大的效用。但多數(shù)高校現(xiàn)狀是各個(gè)信息系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)受益人群不多。多個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)生了重復(fù)錄入基礎(chǔ)信息的情況，表現(xiàn)為重復(fù)勞動(dòng)、成本不經(jīng)濟(jì)，無(wú)法更好發(fā)揮和體現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價(jià)值。

（三）無(wú)法滿足會(huì)計(jì)核算需求，無(wú)法應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)政策改革

自2019年1月1日起，政府會(huì)計(jì)制度在高校實(shí)施，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中要求按權(quán)責(zé)發(fā)生制合理確認(rèn)當(dāng)期收入和成本，這對(duì)高校合同管理模式提出了全新的要求。傳統(tǒng)的合同管理系統(tǒng)無(wú)法獲取收入經(jīng)濟(jì)合同的分次收款時(shí)間和分次收款金額，不能按照權(quán)責(zé)發(fā)生制確認(rèn)時(shí)點(diǎn)的應(yīng)收賬款，只能在收到款項(xiàng)的時(shí)候確認(rèn)收入，這種方式還是沿用原事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度收付實(shí)現(xiàn)制下的確認(rèn)方式。同時(shí)，對(duì)于分期支付的支出經(jīng)濟(jì)合同，傳統(tǒng)合同系統(tǒng)也不能明確付款時(shí)間，無(wú)法預(yù)計(jì)資金使用情況。對(duì)于一次性付款的支出經(jīng)濟(jì)合同，不掌握服務(wù)期，不能對(duì)成本進(jìn)行合理分?jǐn)偅y以滿足政府會(huì)計(jì)對(duì)成本按權(quán)責(zé)發(fā)生制的計(jì)量需要。可見(jiàn)傳統(tǒng)的只有審批功能的合同管理系統(tǒng)及臺(tái)賬輔助的內(nèi)控方式不盡如人意，簡(jiǎn)單的合同管理信息化建設(shè)，不適用于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校對(duì)內(nèi)控管理和會(huì)計(jì)核算的需求。所以應(yīng)該建立起來(lái)基于多系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)的更智能、更全面、多功能的新型合同管理系統(tǒng)。

三、新型合同管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

為了確保擴(kuò)大受益人群，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的效果，體現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值，需在系統(tǒng)功能上進(jìn)行創(chuàng)新，可基于審批、報(bào)銷(xiāo)付款、財(cái)務(wù)核算、后期檢查，采用四維一體的方式搭建合同管理信息化系統(tǒng)，打造全周期、多系統(tǒng)一體化管理模式。由數(shù)據(jù)交互、業(yè)務(wù)處理、合同歸檔、報(bào)表查詢、系統(tǒng)管理五大功能模塊構(gòu)成了新型合同管理系統(tǒng)，貫穿了合同管理的全生命周期，包括合同的起草、審批用印、備案、支付、變更、廢止、補(bǔ)充簽訂、歸檔和查詢統(tǒng)計(jì)分析。新型的合同管理系統(tǒng)既可實(shí)現(xiàn)全流程、動(dòng)態(tài)管理合同的目的，又能達(dá)到數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的效果，其優(yōu)勢(shì)可以表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，共享經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

合同付款與財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)的對(duì)接，可以共同使用合同系統(tǒng)的付款信息、賬號(hào)、開(kāi)戶行，達(dá)到數(shù)據(jù)共享。報(bào)賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)接，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)提取科目、合同編號(hào)信息，智能入賬。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)雙系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互，可以達(dá)到回寫(xiě)憑證號(hào)的功能，包括收付款、保證金收款、印花稅繳付憑證號(hào)。與電子檔案系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同檔案電子化。對(duì)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行了一系列的開(kāi)發(fā)和流程再造，使得多系統(tǒng)深度整合，提高了業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性，達(dá)到了信息管理一體化的目的。

（二）建設(shè)合同管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的互聯(lián)和數(shù)據(jù)的共享

新型合同管理系統(tǒng)中可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限的方式的明確各方職責(zé)，根據(jù)合同內(nèi)容設(shè)置不同的經(jīng)辦人和審批人，并保留信息。開(kāi)展線上審核功能，根據(jù)實(shí)際需求開(kāi)展進(jìn)行線上申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)等功能。這個(gè)過(guò)程中如果存在任何問(wèn)題都可以及時(shí)將合同退回前一位處理人手中，大大節(jié)約時(shí)間。通過(guò)線上合同管理功能，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價(jià)值，經(jīng)過(guò)線上審批的合同都具有獨(dú)立的合同編碼，并且這個(gè)編碼并不重復(fù)，另外，系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)、查找功能應(yīng)當(dāng)設(shè)置多種選項(xiàng)，以便于使用者進(jìn)行篩選。合同管理系統(tǒng)可以與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接，申請(qǐng)人可以根據(jù)經(jīng)費(fèi)代碼便可以查看余額，確保合同事項(xiàng)能夠完成。此外，合同管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)相連接，教職人員登錄一次就可以完成各待辦事項(xiàng)，在處理到每一環(huán)節(jié)時(shí)都會(huì)給申請(qǐng)人和經(jīng)辦人發(fā)送信息提醒。這樣就可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的互聯(lián)，數(shù)據(jù)得到充分的共享，更好發(fā)揮和體現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價(jià)值。

（三）提高了財(cái)務(wù)核算及財(cái)務(wù)管理水平，有利于更好的落地政府會(huì)計(jì)制度

1.及時(shí)認(rèn)定債權(quán)，提升會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

基于權(quán)責(zé)發(fā)生制，收入類(lèi)合同應(yīng)明確收入權(quán)責(zé)確認(rèn)依據(jù)和時(shí)點(diǎn)要求。在合同管理系統(tǒng)中設(shè)定收款條件、收款日期、收款金額等信息，可保障應(yīng)收賬款的及時(shí)認(rèn)定，實(shí)現(xiàn)按月統(tǒng)計(jì)，分析情況后關(guān)聯(lián)開(kāi)票系統(tǒng)開(kāi)具電子發(fā)票。為了進(jìn)一步有效管理應(yīng)收賬款，還可關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)做應(yīng)收款項(xiàng)的賬齡分析。一則做到了收入和應(yīng)收賬款的及時(shí)準(zhǔn)確確認(rèn)，二則可以督促業(yè)務(wù)部門(mén)推進(jìn)應(yīng)收款項(xiàng)的及時(shí)收回，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.監(jiān)控合同履約支付，提升預(yù)算執(zhí)行力，提高資金使用率

基于權(quán)責(zé)發(fā)生制，支出類(lèi)合同要明確付款依據(jù)和進(jìn)度時(shí)間。在合同管理系統(tǒng)設(shè)定付款條件、付款日期、付款金額等信息，可實(shí)現(xiàn)付款情況的及時(shí)統(tǒng)計(jì)，明確月度需要資金額度，進(jìn)而可以提高資金的使用效率。財(cái)務(wù)人員在監(jiān)控合同執(zhí)行情況的同時(shí)，充分掌握了預(yù)算項(xiàng)目的支付進(jìn)度，對(duì)于未按合同支付情況可迅速傳導(dǎo)到業(yè)務(wù)部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)使用合同系統(tǒng)查詢功能，也能及時(shí)檢查財(cái)務(wù)部門(mén)支付情況，實(shí)現(xiàn)合同履約過(guò)程中雙向監(jiān)督的職能。

3.滿足高校教育成本準(zhǔn)確核算的需要

在2019年12月財(cái)政部下發(fā)了財(cái)會(huì)

〔2019〕25號(hào)文，即財(cái)政部關(guān)于印發(fā)《事業(yè)單位成本核算基本指引》的通知，表明事業(yè)單位要逐步加強(qiáng)成本核算工作。高校教育成本的核算，可以綜合衡量教育政策和項(xiàng)目預(yù)算資金使用效果，也是未來(lái)教育主管部門(mén)測(cè)算師生比、生均定額，分配財(cái)政資金的重要參考條件，所以高校能夠準(zhǔn)確核算成本就極為重要。在合同管理系統(tǒng)中顯示合同的履約期限和款項(xiàng)支付情況，相關(guān)業(yè)務(wù)成本就可以根據(jù)受益期限按期進(jìn)行合理分?jǐn)偂⒊杀竞怂愕睦砟盥鋵?shí)到財(cái)務(wù)管理中，做到真實(shí)客觀地反映學(xué)校辦學(xué)狀況。

高校實(shí)施的政府會(huì)計(jì)制度較為全面地引入了權(quán)責(zé)發(fā)生制基礎(chǔ)，增加了應(yīng)收款項(xiàng)、應(yīng)付款項(xiàng)、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款或有負(fù)債等科目的核算內(nèi)容。另外，權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，也為高校全面開(kāi)展成本核算提供了可行條件和基礎(chǔ)。筆者認(rèn)為合理確認(rèn)收入與成本，并進(jìn)行項(xiàng)目收支配比，需以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)利和義務(wù)作為依據(jù)。經(jīng)濟(jì)合同是記錄高校權(quán)利和義務(wù)的主要載體，是高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)計(jì)量的基礎(chǔ)。只有規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同管理，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)合同功能，才能保證會(huì)計(jì)核算信息質(zhì)量，有利于更好的落地政府會(huì)計(jì)制度，有利于準(zhǔn)確反映學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況、運(yùn)行成本、現(xiàn)金流量等財(cái)務(wù)關(guān)鍵性信息。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，廣大高校的合同內(nèi)控管理及信息化建設(shè)工作大有可為，相關(guān)工作的開(kāi)展能夠有效幫助高校提升工作效率，加強(qiáng)高校管理水平，從而更好地開(kāi)展教學(xué)工作。通過(guò)構(gòu)建高效完善的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)信息共享機(jī)制，打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息共享。著力提升財(cái)務(wù)管理服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、智慧化水平，提高財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量與實(shí)效。然而隨著新問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)，以及管理的不斷升級(jí)，高校合同管理相關(guān)內(nèi)控建設(shè)及信息化建設(shè)會(huì)一直在路上。

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